Enviar em massa com um CSV: nova versão

Alerta:

Este artigo contém informações de pré-lançamento. As datas de lançamento, recursos e outras informações estão sujeitas a alterações sem aviso prévio.

Alerta:

O uso da opção de upload de CSV para Envio em massa não oferece suporte à criação de campos no aplicativo. Todos os campos devem ser colocados no modelo de documento antes de fazer upload para a interface de Envio em massa .

Criar o arquivo CSV

Ao criar um arquivo CSV para o processo de Envio em massa, use um CSV codificado no formato UTF-8, principalmente se você estiver usando caracteres não latinos.

É melhor criar um arquivo CSV com um aplicativo de planilhas, como Excel, Numbers, Google Planilhas etc. A maioria das planilhas pode ser exportada para um formato CSV, necessário para o upload ser bem-sucedido.

As planilhas apresentam os dados em um formato de tabela facilmente legível, onde as linhas (ou seja, registros) e colunas (ou seja, campos) são facilmente perceptíveis. Ao criar seu CSV, cada linha representa um contrato secundário e cada coluna é um argumento aplicado ao contrato (como o email do destinatário e os campos de formulário personalizados).

Dois aspectos a serem considerados antes de começar a criar seu CSV:

  • O modelo de Envio em massa permite a configuração de várias opções de contrato e, se o CSV não definir explicitamente uma configuração, o valor padrão do modelo será usado. Portanto, se todos os contratos tiverem o mesmo Nome do contrato, não inclua essa coluna no arquivo CSV.
  • Não é necessário colocar um valor em cada campo porque existe uma coluna. Os campos vazios são ignorados, e o padrão do modelo do Envio em massa é usado. Portanto, não há necessidade de preencher cada campo em cada registro.

O CSV em si pode ser dividido em três seções significativas:

Observação:

O novo ambiente de Envio em massa não permite configurar o remetente como o primeiro signatário por meio da interface.

Os clientes que usam um arquivo CSV herdado na nova experiência não poderão inserir o remetente como o primeiro signatário. É necessário criar um novo CSV com uma nova formatação, no qual o remetente esteja definido como o primeiro destinatário em cada contrato secundário.

Pelo menos um e até 100 destinatários podem ser incluídos em cada contrato secundário. 

Cada destinatário pode ser definido por seis campos:

  • Recipient_X:Name
  • Recipient_X:Email
  • Recipient_X:Role
  • Recipient_X:Auth_Type
  • Recipient_X:Auth_Value
  • Recipient_X:Private_Message

Onde _X é o número do índice do destinatário (Recipient_1, Recipient_2 etc.) e o argumento após o : é o valor usado pelo sistema para construir o contrato.

Somente o endereço de email é obrigatório. Todos os outros valores podem ser ignorados ou herdados do modelo principal, omitindo a coluna ou deixando o campo vazio.

Exemplo de um arquivo CSV mostrando as seis colunas de destinatários

Observação:

Para definir valores de destinatário, como nome do destinatário, cargo e empresa, é possível utilizar cabeçalhos de coluna com nomes exclusivos e mapeá-los para campos semelhantes do documento. Consulte Definir campos personalizados para mesclar dados de campo nos contratos abaixo.

Os cabeçalhos de coluna diferenciam maiúsculas de minúsculas e devem corresponder exatamente aos nomes de campo.

Valores dos campos:

:Name - Este campo aceita qualquer string e geralmente é o nome do destinatário.

:Email - Este campo aceita qualquer string em um formato de email (x@y.zz). Valores no campo :Email  que não estão em conformidade com o formato de email acionam um erro.

:Função - Aceita o padrão Funções para contratos:

  • SIGNATÁRIO
  • APROVADOR
  • ACEITANTE
  • FORM_FILLER
  • CERTIFIED_RECIPIENT
  • DELEGATE_TO_SIGNER
  • DELEGATE_TO_APPROVER
  • DELEGATE_TO_ACCEPTOR
  • DELEGATE_TO_CERTIFIED_RECIPIENT
  • DELEGATE_TO_FORM_FILLER

:Auth_Type - Aceita um dos métodos de autenticação abaixo. Se um método de autenticação definido não estiver habilitado para o grupo de envio, será gerado um erro.

:Auth_Value: aplicável apenas a autenticações por TELEFONE e SENHA. Nenhum outro tipo de Auth_Type deve incluir um Auth_Value. Aceita uma string que define o valor usado para validar o método de autenticação (quando aplicável).

  • Autenticação por SENHA - uma sequência de caracteres que define um valor que o destinatário deve inserir para passar a contestação de autenticação.
  • Autenticação por TELEFONE - Uma sequência de números que define o número de telefone do destinatário. O número de telefone será usado para comunicar o código ao destinatário.
    • O número de telefone deve ser formatado para ter um hífen entre o código do país e o número de telefone (por exemplo, 1-555555121291-9934765344)
    • O formato do número de telefone pode incluir um sinal de mais no início e hifens no número para produzir uma sequência de caracteres mais legível por seres humanos, conforme desejado. (por exemplo, +1-555-555-1212)

:Private_Message: uma sequência de até 1.000 caracteres entregue ao destinatário como uma mensagem privada no corpo do email e na página de assinatura eletrônica.

Observação:

Para grupos de destinatários, o Acrobat Sign aplica a todos os membros do grupo a mensagem privada atribuída ao primeiro membro listado. Se esse membro não tiver uma mensagem privada configurada, nenhum membro do grupo receberá uma mensagem.

