Création et gestion de séminaires

Utilisez Adobe Connect Seminar pour créer un type de réunion particulier. Les séminaires rassemblent des participants dans une salle de réunion à une date spécifique, entre les heures de début et de fin qui ont été définies. Le séminaire ne dure que le temps prévu pour son déroulement. (A l’inverse, la salle de réunion dans laquelle se tient le séminaire peut être utilisée avant, pendant et après ce dernier).

Contrairement à une réunion qui rassemble généralement un petit nombre de participants et peut se reproduire, un séminaire peut avoir jusqu’à 1 500 participants et constitue la plupart du temps un événement ponctuel ou occasionnel, n’impliquant qu’une faible participation du public. Au moins un hôte ou présentateur de séminaire doit se trouver dans la salle pour que les autres personnes puissent y entrer, même si le séminaire est public. La salle de séminaire par défaut est différente de la salle de réunion par défaut. De même, les séminaires ne peuvent être créés que dans des séminaires, alors que les réunions peuvent l’être aussi bien dans un dossier partagé que dans un dossier d’utilisateur.

Recommandations d’Adobe

Séminaires de grande et de petite taille

Un séminaire pouvant accueillir plus de 600 participants est considéré comme étant de grande taille. Tout séminaire pouvant recevoir moins de 600 participants est considéré comme étant un petit séminaire. seuls les séminaires de grande taille peuvent être planifiés lors d’une période de temps donnée. Vous pouvez également planifier plusieurs événements à l’aide d’un seul séminaire de taille normale.

La licence que vous achetez convient aussi bien aux petits séminaires, sous forme de réunions régulières, qu’aux grands séminaires, sous forme de grandes réunions. En fonction de votre licence, une grande ou une petite session de séminaire est créée. Elle ne dépend pas du nombre de participants. 

Salle de séminaire et session de séminaire

Dans Adobe Connect, une licence de séminaire est disponible dans l’onglet Séminaires > Séminaires partagés. Chaque licence que vous achetez s’affiche sous forme de dossier dans l’onglet Séminaires partagés. Pour planifier un séminaire, vous créez une instance de séminaire partagé et choisissez une salle. Ces différentes instances de séminaire partagé sont appelées « sessions de séminaire ». Chaque session est un webinaire autonome auquel assistent les participants.

Si vous utilisez une licence Webinaire nommé, un onglet Séminaires utilisateurs et un onglet Mes séminaires sont disponibles et vous permettent de gérer vos webinaires. 

Les différents webinaires que vous animez sont des instances des séminaires partagés disponibles. Ces instances sont appelées sessions de séminaire et sont disponibles dans l’onglet Séminaires > Sessions de séminaire.

Tâches préalables à un séminaire

Une préparation minutieuse avant le séminaire permet à celui-ci de se dérouler sans problème et de rationaliser les activités de suivi.

Déterminer le nombre de participants prévu pour vos séminaires

Si votre société a acheté l’application Séminaires, elle a obtenu un nombre spécifique de licences de séminaires. Le nombre de participants aux séminaires ne peut pas excéder le nombre d’utilisateurs simultanés autorisés par votre licence. L’administrateur de vos séminaires dispose d’informations sur le nombre de licences que votre société a achetées, ainsi que sur le nombre de séminaires que vous pouvez diriger simultanément. Si vous pensez avoir besoin de davantage de licences, signalez-le à l’avance à l’administrateur. Le Calendrier du séminaire répertorie la planification pour toutes les licences de séminaire dont vous êtes propriétaire. Vous pouvez afficher votre plage horaire pour déterminer si une licence de séminaire est disponible pour cette période.

Pour les comptes disposant d’une licence de séminaire permettant des réunions de grande taille, sélectionnez l’une des options suivantes en fonction du nombre de participants prévu :

• Normal si le nombre de participants est inférieur ou égal à 600

• Grand si le nombre de participants est supérieur à 600

Accédez à la bibliothèque des séminaires.

Les fichiers et dossiers des séminaires sont stockés dans la bibliothèque des séminaires. Les utilisateurs bénéficiant des autorisations appropriées peuvent gérer et organiser ces fichiers et dossiers. Pour atteindre la bibliothèque des séminaires, accédez à l’onglet Séminaires.

Affectez les autorisations.

Les autorisations de participation permettent de définir les rôles des personnes présentes à un séminaire, tels que participant, présentateur ou hôte. Ces autorisations sont attribuées lors de la création du séminaire. Les administrateurs de séminaires peuvent également les modifier pendant le séminaire et une fois le séminaire terminé en modifiant la liste des participants.

