/nl/Een standaardworkflow met bestandsbeheer

Voor gedetailleerde informatie en instructies klik je op de onderstaande koppelingen.

Content Delen

De Adobe InCopy LiveEdit Workflow plug‑ins laten writers en editors tegelijkertijd tekst ontwikkelen in InCopy terwijl ontwerpers lay-outs voorbereiden in Adobe InDesign.Deze workflow bevat containerbestanden, toewijzingen genoemd, voor het samenvoegen van stukken tekst die bij elkaar horen, tools voor het blokkeren van bestanden en meldingstools voor het delen en bijwerken van bestanden in InCopy of InDesign via een gezamenlijk netwerk of in gecomprimeerde pakketten die via e-mail kunnen worden verstuurd.

In de gedeelde netwerkworkflow exporteren InDesign-gebruikers tekst en afbeeldingen naar een gedeelde locatie op een bestandssysteem, waar de bestanden beschikbaar komen voor InCopy-gebruikers die de content schrijven en bewerken.Geselecteerde tekstkaders en afbeeldingskaders worden geëxporteerd naar de opdracht of geëxporteerd als afzonderlijke InCopy-bestanden, waar ze onderdeel worden van het beheerde proces en gekoppeld worden aan het InDesign-document.Deze gedeelde bestanden worden beheerde bestanden genoemd.Wanneer gebruikers werken in het opdrachtbestand of in het InDesign-bestand op een lokale server, worden wijzigingen aan de bijbehorende lay-out of content gecommuniceerd naar alle gebruikers die betrokken zijn bij de workflow voor dat document.

Meerdere InCopy- of InDesign-gebruikers kunnen hetzelfde contentbestand tegelijkertijd openen, en meerdere InCopy-gebruikers kunnen hetzelfde opdrachtbestand tegelijkertijd openen.Echter, slechts één gebruiker tegelijk kan het InCopy-bestand uitchecken voor bewerking.Anderen kunnen het bestand alleen-lezen bekijken.De gebruiker die een beheerd InCopy-bestand uitcheckt kan zijn of haar werk delen met andere gebruikers door het bestand op te slaan naar de gedeelde server of door het bestand terug te geven aan de InDesign-gebruiker; echter, andere gebruikers kunnen geen wijzigingen aan het bestand maken totdat het weer is ingecheckt.Dit systeem zorgt ervoor dat meerdere gebruikers toegang hebben tot hetzelfde bestand maar voorkomt dat gebruikers elkaars werk overschrijven.

Raadpleeg de InCopy LiveEdit Workflow-handleiding (PDF-bestand) op www.adobe.com/go/learn_liveedit_nl voor meer informatie.

Manieren om met inhoud in InCopy te werken

Content is een hoofdtekst die door een of meer kaders loopt, of een geïmporteerde afbeelding.Er zijn vijf basismanieren om te werken aan content in InCopy: een opdrachtbestand openen, een opdrachtpakket openen, een gekoppeld InCopy-bestand openen, een InDesign-bestand openen dat gekoppelde InCopy-bestanden heeft, of content volledig in InCopy samenstellen.

Opdrachtbestanden openen die zijn gemaakt in InDesign

InDesign- gebruikers kunnen een opdrachtbestand maken en content aanwijzen om te delen. Deze methode laat de InDesign-gebruiker gerelateerde onderdelen associëren (kop, hoofdtekst, afbeeldingen, bijschriften, enzovoort), en ze vervolgens toewijzen aan verschillende InCopy- gebruikers voor het schrijven en bewerken.InCopy-gebruikers openen het opdrachtbestand en werken alleen aan de onderdelen die aan hen zijn toegewezen.De live lay-outweergave toont hoe hun bewerkte tekst zich verhoudt tot de InDesign- lay-out, zonder het volledige InDesign-document te openen.Echter, als de lay-out wijzigt, moet de InDesign-gebruiker opdrachten bijwerken om InCopy-gebruikers op de hoogte te stellen van de wijzigingen.Je kunt opdrachtbestanden delen op een server of via opdrachtpakketten.

{"trancreatedText": ["Opdrachtpakketten openen

Een workflow met toewijzingspakketten is vooral handig wanneer ontwerpers en schrijvers aan hetzelfde project werken maar geen toegang tot een lokale server hebben. In een dergelijke situatie kan de InDesign-gebruiker een of meerdere pakketten maken en de gecomprimeerde bestanden via e‑mail naar de desbetreffende InCopy-gebruikers sturen. De InCopy-gebruikers kunnen de toewijzingspakketten openen, de inhoud bewerken en vervolgens de pakketten terugsturen naar de InDesign-gebruiker die daarop het document bijwerkt.

