I 4. kvartal 2017 avvikles de klassiske sende- og redigeringssidene, og de vil ikke lenger være tilgjengelig i Adobe Sign-systemet.
I påvente av denne endringen i systemet må integreringene som avhenger av innebygging av sendesiden og redigeringssiden, endres til den nye opplevelsen. Disse integreringene strekker seg standard Adobe Sign-pakker, som Adobe Sign for MS Dynamics, til selvlagde API-løsninger som kunder har laget til spesiell bruk.
Endring av den innebygde siden gjør mer enn bare å endre utseende og virkemåte for sende- og redigeringsprosessen. Det vil åpne for flere nye funksjoner for brukere, i tillegg til å fjerne eldre teknologier som er erstattet av mer robuste løsninger.
Denne endringen for å etablere den nye sende-/redigeringsopplevelsen som standard, er planlagt for utgivelsen i 2. kvartal 2017, og nye kontoer kan ikke lenger vise de klassiske sidene. I 4. kvartal 2017 antas det at alle kunder vil bruke den nye opplevelsen, og de klassiske sidene vil bli fullstendig avviklet.
Sendesiden
Sendesiden er sentral i Adobe Sign-tjenesten, og oppgradering til den nye opplevelsen bringer viktige endringer med hensyn til funksjonalitet, i tillegg til noen potensielle prosessendringer.
Med bare ett unntak kan brukerne gjøre alt de kunne i den klassiske visningen. Det finnes imidlertid tilgjengelige tilleggsalternativer som kan, eller ikke kan, aktiveres av kontoadministrator.
Det viktigste unntaket er at arbeidsflyten Skriftlig signatur (erstatter den klassiske faksarbeidsflyten) ikke tillater at avsender sender direkte til et telefonnummer.
Utseende og virkemåte
For avsendere er det generelle utseendet og virkemåten for den nye siden den mest iøynefallende endringen. Selv om alle de klassiske funksjonene finnes på den nye siden, vil det å ha et nytt visuelt felt å se over føre til at brukerne tar det roligere og er mer kritiske til prosessen.
Det generelle sideoppsettet er imidlertid det samme, noe som reduserer innvirkningen av det nye, og brukerne ser at fremgangsmåten for å sende en avtale er den samme rent mekanisk (til tross for de nye funksjonene som vises), og de tilvennes raskt.
Nedenfor er to opplevelser ved siden av hverandre. Selv om bildene er for små til at detaljene synes, kan du se at rammeverket stort sett er det samme.
For å undersøke de små forskjellene er sidene delt inn i fire funksjonelle deler:
- Mottakerne
- Meldingen
- Filene
- Alternativene
Endringer i mottakerdelen
Den øverste delen på sendesiden definerer signatursyklusen, eller listen over mottakere, og hvordan de kan samhandle med avtalen. Nedenfor ser du den klassiske siden øverst og den nye siden nederst.
Byttet av standard arbeidsflyt bestemmer om den grunnleggende signaturflyten er Sekvensiell (Fullfør i rekkefølge) eller Parallell (Fullfør i vilkårlig rekkefølge).
Alternativet er flyttet øverst i mottakerlisten, teksten som angir alternativene er presisert, og den grafiske endringen gir en mindre subjektiv forståelse av hvilket alternativ som er valgt.
Funksjonen for innstillingen er ikke endret.
Du vil legge merke til at signatarindeksen vises til venstre for signatarrollen når signatarflyten er sekvensiell.
Når signaturflyten endres til parallell, fjernes signatarindeksen siden alle signatarer får tilgang til dokumentet samtidig.
Alternativet Jeg må signere lar avsender legge til seg selv som mottaker i avtalen, enten som første eller siste signatarposisjon.
Alternativet har fått det nye navnet Legg til meg, og er flyttet fra under listen over mottakere til øverst til høyre i mottakerstabelen.
Koblingen Legg til meg setter inn avsender i mottakerstabelen i en vilkårlig posisjon, ikke bare som første eller siste signatar.
Lagt til funksjoner i mottakerdelen
Den nye sendesiden støtter en ny mottakerrolle: Delegerende.
Delegerenderollen lar avsendere opprette avtaler når beste signatar eller godkjenner ikke er kjent på forhånd. En delegerende er angitt, og en delegerende vil til slutt videresende avtalen til den endelige mottakeren.
Kontoadministrator kan aktivere delegerenderollen ved å gå til: Konto > Kontoinnstillinger > Send-innstillinger > Tillatte mottakerroller
Tidligere godkjenningsmetoder grupperte mottakere som interne eller eksterne, og brukte godkjenning for hele gruppen i henhold til dette.
Applikasjonen tillater fortsatt at kontoadministrator angir standard godkjenningsmetoder for interne og eksterne mottakere.
