Veiledning for hurtiginstallasjon

Signaturpreferanser!

Det er mange alternativer å ta hensyn til når det gjelder disse innstillingene, så la oss sette i gang.

Gå til Konto > Signaturpreferanser

De to første innstillingene kontrollerer den automatiske formateringen av linjen som signaturen er plassert på, og signaturdataene som settes inn under linjen:

• Bruk riktig formaterte signaturer og initialer
  • Aktivering av detter plasserer linjen og signaturinnholdet under den
  • Deaktivering av denne linjen innebærer at signaturen plasseres uten markeringer som indikerer at signaturen er elektronisk
• Juster streken under signaturen og initialene dynamisk 
  • Aktiver dette for dynamisk justering av linjen under signaturen, slik at den er bare noen få piksler lengre enn den faktiske signaturen eller initialene
  • Deaktivering av dette skriver ut hele linjen med lengden til det opprinnelige signaturfeltet

La mottakere signere og bruke initialer ved å

Den neste delen kontrollerer hvordan mottakerne kan bruke signaturen sin. Med mindre du begrenser alternativene av forretningsmessige årsaker, anbefaler vi vanligvis å la mottakerne bruke signaturen sin slik de foretrekker.

Det er tre alternativer:

• Skrive inn navnet og initialene – Innskriving av navnet er den enkleste prosessen for de fleste signatarer fordi det ikke krever flere handlinger. Mottakeren skriver inn navnet sitt, og en skriptlignende skrift blir brukt.
  • Velg signaturskrift dynamisk – det er flere skriptlignende skrifter tilgjengelig i Acrobat Sign-systemet. De brukes i en fast rekkefølge som standard.  Hvis dette alternativet er aktivert, brukes et tilfeldig startpunktet for skriften
• Tegne en håndskrevet signatur eller initialer på skjermen med mus, penn eller fingeren – Hvis dette alternativet er aktivert, kan mottakere velge å tegne signaturen fysisk.
• Laste opp et bilde av signaturen og initialene – hvis aktivert, kan mottakere laste opp bildet av signaturen fra sitt lokale system.

La mottakere bruke den lagrede signaturen sin

Denne delen med alternativer angir om mottakerne kan bruke en eksisterende, lagret signatur (biometriske signaturer og bildebaserte signaturer lagres).  Hvis du velger å ikke tillate bruk av lagrede signaturer, må mottakeren eksplisitt skrive inn, tegne eller laste opp signaturen sin, avhengig av signaturtypene du tillater.

Følgende alternativer finnes:

• Alle mottakere – Hvis valgt, kan alle mottakere bruke sine lagrede signaturer.
• Interne mottakere – dette alternativet lar bare mottakere som også er brukere i Acrobat Sign-kontoen din bruke sine lagrede signaturer.
• Ingen – ingen mottakere kan bruke lagrede signaturer.

Det finnes en ekstra avmerkingsboks i denne delen:

• La brukere i Min konto laste opp et bilde og lagre det i profilen deres som signatur og initialer – aktivering av dette alternativet lar brukere i Acrobat Sign-kontoen laste opp et bilde av signaturen sin i delen med Personlige innstillinger.

En utmerket metode for å tilpasse Acrobat Sign for brukere og underskrivere i kontoen, er å legge til firmaets varemerke.

Firmanavn og vertsnavn for nettadresse

I denne delen konfigurerer du firmanavnet og et vertsnavn for kontoen Dette virker kanskje grunnleggende, men det vil tilpasse kontoen din. 

Disse to innstillingene gjelder på tvers av kontoen og kan ikke endres på gruppenivå.

Logg på som kontoadministrator og gå til: Konto > Kontoinnstillinger > Konto-oppsett

Firmanavn

Verdien du angir i dette feltet, fylles automatisk ut i Firmanavn-feltet for nye brukere når de opprettes i kontoen.

