Guide de l’utilisateur Adobe Sign pour Microsoft Dynamics

L’intégration d’Adobe Sign à Microsoft Dynamics offre une solution prête à l’emploi permettant d’obtenir des signatures pour n’importe quel formulaire/contrat requis. Cette intégration offre les avantages suivants :

• Adobe Sign est intégré aux enregistrements CRM tels que les contacts, les comptes, les prospects, les opportunités, les commandes, les factures, les devis, les contrats et toute entité CRM personnalisée développée par votre administrateur.
• Accélération du processus de vente grâce à l’envoi en un seul clic d’accords (contrats et documents commerciaux, par exemple) à partir de Dynamics
• Mappage de données configurable par l’administrateur qui fusionne des données des entités Dynamics (comptes et contacts, par exemple) dans les accords et transfère des données recueillies auprès des signataires pendant le processus de signature à Dynamics.
• Activation sur les appareils mobiles par l’intermédiaire de Sales Hub (disponible dans Dynamics 365 9.x et versions ultérieures).
• Signature aisée des destinataires en tout lieu, à tout moment et sur n’importe quel appareil
• Possibilité d’effectuer le suivi des documents envoyés pour signature à partir de Microsoft Dynamics
• Suppression des étapes manuelles dans l’intégralité du processus

Cette documentation se rapporte à Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 et versions ultérieures.

Reportez-vous au guide d’installation v6 si vous utilisez :

• Dynamics CRM 2016 Online et On-Premise
• Dynamics 2015 Update 2
• Dynamics 2013 Service Pack 1, Update 4                                                                 

Adobe Sign est installé par l’administrateur Dynamics. L’accès est accordé via des rôles de sécurité.   Si vous devez accéder à Adobe Sign et si l’option ne figure pas sur la page principale, contactez l’administrateur Dynamics pour demander un accès utilisateur.

Lorsque vous chargez Adobe Sign pour la première fois, vous êtes redirigé vers la page d’accueil (comme illustré ci-dessus). Cette page contient plusieurs liens rapides vers les fonctionnalités les plus fréquemment recherchées par les utilisateurs.

Le lien En savoir plus du paragraphe Bienvenue est mappé au guide de l’utilisateur (ce document).

• Créer un accord  : raccourci permettant de créer un nouvel accord
  • Cette option ne s’affiche pas pour les utilisateurs qui disposent d’un accès en lecture seule.
• Afficher les accords : raccourci vers la vue Accords
  
• Afficher les mappages de données : raccourci vers la vue Mappages de données

• Guide d’installation
  
• Guide de l’utilisateur
  
• Guide relatif aux processus (workflows) Dynamics
  
• Notes de mise à jour actuelles : notes de mise à jour pour Dynamics CRM
  
• Demander à la communauté : lien rapide vers les forums Adobe Sign
  
• Nous contacter : lien rapide vers le centre de ressources du support technique
  

Les actualités, avertissements et erreurs seront signalés en haut de la page Accueil et peuvent être ignorés par l’utilisateur :

L’option Envoyer pour signature est disponible dans le menu Plus....

Vous pouvez utiliser l’option Envoyer pour signature pour envoyer des accords pour signature à partir d’une entité Dynamics ou de la page Accords.

Pour envoyer un accord à partir d’une entité :

• Accédez à un enregistrement d’entité (opportunité ou compte, par exemple) dans CRM et cliquez dessus pour l’ouvrir.
• Cliquez sur le menu Autres commandes (…).
• Dans le menu, sélectionnez Envoyer pour signature.
  • Une liste de modèles disponibles remplace le menu.
  • L’entrée Nouvel accord, pour les accords qui ne reposent pas sur un modèle, figure en bas de la liste des modèles.

Une nouvelle page d’accord s’ouvre et toutes les valeurs de champ définiesdansle modèle d’accord sont complétées automatiquement.

Pour définir un accord et l’envoyer, seuls quelques éléments sont nécessaires :

• Destinataire : personne ou liste de personnes qui doivent signer ou approuver le document.
• Nom d’accord : mode de mise en surbrillance de l’accord dans l’objet du message électronique du signataire et dans les rapports internes.
• Document à signer : il peut s’agir d’un ou de plusieurs formulaires, d’un contrat ou de tout autre document qui exige une signature valide.