Gekoppelde InCopy-bestanden openen die zijn geëxporteerd vanuit InDesign

In\nbepalde workflows exporteren InDesign-gebruikers mogelijk tekst en graphics\nals afzonderlijke bestanden, in plaats van deze in een opdrachtbestand\nte verpakken.Het exporteren van afzonderlijke bestanden is handig als je werkt aan ongerelateerde\ngraphics of hoofdtekst.InCopy-gebruikers kunnen echter niet\nzien hoe de content past binnen de InDesign-opmaak.

InDesign-documenten openen die gekoppelde InCopy-\nbestanden hebben

Om alle pagina-items te zien in de context van een volledige\nopmaak, kunnen InCopy-gebruikers een InDesign document openen en bewerken in InCopy.\nDeze aanpak kan nuttig zijn voor bewerken en copyfitting als het zien van\nde algehele opmaak belangrijk is, of voor het bewerken van de meeste verhalen\nin een document in plaats van een paar.Nadat de InCopy-gebruiker de\nverhalen heeft bewerkt, kan de InDesign-gebruiker vervolgens de koppelingen naar de gewijzigde\nbestanden bijwerken.Als de InDesign-gebruiker de opmaak wijzigt, wordt de InCopy-gebruiker\nop de hoogte gesteld wanneer het InDesign document wordt opgeslagen.

Content volledig maken in InCopy

Je\nkunt content maken in InCopy die niet is gekoppeld aan een InDesign-\nbestand.In deze zelfstandige documenten kun je tekst typen, lettertypes en stijlen toewijzen en graphics importeren uit andere applicaties (zoals\nAdobe Illustrator en Adobe Photoshop) om de tekst te verbeteren.Je kunt ook tags\ntoewijzen voor toekomstig XML-gebruik.Deze aanpak is een goede optie in een redactionele\nworkflow waar de content voorafgaat aan het ontwerp.Je kunt ook het\ntekstgebied, paginaformaat en oriëntatie instellen en wijzigen voor zelfstandige\nInCopy-documenten.Maar als het verhaal later wordt gekoppeld aan een InDesign\ndocument, hebben de InDesign-instellingen voorrang op de instellingen die in InCopy worden gebruikt.

Beheerde bestanden

Om\neen bestand beheerd te worden, moet het worden toegevoegd aan een opdrachtbestand, geëxporteerd\nuit InDesign als InCopy content of geplaatst als InCopy content in\nInDesign.Beheerde bestanden communiceren zowel contentstatus als eigendom.\nMet beheerde bestanden kun je:

• Verhalen vergrendelen en ontgrendelen\nom de bestandsintegriteit te helpen behouden.

• InCopy-gebruikers op de hoogte stellen wanneer de gekoppelde InDesign-opmaak verouderd is."]}}

• Identificeer de gebruiker die aan een bestand werkt.

• Stel gebruikers op de hoogte wanneer een InCopy content-bestand verouderd is, door iemand wordt gebruikt of beschikbaar is om te bewerken. Meldingsmethoden omvatten waarschuwingsberichten, framepictogrammen, statuspictogrammen in het deelvenster Koppelingen en statuspictogrammen in het deelvenster Opdrachten.

Alleen-lezen bestanden

Zodra een content- bestand wordt beheerd, is het alleen-lezen voor alle gebruikers in de workflow te allen tijde, behalve voor de persoon die het heeft uitgecheckt. De software maakt een vergrendelingsbestand (*.idlk) wanneer een gebruiker een content-bestand uitcheckt, waardoor die gebruiker exclusieve bewerkingscontrole krijgt. Alleen-lezen bestanden hebben de volgende kenmerken:

• Een InCopy-gebruiker kan de tekst er niet handmatig in opmaken. Als tekst echter teken- of alineastijlen heeft toegewezen gekregen, kan een InDesign- gebruiker de definitie van die stijlen wijzigen, waardoor de opmaak van de tekst verandert, zelfs wanneer het bestand is uitgecheckt aan iemand anders. Deze stijldefinitiewijzigingen worden weergegeven in de tekst zodra de InDesign-gebruiker het bestand bijwerkt.

• Over het algemeen kunnen noch een InCopy- noch een InDesign-gebruiker objecten wijzigen, zoals tekst en toegepaste stijlen, in vergrendelde InCopy content. Sommige objecten, zoals teken- en alineastijlen, worden alleen gebruikt door de content. Je kunt bijvoorbeeld niet wijzigen hoe een tekenstijl wordt toegepast op objecten in vergrendelde content, maar je kunt de tekenstijl zelf wijzigen, waardoor het uiterlijk van de tekst verandert.