Nå kan administratorer la avsendere endre standard godkjenningsmetode fra en liste over aktiverte metoder, for hver enkelt mottaker.
Kontoadministratorer kan konfigurere standard godkjenningsmetoder og aktivere avsenderendringer ved å gå til: Konto > Kontoinnstillinger > Send-innstillinger > Identitetsgodkjenningsmetoder
Avsendere kan opprette unike meldinger for hver mottaker i signeringsprosessen før de sender dokumenter til signering eller godkjenning. Hvis private meldinger er aktivert, kan avsendere klikke på knappen Legg til en privat melding.
Den mottakerspesifikke private meldingen kan skrives i dialogboksen Privat melding.
Den private meldingen inkluderes til mottakeren sammen med den globale meldingen i e-postmeldingen Vennligst signer.
Du kan også vise den private meldingen i signeringsopplevelsen.
Muligheten til å opprette private meldinger er deaktivert som standard.
Kontoadministratorer kan aktivere dette ved å gå til: Konto > Kontoinnstillinger > Send-innstillinger > Privat melding til mottakere
Tillatelse til å la mottaker lese den private meldingen i signeringsmiljøet aktiveres som standard når funksjonen er aktivert.
Kontoadministratorer kan deaktivere dette ved å gå til: Konto > Kontoinnstillinger > Signaturinnstillinger > Flere innstillinger
En mottakergruppe gjør det mulig for flere teammedlemmer å ha tillatelse til å signere eller godkjenne på vegne av hele gruppen. Legg til en mottakergruppe som ett enkelt signeringstrinn, og legg deretter til flere mottakere i gruppen.
Alle mottakerne kan delta på vegne av hele gruppen og sikre at transaksjonene ikke forsinkes på grunn av venting på bare én person. Mottakergrupper kan defineres som underskrivere eller godkjennere, og godkjenningsmetoder kan tildeles individuelt til hvert gruppemedlem etter behov.
Funksjonen for mottakergruppe aktiveres automatisk for Adobe Sign – Enterprise-konter.
Hybridarbeidsflyter lar en sekvensiell arbeidsflyt inkludere ett eller flere signaturtrinn for parallelle signatarer.
I bildet nedenfor ser du at den andre signaturen inkluderer tre mottakere.
Alle disse tre mottakerne varsles samtidig etter at første mottaker har fullført signaturen, og alle tre må bruke signaturen før prosessen kan gå videre til det tredje signaturtrinnet.
Kontoadministratorer kan aktivere/deaktivere hybridarbeidsflyter ved å gå til: Konto > Kontoinnstillinger > Send-innstillinger > Signeringsrekkefølge
Endringer i meldingsdelen
Meldingsdelen er der hvor navnet på avtalen defineres og den globale meldingen (meldingen som angis for alle mottakere) skrives.
Nedenfor kan du den klassiske meldingsdelen til venstre og den nye opplevelsen til høyre.
Språkvelgeren for mottaker fastslår hvilket språk som brukes for mottakers e-post og skjermveiledning under signatursyklusen.
Navnet på språklisten er endret fra Språk til Språk for mottaker, og dette gir avsender en mer nøyaktig forståelse av funksjonen til innstillingen.
Rullegardinlisten er flyttet fra meldingsdelen i det klassiske oppsettet, til alternativdelen i den nye opplevelsen.
Funksjonen for innstillingen er ikke endret.
Meldingsmalvelgeren er flyttet, og tekstangivelsen er endret.
I det klassiske sideoppsettet ble navnet på standardmalen satt inn som tekst ved siden av meldingsetiketten, etterfulgt av en klikkbar endringskobling der avsendere kunne velge en annen mal.
Den nye sendesiden har flyttet malvelgeren øverst til høyre for meldingsdelen, og endret teksten til den statiske verdien Meldingsmal.
I den nye sendeopplevelsen er meldingsmalvelgeren forbedret slik at den viser teksten til malen til høyre når markøren holdes over et av malnavnene.
Endringer i fildelen
Fildelen er der hvor dokumentfilene legges ved avtalen.
Adobe Sign støtter dra og slipp-metoden for å legge ved filer, i tillegg til et bibliotek i appen, filopplasting fra avsenders lokale system, Box, Dropbox og mye mer.
Nedenfor kan du den klassiske fildelen øverst og den nye opplevelsen nederst. Begge viser innsetting av de viste alternativene til høyre for en klikkbar kobling.
Alle de klikkbare alternativene for opplasting/vedlegg er flyttet fra rotsendesiden til hurtigmenyen (utløses når det klikkes på en Legg til filer-kobling).
