Salesforce v18 – nya funktioner

I Salesforce-versionen från våren 2016 presenterades Lightning Experience, och den senaste uppdateringen av Adobe Sign för Salesforce-paketet är ”Lightning-redo”.  Du bestämmer själv om du vill aktivera Lightning Experience, och du kan när som helst växla tillbaka till Salesforce Classic.

I Lightning ger den vänstra navigeringsmenyn snabbåtkomst till dina Salesforce-objekt. Du kan använda appstartaren för att komma åt Adobe Sign-integreringspaketet.

Mer information finns i Hitta dina saker i Lightning Experience i Salesforce-hjälpen.

Lightning Experience

Aktivera Lightning Experience

 Det är enkelt att aktivera Lightning Experience:

1. Från Inställningar.
2. Klicka på Lightning Experience i den vänstra navigeringsmenyn för att ändra standardinställningarna innan du växlar till vyn. 
3. Välj Byt till Lightning Experience i din profilmeny om du vill ändra till Lightning-vyn.

Se Aktivera Lightning Experience i Salesforce-hjälpen om du vill ha mer information. 

Växla tillbaka till Salesforce Classic

Om du arbetar i Lightning Experience kan du enkelt växla tillbaka till Salesforce Classic. Klicka bara på din profilbild i det övre högra hörnet och välj Byt till Salesforce Classic i menyn.

Åtkomst till integrationsprogrammet Adobe Sign

När Lightning är aktiverat kan du klicka på appstartaren för att visa de tillgängliga programmen och sedan klicka på Adobe Sign.

Se Öppna ett annat program i Lightning Experience i Salesforce-hjälpen om du vill ha mer information.

Menyn för Adobe Sign visas. Från den här menyn kan du komma åt alla de välkända sidorna och funktionerna i Adobe Sign. Notera att sidan Hantera avtal och Adobe Sign-administratörssidan för tillfället endast är tillgängliga i Salesforce Classic.

I Lightning Experience har sidorna i Adobe Sign fått ett nytt och mer stilrent utseende.

Förbättrad avtalssida

Den förbättrade avtalssidan kan användas i både Salesforce Classic och Lightning. Innan du använder den nya avtalssidan måste du aktivera den förbättrade avtalssidan.

Förbättrad layout på avtalssidan

På den förbättrade avtalssidan får avsändarna tillgång till alla funktionerna som fanns i den tidigare layouten, plus ytterligare funktioner. Den förbättrade avtalssidan är tillgänglig både i Salesforce Classic och Lightning.

Om du vill gå till den förbättrade avtalssidan klickar du på ”Avtal” i menyn OBJEKT i Lightning, eller i den vänstra navigeringsmenyn i Classic.

1. Mottagare numreras nu på det sätt som visas ovan. Du kan använda mottagarnumreringen för att ändra ordning på mottagarna och för att skapa sekventiella eller parallella routningar samt hybridroutningar.

2. Avsändaren kan nu snabbt lägga till sig själv som mottagare på valfri position i routningen, inte precis först eller sist, genom att använda Lägg till mig och numreringen.

3. Grupper kan anges som mottagare.

4. Ett privat meddelande kan läggas till. Om du klickar på ikonen som föreställer en meddelandebubbla visas dialogrutan Lägg till ett privat meddelande. Bubblan är något gråtonad om du har ett meddelande.

5. ID-verifiering

6. Markera ett relaterat kontrakt.

7. Välj filer från dokumentbiblioteket eller från lagringskonton online. Du kan nu klicka på Lägg till filer för att komma åt dialogrutan Välj filer och alla källfiler som är aktiverade.

Ny mottagarroll: Delegerare

Förutom godkännare och signerare kan administratörer och användare nu lägga till delegerare till arbetsflödena för mottagare. Delegerare tar emot avtalet, men förväntas inte signera det.  Istället ska de skicka vidare avtalet till den godkännare eller signerare som de önskar. 

De två nya rollerna passar utmärkt i situationer då signerarens/godkännarens identitet inte är känd förrän signeringsprocessen redan är igång. De ger dig flexibiliteten att börja samla in signaturer direkt och identifiera rätt mottagare vid ett senare tillfälle.

Privata meddelanden

Du kan skriva unika meddelanden till varje enskild mottagare i signeringsprocessen innan du skickar ett dokument för signering eller godkännande. Lägg till ett privat meddelande genom att klicka på ikonen Lägg till ett privat meddelande. 

Mottagarna kan enkelt läsa sitt privata meddelande under signeringen. Om någon lämnar ett meddelande till någon av de andra mottagarna färgas meddelandebubblan ljusgrå.

