Nye funksjoner for Salesforce v18

Salesforce-versjonen våren 2016 innførte Lightning Experience, de den nyeste oppdateringen til Adobe Sign for Salesforce-pakken er Lightning-kompatibel.  Det er fullstendig opp til deg å aktivere Lightning Experience, og du kan bytte tilbake til klassiske Salesforce når som helst.

I Lightning gir navigasjonsmenyen øverst til venstre, hurtig tilgang til dine Salesforce-objekter. Du kan bruke appstarteren for tilgang til Adobe Sign-integreringspakken.

Se Finne tingene dine i Lightning Experience i hjelpen for Salesforce for mer informasjon.

Lightning Experience

Aktivere Lightning Experience

 Aktivering av Lightning Experience er enkelt:

1. Fra Oppsett.
2. Klikk Lightning Experience i navigasjonsmenyen til venstre for å endre standardinnstillingene før du bytter visning. 
3. Velg Bytt til Lightning Experience fra profilmenyen for å bytte til Lightning-visningen.

Se Finne tingene dine i Lightning Experience i hjelpen for Salesforce for mer informasjon. 

Bytte tilbake til klassisk Salesforce

Hvis du arbeider i Lightning Experience, er det også enkelt å bytte tilbake til klassisk Salesforce. Klikk profilbildet øverst til høyre, og velg Bytt til Salesforce Classic på menyen.

Tilgang til Adobe Sign-integreringsapplikasjonen

Når Lightning er aktivert, kan du klikke appstarteren for å vise tilgjengelige applikasjoner, og deretter klikker du Adobe Sign.

Se Åpne en annen app i Lightning Experience i hjelpen for Salesforce for mer informasjon.

Menyen for Adobe Sign vises. På denne menyen har du tilgang til alle de kjente Adobe Sign-sidene og -funksjonene. Vær oppmerksom på at Behandle avtaler og Adobe Sign-administrasjonssidene bare er tilgjengelige i klassisk Salesforce.

I Lightning Experience har Adobe Sign-sidene et nytt og renere utseende.

Forbedret avtaleside

Den forbedrede avtalesiden kan brukes i klassisk Salesforce og Lightning. Før du bruker den nye avtalesiden, må du aktivere den forbedrede avtalesidestilen.

Forbedret avtaleoppsettopplevelse

Det forbedrede avtalesideoppsettet gir avsendere tilgang til alle funksjonene i det tidligere oppsettet i tillegg til flere andre funksjoner. Den forbedrede avtalesiden er tilgjengelig i klassisk Salesforce og Lightning.

Hvis du vil gå til den forbedrede avtalesiden, velger du Avtaler fra ELEMENTER-menyen på Lightning-siden eller navigasjonsmenyen til venstre på Klassisk-siden.

1. Mottakere nummereres nå som vist ovenfor. Du kan bruke mottakernummerering til å sortere mottakere for å opprette sekvensielle rutinger og opprette hybrid- og parallellrutinger.

2. Avsendere kan nå raskt legge til seg selv som mottaker hvor som helst i rutingen, ikke bare først eller sist, ved hjelp av Legg til meg og nummerering.

3. Grupper kan angis som mottakere.

4. Det kan legges til private meldinger. Klikking på meldingsbobleikonet viser dialogboksen Legg til en privat melding. Boblen vil være lys grå hvis du har en melding.

5. Bekreftelse av identitet

6. Velg en relatert kontakt.

7. Velg filer fra dokumentbiblioteket eller nettlagringskontoer – Du kan nå klikke Legg til filer for å få tilgang til dialogboksen Velg filer og alle filkildene som er aktiverte.

Ny mottakerrolle: Delegerende

I tillegg til Godkjenner og Underskriver, kan administratorer og avsendere nå legge til Delegerende i arbeidsflytene for mottaker. Delegerende mottar en avtale, men det forventes ikke at de signerer.  I stedet ruter de avtalen til godkjenneren eller underskriveren de velger. 

Flott for situasjoner det underskriver/godkjenner ikke er kjent før signaturprosessen har startet. Disse to nye rollene gir deg fleksibilitet til å begynne å samle inn signaturer umiddelbart og identifisere riktige mottakere senere.

Private meldinger

Du kan opprette unike meldinger for hver mottaker i signeringsprosessen før du sender et dokument til signering eller godkjenning. Hvis du vil legge til en melding, klikker du ikonet Legg til en privat melding. 

Mottakere kan enkelt lese den private meldingen under signeringsopplevelsen. Når noen har sendt en melding til en av mottakerne, vil fargen på meldingsboblen være lys grå.

