Kontodeling-funksjonen er tilgjengelig for tjenestenivåene Team, Business og Enterprise.

Oversikt over deling av brukerinnhold

Standarden i Adobe Sign er å sikre en brukers innhold mot alle andre brukere som ikke eksplisitt er invitert til å vise eller samhandle med det innholdet.

Avtaler inkluderer implisitt alle mottakerne.  Biblioteksdokumenter deles eksplisitt i malegenskapene.

I de fleste organisasjoner er det imidlertid roller som krever oversikt over transaksjoner uten at den som observerer er direkte involvert, eller grupper av agenter som trenger generell oppmerksomhet vedrørende alle transaksjoner innenfor deres gruppe.

Deling av brukerinnhold lar en bruker eller gruppe dele innholdet sitt med en annen bruker eller gruppe.

Det er to typer deling av brukerinnhold tilgjengelig:

  • Grunnleggende – Bare brukervisning
  • Avansert – Gruppe- og brukervisning med alternativer for å endre og sende
    • Når BrukerA deler innholdet sitt med BrukerX:
    • Gruppedeling er aktivert
      • Når BrukerA deler innholdet sitt med GruppeN:
        • Alle medlemmer i GruppeN kan vise alt innholdet på BrukerAs Behandle-side.
        • Alle medlemmer av GruppeN har autorisasjon til å sende og/eller dele for BrukerA.
      • Når GruppeN er delt med BrukerA:
        • BrukerA kan se alt innholdet for alle brukerne i GruppeN.
        • BrukerA har autorisasjon til å sende og/eller endre avtaler (som konfigurert) for alle medlemmer i GruppeN.

Avansert deling er i øyeblikket bare tilgjengelig for kontoer på Enterprise-nivå. Administratorer som vil aktivere avansert deling, må kontakte sin kundeansvarlige for å konvertere kontoen.

Merk:

Når er konto har blitt konvertert til avansert deling, kan den ikke settes tilbake til grunnleggende deling. Dette er en enveisprosess.


Tilgjengelighet

Grunnleggende deling er tilgjengelig for alle flerlisensierte pakker.

  • Grunnleggende deling har en grense på 100 “delt ut”-kontoer og 100 “delt med meg”-kontoer.

Avansert deling er tilgjengelig bare for Enterprise-kunder.

  • Avansert deling har en standardverdi på 500 kontoer som kan “deles ut” og 500 kontoer som kan være “delt med meg”.
    • Hvis du trenger mer enn 500 delinger en av veiene, kontakter du din kundeansvarlige.

Individuelle kontoer kan bare dele enkeltobjekter fra Behandle-siden.

Gratiskontoer har ikke støtte for innholdsdeling.


Brukergrensesnitt

Grunnleggende deling

Brukere som har modellen med grunnleggende deling, kan etablere, gjennomgå og kansellere delinger under Personlige preferanser. Alle brukere (også administratorer) har samme brukeropplevelse.

Det er to sider, en for innkommende delinger (Vis andre kontoer) og en for utgående delinger (Del min konto):

Brukergrensesnitt for grunnleggende deling

Brukere ber om delinger ved å klikke på pluss-ikonet og skrive inn e-postadressen til brukeren de ønsker å etablere delingen med.

Grunnleggende deling – forespørsel om å vise

Når delingen er forespurt, finnes den i en “ventende” status til brukeren som blir forespurt, enten godtar eller avslår invitasjonen.

Grunnleggende grensesnitt – ventende forespørsler


Avansert deling

Når en konto konverteres til avansert deling, endres brukergrensesnittet fra to sider til én faneinndelt side kalt Delingsstatus:

Avansert deling – navigere til meny

De to fanene tilsvarer de to sidene som brukes under grunnleggende delingsregler:

  • Min konto delt med > Del min konto
  • Delt med meg > Vise andre kontoer

Brukere etablerer delinger ved å klikke på pluss-ikonet, som åpner et popup-vindu der brukeren kan skrive inn en e-postadresse eller velge brukere eller grupper fra en liste over kontoens nåværende bruker- og gruppeobjekter.

  • Pilen til høyre for gruppenavnene utvider gruppene slik at de viser brukerne.
  • Pluss-ikonet legger til brukeren/gruppen i delingsforespørselen (i det øverste inndatafeltet).
Avansert deling – gruppedeling

 

Når brukerne/gruppene for delingen er identifisert, kan den som forespør, definere tillatelsene som skal gjelde for delingen (Sende og/eller Endre):

foo

Kontoadministratorer kan fullt ut etablere en deling mellom brukeren og hvilken som helst annen bruker innenfor Adobe Sign-kontoen uten godkjenning.