Un ou plusieurs signataires doivent être définis dans la section Destinataires. Saisissez les destinataires dans l’ordre dans lequel vous voulez qu’ils signent le document. Si vous commettez une erreur, vous pouvez modifier le champ Ordre des destinataires sur le côté gauche de la liste des destinataires.

Pour définir un destinataire :

• Cliquez sur Nouveau destinataire à droite de la fenêtre.

Une superposition apparaît dans laquelle vous pouvez sélectionner le type de signataire/approbateur :

1. Sélectionnez la valeur correcte dans la liste déroulante Type de destinataire.

• Nouveau : lorsque le destinataire ne correspond pas à une valeur connue dans Dynamics.
• Contact : pour les destinataires qui sont définis en tant qu’entités de contact dans Dynamics.
• Prospect : pour les destinataires qui sont définis en tant que prospects dans Dynamics.
• Utilisateur : décrit les utilisateurs internes de votre environnement Dynamics.

2(a). Lorsque vous sélectionnez Nouveau, la superposition change afin que vous puissiez saisir un nom complet et une adresse électronique.

Cette action n’enregistre pas un nouveau contact/prospect dans Dynamics. Elle utilise uniquement le nom et l’adresse électronique pour cette transaction.

2(b). Lorsque vous sélectionnez Contact, Prospect ou Utilisateur, la superposition change pour que vous puissiez rechercher l’entité spécifique sélectionnée. Saisissez le nom (ou une partie de celui-ci), puis cliquez sur l’icône de recherche pour sélectionner le destinataire spécifique à inclure.

Dans la mesure où Dynamics comprend ces types d’entités, l’adresse électronique est importée à partir de la base de données.

Toutes les options permettent d’indiquer le rôle du destinataire.  Les rôles sont les suivants :

• Signataire (valeur par défaut) : des signataires sont invités à apposer au moins une signature sur l’accord.
• Approbateur : les approbateurs ne sont pas obligés de signer l’accord (bien qu’ils le puissent si des champs de signature ont été placés pour eux), mais ils doivent l’approuver, ce qui est consigné dans un journal.
• Cc : les parties en Cc (copie carbone) sont incluses dans le processus de notification de l’accord, mais n’ont aucune interaction avec l’accord ou le cycle de signature.

3. Une fois le destinataire défini, cliquez sur Enregistrer.

4. Répétez les étapes 1 à 3 pour tous les signataires ou approbateurs requis.

Modification de l’ordre des destinataires

Cliquez une seule fois sur le numéro situé à gauche du nom du destinataire. La valeur numérique devient modifiable. Définissez le numéro du rang que vous souhaitez affecter au destinataire dans le processus de signature. Les autres destinataires sont ajustés en conséquence.

Modification des valeurs des destinataires

Vous pouvez modifier toutes les valeurs de destinataire qui ne sont pas verrouillées (comme l’indique l’icône en forme de cadenas) en cliquant une seule fois sur le champ.

Cette action ouvre le champ à modifier ou permet de sélectionner une nouvelle valeur dans la liste.

Une fois la modification effectuée, cliquez sur l’icône Enregistrer dans le volet du destinataire.

À la droite de la Liste des destinataires se trouve l’option LinkedIn Sales Navigator. 

Il s’agit d’un paramètre facultatif qui peut être activé par votre administrateur Dynamics si votre société a accès à un compte LinkedIn Sales Navigator Team ou Enterprise.

Lorsque cette option est activée, vous pouvez :

• Effectuer un simple clic sur l’un des destinataires contenus dans votre liste de destinataires.
• Si l’adresse électronique associée à ce destinataire se trouve dans LinkedIn, le profil de cet utilisateur est présenté dans le panneau à droite de la liste des destinataires.

La section Détails de l’accord contient cinq sections pour configurer les paramètres restants de l’accord :

Les administrateurs de Dynamics ont la possibilité de créer un ou plusieurs modèles pour toute entité Dynamics (Contact, Opportunité, Compte) qui préconfigurera l’accord, ce qui limite la configuration manuelle requise par l’expéditeur.