Hybridruting

I tillegg til å kunne opprette sekvensiell og parallell mottakerruting, kan du bruke den nye funksjonen for mottakerordning til å opprette en hybridruting som inneholder parallelle og sekvensielle komponenter, med den nye Send-siden. Du kan angi hvilke deltakere som skal signere samtidig (parallelt) og hvilke som skal signeres i sekvensiell rekkefølge, ved å dra og slippe eller bruke nummereringsrekkefølge til å definere signeringsrekkefølgen. 

Opprette hybridruting

1. Skriv inn e-postadressene til mottakerne.

2. Hvis du vil angi to mottakere som skal signere som nummer to, i dette eksemplet severtonea@gmail.com og kmaggerstein@gmail.com, skriver du inn 2 for begge i feltet for rutingsrekkefølge. 

Når du lager avtalen, vises e-postadressene for severtonea@gmail.com og kmaggerstein@gmail.com som parallelle mottakere i den andre posisjonen. Vær oppmerksom på at rekkefølgen for påfølgende mottakere vil oppdateres til å gjenspeile den nye rutingsrekkefølgen. 

Mottakergruppe

Du kan øke hastigheten på signeringsprosessen ved å gi flere teammedlemmer tillatelse til å signere på vegne av hele gruppen. Legg først til en mottakergruppe, og legg deretter til flere mottakere i gruppen. Alle angitte mottakere kan signere på vegne av hele gruppen. Mottakergrupper er integrert med Salesforce-grupper.

Endre avtaler

Du kan utføre rettelser i dokumenter som er sendt, ved hjelp av den nye funksjonen for avtaleendring, i stedet for å avbryte avtalene og starte på nytt. Du kan bruke Endre avtaler for å legge til, slette, erstatte (slette og legge til) og ordne dokumenter. Du kan også bruke redigeringsmiljøet for å endre felt.

Funksjonen for å endre avtaler er bare tilgjengelig på den nye Send-siden. Den kan imidlertid brukes for å endre avtaler som ble startet før versjonen fra november 2015 hvis transaksjonen oppfyller kriteriet for endring. Hvis dokumentet kan endres, vises koblingen Endre avtale på Behandle avtaler-siden når dokumentet velges. En avtale som kan endres er en avtale som oppfyller følgende kriterier:

• Avtalen er ikke signert, godkjent eller delegert til en underskriver eller godkjenner av delegerende som den ble tilordnet.
• Avtalen inneholder ikke en digital eller fakset signatur.
• Avtalen er ikke startet fra en arbeidsflyt.

Administrasjon for å endre avtaler

Funksjonen for å endre avtaler må aktiveres globalt for organisasjonen, og deretter vises den siste avmerkingsboksen, Tillat at avsendere endrer avtaler, under alternativet Konto | Send-innstillinger for hver enkelt bruker.

Konto- og gruppeadministratorer kan angi om du kan endre dokumenter som du har sent til signering, ved å merke av for Tillat at avsendere endrer avtaler i delen Vedlegge dokumenter for parametere for Send-innstillinger i kontoen. 

Endre en avtale

Hvis innstillingen for å endre avtaler er aktivert for organisasjonen eller gruppen, kan du endre avtaler som er i delen Ute til signering eller Ute til godkjenning. (Se Endre avtaler for mer informasjon.)

1. Klikk kategorien Behandle avtaler.

2. Klikk for å velge en avtale som kan endres fra delen Ute til signering eller Ute til godkjenning, og klikk deretter avtalebeskrivelsen øverst til høyre.

Send-siden vises i begrenset redigeringsmodus, og du kan ikke endre inndelingene Mottakere eller Melding.

På denne Send-siden kan du legge til, slette, erstatte (slette og deretter legge til) og ordne dokumenter.

Gjør ett av følgende for å legge til et dokument:

• Klikk Legg til filer.

• Du kan også dra og slippe filer fra datamaskinen til området Dra flere filer hit.

• Hvis du vil slette et dokument, klikker du sletteikonet (X) til høyre.

• Hvis du vil ordne dokumenter, klikker du gripelinjen og drar dokumentet til den nye plasseringen.

Avhengig av Send-innstillingene kan du bruke alternativet Forhåndsvis og legg til signaturfelt for å legge til skjemafelt i dokumentet eller dokumentene i den endrede avtalen. 

• Hvis du ikke vil legge til skjemafelt eller alternativet Forhåndsvis og legg til signaturfelt ikke er aktivert, klikker du deretter Oppdater for å lagre endringene.
• Hvis du vil legge til skjemafelt, aktiverer du alternativet Forhåndsvis og legg til signaturfelt ved behov, og klikker deretter Oppdater for å åpne redigeringsmiljøet. Klikk Oppdater når du er ferdig i redigeringsmiljøet.

