La version en ligne du package est installée via la boutique AppSource de Microsoft :
- Accédez au package Adobe Sign pour Microsoft Dynamics 365.
- Cliquez sur Obtenir maintenant.
Instructions d’installation et de configuration complètes pour une nouvelle mise en œuvre du produit Adobe Sign dans Microsoft Dynamics CRM.
Adobe Sign offre une solution prête à l’emploi d’intégration à Microsoft Dynamics CRM. Cette intégration offre les avantages suivants :
Ce document est expressément destiné à Microsoft Dynamics 365 Online
Reportez-vous au guide d’installation de Dynamics sur site v9 si vous utilisez :
La portée de ce document est centrée sur une nouvelle installation de la solution Adobe Sign pour Dynamics Online.
Si la solution est déjà installée et que vous souhaitez la mettre à niveau vers la dernière version, veuillez consulter le guide de mise à niveau.
Vous devez tenir compte des éléments suivants dans l’environnement Microsoft Dynamics :
Afin que Microsoft Dynamics fonctionne parfaitement dans les navigateurs Microsoft Edge, vous devez approuver les sites ci-dessous dans la configuration de sécurité de votre navigateur :
Vous pouvez obtenir le package Adobe Sign pour MS Dynamics 365 Online actuel dans la boutique Microsoft AppSource.
Ressources supplémentaires :
Si vous avez des questions ou rencontrez des problèmes au cours du processus d’installation, contactez votre service clientèle.
La version en ligne du package est installée via la boutique AppSource de Microsoft :
Autoriser le partage des informations de votre compte
Dans la page des conditions d’utilisation et de la déclaration de confidentialité :
Si un package Adobe Sign pour Dynamics est déjà installé, celui-ci est mis à niveau vers la nouvelle version.
Vous êtes redirigé vers le Centre d’administration de la plateforme Power et l’installation démarre automatiquement.
Les nouvelles installations nécessitent la création d’une clé d’intégration dans Adobe Sign, laquelle devra être saisie dans Dynamics. Cette clé correspond au jeton d’accès qui authentifie les environnements Adobe Sign et Microsoft Dynamics pour s’approuver et partager du contenu.
Création d’une clé d’intégration dans Adobe Sign :
Connectez-vous à Dynamics en tant qu’utilisateur administrateur détenant la clé d’intégration dans votre compte Adobe Sign.
Accédez à Compte > API Adobe Sign > Informations sur l’API.
Si le lien Clé d’intégration n’est pas visible sur la page Informations sur l’API, contactez le Service clientèle pour passer en revue les paramètres de votre compte et apporter les modifications nécessaires afin d’afficher cette fonctionnalité requise.
L’interface Créer une clé d’intégration se charge :
La page Jetons d’accès s’affiche et indique les clés associées à votre compte.
La clé d’intégration s’affiche :
Installez la clé d’intégration dans Dynamics CRM :
Revenez vers l’utilisateur administrateur de votre environnement Dynamics CRM.
La page Accueil d’Adobe Sign se charge :
Après un court délai, la page est actualisée.
Une incrustation s’affiche, offrant la possibilité d’activer (ou non) les flux d’activité Adobe Sign.
Pour utiliser Adobe Sign, il est nécessaire de désactiver l’option Utiliser le rendu de formulaire hérité. Pour ce faire :
Accédez à Paramètres > Administration.
La page Paramètres système se charge :
Chaque utilisateur Dynamics qui utilisera l’application Adobe Sign doit avoir un rôle de sécurité configuré dans l’environnement Dynamics.
Les rôles de sécurité sont les suivants :
Pour configurer les rôles de sécurité :
Accédez à Paramètres > Sécurité.
La page Sécurité s’ouvre :
La page Utilisateurs activés se charge.
La fenêtre contextuelle Gérer les rôles d’utilisateurs s’affiche.
Les mises à jour en temps réel de l’état de l’accord sont prises en charge dans Adobe Sign pour Dynamics version 9.1.0.5 et ultérieure.
Cette option utilise les webhooks Adobe Sign pour déclencher un flux Power Automate chaque fois que l’état d’un accord change.
L’automatisation basée sur les interrogations, utilisée dans les versions antérieures à la version 9.1.0.5, est toujours fonctionnelle et une option viable si l’utilisation de la solution Power Automate n’est pas attrayante pour quelque raison que ce soit.
Pour activer les mises à jour d’état des accords en temps réel :
Changez de Dynamics à Power Automate à l’aide du lanceur d’application dans le coin supérieur gauche de la fenêtre.