Hybridroutning

Förutom att du kan skapa sekventiell eller parallell mottagarroutning kan du använda den nya funktionen för mottagarordning till att skapa hybridroutning, som innehåller parallella och sekventiella komponenter, med hjälp av den nya skicka-sidan. Du kan specificera vilka deltagare som behöver signera samtidigt (parallellt) och vilka som behöver signera i sekventiell ordning genom att definiera signeringssekvensen. Ändra ordningen genom att dra och släppa eller använd numreringsordningen. 

Skapa hybridroutning

1. Ange mottagarnas e-postadresser.

2. Om du vill ange att två mottagare ska signera som nummer två (i det här exemplet severtonea@gmail.com och kmaggerstein@gmail.com) anger du siffran ”2” i fältet för routningsordning för båda. 

När du sparar avtalet visas e-postadresserna severtonea@gmail.com och kmaggerstein@gmail.com som parallella mottagare på position två. Notera att ordningen på efterföljande mottagare uppdateras för att återspegla den nya routningsordningen. 

Mottagargrupp

Du kan skynda på signeringsprocesserna genom att ge flera gruppmedlemmar behörighet att signera för hela gruppen. Lägg först till en mottagargrupp och lägg därefter till flera mottagare i gruppen. Vem som helst av mottagarna i listan kan signera för hela gruppen. Mottagargrupper är integrerade med Salesforce-grupper.

Ändra avtal

Med hjälp av den nya funktionen för avtalsändringar kan du göra omgående korrigeringar i dokumentet istället för att avbryta avtal och börja om på nytt. Du kan använda Ändra avtal för att lägga till, ta bort, ersätta (ta bort och sedan lägga till) och ändra ordning på dokument. Du kan även använda redigeringsmiljön för att ändra fält.

Funktionen Ändra avtal är endast tillgänglig på den nya skicka-sidan. Den kan dock användas för att ändra avtal som initierades i tidigare versioner än den som släpptes i november 2015, så länge transaktionen uppfyller villkoren för att kunna ändras. Om ett dokument kan ändras visas länken Ändra avtal på sidan Hantera avtal när dokumentet är markerat. Ett avtal som kan ändras uppfyller följande villkor:

• Avtalet har inte signerats, godkänts eller delegerats till en signerare eller godkännare av delegeraren som det var tilldelat till.
• Avtalet har inte någon digital signatur eller fax-signatur.
• Avtalet har inte initierats från ett arbetsflöde.

Administration för att ändra avtal

Funktionen för att ändra avtal måste vara aktiverad globalt för din organisation. Då visas den sista kryssrutan – Tillåt att avsändare ändrar avtal – bland alternativen i Kontoinställningar | Skicka-inställningarna för varje användare.

Kontoadministratörer och gruppadministratörer kan specificera om du kan ändra dokument som du har skickat för signering genom att kryssa för ”Tillåt att avsändare ändrar avtal” i avsnittet Bifoga dokument bland parametrarna för skicka-inställningar för ditt konto. 

Ändra ett avtal

Om inställningen för ändring av avtal är aktiverad för din organisation eller grupp kan du ändra avtal som finns i avsnitten Skickat för signatur eller Skickat för godkännande. (Se Ändra avtal om du vill ha mer information.)

1. Klicka fliken Hantera avtal.

2. Markera ett avtal som kan ändras i avsnittet Skickat för signatur eller Skickat för godkännande. Klicka sedan på avtalsbeskrivningen i det övre högra hörnet.

Sidan Skicka visas i begränsat redigeringsläge och du kan inte göra några ändringar i avsnitten Mottagare eller Meddelande.

På sidan Skicka kan du lägga till, ta bort, ersätta (ta bort och sedan lägga till) och ändra ordning på dokumenten.

Så här gör du om du vill lägga till ett dokument:

• Klicka på Lägg till filer.

• Alternativt kan du dra och släppa filer från datorn till området Dra fler filer hit.

• Om du vill ta bort ett dokument klickar du på ikonen (X) till höger.

• Om du vill ändra ordning på dokumenten klickar du på stapeln och drar dokumentet till dess nya placering.

Beroende på skicka-inställningarna kan du eventuellt använda alternativet Förhandsvisa och lägg till signaturfält för att lägga till formulärfält i dokumentet/dokumenten i det ändrade avtalet. 

• Om du inte behöver lägga till något formulärfält eller om du inte ser alternativet Förhandsvisa och lägg till signaturfält, klickar du på Uppdatera för att spara ändringarna.
• Om du behöver lägga till formulärfält aktiverar du vid behov alternativet Förhandsvisa och lägg till signaturfält och klickar sedan på Uppdatera för att öppna redigeringsmiljön. När du är klar klickar du på Uppdatera i redigeringsmiljön.