- Eksterne kilder (Box, Google Drive og så videre) er koblet direkte til tjenesteleverandør, slik at avsendere eksplisitt må godkjenne tjenesten
- Evernote støttes ikke lenger som et alternativ for opplasting i den nye opplevelsen.
Forhåndsvis og legg til signaturfelt er et valgbart alternativ for distribusjon av de vedlagte filene til redigeringsmiljøet, der signatur- og skjemafelt kan legges til og redigeres.
Tekstetiketten for alternativet er endret fra Forhåndsvisning, signaturplassering eller bruk av skjemafelt til Forhåndsvis og legg til signaturfelt.
Plasseringen til alternativet er flyttet fra nederst i midten på den klassiske siden, til nederst til venstre på den nye opplevelsen.
Funksjonen til alternativet er ikke endret.
Endringer i alternativdelen
Alternativdelen er til høyre for meldings- og fildelen.
Denne delen har et utseende som varierer fra konto til konto, basert på alternativene som kontoadministrator har aktivert for avsenderkonfigurasjon.
Alle alternativene vises i bildene nedenfor, med den klassiske siden til venstre og den nye siden til høyre.
Tidsfrist for fullføring er flyttet fra toppen av alternativpanelt til like under passordinnstillingen.
Den tilknyttede teksten er endret fra Angi en utløpsdato for dette dokumentet til Tidsfrist for fullføring.
Funksjonen for innstillingen er ikke endret.
The interface no longer asks for a "number of days", and instead pops up a calendar where the user can select a deadline date, as well as the exact time (based on the senders timezone).
Time is expressed in "military" or 24 hour format.
It is possible to type in the date and time explicitly instead of using the pop-up interface.
Alternativet for passordbeskyttelse er flyttet til toppen av alternativdelen, og den tilknyttede teksten er endret fra Angi passord for å åpne signert PDF til Passordbeskytt.
Funksjonen er også forbedret for å la avsender å vise passord, noe som sikrer at det ikke oppstår problemer under innskriving av passordet.
Hvis passordene ikke er like, vil i tillegg det andre feltet får en rød kulør for å angi at passordene ikke er like.
Den skriftlige signaturtypen er betydelig endret i forhold til det klassiske alternativet for Fakset signatur.
Det er to viktige endringer for avsendere:
- Forhåndsutfylle felt kan angis av avsender når dokumentet er utformet for å godta forhåndsutfylt innhold
- Telefonnumre kan ikke lenger brukes i stedet for e-postadresser i mottakerdelen
Signatarer har en svært forbedret opplevelse som bruker den elektroniske signeringsprosessen når det er mulig, og sikrer at det returneres et dokument av høy kvalitet.
Klikk her for mer informasjon om den nye skriftlig signatur-typen.
Lagt til funksjoner i alternativdelen
Påminnelser er flyttet fra siden etter sending til alternativdelen, noe som lar avsendere konfigurere den fullstendige avtalen på sendesiden.
Feltet Språk for mottaker er ikke en ny funksjon, men er nylig plassert i alternativdelen.
Dette er den samme funksjonen som ble flyttet fra meldingsdelen i det klassiske sideoppsettet.
Redigeringsmiljøet
Redigeringsmiljøet er kjernen i det brukergenererte dokumentbiblioteket. Det nye miljøet gir malforfattere et forbedret oppsett for å bruke og behandle felt, i tillegg til tilgang til verktøyene som er nyttige for å produsere et profesjonelt sluttdokument.
Utseende og virkemåte
Endringene i redigeringsmiljøet er hovedsakelig strukturelle, med verktøy som er flyttet for bedre oversikt og enklere tilgang.
Det er verdt å nevne at redigeringsmiljøet har to grensesnitt i den klassiske og nye versjonen:
- Ad hoc-grensesnittet
- Startes fra
- Send-siden når det er merket av for Forhåndsvisning, signaturplassering eller bruk av skjemafelt
- Behandle-siden ved å klikke på redigeringskoblingen for avtaler med Utkast-status
- Deltakere identifiseres eksplisitt av sine-postadresse (importeres fra Send-siden)
- Malegenskaper er faste og kan ikke justeres
- Startes fra
- Grensesnittet for å opprette maler
- Startes fra:
- Dashboard-siden ved å klikke på koblingen Legg til mal i bibliotek
- Behandle-siden ved å klikke på redigeringskoblingen for en bibliotekmal
- Deltakere defineres som Deltaker 1 til Deltaker N
- Malegenskapene vises – Navnet på og distribusjonen av malen kan redigeres
- Startes fra:
Nedenfor ser du de to miljøene side ved side med klassisk oppsett til venstre:
Endringer i sideoppsett
Feltdelen inneholder alle de diskrete feltene du kan redigere i dokumentet. De fleste har et spesielt formål, som Signatur, Underskrivers navn og Hyperkobling. De generelle feltene er i datafeltdelen og omfatter tekstboksen.