Acrobat Sign lar brukere redigere sine personlige innstillinger som standard, og dette inkluderer firmanavn-verdien for de individuelle brukerne.

Hvis du vil oppdatere Firmanavn-verdien i profilen til alle brukerne i kontoen:

• Merk av for Angi firmanavn for alle brukere i kontoen.
• Klikk på Lagre.

Alle brukerprofiler vil bruke verdien i Firmanavn-feltet som Firma-verdi.

Vertsnavn

Angivelse av vertsnavnet for kontoen endrer nettadressen du bruker til å logge på og nettadressen der avtalene er lagret for signatarene.

Resultatet er en tilpasset nettadresse med vertsnavnet ditt.

Avsnittet Globale innstillinger på Konto-fanen er blant de mer funksjonsrike avsnittene, og alle innstillingene er spesifikke for enkelte brukstilfeller.

Nedenfor beskriver vi kort de ulike alternativene og forklarer anbefalingen vår, men sannsynligvis vil du i ditt tilfelle avvike fra "vanlig bruk".

Gå ti: Konto > Kontoinnstillinger > Globale innstillinger.

• Legg ved en CSV-fil med skjemadata i avsenders e-post med signerte avtaler
  Hvis du bruker skjemaer og vil ha en CSV-fil med feltdata for alle signerte dokumenter, merker du av for dette alternativet. De enkelte CSV-filene for hver eneste transaksjon kan imidlertid være litt uhåndterlige.
  
  Hvis du må innhente data eller overføre data tilbake til CRM-systemet, vil det kanskje være bedre å utvikle en API-løsning.
  


• Begrenset dokumentsynlighet
  Med denne funksjonen kan du vise angitte filer i transaksjonen til de forskjellige underskriverne. Hvis du vil ha størst mulig nytte av Begrenset dokumentsynlighet, må du ha en god forståelse for signaturflyten i forhold til dokumentene du sender, og hvordan du legger ved disse dokumentene.
  
  Hvis du tror du kommer til å sende en stor transaksjon bestående av flere filer til flere underskrivere og vil skjule deler av dokumentet for én eller flere underskrivere, er dette innstillingen. Her er en liten video hvis du fremdeles ikke har bestemt deg.

• Legg ved en PDF-kopi av det signerte dokumentet i e-poster sendt til
  Når transaksjonen er fullført, vil alle involverte motta en kopi som standard. Med denne innstillingen kan du endre dette, slik at kopier bare sendes internt, bare eksternt, til begge deler eller ingen av delene.
  
  Bruk av denne innstillingen vil sannsynligvis være avhengig av dokumenttypen. Hvis du innhenter sensitiv informasjon, er det ikke verdt å sende ut signerte kopier med e-post. Dette er det beste alternativet med tanke på sikkerhet, men det introduserer en mulighet for at kunder kontakter dere for å få en kopi av dokumentet. I slike tilfeller anbefaler vi at du får underskriveren til å registrere seg og få en gratis Acrobat Sign-konto, og hente en kopi direkte fra Acrobat Sign.
  


• Legg ved revisjonsrapport til ferdige dokumenter
  Hvis du vil legge ved revisjonsrapporter i kopien av det signerte dokumentet vi sender deg per e-post, aktiverer du dette i det minste for avsenderen.
  


• Slå sammen flere dokumenter til ett dokument etter signering
  Når du laster opp flere filer for én transaksjon, slår Acrobat Sign disse filene sammen til én PDF-fil før den sendes til signering.
  
  Denne innstillingen bestemmer om e-post om signering og arkivering inneholder én stor PDF-fil, eller om dokumentet er delt opp i flere filer igjen.
  

• Send en ekstra kopi av hver undertegnet avtale til disse e-postadressene

Det er det eksterne arkivet igjen, men denne innstillingen kan konfigureres på gruppenivå (for kunder på Bedrifts- og Enterprise-nivå). Dette lar deg distribuere fullførte salgskontrakter til regnskap eller fullførte konfidensialitetserklæringer til det juridiske teamet (som et eksempel).