När avsändaren klickar på Uppdatera och avtalet redan har signerats får avsändaren ett meddelande om att mottagaren har signerat, godkänt eller delegerat det.

Om funktionen Ändra avtal inte har aktiverats globalt för din organisation finns det ändå några sätt som du kan ändra i ett avtal på efter att det har skickats för signering.

Om du bläddrar längst ned i avtalsbeskrivningen ser du tre sätt som du kan ändra ett avtal på.

Åtgärderna som du kan utföra på ett befintligt avtal är att ersätta en undertecknare, ladda upp en signerad kopiera och lägga till ett förfallodatum.

Om du vill ersätta den befintliga signeraren anger du den nya signerarens e-postadress och anledningen till varför du ersätter den ursprungliga signeraren. Till exempel kanske den ursprungliga signeraren är på semester då du behöver få dokumenten signerade. Klicka på knappen Ersätt signerare när du är klar.

Om du vill ladda upp en signerad kopia klickar du på länken Ersätt signerare i avtalsbeskrivningen. Ange den nya signerarens e-postadress och en kort kommentar om varför du ersätter den ursprungliga signeraren. Notera att den ursprungliga signeraren fortfarande kan signera dokumentet fram tills det har signerats av den nya signeraren.

Om du vill lägga till ett förfallodatum klickar du på länken Lägg till i avtalsbeskrivningen. Klicka sedan på kalenderikonen och välj ett förfallodatum. Markera kryssrutan Meddela aktuella mottagare om du vill att mottagarna ska meddelas.

Signera, godkänna eller delegera ett ändrat avtal.

Mottagaren av ett ändrat avtal meddelas om att avtalet har ändrats innan de kan signera, godkänna eller delegera det.

Mottagaren kan klicka på OK för att fortsätta. Processen för signering, godkännande eller delegering fortsätter sedan som vanligt.

Ändras däremot avtalet medan mottagaren befinner sig på sidan eSign informeras mottagaren om detta, och mottagaren måste klicka på Uppdatera för att kunna fortsätta.

Visa historik och granskningsspår för ett ändrat avtal

Information om händelser specifika till ändringen av ett dokument (till exempel Avtalet har ändrats och Avtalsändringen bekräftades) kan visas på sidan Hantera avtal.

1. Klicka fliken Hantera avtal.

2. Enkelklicka på ett avtal för att markera det och klicka sedan på fliken Historik till höger på sidan.

Händelsehistoriken för avtalet visas i informationspanelen. Transaktionerna som är kopplade till avsändarens ändring och mottagarens godkännande av ändringen är noterade.

3. Klicka på länken Revideringsrapport i det övre högra hörnet av rutan Historik för att öppna en revideringsrapport i PDF-format. Transaktionerna som är kopplade till avsändarens ändring och mottagarens godkännande av ändringen är noterade.

Flera mallar per Salesforce-objekt

För kunder som använder Salesforce Lightning kan administratörer med version 18 av integrationen göra inställningar så att fler än en mall är tillgänglig för ett SFDC-objekt.  Användare och administratörer kan nu på ett flexibelt sätt välja rätt mall för att påbörja sändningsprocessen. Med Lightning-komponenter kan en användare nu till exempel skicka ett MSA- eller partneravtal från ett SFDC-kontoobjekt, och båda kan vara tillgängliga vid behov.

Stöd för Salesforce Lightning-komponenter

För administratörer som använder Lightning Experience finns ett nytt och mycket enkelt sätt att lägga till Adobe Sign till både SFDC-standardsidor och anpassade SFDC-sidor. Vi tillhandahåller tre komponenter som ger administratörerna flexibiliteten att skapa de sidor som de vill ha:Adobe Sign skicka, Avtalskomponent samt en avtalslista för Adobe Sign.

Förbättrad Adobe Sign-administratörssida

Administratörssidan har fått ett nytt och stilrenare utseende, och alla funktioner finns nu på en sida. Flikarna har tagits bort. Växla till Lightning Experience om du vill använda den nya Adobe Sign-administratörssidan.

Förbättrad installationsguide

Använd den förbättrade installationsguiden om du vill koppla ditt Adobe Sign-konto till ditt Salesforce-konto. Installationsguiden är tillgänglig från både Classic- och Lightning-användargränssnittet. Om dina konton inte redan är kopplade visas installationsguiden när du klickar på Adobe Sign i Salesforce.  

Du kommer att få ett meddelande som säger Klart! när guiden har kopplat ditt konto för att aktivera automatiska statusuppdateringar.