Feltdelen er flyttet fra toppen av skjermen for å gi mer arbeidsplass i skjemaet, og er plassert i høyre rute.
Feltfunksjonene er ikke endret.
Det er tre feltverktøy ved siden av hverandre øverst på siden:
- Fest for å justere – det er fire alternativer for å justere en side av hjelpefeltet
- Fest til størrelse – det er tre verktøy for å feste til bredde, høyde eller begge deler for hjelpefeltet
- Gå til felt – viser alle felt alfabetisk etter feltnavn, og flytter markøren til feltet du velger
Disse feltene vises permanent i motsetning til å være en rullegardinmeny som var skjul under en knapp.
Funksjonen til verktøyene er ikke endret
Tilgang til feltmal lar avsender bruke et skjemafeltoverlegg for opplastede dokumenter.
Funksjonen utløser nå et hurtigfelt for å velge malen, og deretter skjules det i stedet for å plassere et overlegg over feltutvalget.
Funksjonen til malvelgeren er den samme.
Zoomfunksjonen lar deg skalere opp eller ned dokumentet i Adobe Sign-vinduet.
Funksjonen er endret fra pluss-/minusskala øverst i vinduet, til pluss-/minusikon nederst på siden.
Funksjonen er den samme.
Sidevalg lar brukeren velge en side og få siden flyttet til området som vises.
Denne funksjonen er endret fra å presentere små miniatyrbilder til venstre på skjermen, til en mer diskret kontroll nederst på siden, der avsender kan bruke bla opp og ned på siden med piltastene, eller angi et sidetall og gå direkte til siden.
Koblingen Gjenopprett fjerner alle felt fra skjemaet som ble lagt til i gjeldende redigeringsøkt. Felt som var en del av dokumentet før åpning av malen i redigeringsmiljøet, beholdes eller legges tilbake hvis de ble slettet.
Send-knappen fullfører redigeringsprosessen og sender avtalen til den første mottakeren.
Begge disse objektene er flyttet fra øverst til nederst til høyre på siden.
Funksjonen for begge er den samme.
Når et dokument med tekstkoder eller Acrobat-felt lastes opp, utfører Adobe Sign en kontroll av alle felt for å sikre at det ikke finnes feil (ugyldig skriftstørrelse, sirkelberegnede uttrykk og så videre osv.). Hvis det blir funnet feil, vises et banner som angir antall feil, og navigasjonssymboler, slik at du enkelt kan hoppe mellom feltfeilene.
Nedenfor er et eksempel på et skjemafelt med en valideringsregel som ser etter et personnummer, mens den oppgitte standardverdien var tekst.
Ved å klikke på Neste feil-knappen til høyre, vil neste felt med feil bli åpnet med valideringsfeilen uttrykkelig angitt over feltet.
Endringer i grensesnittet for å opprette mal
Malegenskapene lar deg endre malnavnet, definere hvilken type mal du lager (Dokument eller Skjemafelt), og hvordan dokumentet distribueres (personlig bruk, gruppebruk eller kontobruk).
Koblingen for tilgang til malegenskapene er flyttet fra toppen av siden til den mer iøynefallende høyre ruten, like over skjemafeltene.
Funksjonen for gruppen av innstillinger i malen er den samme.
Rullegardinlisten Mottaker viser en liste over de forskjellige mottakerne av avtalen. I grensesnittet for å opprette mal vise deltakere som Deltaker 1 til Deltaker N.
I ad hoc-grensesnittet er avtalemottakerne allerede definert, og e-postadresseverdiene for hver mottaker settes inn i stedet for Deltaker-plassholderne.
I begge tilfeller er deltakerlisten redskapet for å vise hvilke felt som er tilordnet de ulike deltakerne. Når du velger en deltaker fra listen, vil feltene som er tilordnet en part forbli lyst på siden, mens de andre vises som nedtonet.
Deltakerlisten kan også brukes under feltplassering for å definere parten felte skal tilordnes. Ved å velge Deltaker 2 og deretter plassere felt, vil disse feltene automatisk tilordnes deltaker 2.
I det klassiske miljøet hadde feltet navnet Valgte deltakere, det har nå det nye navnet Mottakere.
Rullegardinlisten er flyttet fra øverst til venstre i vinduet til ruten til høyre, like over skjemafeltene.
Funksjonen for deltakerlisten er ikke endret.
Endringer i ad hoc-grensesnittet
Avsender kan nå velge å opprette en mal under sendeprosessen, og deretter lagre malen til biblioteket. Hver av malttypene kan lagres, og malen kan redigeres i kategorien Behandle.
Logg på kontoen din