Gruppeadministratorer kan fullt ut etablere en deling mellom brukeren og hvilken som helst annen bruker innenfor gruppen uten godkjenning.

En gruppeadministrator som forsøker å etablere en deling med en bruker eller gruppe utenfor sin gruppe, vil opprette en “ventende” deling.  Den andre brukeren må eksplisitt godkjenne (godta) delingsforespørselen før delingen etableres.

  • Forespørsler om å dele med en gruppe genererer e-post til gruppeadministratoren, som godtar eller avslår ventende delinger.

Brukere som ikke er administratorer, kan be om en deling (basert på de konfigurerte kontrollene) som forblir “ventende” til den andre parten godtar eller avslår delingsforespørselen.

Avansert deling – ventende forespørsel


Gruppedeling

Administratorer (under regler for avansert deling) kan dele gruppen de er administrator for, og administrere delingene som er knyttet til gruppen (vs. deres bruker).

Gruppedeling fungerer mekanisk på samme måte som brukerdeling, bortsett fra at gruppen er en større beholder, og ved å dele med en gruppe, får brukeren tilgang til alt innhold fra alle brukere i den gruppen.

Hvis en bruker fjernes fra gruppen, er ikke den brukerens innhold i gruppen lenger og blir derfor ikke synlig.

Slik får du tilgang til deling på gruppenivå som gruppeadministrator:

  • Logg på som Gruppeadministrator.
  • Gå til Gruppe > Min brukergruppe > Delingsstatus.
Gå til Gruppedelingsstatus

Merk:

En gruppe kan deles med seg selv slik at alle brukerne i gruppen har full oversikt over alle andre brukere i gruppen uten å måtte definere individuelle delinger.

Kontoadministratorer kan administrere delingene for alle grupper i kontoen, og kan fullt ut etablere delinger mellom grupper uten at det kreves godkjenning fra en annen bruker.

Slik får du tilgang til gruppedeling som kontoadministrator:

  • Gå til Konto > Grupper > {Velg gruppen du vil dele}.
Velg en gruppe

Når Gruppe-menyen vises, klikker du på Delingsstatus.

Gruppedeling – gruppedelingsstatus


Tilleggskontroller for å administrere delinger mellom kontoer

Opphavspersonen til en “ventende” deling kan sende delingsforespørselen på nytt til målbrukeren ved å:

  • Gå til delingsgrensesnittet.
  • Enkeltklikk på delingen du vil sende på nytt.
  • Klikk på koblingen Send delingsforespørsel på nytt.
  • Det sendes automatisk en e-post til målbrukeren.
Sende en delingsforespørsel på nytt

Når en bruker ber om en deling, mottar målbrukeren (eller gruppeadministratoren når det gjelder grupper) en e-post med en kobling til å godkjenne delingen:

E-post om å godta eller avslå en delingsforespørsel

Alternativt kan en bruker godta eller avslå en forespørsel i programmet:

  • Gå til delingsgrensesnittet.
  • Enkeltklikk på den ventende forespørselen du vil godta eller avslå.
  • Klikk på Godta eller Avslå.
Godta eller avslå en delingsforespørsel

Begge delingsmodellene tillater at en av partene når som helst kan kansellere en deling:

  • Gå til delingsgrensesnittet.
  • Enkeltklikk på delingen du vil kansellere.
  • Klikk på koblingen Kanseller deling.
Kansellere en deling

Tillatelsene for en etablert deling mellom brukere/grupper kan endres ved å:

  • Gå til delingsgrensesnittet.
  • Enkeltklikk på delingen du vil redigere for å vise alternativene øverst i listen.
  • Klikk på koblingen Endre tillatelser.
  • Rediger tillatelsene.
  • Klikk på Lagre.
Endre delingstillatelser


Vise delt innhold

Innholdet som er delt med din bruker, vises på Behandle-fanen.

Øverst til venstre på Behandle-siden ser du en nedtrekkspil ved siden av Dine avtaler.

  • Klikk på pilen for å vise listen over brukere/grupper som er delt med deg.
  • Velg brukeren/gruppen du vil vise.
  • Det er også et alternativ for å velge Alle delte avtaler, som returnerer alt delt innhold.
Velg nedtrekkspilen på Behandle-siden.