• Last opp signert dokument
  Hvis du lar underskrivere skrive ut dokumentet, signere det og fakse det tilbake, bør du aktivere denne innstillingen. En dag kommer noen til å skrive ut et dokument og sende det til deg per post. Hvis denne innstillingen ikke er aktivert, får du ikke avsluttet transaksjonen i Acrobat Sign.
  
• Twitter-integrering
  La brukerne publisere sin suksess! Send ut et Twitter-varsel hver gang du fullfører en transaksjon.
  
• Delegering for brukere i kontoen min
  Delegering betyr i dette tilfellet å tillate at en annen underskriver (e-postadresse) signerer dokumentet i ditt sted. Delegering fjerner ikke den opprinnelige partens tilgang, det gir bare en annen bruker myndighet til å signere.
  
  Vanligvis anbefaler vi å gjøre signeringsprosessen så enkel som mulig, noe som innebærer å tillate delegering. I noen brukstilfeller er det imidlertid et sterkt behov for at bare en utpekt part signerer.
  

• Myndighet til å signere
  Denne innstillingen bestemmer standardtilgang for å signere et dokument for brukerne i Acrobat Sign-kontoen din.
  Vanligvis anbefaler vi å tillate alle signere som standard. Hvis du vil bruke Acrobat Sign til HR-formål, er det helt nødvendig å la alle signere.
  Hvis du velger å avslå signeringsrettigheter for alle som standard, må du eksplisitt aktivere underskriverne som må signere.
  Tips!: Du får som administrator ikke automatisk tilgang til å signere. Hvis du har behov for å signere dokumenter og du blir nektet dette som standard, er det neste du må gjøre å gå til Brukere og grupper, klikke på e-postadressen din og aktivere signeringsrettigheter.
• Delegering for brukere utenfor min konto
  Akkurat som innstillingen ovenfor, men denne funksjonen er spesifikk for brukere som ikke er i Acrobat Sign-kontoen din.
  Angi en tidssone til bruk for avtaler laget av brukere i denne kontoen
  Dette angir tidssonen for tidsstemplene på transaksjonene dine.
  
• Gruppeadministratorrelaterte innstillinger
  Kunder på Bedrift- og Enterprise-nivå kan ha grupper. Hvis du har grupper kan det hende at du bør ha gruppeadministratorer for slike grupper.
  Med disse to innstillingene kan du tillate (eller nekte) gruppeadministratorer å legge til nye brukere eller endre innstillingene på gruppenivå (som stort sett er de samme innstillingene som du finner under Globale innstillinger).
  

Send-innstillinger er funksjonene som senderepresentantene dine får se på Send-fanen. Dette avsnittet er viet alle konfigurasjonsmulighetene som er tilgjengelig på denne siden.

De gjelder svært spesifikke brukstilfeller, på samme måte som de globale innstillingene.

Dette avsnittet er også litt langt, så finn deg noe å drikke og gå til Konto > Kontoinnstillinger > Send-innstillinger.

• Ny Send-opplevelse
  Denne innstillingen vil aktivere den nye Send-opplevelsen. Du kan også la brukerne veksle mellom den nye og den klassiske Send-opplevelsen.
  
• Vis Send-siden etter innlogging
  Denne innstillingen vil lede brukerne til Send-fanen etter at de har logget seg inn på Acrobat Sign (fremfor Hjem-fanen).
  Hvis du opplever en plagsom forsinkelse når du logger inn for første gang, skyldes dette sannsynligvis skriptet som kjøres på Hjem-fanen for at de flotte rapporteringsskivene skal gjenspeile nøyaktige data. Hvis brukerne heller vil komme i gang med sendeprosessen og ikke sjekke data på Hjem-fanen, er dette riktig funksjon.
  