Hvis avtalen allerede er signert og avsender klikker Oppdater, vil avsender får en melding som informerer om at mottakeren har signert, godkjent eller delegert den.

Hvis funksjonen for å endre avtaler ikke er aktivert globalt for organisasjonen, er det fortsatt noen andre måter du kan utføre endringer på etter at en avtale er sendt til signering.

Hvis du ruller ned til bunnen av avtalebeskrivelsen, vil du se tre måter du kan endre avtalen på.

Handlingene du kan utføre på en eksisterende avtale inkluderer å erstatte underskriver, laste opp en signert kopi og legge til en utløpsdato.

Hvis du vil erstatte gjeldende underskriver, skriver du inn den nye underskriverens e-postadresse og årsaken til at du erstatter den opprinnelige underskriveren. Den opprinnelige underskriveren er for eksempel ikke på kontoret i tidsrommet du vil ha dokumentene signert. Klikk Erstatt underskriver når du er ferdig.

Hvis du vil laste opp en signert kopi, klikker du Erstatt underskriver-koblingen i avtalebeskrivelsen. Skriv inn e-postadressen til den nye underskriveren og en kort melding om årsaken til erstatting av den opprinnelige underskriveren. Vær oppmerksom på at den opprinnelige underskriveren fortsatt kan signere dokumentet før den nye underskriveren legger til signaturen sin.

Hvis du vil legge til en utløpsdato, klikker du Legg til-koblingen i avtalebeskrivelsen. Klikk deretter kalenderikonet for å velge utløpsdatoen. Merk av for Varsle gjeldende mottaker hvis du vil varsle mottakerne.

Signere, godkjenne eller delegere en endret avtale

Mottakeren av en endret avtale varsles om at avtalen er endret før de kan signere, godkjenne eller delegere den.

Mottakeren kan klikke OK for å fortsette. Signerings-, godkjennings- eller delegeringsprosessen fortsetter som vanlig.

Hvis avtalen imidlertid endres når mottakeren er på eSign-siden, blir mottakeren informert og må klikke Oppdater for å fortsette.

Vise historikken og revisjonssporet for en endret avtale

Informasjon om hendelsene som er spesifikke for endringen av et dokument (for eksempel Avtalen er endret og Avtaleendring ble godtatt) kan vises fra siden Behandle avtaler.

1. Klikk kategorien Behandle avtaler.

2. Klikk en avtale for å velge den, og klikk deretter kategorien Logg til høyre på siden.

Hendelseshistorikken for avtalen vises i informasjonspanelet. Transaksjonene som er relatert til endringene av avsender og mottakers godkjenning av endringen, er registrert.

3. Klikk Revisjonsrapport-koblingen øverst til høyre i Historikk-rammen, for å åpne en PDF-revisjonsrapport. Transaksjonene som er relatert til endringene av avsender og mottakers godkjenning av endringen, er registrert.

Flere maler per Salesforce-objekt

For kunder som bruker Lightning for Salesforce vil vår v18-integrering gjøre det mulig for administratorer å konfigurere å ha flere enn én mal tilgjengelig for SFDC-objekter.  Dette er ny fleksibilitet for brukere og administratorer, noe som lar dem velge riktig mal for å starte sendeprosessen. Nå kan en bruker for eksempel sende en MSA- eller partneravtale fra et SFDC-kontoobjekt. Begge kan være tilgjengelige ved behov gjennom Lightning-komponentene.

Støtte for Lightning-komponenter for Salesforce

For administratorer som bruker Lightning Experience er det en ny og svært enkelt måte for å legge til Adobe Sign på standardsider og egendefinerte sider i SFDC. Vi tilbyr tre komponenter for gi administratorer fleksibilitet til å bygge sidene slik de vil.: Send- og Avtale-komponent for Adobe Sign og en avtaleliste for Adobe Sign

Forbedret administratorside for Adobe Sign

Administratorsiden har et nytt og renere utseende, og alle funksjonene er nå på én enkelt side. Kategoriene er fjernet. Bytt til Lightning Experience for å bruke den nye administratorsiden for Adobe Sign.

Forbedret installasjonsveiviser

Bruk den forbedrede installasjonsveiviseren for å koble Adobe Sign-kontoen til Salesforce-kontoen. Installasjonsveiviseren er tilgjengelig fra brukergrensesnittet Klassisk og Lightning. Hvis kontoene ikke allerede er koblet, vil du se installasjonsveiviseren når du velger Adobe Sign i Salesforce.  

Det vil vises en Fullført!- melding når veiviseren har koblet kontoen for å aktivere automatiske statusoppdateringer.