Lorsque la page Power Automate se charge, basculez l’environnement de votre installation de Dynamics vers Adobe Sign (dans le coin supérieur droit) :
Ajoutez le connecteur Adobe Sign à votre liste de connecteurs Power Automate :
Ajoutez le modèle : Mise à jour de l’enregistrement de l’accord dans Dynamics selon le changement de l’état de l’accord dans Adobe Sign.
Authentifiez-vous auprès des services de modèles.
Une fois que vous avez réussi à vous authentifier auprès des services, une coche verte est visible à droite du service authentifié.
Configurez le modèle.
L’éditeur de modèle s’ouvre. Deux champs sont à modifier :
La page des paramètres d’administration d’Adobe Sign permet d’accéder aux outils d’administration pour créer des modèles et des données de mappage, ainsi que des flux de travaux personnalisés. Des paramètres optionnels sont également disponibles pour personnaliser l’expérience utilisateur.
Pour accéder aux paramètres :
La page Paramètres d’administration d’Adobe Sign se charge. Les onglets en haut permettent d’accéder à divers outils :
Cette section est dédiée au lien de la clé d’intégration entre l’environnement Dynamics et les serveurs Adobe Sign.
Cette section montre la progression de l’installation telle que mesurée par les points de configuration clés :
Outils couramment utilisés par les administrateurs pour étendre la valeur du service Adobe Sign :
Les nouveaux utilisateurs qui sont automatiquement configurés dans Adobe Sign disposent d’un mot de passe aléatoire. Dans la mesure où l’intégration fonctionne comme une application authentifiée via une API, il n’existe aucun problème fonctionnel dans l’environnement Dynamics. Toutefois, si l’utilisateur souhaite se connecter directement à Adobe Sign, il doit d’abord réinitialiser son mot de passe à l’aide du lien J’ai oublié mon mot de passe situé dans la page d’accueil Adobe Sign.
Liste des ressources les plus courantes :
Dans votre compte Adobe Sign, configurez toutes les méthodes d’authentification que vous souhaitez activer pour vos utilisateurs :
Si votre processus de travail exige que vous ayez des signatures conformes à la réglementation CFR 21 Part 11, configurez vos paramètres Bio-Pharma dans votre compte Adobe Sign :
Si vous devez supprimer la clé d’intégration actuelle de votre installation Microsoft Dynamics, vous pouvez le faire dans la page Configuration Adobe Sign sous Paramètres généraux. La suppression de la clé entraîne la rupture de la relation de confiance entre Dynamics CRM et Adobe Sign, ce qui interrompt toutes les nouvelles transactions et les mises à jour des transactions existantes. Une fois la clé supprimée, vous pouvez la réappliquer à tout moment pour reprendre l’interaction entre les deux systèmes.
La suppression d’une clé n’est pas identique à la révocation d’une clé. La révocation d’une clé doit être effectuée dans le système Adobe Sign. Elle désactive de manière permanente la clé pour Adobe Sign.
Connectez-vous en tant qu’utilisateur administrateur de votre compte Adobe Sign.
Le mappage de données peut améliorer de manière significative le processus de génération des accords et veiller à ce que les champs des documents comportent le contenu adéquat, sans possibilité d’erreur, en extrayant les valeurs des champs directement de Dynamics CRM.
En outre, le mappage peut transférer à Dynamics le nouveau contenu des accords terminés, ce qui permet d’effectuer des mises à jour précieuses de CRM, sans manipulation manuelle des données.
Pour réussir un mappage, vous devez disposer de formulaires préconfigurés avec des noms de champ définis pour pouvoir associer logiquement un champ CRM à un champ de formulaire Adobe Sign.
Un formulaire simple est illustré ci-après. Les champs sont définis par des paires d’accolades de chaque côté (définissant la largeur du champ) et le nom de champ (chaîne de caractères entre les accolades).
Les balises de texte peuvent comprendre d’autres arguments en plus de la valeur du nom, notamment des validations, des calculs et des expressions régulières. Une présentation approfondie de la création des formulaires est disponible ici. Elle peut vous aider à améliorer sensiblement la qualité des données capturées pendant le processus de signature.
La fonctionnalité de raccourcissement des balises de texte peut être très utile pour la conception de formulaires et le mappage de champs en établissant une convention pour les noms de champ qui se répètent sur chaque document (et permet de gagner du temps en n’ayant pas à recréer la balise formelle). Le mappage des données entre plusieurs formulaires est ainsi considérablement amélioré. Un ancrage est également créé pour les prochains formulaires.