• Send dokumenter til godkjenning
  Krever arbeidsflyten din godkjenning fra én eller flere personer, men ikke signatur? Aktiver denne funksjonen hvis det er tilfellet.
  

• Legg ved dokumenter
  Denne innstillingen aktiverer alle de forskjellige kanalene som gjør det mulig for brukere å legge ved et dokument. Hvis du har et sterkt behov for versjonskontroll av dokumentene, vil du sannsynligvis deaktivere alt unntatt biblioteket, der du har de gjeldende versjonene av skjemaene dine.
  
• Fyll ut dokumentnavn automatisk
  Automatisk utfylling av dokumentnavn gir en hyggelig tidsbesparelse, men husk at dokumentet vil bruke navnet på den første filen som legges ved. Hvis du aktiverer dette alternativet, bør du derfor seriøst vurdere å tillate at avsenderen redigerer dokumentnavnet. For sikkerhets skyld.
• Språk
  Denne innstillingen lar brukere angi eksterne underskriveres signeringsspråk på sendesiden.
  

• Meldingsmaler
  Et flott tidsbesparelse for representanter med store volumer. Med meldingsmalene kan du angi en ny standardmelding og videre definere et stort antall andre egendefinerte meldingsmaler. Hvis du ofte sender de samme dokumentene med de samme meldingene flere ganger for dagen, bør du ta deg tid til å konfigurere dette.
  
• Privat melding til mottakeres
  Gjør det mulig for avsendere å inkludere en privat melding til hver mottaker.
  
• Tillatte signaturtyper
  Bare én e-signatur er aktivert som standard. Det er imidlertid fremdeles ganske mange personer rundt om som vil skrive ut og fakse dokumentene tilbake. Hvis du har kunder som foretrekker dette, aktiverer du alternativet Faks-signatur.
  
• Sender signatur-innstillinger
  Disse innstillingene er ment brukt i tilfeller der avsenderen er medunderskriver av dokumenter. Hvis du lar avsendere kontrasignere, er det verdt å konfigurere standardene i forhold til arbeidsflyten din for å minimere antall endringer avsendere må gjøre for hver transaksjon.
  
• Påminnelser
  Hvis prosessen din krever konfigurering av påminnelser, kan du med denne innstillingen konfigurere påminnelsesiterasjonen og -meldingen, noe som reduserer syklustiden for avsenderne.
  
• Passordbeskyttelse for signert dokument
  Når dette alternativet er aktivert, må brukere angi et passord før den signerte PDF-filen kan åpnes eller vises på Internett.
  Det er litt tungvint, men gir god sikkerhet.
  
• Bekreftelse av underskriveridentiteter i Min kontoen
  Acrobat Sign åpner for flere metoder for tofaktors godkjenning av underskrivere. Du vil kanskje tillate ett eller flere av disse alternativene, avhengig av brukstilfellet, og du kan velge å la avsenderne velge metode.
  

• Dokumentutløp
  Hvis brukstilfellet omfatter "mulighetsvinduer", for eksempel en spesialpris som bare er tilgjengelig de neste XX dagene, kan du definere tidsperioden og sørge for at dokumentet utløper hvis det ikke signeres i tide.
  Hvis du aktiverer dette alternativet, anbefales det at du vurderer å aktivere alternativet Tillat endring av innstillinger for utløp etter at dokumentet er sendt. Du trenger ikke å forlenge tidsfristen, men det er greit å ha den muligheten.
  
• Ny forhåndsvisning- og redigeringsopplevelse
  Dette alternativet aktiverer den nye redigeringsopplevelsen. Det gjør det også mulig for brukere å veksle mellom den nye og den klassiske redigeringsopplevelsen.
  
• Forhåndsvis, plasser signaturer eller legg til skjemafelt
  Hvis du finner ut at du legger til felt i dokumenter på direkten, kan du aktivere dra og slipp-feltverktøyet som standard. Hvis du arbeider med dokumenter som har versjonskontroll, vil du sannsynligvis ønske å fjerne alternativet for at brukere skal kunne endre felt.
  
