Guide de l’interface utilisateur de l’application Adobe Sign intégrée à Microsoft Dynamics CRM
L’intégration d’Adobe Sign à Microsoft Dynamics offre une solution prête à l’emploi permettant d’obtenir des signatures pour n’importe quel formulaire/contrat requis. Cette intégration offre les avantages suivants :
Cette documentation se rapporte à Microsoft Dynamics 365 CRM 9.0 Online et versions ultérieures.
Adobe Sign est installé par l’administrateur Dynamics. L’accès est accordé via des rôles de sécurité. Si vous devez accéder à Adobe Sign et si l’option ne figure pas sur la page principale, contactez l’administrateur Dynamics pour demander un accès utilisateur.
Pour qu’Adobe Sign fonctionne correctement dans Dynamics, les fenêtres contextuelles doivent être activées dans votre navigateur. Si le message « Seul le contenu sécurisé s’affiche » apparaît à tout moment, cliquez sur le bouton Activer tout le contenu.
Lorsque vous chargez Adobe Sign pour la première fois, vous êtes redirigé vers la page d’accueil (comme illustré ci-dessus). Cette page contient plusieurs liens rapides vers les fonctionnalités les plus fréquemment recherchées par les utilisateurs.
La bannière Bienvenue contient un lien En savoir plus qui ouvre le Guide de l’utilisateur (ce document) et est disponible tant que l’utilisateur n’a pas commencé à générer des accords.
Dès que l’utilisateur crée un accord, le paragraphe de bienvenue et le lien En savoir plus sont remplacés par des liens vers deux filtres d’accord :
Les utilisateurs administrateurs ont accès à un ensemble d’outils d’administration situé juste au-dessous de la bannière de bienvenue :
Juste sous la bannière Bienvenue se trouve une liste des accords récents envoyés par l’utilisateur affichant les éléments suivants :
Si l’application Adobe Sign n’a pas encore été configurée, les liens ci-dessus sont remplacés :
Les actualités, avertissements et erreurs seront signalés en haut de la page Accueil et peuvent être ignorés par l’utilisateur :
L’option Demander des signatures est disponible dans le menu Plus....
Vous pouvez utiliser l’option Demander des signatures pour envoyer des accords pour signature à partir d’une entité Dynamics ou de la page Accords.
Pour envoyer un accord à partir d’une entité :
L’administrateur de Dynamics peut créer des modèles réutilisables pour tous les processus récurrents ayant un workflow prévisible. Ces modèles sont répertoriés (par ordre alphabétique) dans un sous-menu une fois que vous avez cliqué sur Demander des signatures.
Une nouvelle page Accord s’ouvre. Si un modèle d’accord est utilisé, les champs prédéfinis sont automatiquement renseignés.
Pour définir un accord et l’envoyer, seuls quelques éléments sont nécessaires :
Un ou plusieurs signataires doivent être définis dans la section Destinataires. Saisissez les destinataires dans l’ordre dans lequel vous voulez qu’ils signent le document. Si vous commettez une erreur, vous pouvez modifier le champ Ordre de signature sur le côté gauche de la liste des destinataires.
Pour définir un destinataire :
Une superposition apparaît dans laquelle vous pouvez sélectionner le type de signataire/approbateur :
1. Sélectionnez la valeur correcte dans la liste déroulante Type de destinataire.
2(a). Lorsque vous sélectionnez Nouveau, la superposition change afin que vous puissiez saisir un nom complet et une adresse électronique.
Cette action n’enregistre pas un nouveau contact/prospect dans Dynamics. Elle utilise uniquement le nom et l’adresse électronique pour cette transaction.
2(b). Lorsque vous sélectionnez Contact, Prospect ou Utilisateur, la superposition change pour que vous puissiez rechercher l’entité spécifique sélectionnée. Saisissez le nom (ou une partie de celui-ci), puis cliquez sur l’icône de recherche pour sélectionner le destinataire spécifique à inclure.
Dans la mesure où Dynamics comprend ces types d’entités, l’adresse électronique est importée à partir de la base de données.
3. Un rôle de destinataire doit être défini pour chaque destinataire. Les rôles sont les suivants :
4. Une vérification de l’identité doit être définie pour chaque destinataire. Les options disponibles sont déterminées par les authentifications activées par l’administrateur.
5. Une fois le destinataire défini, cliquez sur Enregistrer.
6. Répétez les étapes 1 à 5 pour tous les signataires/approbateurs.
Il existe deux workflows pour l’ordre de signature : séquentiel et parallèle. Cette option est régie par la case à cocher Signer dans l’ordre située au bas du panneau Destinataires.
Lorsque l’option Signer dans l’ordre est cochée, les destinataires reçoivent l’accord dans l’ordre dans lequel ils sont répertoriés dans la section Destinataires. Le premier destinataire est informé de l’accord, et aucune autre partie n’est avertie tant que le premier destinataire n’a pas terminé son action. Le deuxième destinataire est alors informé, et ainsi de suite jusqu’à ce que l’accord soit terminé.
Lorsque l’option Signer dans l’ordre n’est pas cochée, l’accord est envoyé pour signature parallèle, de sorte que tous les destinataires en sont immédiatement informés et que l’accord est complété une fois leur action terminée.
