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Adobe Acrobat Sign 指南

新功能

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傳送、簽署與管理合約

進階合約功能與工作流程

與其他產品整合

Acrobat Sign 開發人員

支援與疑難排解

註解:

本文說明可於「傳送」頁面上存取的新「請求簽名」體驗。(於 2023 年 11 月發佈)

新體驗在個別帳戶預設為啟用,所有其他服務層級則由管理員啟用。多重使用者帳戶也可以選擇啟用切換連結,讓使用者在傳統介面和新介面之間切換。雖然新體驗大多是傳送者使用的功能,但與傳統版本並不同

傳統的「傳送」程序仍可使用,且會保留到該體驗汰除為止。

傳送文件以收集一或多方的簽名。

概觀

Adobe Acrobat Sign 能讓您輕鬆上傳文件、新增欄位,並傳送以收集簽名。 

本文件說明傳送合約的程序,做法是新增和排列檔案、新增和排列收件者,以及放置簽名欄位。視您的 Acrobat Sign 群組設定方式而定,您可能不會顯示出所有的選項,而若使用範本或已設定好的檔案,您可能不需要放置欄位。隨著您傳送愈來愈多合約,最好與管理員溝通,建議其變更某些功能的預設值或建立範本,以減少個別設定的時間。 

撰寫新合約是一種四階段體驗,提供給傳送者易於採用的逐步流程。

設定合約

  1. 選取頂端導覽列中的「傳送」標籤。

    這會自動啟動此程序的第一階段,亦即收集合約的檔案。

  2. 選取應用來傳送合約的正確群組 (若有)。如果群組選擇器呈現灰色而無法操作,那麼您只能存取一個群組。

    在設定合約的過程中,群組選擇器會保持為作用中,故您可隨時變更群組。不過:

    • 變更群組將會捨棄您所有的設定,您得要從頭開始。
    • 變更群組並不會變更寄件者畫面上的標誌。後續的電子郵件和簽署體驗確實會為傳送合約的群組使用正確的標誌。
    秘訣:

    群組提供範本和工作流程的存取權,因此先選取正確的群組,您就可以存取最常用的文件。此外群組還定義:

    • 撰寫程序中填入的預設值
    • 設計時收件者可用的選項
    • 簽署週期完成後的文件安全性。

    如果您發現自己會花許多時間以相同方式設定個別合約,請與您的群組管理員合作,盡可能建立適當的預設值。

  3. 將檔案從本機系統拖放至「新增檔案」欄位,或選取「選擇檔案」連結。這會開啟檔案選擇器。

  4. 從本機系統、範本資料庫,或是 Microsoft OneDrive 同步硬碟中,選取您要在合約中使用的檔案。

    • 從本機系統選取檔案會立即將程序推進至第二階段。
    • 使用範本可讓您選取多個檔案。
      • 如果您使用範本推進至第二階段,請選取「確認」。
    • 雲端儲存空間可讓您從使用者連線的 OneDrive 帳戶中選取多個檔案。
    初始選取檔案頁面,展開的「選擇檔案」介面隨即顯示

  5. 撰寫合約的第二階段是完成或確認合約的詳細資料和設定。

    首先,請確認所有檔案均已附加至合約,且以正確的順序排列。
    內含多個檔案的合約會將所有檔案合併為單一 PDF 檔。檔案在檔案欄位中列出的順序,會決定各個檔案在最終 PDF 中的顯示順序。

    如果要新增更多檔案,您可以將其拖放至「新增檔案」欄位,或選取「選擇更多檔案」連結以開啟檔案選擇器。

    按一下並拖曳檔案至檔案清單中的正確位置,以重新排列檔案。

  6. 確認或更新「合約名稱」。

    合約名稱一開始會填入要附加至合約的第一個檔案的名稱。

    按一下此欄位並輸入,即可編輯此欄位,使其成為任何您想要的值。  
    請記住,合約名稱會插入至收件者電子郵件的主旨行,而且會是您的「管理」頁面上最顯眼的欄位。