• Een InDesign-gebruiker kan de marges en kolommen van de tekstcontent wijzigen evenals de vorm, locatie en het aantal tekstframes die het verhaal inneemt.

• Een InDesign-gebruiker kan de geometrie en opmaak van een afbeeldingenframe wijzigen zonder de afbeelding uit te checken. Een InCopy-gebruiker kan een afbeeldingenframe of opmaak op het frame niet wijzigen. Echter, zowel InDesign- als InCopy-gebruikers moeten het afbeeldingenframe uitchecken om de afbeelding zelf te wijzigen (bijvoorbeeld om deze te roteren of te schalen).

Best practice voor het werken met beheerde bestanden

Gebruik de volgende werkwijzen om ervoor te zorgen dat je werkt met de meest recente content en het werk van iemand anders niet overschrijft:

• Bewaar opdrachtbestanden op een server waar alle teamleden toegang toe hebben. Als teamleden geen toegang hebben tot een server, kun je opdrachtpakketten maken en distribueren.

• Wanneer je een opdracht maakt, wordt een speciale map gemaakt om het opdrachtbestand en de content op te slaan. Gebruik deze opdracht- mappen om opdracht- en contentbestanden te onderhouden. Ze vereenvoudigen het beheren van de gedeelde bestanden binnen een werkgroep en helpen ervoor te zorgen dat gebruikers de juiste bestanden openen.

• Open in InCopy het opdrachtbestand in plaats van een individueel InCopy verhaal. Zo kun je de copyfit- en lay-outinformatie in de weergave Kolom en Opmaak bekijken. Als je content exporteert zonder opdrachtsbestanden te gebruiken, kun je copyfit- en lay-outinformatie alleen bekijken door het InDesign-bestand te openen.

• Zodra je een opdrachtsbestand opent, een InDesign document opent of content uitcheckt in InDesign of InCopy, zorg ervoor dat kaderranden worden getoond (Weergave > Extra's > Kaderranden tonen) zodat je de kaderpictogrammen kunt zien wanneer ze verschijnen.

• In InDesign kun je bestanden uit de workflow verwijderen (bijvoorbeeld vanwege een productiedeadline) door ze te ontkoppelen of een opdrachtspacket te annuleren.

Voorbeelden van beheerde bestands-workflow

Wanneer je workflowbeheer tussen InCopy en InDesign instelt, kunnen schrijvers en editors documenten opstellen, herschrijven, uitvouwen en bewerken terwijl ontwerpers tegelijkertijd de opmaak voorbereiden. Tot gedeelde workflows behoren het beheren van bestanden op een lokale server, het delen van bestanden via e-mailpakketten of een willekeurige combinatie van beide.

Deze workflows gaan ervan uit dat je een basis InDesign sjabloon hebt met lay-outgeometrie, stijlen en tijdelijke tekst. Lay-outgeometrie omvat pagina-afmetingen evenals tekst- en afbeeldingskaders. InCopy gebruikt deze items om juiste copyfit-informatie te tonen.

Lokale server workflow

1.In InDesign maak je opdrachten aan en voeg je content toe.

Deze stap integreert geëxporteerde tekst- en afbeeldingskaders in het beheerde proces, waar ze beschikbaar komen voor InCopy-gebruikers om te schrijven en bewerken.

2.Maak de opdrachtsbestanden beschikbaar voor InCopy-gebruikers.

Bewaar de bestanden op een server waar alle workflow-gebruikers toegang toe hebben.

3.In InCopy open je het opdrachtsbestand en check je een verhaal of afbeelding uit om te bewerken.

In InCopy verschijnen de bestanden met content die aan jou zijn toegewezen in het Opdrachten paneel. Telkens wanneer je het bestand op een lokale server opslaat, worden de wijzigingen op het bestandssysteem opgeslagen en ontvangt iedereen die aan dat document werkt (de InDesign-opmaak of een ander beheerd contentbestand in het document) een melding van de wijzigingen. Die gebruikers kunnen de content bijwerken om de laatste wijzigingen te bekijken. De content blijft bij jou uitgecheckt totdat je deze incheckt.

4.In InDesign werk je aan de opmaak.

Ongeacht of de contentbestanden worden bewerkt in InCopy, InDesign-gebruikers kunnen aan de documentopmaak werken; ze hoeven het document niet uit te checken. Telkens wanneer de InCopy-gebruiker de uitgecheckte content opslaat, kan de InDesign-gebruiker die content binnen de opmaak bijwerken om de laatste revisies te zien.