Les autorisations associées à la bibliothèque des séminaires déterminent les utilisateurs habilités à gérer les dossiers de la bibliothèque. Des six groupes prédéfinis, seuls les administrateurs ont l’autorisation de gestion du dossier Séminaire partagé. Une autorisation d’accès Refusé est attribuée par défaut aux groupes Auteurs, Gestionnaires de formation, Hôtes de réunion, Administrateurs de séminaire et Gestionnaires d’événement. L’administrateur peut annuler ces autorisations par défaut et accorder à d’autres groupes l’accès au dossier Séminaire partagé. (Il n’existe aucune autorisation d’affichage ou de publication comme pour la bibliothèque de contenu.) Pour gérer des dossiers autres que le dossier Séminaire partagé, vous devez bénéficier d’autorisations de gestion pour ce dossier dans la bibliothèque des séminaires.

Inscription et approbation des participants

Selon le type et l’objet d’un séminaire donné, l’administrateur du séminaire peut exiger que les invités soient inscrits. Le cas échéant, l’application Adobe Connect Central de l’hôte doit disposer du pod Adobe Connect Events. L’inscription à toute réunion, formation, présentation ou séminaire ne peut s’effectuer que dans l’onglet Gestion des événements. Si cet onglet est disponible, l’hôte doit tout d’abord créer le séminaire à partir de l’onglet Séminaires au moyen de l’Assistant Séminaire. Il doit ensuite créer un événement, puis sélectionner le séminaire créé comme étant cet événement.

Créer un séminaire

Après avoir obtenu les autorisations appropriées, créez des séminaires à l’aide de l’Assistant Séminaire.

Démarrage de l’Assistant Séminaire

Dans la bibliothèque des séminaires, créez un séminaire partagé ou recherchez celle qui contiendra le séminaire (vous devez disposer de l’autorisation requise pour accéder à ce dossier). Lorsque vous déterminez un emplacement, cliquez sur le bouton Nouveau séminaire pour ouvrir l’Assistant.

Saisie d’informations sur le séminaire

Dans la première page de l’Assistant de création de séminaires, entrez des informations générales sur le séminaire, telles que son nom et son résumé, et sélectionnez le modèle à utiliser. (Seuls le nom du séminaire et la langue sont obligatoires ; tous les autres champs sont facultatifs.) Ces informations peuvent être modifiées après la création du séminaire. Vous planifiez différentes sessions à l’aide d’une seule salle de séminaire et vous réutilisez l’URL d’un séminaire.

Planification des sessions de séminaire

Un séminaire partagé est un espace réservé pour toutes vos sessions futures. Après avoir créé une salle de séminaire, planifiez les différentes instances de votre séminaire sous forme de sessions. L’URL de votre séminaire reste la même, car la salle de séminaire de base ne change pas. Toutefois, le calendrier et la durée d’un séminaire peuvent varier à chaque session. Votre licence de séminaire détermine le nombre maximal de participants.

Sélection des participants au séminaire

Si seuls des invités autorisés peuvent participer à votre séminaire, l’étape suivante consiste à sélectionner les participants au séminaire. Pour un séminaire réservé aux utilisateurs enregistrés et aux invités autorisés, sélectionnez des participants et des présentateurs parmi les utilisateurs et les groupes. Ces utilisateurs peuvent se connecter directement au séminaire. Les utilisateurs non conviés qui possèdent l’URL de la salle de réunion du séminaire peuvent tenter de se connecter comme visiteurs. Dans ce cas, en tant qu’hôte, vous pouvez les accepter individuellement en qualité d’invités.

Envoi des invitations

La dernière étape consiste à envoyer des invitations électroniques aux participants afin de les informer de la date, de l’heure, de la durée et du lieu du séminaire. Envoyez des invitations lors de la création du séminaire ou créez et envoyez les invitations ultérieurement.

Programmer un séminaire

Vous planifiez une session de séminaire en utilisant une salle de séminaire comme base. L’URL du séminaire, qui est issue de la salle de séminaire, reste identique, tandis que la durée et la planification changent pour chaque session de séminaire.

Vos sessions de séminaire spécifiques sont créées à l’avance, avant le début de chaque session. Les URL de base des salles de séminaires respectives servent d’URL aux sessions. L’enregistrement et les rapports de chaque session sont disponibles lorsque vous ouvrez une session terminée dans l’onglet Séminaires.

Vous pouvez créer une session de séminaire adaptée depuis une salle de séminaire en cliquant sur l’icône Nouvelle session instantanée, dans le menu contextuel de notification situé dans l’angle supérieur droit.

Résolution des conflits de planification de séminaire

Lors de la création d’un séminaire, si sa planification chevauche un séminaire existant, Adobe Connect ne vous permet pas de créer le séminaire. Pour éviter les conflits, l’application suggère de consulter le calendrier des séminaires et de résoudre le conflit. Pour consulter le calendrier des séminaires :

1. Accédez à Séminaires > Calendrier des séminaires. Toutes les licences de séminaire ont une entrée unique dans l’encadré de gauche.