Les modèles sont accessibles par le biais de l’icône Autres commandes (…) située sur le ruban.

Si vous connaissez le type d’entité à partir duquel un modèle est construit, vous pouvez lancer un nouvel accord à partir du menu Nouveau :

• Cliquez sur l’icône Nouveau (+) dans le ruban supérieur.
• Sélectionnez Accord dans la liste des options de la section Enregistrements.
  • Le volet Création rapide : accord s’affiche.

• Sélectionnez l’Entité associée au modèle que vous souhaitez utiliser.
  • Une fois la sélection effectuée, deux recherches sont affichées pour vous permettre de sélectionner le modèle que vous souhaitezutiliser,ainsi que l’objet spécifique auquel vous souhaitezenvoyer l’accord.

• Cliquez sur Choisir un modèle pour afficher un petit menu contenant les modèles associés à l’Entité sélectionnée.   Sélectionnez le modèle
• Cliquez sur le champ Choisir {Entité} pour afficher une liste des objets conformes au type d’Entité approprié. Sélectionnez votre objet
  • La saisie d’une portion du nom de l’entité limite le menu aux objets qui correspondent à votre chaîne.
• Cliquez sur Enregistrer

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton Enregistrer, l’accord est créé sur la base des valeurs du modèle :

• Si le modèle ne comporte pas de destinataire ou de fichier joint, l’accord est créé avec le statut Projet.
• Si le modèle comprend un destinataire et un fichier joint, mais qu’il ne comporte pas d’option Envoi en un clic activée, l’accord est créé avec le statut Projet.
• Si le modèle comporte un destinataire et un fichier joint, et que l’option Envoi en un clic est activée dans le modèle, l’accord est automatiquement envoyé en signature.

Le statut d’un accord indique son statut juridique actuel. Il est mis à jour dans Dynamics à un intervalle régulier. Les valeurs de statut sont les suivantes :

• Brouillon : accord créé, mais qui n’a pas été encore envoyé.
• Emis pour signature : en cours de signature.
• Signé/approuvé : entièrement complété par toutes les parties.
• Annulé : le processus de signature a été annulé avant que toutes les signatures ne soient obtenues.

Le meilleur moyen de trouver un accord consiste à chercher les entités associées à l’entité principale utilisée pour créer l’accord.

Par exemple, si vous avez créé un accord à l’aide d’un Contact, vous pouvez vérifier les entités associées en accédant à ce Contact, puis en cliquant sur l’onglet Associé et en sélectionnant Accords dans le menu :

Lorsque vous ouvrez la fenêtre de relation, l’objet Accords s’affiche. Lorsque vous cliquez sur cette option, la liste complète des accords associés à l’entité s’ouvre.

Un autre moyen de voir le statut d’un accord consiste à examiner la liste complète des accords :

• Accédez à Adobe Sign > Accords

Tous les accords, indépendamment de l’entité, sont répertoriés dans la liste des accords de la page Accords. Pour les accords ayant le statut Signé, les listes des accords affichent le nom, le statut de l’accord, ainsi que les dates de l’accord. Pour les accords ayant l’état Emis pour signature et Brouillon, seules les informations applicables sont affichées.

Trois actions peuvent être appliquées aux accords non signés :

• Mettre à jour le statut : interroge activement le serveur Adobe Sign pour connaître le statut actuel.
• Envoyer un rappel : envoie immédiatement un rappel par courrier électronique au signataire actuel de l’accord.
• Annuler l’accord : met fin à l’accord dans le système et envoie un avis d’annulation au signataire.

Chacune de ces actions peut être exécutée dans l’accord à l’aide des boutons situés le long de la partie supérieure.

Si Dynamics CRM version 9.2 ou ultérieure a été déployé dans votre entreprise, vous pouvez également accéder à la fonctionnalité Adobe Sign sur les applications Dynamics Field Service, Concentrateur des ventes et Concentrateur du service client.

Ces applications présentent les mêmes fonctionnalités, avec une mise en forme améliorée et un accès direct pour les téléphones, tablettes et autres appareils mobiles.