• Signeringsrekkefølger
  De fleste dokumenter (som vi ser) signeres i en sekvensiell rekkefølge, og dette er standardverdien. Hvis du finner ut at den vanligste arbeidsflyten har en parallell signeringsprosess der alle bes om å signere samtidig, kan du imidlertid konfigurere dette her.
  
  Du kan også la avsendere velge hvilken arbeidsflyt som passer best for transaksjonene, hvis du har en fot i begge verdener.

Sikkerhetsinnstillingene i Acrobat Sign er i samsvar med de generelle innstillingene for passordsikkerhet som du finner i alle programmer du administrerer, i tillegg til et par spesielle dokumentinnstillinger.

Gå til Konto > Kontoinnstillinger > Sikkerhetsinnstillinger for å konfigurere sikkerhetsinnstillinger.

• Innstillinger for enkel pålogging
  Blir brukerne godkjent ut fra en Adobe- eller Google-brukerbase? Hvis det er tilfellet, bør du aktivere riktig innstilling og deaktivere alle de du ikke forventer å bruke.
  
• Innstillinger for Husk meg
  Dette alternativet gjør det mulig å huske brukerens innloggingsinformasjon i en angitt tidsperiode. Velg tidsperiode fra rullegardinlisten.
  
• Policy for påloggingspassord
  Denne innstillingen angir parameterne for hvor ofte passordet må tilbakestilles og hvor mange historiske passord Acrobat Sign husker for å hindre bruk av gjentatte passord.
  
• Styrke på innloggingspassordet
  Den nødvendige passordstyrken er viktig for å sikre god kontosikkerhet, og vi anbefaler at denne verdien settes så høyt som brukerne vil tolerere.
  
• PDF-krypteringstype
  Nøkkelen til PDF-krypteringsnivåene er å ha en god idé om hvilken versjon av Reader underskriverne sannsynligvis har installert. De mer avanserte krypteringstypene krever mer moderne versjoner av Reader.
  Hvis målunderskriveren er litt teknisk anlagt, kan du vanligvis ganske trygt sette denne verdien til 128-biters AES. Acrobat 7 ble utgitt i begynnelsen av 2005, og de fleste brukere har oppgradert etter det.
  
• API
  Med dette alternativet kan du tillate at usertifiserte partnerprogrammer får tilgang til data på denne kontoen. Tillat også at brukere som ikke er kontoadministratorer, kan utvikle programmer som bruker API for Acrobat Sign.
  
• Tillatte IP-serier
  Hvis du er bekymret for at eksterne parter forsøker å få tilgang til brukerne dine, er begrensede IP-områder et utmerket beskyttelsestiltak. Pass bare på at ingen må arbeide hjemmefra eller på en mobilenhet utenfor egne nettverk.
  
• Kontodeling
  Kontodeling er en flott funksjon for å behandle representantene som rapporterer til deg, men det kan være lurt å kontrollere hvem de deler kontoene med. Mange administratorer velger å bare opprette kontodelinger ved oppretting av nye brukere, og deaktiverer innstillingen for kontoen.
  
• Bekreftelse av underskriveridentitet
  Skal brukerne logge seg inn før de signerer et dokument? Dette kan være en god sikkerhetskontroll, avhengig av brukstilfellet.
  
• Signeringspassord for avtale
  Med dette alternativet kan du bruke en passordpolicy ved beskyttelse av dokumentsignering og -visning.
  
• Passordstyrke for avtalesignering
  Angi passordstyrke.
  
• Kunnskapsbasert godkjenning
  Du kan begrense antall forsøk underskrivere har til rådighet for å bekrefte identiteten sin før en avtale kanselleres.

Skal du bruke API? Hvis du har en utvikler og vil integrere Acrobat Sign i ditt eksisterende CRM-system (eller noe annet som er API-kompatibelt), bør du vurdere alternativet.