2. Sélectionnez une date. La vue est actualisée et indique les instances de séminaire correspondant à la date sélectionnée dans la vue de calendrier.

3. Cliquez sur une session spécifique. Une boîte de dialogue s’affiche avec les détails d’un événement et les détails de la session.

Pour afficher la liste de toutes les sessions de séminaire planifiées sur une longue période, vous pouvez également procéder comme suit :

1. Accédez à Séminaires > Sessions de séminaire.

2. Réglez les dates de début et de fin. La liste répertorie toutes les sessions de séminaire planifiées de tous vos séminaires partagés et toutes vos licences.

3. Vérifiez l’heure de début et la durée de toutes les instances afin de repérer le conflit.

Prolongation d’un séminaire

Une session de séminaire qui continue au-delà de l’horaire planifié est automatiquement prolongée deux fois, de 30 minutes à chaque fois. Une session de séminaire est prolongée uniquement si elle ne chevauche pas une autre session déjà planifiée. Si une session déjà planifiée est en conflit avec la prolongation du séminaire en cours, ce dernier prend fin après 10 minutes. Les hôtes reçoivent une notification en cours de réunion indiquant que la session en cours ne peut pas être prolongée et se termine dans 10 minutes.

Si un séminaire se prolonge au-delà de la durée planifiée, il est automatiquement prolongé deux fois de 30 minutes à chaque fois. Ensuite, l’hôte reçoit une notification en cours de réunion pour prolonger manuellement le séminaire de 30 minutes à la fois. La session de séminaire en cours est étendue en l’absence de conflit avec un autre séminaire déjà planifié. L’administrateur du séminaire est averti à chaque prolongation.

Mode de mise en veille et planification d’une session de séminaire instantanée

Lorsque vous ouvrez une salle de séminaire en dehors d’une session de séminaire planifiée, la salle s’ouvre en mode de mise en veille. Le mode de mise en veille permet aux hôtes de préparer la salle pour les séminaires, de tester la salle et de se familiariser avec l’environnement de séminaire Adobe Connect. Seulement dix participants sont autorisés dans une salle de séminaire, dans l’ordre suivant : créateur de la session, hôtes par ordre alphabétique, présentateurs par ordre alphabétique.

Les administrateurs de séminaires reçoivent une notification indiquant le nombre d’utilisateurs dont l’entrée dans la session a été refusée en raison du quota imposé. Lorsque le propriétaire de la salle de séminaire créé une session instantanée, les participants peuvent la rejoindre en rouvrant la session de séminaire.

Suivez ces étapes pour créer une session de séminaire instantanée.

Envoi d’invitations au séminaire

Vous pouvez envoyer des invitations par courrier électronique lorsque vous créez une session de séminaire. Une fois le séminaire commencé, vous pouvez contacter des invités en leur envoyant un courrier électronique depuis l’onglet Informations sur la session de séminaire ou depuis la salle de réunion. Pour plus d’informations sur ce thème, consultez la section « Contact d’invités à partir d’une réunion » dans Invitation de participants et accord ou refus d’accès. Pour la première option, effectuez les opérations suivantes :

Affichage des informations sur un séminaire

Pour afficher ou modifier un séminaire existant, vous devez bénéficier des deux types d’autorisation suivants :

Vous devez bénéficier des autorisations de gestion du dossier ou du fichier du séminaire, car toute modification apportée à un séminaire créé entraîne la modification du fichier ou dossier dans la bibliothèque des séminaires.

Vous devez jouer le rôle d’hôte du séminaire, car vous modifiez également les paramètres du séminaire.

Consultation du profil d’un séminaire

Affichage de la liste des participants à un séminaire

Si vous bénéficiez d’autorisations de gestion pour un séminaire, vous pouvez afficher la liste de tous les participants invités pour chaque salle de séminaire.

Affichage de la liste du contenu transféré d’un séminaire

Si vous bénéficiez des autorisations de gestion pour un dossier de séminaire, vous pouvez consulter la liste de tout le contenu transféré depuis la salle de séminaire sur le serveur dans ce dossier.

Affichage de la liste des enregistrements d’un séminaire

Vous pouvez afficher la liste des séminaires enregistrés.

Affichage des enregistrements de sessions de séminaire spécifiques

Vous créez des sessions de séminaire spécifiques en utilisant une salle de séminaire en tant que base. Les enregistrements de toutes les salles de séminaire sont disponibles, comme indiqué ci-dessus. Les enregistrements de sessions de séminaire spécifiques sont également accessibles séparément.