5.In InCopy blijf je doorwerken.

Wanneer je klaar bent met je bewerkingen, check je de content in. Andere gebruikers kunnen dan de content uitchecken en eraan werken. Als een gebruiker gelijktijdig de lay-out in InDesign wijzigt, kun je de lay-outgeometrie bijwerken en bekijken terwijl je werkt.

6.Zorg er in InDesign voor dat alle content is ingecheckt.

De beheerde workflow maakt het mogelijk om te weten wie bestanden heeft uitgecheckt. Nadat content bestanden zijn ingecheckt, kunnen InDesign gebruikers de bestanden uitchecken om de lay-out waar nodig af te ronden.

Workflow voor e-mailpakket

1.Maak en verzend opdrachtpakketten in InDesign.

Maak opdrachtpakketten en wijs content toe aan de juiste InCopy gebruikers, en verzend vervolgens de pakketten naar de InCopy gebruikers. The ingepakte bestanden worden automatisch uitgecheckt om bewerkingsconflicten te voorkomen.

2.Open het opdrachtpakket in InCopy, en check een verhaal of afbeelding uit en bewerk het.

Wanneer u een toewijzingspakket via e-mail ontvangt, kunt u dubbelklikken op het pakket om dit te openen in InCopy. Wijzigingen die je in het bestand aanbrengt worden alleen lokaal opgeslagen. Andere gebruikers krijgen geen melding wanneer je wijzigingen aanbrengt.

3.Werk aan de lay-out in InDesign.

Ongeacht of de content bestanden zijn ingepakt, kunnen InDesign gebruikers aan de document lay-out werken; ze hoeven het document niet uit te checken. Als je de lay-out of opdrachten moet bijwerken, kun je een bijgewerkt pakket naar de InCopy gebruikers verzenden.

4.Stuur het bewerkte pakket terug in InCopy.

Wanneer je klaar bent met je bewerkingen, check de content in en stuur het gewijzigde pakket terug. Andere gebruikers kunnen vervolgens de content uitchecken, de laatste revisies bekijken en aan het bestand werken.

5.Zorg er in InDesign voor dat alle content is ingecheckt.

De beheerde workflow maakt het mogelijk om te weten wie bestanden heeft uitgecheckt. Nadat opdrachtpakketten zijn teruggestuurd, worden verhalen in opdrachtpakketten inge- checkt. InDesign gebruikers kunnen de bestanden uitchecken om de lay-out waar nodig af te ronden.

Voer gebruikersidentificatie in

Alle gebruikers in de workflow moeten een gebruikers naam hebben. Deze identificatie toont wie een bepaald bestand heeft uitgecheckt en maakt deze informatie beschikbaar voor andere gebruikers. Het is ook vereist om een bestand uit te checken voor bewerking.

Als je al een gebruikersnaam hebt opgegeven en deze wilt wijzigen, moet je alle content die je hebt uitgecheckt inchecken. Anders zou het wijzigen van gebruikersidentificatie tijdens een bewerkingssessie ertoe leiden dat je de mogelijkheid verliest om content te bewerken die je hebt uitgecheckt—het zou uitgecheckt zijn naar jou onder een andere naam.

Gebruikersidentificatie is applicatie-specifiek; geen enkele gebruiker kan meerdere gebruikersidentificaties per applicatie hebben.

Als je vergeet een gebruikersnaam op te geven met deze methode, wordt je gevraagd er een in te voeren wanneer je je eerste workflow actie probeert uit te voeren.

Workflow-pictogrammen

Pictogrammen kunnen verschijnen op tekst- en grafische kaders, het paneel Opdrachten en in de verhaalbalk (alleen InCopy). Pictogrammen voor bewerkingsstatus verschijnen naast het beheerde bestand in het paneel Koppelingen en het paneel Opdrachten, en communiceren content-status. Pictogrammen verschijnen op kaders die een gekoppeld InCopy verhaal bevatten (in de Layout-weergave in zowel InDesign als InCopy). Deze pictogrammen communiceren ook content-status en kunnen worden gebruikt om onderscheid te maken tussen beheerde en onbeheerde content. De bijbehorende tooltip geeft bewerkingsstatus en eigendom aan. Om de kaderpictogrammen te bekijken, zorg ervoor dat kaderranden zichtbaar zijn in InDesign en InCopy (Weergave > Extra's > Kaderranden tonen).

Verwante informatie

• content exporteren als afzonderlijke InCopy bestanden (InDesign)
• Werken met zelfstandige documenten
• Inhoudsbestanden ontkoppelen (InDesign)
• Wijzigingen volgen en controleren
• Redactionele notities gebruiken