  7. 更新「訊息」欄位。

    「訊息」欄位會填入至傳送給所有收件者的電子郵件本文中。這應該是通用的歡迎訊息,或一組指示,又或是您覺得最適合傳達給所有收件者的內容。 

    • 訊息限制在 10000 個字元以內
    • 服務的企業與商業層級允許訊息文字使用作用中的連結。 
      • 可見於合約之「電子簽名」和「管理」頁面上的訊息文字含有可點按的連結。
      • 會自動轉換的連結格式:
        • 完整 URL:https://adobe.com/tw
        • 僅包含網域的 URL:adobe.com/tw
        • 包含路徑的 URL:adobe.com/foo
        • 具有查詢和雜湊參數的 URL:adobe.com/foo?bar=1#baz
        • 電子郵件地址:echosign@adobe.com
      • 選取 URL 連結會為收件者開啟新的瀏覽器標籤。
      • 電子郵件連結會使用本機系統的電子郵件用戶端開啟新的電子郵件。「收件者:」欄位會自動填入電子郵件地址。

     

    合約建立程序,其中醒目標示「合約詳細資料」區段

  8. 進行「合約設定」。

    註解:

    根據帳戶的設定方式或是否有提供整合式服務 (例如,如果帳戶已針對電子保存設定,則會有是否啟用保存的選項) 而定,「合約設定」區段中可能有其他選項。

  9. 第三階段 - 瞭解您的簽署週期並新增收件者。

    收件者區段定義的是簽署週期、合約中的參與者、預期他們將如何與合約互動,以及他們在合約稽核記錄中的呈現方式。這其實沒有聽起來那麼複雜,但您需要瞭解您所預期的簽署流程 (例如客戶簽署者 > 內部副署 > 主管內部核准 > 佈建中的認證收件者)。

    瞭解簽署流程後,請開始新增收件者。

  10. 定義簽署流程 -「循序」或「平行」

    此簽署流程是由「收件者必須依序簽署」勾選方塊指定。

    • 勾選時,系統會遵守循序流程。當合約在收件者記錄簽署週期中移動時,系統會一次通知一位收件者。合約會在最後一位收件者完成其動作時完成。
      • 混合路由需要循序流程。
      • 如果您不確定或覺得可能需要混合式流程,請使用循序流程。
    • 若未勾選該方塊,則系統會採用平行流程。所有收件者都會同時收到通知,而當所有收件者都簽署後,合約即告完成。
  11. 定義收件者記錄。

    收件者會定義在一列 (一筆記錄) 中,其中包含數個可設定的選項。可以在多個收件者記錄中使用相同的電子郵件 (例如,某個家庭有三位簽署者,但他們共用相同的電子郵件地址)。Acrobat Sign 將每個收件者記錄都視為獨一無二的參與者。

    若要定義收件者:

    • 提供收件者的電子郵件地址。
      • 當您輸入電子郵件地址時,下拉式清單會顯示通訊錄中符合您輸入內容的地址。您可以隨時從此清單中選取電子郵件,以完成收件者欄位中的地址。
    • 指派角色。角色可在給收件者的指示及稽核報告中提供背景資訊與清楚的說明。某些角色會限制收件者的活動 (例如「委派者」角色只能夠委派)。
    • 選取傳送方式。簽名連結可透過「電子郵件」或「SMS」傳送至智慧型手機,又或是兩者皆傳送。請注意,SMS 傳送屬於加值服務,必須事先付費。
      • 若選取「SMS」,傳送者必須提供收件者的電話號碼。
    「新增收件者」區段,其中所有下拉式方塊皆已展開

    註解:

    有些可設定的控制項可能會在電子郵件地址旁的記錄中插入「姓名」欄位。這些欄位可能為必填欄位,當欄位標籤旁套用星號時,就表示其為必填。

  12. 定義「收件者設定」。

    強調顯示「收件者設定」選項的「新增收件者」區段

  13. 您可選擇新增其他收件者並調整其順序。

    如果您的簽署流程中有多位收件者,請選取收件者清單下方的加號圖示以新增收件者。 

    收件者記錄可新增為:

    • 我自己 - 將寄件者新增為下一個收件者記錄。
    • 個人 - 以電子郵件地址識別的一位獨立收件者。
    • 群組 - 可為「收件者群組」或平行簽名群組 (用於定義混合式簽名流程)。
    • 電子印章 - 如果傳送者有權限可放置電子印章,便能看到選項,並可如真人的收件者一樣蓋印。
    • 副本 - 此選項會將使用者新增為副本參與者。副本收件者不會與合約互動,他們會在合約完成後收到通知。