Affichage des informations de licence sur un dossier de séminaire

Vous pouvez afficher le nombre de licences que votre société a achetées. Cela peut être utile pour prévoir le nombre d’invités à un séminaire.

Modification des séminaires

En tant qu’administrateur ou utilisateur bénéficiant des autorisations de gestion pour un dossier de séminaire, vous pouvez ajouter ou supprimer des participants et modifier leur rôle (hôte, présentateur ou participant). Les administrateurs peuvent accéder aux salles de séminaire et au contenu ou aux enregistrements et rapports associés. Ils peuvent aussi déplacer ou supprimer du contenu ou supprimer une salle de séminaire elle-même. 

Cependant, les administrateurs ne peuvent pas planifier des sessions ou créer des salles de séminaire dans les dossiers utilisateur. Ce comportement est semblable à la manière dont les administrateurs de compte peuvent accéder aux dossiers de réunion utilisateurs, et accéder à une réunion et au contenu mais ne peuvent pas créer de réunions.

Déplacement de séminaires

Vous pouvez déplacer des séminaires sur toutes les licences de séminaire. Bien que vous puissiez déplacer plusieurs salles de séminaire en une seule fois, vous ne pouvez pas déplacer :

• Des dossiers
• Une salle de séminaire dont la session de séminaire est en cours
• Une salle de séminaire dans laquelle une longue session de séminaire planifiée commence dans moins de 45 minutes (grand créneau horaire de session de séminaire)
• Une salle de séminaire dans laquelle une session de séminaire planifiée commence dans moins de 45 minutes (grand créneau horaire de session de séminaire) dans une grande licence de séminaire.

S’il existe un conflit dans la session existante de la salle et que la licence doit être déplacée, Adobe Connect produit un avertissement avec une liste des sessions en conflit. Le déplacement d’un tel séminaire supprime les sessions en conflit de la licence de séminaire de source.  

Modification des informations sur les séminaires

Ajout ou suppression de participants à un séminaire

Vous pouvez, à tout moment, ajouter ou supprimer des participants à un séminaire.

Modification du rôle d’un participant à un séminaire

Les rôles suivants peuvent être attribués aux participants du séminaire : présentateur, participant ou hôte.

Afficher des données relatives aux séminaires

Ce tableau de bord fournit une représentation graphique des données statistiques relatives à vos séminaires. Cliquez sur le lien Tableau de bord du séminaire sous la touche de tabulation, en haut de la fenêtre Séminaire.

Les données de tous les séminaires créés sont affichées dans trois graphiques à barres. Pour ouvrir le rapport résumé de ce séminaire, cliquez sur l’un de ces graphiques.

Déterminé par le nombre de sessions.

Déterminé par le nombre de participants.

Déterminé par le nombre de consultations (nombre de fois où chaque séminaire archivé a été consulté).  

Vous pouvez cliquer sur un séminaire dans l’un des trois graphiques à barres pour obtenir des informations plus détaillées sur ce séminaire.

Rapports de séminaires

La fonctionnalité Rapports d’Adobe Connect Central vous permet de créer des rapports qui résument les informations relatives à un séminaire de différents points de vue. Les rapports sont créés à partir du lien Rapports situé sur la page d’informations du séminaire.

Pour accéder aux rapports sur les salles de séminaire, accédez tout d’abord à une salle, puis cliquez sur Rapports. Les rapports sur les salles contiennent des données utilisateurs consolidées à propos des sessions et des invités. Les rapports sur les salles de séminaire sont disponibles en tant que synthèse d’ensemble et de rapports par participant, session et question.

Vous créez des sessions de séminaire spécifiques en utilisant les salles de séminaire comme base. Les rapports sur les sessions spécifiques sont également disponibles séparément. Pour accéder à une session, allez dans l’onglet Séminaires et cliquez sur Rapports. Vous affichez ainsi les rapports sur les participants et les questions liées au sondage.

Participation à un séminaire depuis Adobe Connect Central

Si vous devez participer à un séminaire, le nom de celui-ci s’affiche dans la liste Mes réunions de l’onglet Accueil d’Adobe Connect Central. Par ailleurs, si vous possédez Outlook et avez accepté l’invitation à ce séminaire, ce dernier apparaît dans votre calendrier Outlook. (Les séminaires que vous créez sont répertoriés sous l’onglet Séminaires.)

Vous pouvez déterminer si le séminaire auquel vous prenez part est déjà en cours en consultant la date et l’heure indiquées pour ce séminaire. Si la date est déjà dépassée, le séminaire apparaît dans les réunions expirées de votre liste de réunions. Cependant, vous avez toujours la possibilité de pénétrer dans sa salle pour afficher le contenu du séminaire.