Il est également possible de créer des formulaires au format PDF.
Il existe deux points d’accès pour configurer le mappage de données.
La première option consiste à accéder à : Adobe Sign > Mappage de données.
Cette opération charge la page Mappages de données, qui contient une liste de tous les mappages de données existants que vous pouvez consulter, modifier ou supprimer.
La seconde méthode consiste à accéder au lien Créer un mappage de données sur la page Paramètres d’administration.
Ce lien permet de contourner la liste de tous les mappages et d’ouvrir directement la page Nouveau mappage de données.
Le chargement de la page Nouveau mappage de données peut prendre un certain temps ; lorsque le champ Entité se développe, le chargement de la page est terminé.
1. Saisissez un nom explicite pour votre mappage de données.
2. Identifiez ce mappage de données comme mappage par défaut à utiliser (ou non) pour cette entité.
3. Sélectionnez l’entité CRM dans la liste déroulante.
Une fois la valeur de l’entité définie, l’onglet Mappage de données s’affiche. Cliquez sur cet onglet pour accéder aux outils de mappage de champs :
Vous pouvez à présent commencer à créer des relations entre les noms de champ Dynamics CRM et les noms de champ de formulaire Adobe Sign que vous avez définis. Les mappages de données sont configurés en fonction desflux de données :
Le mappage de données Adobe Sign prend en charge les types de données suivants :
○ Si des champs de formulaire à liste déroulante ou case d’option sont utilisés pour les champs booléens de CRM, le mappage CRM > Adobe Sign peut échouer. Le mappage entre Adobe Sign et les données de CRM peut toujours fonctionner.
La nouvelle relation de champ est traitée pendant quelques secondes. La relation est ensuite remplie sous les paramètres de configuration.
Si vous avez choisi d’ajouter le sens inverse, la nouvelle relation est également remplie dans les champs de configuration Adobe Sign vers CRM.
Si vous avez choisi de remplacer la protection du contenu, ceci est indiqué dans l’enregistrement de la relation.
Le processus de création d’un mappage d’Adobe vers CRM est identique à celui décrit ci-dessus, excepté qu’il n’existe pas d’option permettant d’ajouter un mappage en sens inverse.
Vous pouvez supprimer une ou plusieurs relations mappées en procédant comme suit :
Dans un formulaire Adobe Sign, si vous définissez un champ pouvant être rempli par un champ CRM parmi plusieurs, vous pouvez créer une liste triée (groupe de recherche) d’attributs CRM qui chercheront à remplir le champ Adobe Sign.
Supposons par exemple que vous ayez le champ de CRM Prénom mappé avec un champ de formulaire intitulé FName, puis un mappage avec le champ de CRM Prénom Yomi renvoyant au même nom de champ de formulaire. L’application tente d’abord de remplir le champ Prénom avec du contenu. Si aucun contenu n’est trouvé, Adobe Sign tente d’utiliser le contenu du champ Prénom Yomi. Si aucun contenu n’est trouvé dans les éléments du groupe de recherche, le champ est laissé vide.
Pour définir le groupe de recherche :
Une fois l’enregistrement mis à jour dans le système, vous pouvez constater que les enregistrements ont été modifiés. Ils comportent désormais un préfixe devant l’attribut d’entité :
Une fois qu’un accord est entièrement signé et exécuté, Adobe Sign crée une copie PDF du document et une piste d’audit du processus de signature. Il est possible de joindre ces documents en tant que fichiers PDF à n’importe quelle autre entité CRM qui est associée à l’entité parente du modèle.
Dans la section Mapper l’accord signé et le journal d’audit avec l’entité CRM de la page du modèle, vous trouverez trois types de document accessibles via une liste déroulante :
Vous pouvez attacher un ou plusieurs fichiers à n’importe quelle entité associée, mais vous devez explicitement les mapper séparément.
Pour mapper une pièce jointe :
Les relations entre les pièces jointes seront indiquéessousles paramètres de configuration.
Pour supprimer un enregistrement de pièce jointe :
En tant qu’administrateur Adobe Sign dans l’environnement Dynamics, vous pouvez créer des modèles d’accord permettant de préconfigurer la majorité des champs de l’accord, joindre des fichiers et lier cet accord au mappage de données pertinent.
Les modèles sont liés à une entité Dynamics et sont disponibles pour les accords envoyés à partir de cette entité lorsqu’ils sont marqués comme Actif.