    視需要使用電子郵件、角色、驗證方法和私人訊息,來定義每位收件者的記錄。

    選取記錄最右側的垃圾桶可刪除收件者記錄。

  14. 視需要調整簽名順序。

    如果您已選取依序簽署流程,則位在收件者記錄中角色選擇器之前的數字簽署索引會很明顯。

    若要調整收件者記錄,請使用向上箭頭和向下箭頭在收件者清單中上下移動收件者記錄。簽署索引會隨之更新。

    「新增收件者」區段,其中醒目標示新增收件者圖示和收件者調整箭頭

    註解:

    副本收件者不參與簽署週期。只有在合約成功完成時,才會通知他們。

  15. 預覽合約並新增簽名欄位。

    新增所有收件者後,選取「預覽和新增欄位」按鈕以開啟撰寫環境。

    如果您使用的文件範本已設定欄位,而且您確信欄位配置有正確對應到您的收件者清單,那您可選取「立即傳送」來立刻傳送合約。

  16. 第四階段 - 撰寫

    註解:

    新增欄位至文件 (撰寫欄位或直接「撰寫」),是比本文章所允許之範圍更複雜的主題。以下是精簡版的程序。

    按一下即可放置的撰寫環境會自動嘗試偵測欄位,並以智慧方式放置這些欄位。此程序的相對成功與否,取決於基礎文件結構。

    • 依預設,所有放置的欄位都是文字欄位。
    • 依預設,所有放置的欄位都會指派至第一位收件者。
    • 可能有一些欄位會需要刪除、移動、重新調整大小、重新指派或變更為新的欄位類型。

    首先清理所有自動放置的欄位,然後視需要放置新欄位。

    刪除不需要的欄位。

    1. 按一下欄位以觸發內容選單。
    2. 選取刪除圖示。
    撰寫環境,其中已選取的欄位顯示出刪除圖示

    移動任何需要重新定位的欄位。

    將滑鼠游標暫留在欄位上,直到看見指向四角的箭頭,然後按一下並拖曳欄位至定位。

    撰寫環境,其中已選取的欄位顯示出指向四角的箭頭

    視需要調整欄位大小。

    選取欄位,將滑鼠游標暫留在任何邊緣或角落上,直到看見指向兩側的箭頭符號,然後按一下並拖曳欄位邊緣至所需的欄位大小。

    撰寫環境,其中已選取的欄位顯示出指向兩側的箭頭。

    變更欄位的收件者指派 (有多位收件者時)。

    Adobe Sign 系統必須知道哪些欄位可供收件者使用。做法是將每個欄位指派至收件者 (或「任何人」,但您必須明確指定要以「任何人」為收件者)。如前所述,自動偵測欄位會全部指派至第一位收件者。

    撰寫環境,其中已選取的欄位顯示出「變更收件者」動作

    請注意,每位收件者的欄位都會以顏色編碼對應至該收件者,更容易識別欄位。

    • 開啟左上角的收件者清單,即可顯示出所有收件者,其電子郵件旁邊還會顯示顏色編碼點。
    • 選取的收件者欄位會在收件者名稱/電子郵件地址周圍的框中顯示其顏色。
    • 左側面板中所列的欄位會採用所選收件者的顏色 (稍微淡化)。
    撰寫環境,顯示收件者清單及其各自的欄位顏色編碼。

    視需要變更欄位類型。

    有鑑於所有自動偵測的欄位都是「文字」欄位,您可能需要將某些欄位變更為「簽名」欄位。

    撰寫環境,其中已選取的欄位顯示出「變更欄位類型」動作

    放置任何必要的欄位。

    請確定所有需要在文件上套用簽名的收件者,都已有指派簽名欄位給他們。

    若要放置欄位:

    1. 從收件者選擇器中選取正確的收件者。
    2. 從左側面板的欄位清單中選取要放置的欄位。在此例中為「電子簽名」。
    3. 在文件上您要放置欄位的地方按一下。
    4. 視需要調整欄位的位置與大小。
    5. 選取下一位收件者與位置,重複此流程,直到放置好所有欄位為止。
    撰寫環境,其中有個簽名欄位放置於簽名行上

    秘訣:

    每次傳送合約時都要建立臨時表單可能會很耗時。

    如果您經常傳送一些樣板文件,那麼建議您花點時間仔細地建立資料庫範本,以在建立合約期間省去撰寫程序。

    您可以在「管理」頁面上從已傳送的合約建立範本

  17. 儲存」或「傳送」合約。

    儲存合約會儲存所有欄位設定,並將合約以「草稿」狀態存放在「管理」頁面。

    傳送合約即會開始簽署程序,將電子郵件傳送給第一位收件者 (若選取平行簽署流程,則會傳送給所有收件者)。

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