CC_X:Email : o email de um participante do contrato que foi incluído em cópia no contrato e só o visualiza após concluído. Assim como o destinatário, o valor X é um número que começa com 1 e aumenta se você tiver várias partes em cópia. Por exemplo, se você tiver três pessoas em cópia, precisará configurar três colunas: CC_1:EMAIL, CC_2:EMAIL, CC_3:EMAIL

Estas colunas referem-se às seções Detalhes do contrato e Configurações do contrato da configuração da interface de Envio em massa. Ao configurar a transação de Envio em massa na interface do Acrobat Sign, você está definindo os valores padrão a serem usados se não houver um valor explicitamente definido nessas colunas. Há cinco campos distintos:

  • Localidade - Define o idioma (localização) aplicado à experiência do destinatário. Os elementos da página de email e assinatura eletrônica que fazem parte do modelo do Acrobat Sign estão apenas localizados. O conteúdo personalizado adicionado pelo remetente não está traduzido. Os valores disponíveis são:
  • Basco (Espanha) - eu_ES 
  • Bokmål (norueguês) - nb_NO 
  • Catalão (Espanha) - ca_ES
  • Chinês - zh_CN 
  • Chinês (Taiwan) - zh_TW 
  • Croata - hr_HR
  • Tcheco - cs_CZ
  • Dinamarquês - da_DK 
  • Holandês - nl_NL 
  • Finlandês - fi_FI 
  • Francês - fr_FR
  • Alemão - de_DE
  • Hebraico - iw_IL 
  • Húngaro - hu_HU
  • Islandês - is_IS 
  • Indonésio - in_ID 
  • Italiano - it_IT 
  • Japonês - ja_JP 
  • Coreano - ko_KR 
  • Malaio - ms_MY
  • Norueguês - no_NO 
  • Nynorsk (norueguês) - nn_NO 
  • Polonês - pl_PL 
  • Português - pt_PT 
  • Português (Brasil) - pt_BR 
  • Romeno - ro_RO
  • Russo - ru_RU 
  • Eslovaco - sk_SK 
  • Esloveno - sl_SI 
  • Espanhol - es_ES
  • Sueco - sv_SE 
  • Tailandês - th_TH
  • Turco - tr_TR 
  • Ucraniano - uk_UA
  • Inglês (Reino Unido) - en_GB
  • Inglês (EUA) - en_US 
  • Vietnamita - vi_VN
  • Agreement_Name  - O valor Nome do contrato inserido no email do destinatário e fornecido na página Gerenciar.
  • Expires - Este campo define o número de dias até que o contrato seja cancelado automaticamente.
  • Agreement_Message - Define a mensagem global inserida no corpo do email do destinatário. Essa mensagem pode conter até 10.000 caracteres ou aproximadamente 1.600 palavras.
  • Ordem – Esse campo descreve o fluxo de destinatários:
    • Cada destinatário pode ser especificado apenas uma vez no pedido.
    • Uma sequência de destinatários separados apenas por vírgulas é identificada como um fluxo de assinatura sequencial. por exemplo, Recipient_1,Recipient_2,Recipient_3
      • Cada destinatário obtém acesso ao contrato depois que o destinatário anterior concluiu sua parte.
    • Todos os destinatários entre parênteses (Recipient_4,Recipient_5) são identificados como estando em um fluxo de assinatura paralelo. 
      • Todos os membros são notificados ao mesmo tempo, e todos precisam assinar.
    • Todos os destinatários entre colchetes [Recipient_7,Recipient_8] são identificados como pertencentes a um “grupo de destinatários”. 
      • Todos os membros são notificados ao mesmo tempo, mas apenas um membro pode assinar.
    • Você pode misturar livremente esses métodos em qualquer ordem para criar um fluxo de assinatura híbrido.:
      por exemplo, Recipient_1,Recipient_2,Recipient_3,(Recipient_4,Recipient_5),Recipient_6,[Recipient_7,Recipient_8],Recipient_9
      • Uma exceção à opção de fluxo de trabalho híbrido é que você não pode incorporar uma estrutura de fluxo paralelo (todos devem assinar) dentro de uma estrutura de grupo de destinatários (apenas um membro pode assinar)
        ex., [Destinatário_1, Destinatário_2,(Destinatário_3,Destinatário_4),Destinatário_5,Destinatário_6].
O arquivo CSV com as colunas relacionadas ao contrato visíveis

Adicionar o mapeamento de campo personalizado à transação de Envio em massa começa com a compreensão do nome do campo no modelo que você carrega. O arquivo CSV precisa usar o nome do campo do modelo de documento como nome do cabeçalho da coluna.

Por exemplo, se você tiver um campo no modelo de documento chamado Investimento, o cabeçalho de coluna no CSV deve ser Investimento.

Se você pretende preencher um campo chamado StreetAddress, o cabeçalho da coluna no CSV deverá ser StreetAddress. 

Os cabeçalhos de coluna diferenciam maiúsculas de minúsculas e devem corresponder exatamente aos nomes de campo.

Um arquivo CSV de exemplo com duas colunas de campo personalizadas adicionadas

Cuidado:

Há seis palavras reservadas que não podem ser usadas como nomes de campos personalizados:

  • Nome
  • Cargo
  • Empresa
  • Email
  • Data
  • Função
Cuidado:

O arquivo CSV não pode ter uma vírgula ou um espaço em branco no final de nenhuma linha ou no final do arquivo CSV.

Ter uma vírgula ou espaço em branco no final de uma linha ou no final do arquivo acionará uma mensagem de erro: “Erro ao ler o arquivo CSV fornecido”.

Exemplo de um arquivo CSV destacando vírgulas à direita e uma linha em branco no final do arquivo.

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