Siden oppdateres for å vise innholdet på Behandle-siden for den valgte brukeren/gruppen:

Delt konto-overskrift

Merk:

Filtrene til venstre (Under behandling, Fullført, Webskjemaer) filtrerer innholdet på samme måte som når du viser ditt eget innhold.


Avanserte delingskontroller

Med Avansert deling kan en bruker endre dokumentene og feltene i avtalene for en delt konto (så lenge avtalen fremdeles er gyldig).

Slik endrer du en avtale:

  • Gå til Behandle-siden.
  • Endre visningen til brukeren som eier avtalen som skal endres.
  • Enkeltklikk på den avtalen for å velge den.
  • Utvid alternativene for å se alle.
  • Klikk på handlingen du vil utføre:
    • Åpne avtale – Vis avtalen i gjeldende tilstand.
    • Påminnelse – Angi eller rediger påminnelser.
    • Kanseller – Kanseller transaksjonen.
    • Last ned PDF – Laster ned en PDF-versjon av dokumentet i gjeldende tilstand.
    • Last ned revisjonsrapport – Laster ned revisjonsrapporten i gjeldende tilstand.
    • Endre avtale – Rediger dokumentene og/eller feltene i avtalen.
    • Del – Del avtalen.
    • Notater – Legg inn notater til avtalen.
    • Last ned enkeltfiler – Lar brukeren laste ned de enkelte filene i avtalen hvis det opprinnelig ble lastet opp flere enn én.
Endre en delt avtale

Med Avansert deling kan en bruker sende en avtale på vegne av en delt bruker.

Denne avtalen eies av den delte kontoen som om eieren av kontoen sendte den.

Det er bare historikken og revisjonsloggen som vil angi at avtalen ble sendt gjennom den delte kontoen av en annen bruker.

Slik sender du en avtale fra en delt konto:

  • Logg på med din bruker.
  • Klikk på navnet øverst til høyre på skjermen og velg Bytt konto.
  • Velg brukeren du vil sende på vegne av.
    • Klikk på OK.
Avansert deling – Bytte konto

Siden oppdateres for å vise et begrenset grensesnitt.

Et banner øverst på siden angir at du er i en delt konto og identifiserer brukeren for den kontoen.

Til høyre for banneret er en kobling som fører deg tilbake til din konto.

  • Klikk på Send-fanen.
  • Konfigurer og send avtalen som vanlig.
Konto det ble byttet til

Aktivitet sloggen for avtalen angir tydelig at avtalen ble sendt på vegne av brukeren:

Revisjonslogg ved sending på vegne av en annen konto


Kontroller

De administrative kontrollene for brukerdeling finnes i Kontoinnstillinger > Sikkerhetsinnstillinger > Kontodeling.

  • Deling kan konfigureres på kontonivå og forplante innstillingene ned til alle grupper.
  • Deling kan også konfigureres på gruppenivå og overstyre de nedarvede verdiene fra kontonivå.

Kontroller for Grunnleggende deling definerer om deling er tillatt og hvilken metode som delingen startes med:

  • Ikke tillat kontodeling – Grensesnittet for kontodeling fjernes fra brukergrensesnittet for den konfigurerte kontoen/gruppen.
  • Tillat forespørsel om å dele konto – Tillater at brukere i den konfigurerte kontoen/gruppen ber om å få vise innholdet til en annen bruker.
  • Tillat deling av egen konto – Tillater at brukerne i den konfigurerte kontoen/gruppen deler kontoen med en annen bruker.
  • Begge – Brukeren kan både be om og tilby deling. 
Delingskontroller på administratormenyen

Avansert deling tilfører et ekstra sett med tillatelser:

  • Med eksterne kontoer – Når aktivert vil brukere kunne dele sitt kontoinnhold med brukere i andre Adobe Sign-kontoer.
  • Med interne kontoer – Når aktivert vil brukere kunne dele sitt innhold med andre brukere i samme Adobe Sign-konto.

Aktivering av deling med interne kontoer tillater to tilleggsalternativer:

  • Sending – Tillater at “delt med”-parten sender nye avtaler på vegne av parten som deler.
    • Historikken og revisjonssporet vil tydelig angi at avtalen ble sendt av “delt med”-parten på vegne av parten som delte.
    • Avtalen eies og administreres av parten som deler, som om denne hadde sendt avtalen selv.
  • Endre eksisterende transaksjoner – Tillater at “delt med”-parten endrer avtaler som er under behandling.

Dette produktet er lisensiert i henhold til Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Innlegg på Twitter™ og Facebook dekkes ikke av Creative Commons-vilkår.

Juridiske merknader   |   Regler for personvern på nettet