Acrobat Sign støtter et REST API:

Gå til Konto > Acrobat Sign API.

Bruk av Adobe Document Cloud API-er til å få tilgang til brukerdata krever OAuth-token.

Du kan opprette en integreringsnøkkel hvis du har et eldre program som ikke støtter OAuth.

Hvis du ikke ser koblingen for å opprette en integreringsnøkkel, kontakter du kundestøtte.

På denne siden finner du også

• WSDL-koblingen
• OAuth-tokenkoblingen
• En kobling til metodedokumentasjonen
• Og en lenke til REST API-eksemplene

Når API-et er aktivert, vil du dessuten se en ny kobling til venstre for API-forespørselslogg. Denne loggen vil vise innkommende XML fra API-kall, og den kan være uvurderlig ved feilsøking hvis du får kodebaserte problemer.

REST API er tilgjengelig via alternativet API-programmer.

Når du befinner deg på siden, klikker du på koblingen Opprett nytt program, gir programmet et navn og klikker på Opprett program.

Din nye program-ID og -hemmelighet vil bli generert og vist umiddelbart.

Deling av brukerne i funksjonelle grupper kan være svært nyttig, spesielt hvis du har forskjellige signaturkrav eller det må tas hensyn til rapporteringsstrukturer.

Heldigvis er det svært enkelt å opprette en gruppe i Acrobat Sign. Bare gå til
Konto og brukere eller Konto og grupper.

Når du er på gruppesiden, klikker du på +-knappen oppe i høyre hjørne av siden og oppgir det nye gruppenavnet i feltet.

Det finnes også en kobling for å konfigurere innstillingene til gruppen. Klikk på raden for å vise koblingen Gruppe-innstillinger. Disse innstillingene er nesten identiske med de globale innstillingene du konfigurerte på kontonivå, men siden grupper er underordnede objekter i forhold til kontoen, vil gruppeinnstillingene overstyre kontoinnstillingene.

Du kan også legge merke til at gruppenavn alltid kan oppdateres, så det er ikke noe problem hvis du må endre et gruppenavn.

Nå er det endelig på tide å legge til brukere.

De er to metoder for å opprette nye brukere i Acrobat Sign:

Én om gangen

eller

Masseoppretting via CSV

Prosessen for enkeltbrukere er svært enkel. Bare gå til
Gå til Konto > brukere og klikk deretter på +-knappen på verktøylinjen som vises ved siden av søkeboksen. Da vises Opprett-dialogboksen.

Fyll ut feltene for e-postadresse, fornavn og etternavn, og velg deretter en gruppe som brukeren skal tilordnes (ved behov).

Du vil også se en avmerkingsboks med teksten "Vis deres avtaler". Dette alternativet vil opprette en kontodeling fra den nye brukeren til administratorbrukeren din. Hvis det er nødvendig å overvåke transaksjonene til den nye representanten, merker du av for dette alternativet.

Hvis du ikke gjør det, kan du fremdeles opprette en deling, du da må du bruke Kontodeling-funksjonen.

Når du har opprettet brukeren, blir det sendt en e-post til adressen du har oppgitt, som ber om at det angis passord, og når det er gjort, er brukeren aktiv og klar til å sende sitt første dokument.

Masseopprettingsmetoden er slik: Gå til Konto > Brukere, og klikk deretter på +-knappen på verktøylinjen som vises ved siden av søkeboksen. Klikk på Opprett brukere samlet i Opprett-dialogboksen.

Prosessen er å opprette en CSV-fil med kolonner for minst én e-postadresse, fornavn og etternavn. Når det gjelder det eksakte formatet, kan du se CSV-fileksemplet. Klikk på koblingen last ned eksempel på CSV-fil. Klargjør filen i det angitte formatet. Når filen er klar, klikker du på Bla gjennom og velger filen.

En ulempe med denne prosessen er at du ikke kan opprette delingen fra brukeren til administratorkontoen.