Les mappages de données représentent la colonne vertébrale des modèles d’accord et doivent être définis avant que le modèle d’accord ne soit configuré.
De même que pour le mappage de données, deux points d’accès sont disponibles pour configurer un nouveau modèle d’accord :
La première consiste à accéder à : Adobe Sign > Modèles d’accord.
Cette opération charge la page Modèles d’accords, qui répertorie tous les modèles existants que vous pouvez consulter, modifier ou supprimer.
La seconde méthode consiste à accéder au lien Créer un modèle d’accord sur la page Paramètres d’administration.
Ce lien permet de contourner la liste de tous les modèles d’accords et d’ouvrir directement la page Nouveau modèle d’accord.
Lorsque la page Nouveau modèle d’accord s’ouvre :
Le modèle d’accord comporte quatre onglets contenant chacun des valeurs modifiables que vous pouvez configurer :
Les détails du modèle indiquent la relation entre le modèle, Entité, et le mappage de données pour ce modèle.
Le nom du modèle apparaît tout en haut en police de grande taille.
La section Destinataires contient la liste et l’ordre de signature des destinataires que vous souhaitez configurer au préalable pour le modèle.
Destinataires : vous pouvez coder la liste des destinataires en dur dans un modèle en cliquant sur l’icône Nouveau destinataire en haut à droite de la fenêtre. Un menu contextuel s’ouvre et affiche les options de configuration.
La section Détails de l’accord comprend quatre sections :
Les champs Nom de l’accord et Message permettent l’insertion de valeurs de champ Dynamics, afin d’améliorer la personnalisation pour le destinataire. Pour ouvrir une liste des valeurs possibles, saisissez une accolade gauche : {
Cette section vous permet la pré-joindre un fichier pour l’accord. Par exemple, si vous créez un modèle pour un accord de confidentialité, vous pouvez joindre le fichier de l’accord de confidentialité de la société directement dans le modèle pour que l’expéditeur n’ait pas à le faire.
Cette section définit la méthode de vérification par défaut pour les destinataires, ainsi que le mot de passe facultatif pour le document PDF final.
Si votre entreprise a déployé Adobe Sign pour Dynamics version 9.2 ou ultérieure, vous avez accès à la fonctionnalité Adobe Sign depuis les concentrateurs Dynamics des ventes, du service client et du service après-ventes.
Ces concentrateurs présentent les mêmes fonctionnalités, avec une mise en forme améliorée et un accès direct pour les téléphones, tablettes et autres appareils mobiles.
Le tableau de bord de Sales Hub présente un rapport graphique succinct des accords associés à votre utilisateur.
Vous pouvez parcourir chaque élément du rapport et produire de nouveaux graphiques propres à ce sous-ensemble de données.
La page se compose de trois sections par défaut :
La section Accords présente une liste de tous les accords, que vous pouvez trier en fonction de leurs métadonnées (statut, date de création, date de signature, etc.).
Il est également possible de créer un nouvel accord, si nécessaire.
S’ils ont accès au mappage de données, les utilisateurs peuvent trier, revoir et modifier les mappages de données actuels.
Ils peuvent également en créer d’autres.
S’ils sont autorisés à accéder aux modèles, les utilisateurs peuvent revoir, trier et modifier les modèles actuels.
Ils peuvent également créer d’autres modèles d’accord.
Les administrateurs de Dynamics ont accès aux paramètres d’administration de l’intégration Adobe Sign et peuvent les modifier.
Plusieurs entités CRM intégrées sont incluses dans le package Adobe Sign. Vous pouvez y associer vos accords :
Vous pouvez ajouter votre entité CRM personnalisée (ou toute autre entité CRM intégrée) à cette portée, en suivant quelques étapes.
Les entités personnalisées ne peuvent démarrer un accord qu’à partir de l’élément de menu Demander des signatures.
Vous ne pouvez pas utiliser le système Création rapide pour démarrer un accord à partir d’une entité personnalisée.
Pour notre exemple, supposons qu’il existe une entité CRM personnalisée appelée « Customer ».
La page Personnalisation se charge.
La page Solution par défaut s’affiche dans une fenêtre distincte.
Dans le rail de gauche, sous Composants :
Une nouvelle fenêtre Relation s’affiche.
Pour créer la relation :
2. Collez le nom de votre entité personnalisée (« new_customer » dans notre exemple) dans le champ Nom d’affichage.
3. Cliquez sur Enregistrer et fermer.
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