Modification de l’ordre des destinataires
Cliquez sur le numéro situé à gauche du nom du destinataire. La valeur numérique devient modifiable. Définissez le numéro du rang que vous souhaitez affecter au destinataire dans le processus de signature. Les autres destinataires sont ajustés en conséquence.
Si la case à cocher Signer dans l’ordre est décochée, la colonne Ordre de signature affiche un 1 dans toutes les lignes, ce qui indique un flux de signature parallèle.
Modification des valeurs des destinataires
Vous pouvez modifier toutes les valeurs de destinataire qui ne sont pas verrouillées (comme l’indique l’icône en forme de cadenas) en cliquant une seule fois sur le champ.
Cette action ouvre le champ à modifier ou permet de sélectionner une nouvelle valeur dans la liste.
Une fois la modification effectuée, cliquez sur l’icône Enregistrer dans le volet du destinataire.
Pour ajouter un document à votre accord, cliquez sur le bouton Ajouter des fichiers dans le coin supérieur droit de la section Fichiers.
Après avoir cliqué sur Ajouter des fichiers, une fenêtre contextuelle vous permet de choisir parmi deux sources pour charger des fichiers :
Tous les fichiers joints sont concaténés dans un seul fichier PDF pour le processus de signature. L’ordre dans lequel les documents apparaissent dépend de l’ordre dans lequel ils sont répertoriés dans la section Pièces jointes. S’il vous faut reclasser les documents, cliquez dans le champ Ordre et modifiez manuellement le numéro des documents. L’application procédera alors automatiquement à un nouveau tri des autres documents.
La section Message contient l’objet de l’accord (également utilisé comme nom de l’accord) et un message général destiné aux destinataires.
La section Options contient un certain nombre d’options de configuration qui ne s’appliquent qu’à cette transaction :
Une fois les destinataires définis, les fichiers joints et les manipulations de champ terminées, cliquez sur Envoyer l’accord dans le ruban de menus supérieur :
Les administrateurs de Dynamics ont la possibilité de créer un ou plusieurs modèles pour toute entité Dynamics (Contact, Opportunité, Compte) qui préconfigurera l’accord, ce qui limite la configuration manuelle requise par l’expéditeur.
Les modèles sont accessibles par le biais de l’icône Autres commandes (…) située sur le ruban.
Si vous connaissez le type d’entité à partir duquel un modèle est construit, vous pouvez lancer un nouvel accord à partir du menu Nouveau :
Une fois que vous avez cliqué sur le bouton Enregistrer, l’accord est créé sur la base des valeurs du modèle :
Seules les entités standard dans Dynamics peuvent utiliser le système Création rapide .
Pour les accords envoyés à partir d’entités personnalisées, il convient de commencer par sélectionner l’élément de menu Demander des signatures.
Le statut d’un accord indique son statut juridique actuel. Il est mis à jour dans Dynamics à un intervalle régulier. Les valeurs de statut sont les suivantes :
Le meilleur moyen de trouver un accord consiste à chercher les entités associées à l’entité principale utilisée pour créer l’accord.
Par exemple, si vous avez créé un accord à l’aide d’un Contact, vous pouvez vérifier les entités associées en accédant à ce Contact, puis en cliquant sur l’onglet Associé et en sélectionnant Accords dans le menu :
Lorsque vous ouvrez la fenêtre de relation, l’objet Accords s’affiche. Lorsque vous cliquez sur cette option, la liste complète des accords associés à l’entité s’ouvre.
Un autre moyen de voir le statut d’un accord consiste à examiner la liste complète des accords :
Tous les accords, indépendamment de l’entité, sont répertoriés dans la liste des accords de la page Accords.
Trois actions peuvent être appliquées aux accords non signés :
Chacune de ces actions peut être exécutée dans l’accord à l’aide des boutons situés le long de la partie supérieure.
Si Adobe Sign pour Dynamicsversion 9.2 ou ultérieure a été déployé dans votre société, vous pouvez également accéder à la fonctionnalité Adobe Sign sur les applications Dynamics Field Service, Concentrateur des ventes et Concentrateur du service client.
Ces applications présentent les mêmes fonctionnalités, avec une mise en forme améliorée et un accès direct pour les téléphones, tablettes et autres appareils mobiles.
Le tableau de bord du Concentrateur présente un rapport graphique succinct des accords associés à votre utilisateur.
Vous pouvez parcourir chaque élément du rapport et produire de nouveaux graphiques propres à ce sous-ensemble de données.
La page se compose de trois sections par défaut :
La section Accords présente une liste de tous les accords, que vous pouvez trier en fonction de leurs métadonnées (statut, date de création, date de signature, etc.).
Il est également possible de créer un nouvel accord, si nécessaire.
S’ils ont accès au mappage de données, les utilisateurs peuvent trier, revoir et modifier les mappages de données actuels.
Ils peuvent également en créer d’autres.
S’ils sont autorisés à accéder aux modèles, les utilisateurs peuvent revoir, trier et modifier les modèles actuels.
Ils peuvent également créer d’autres modèles d’accord.
Les administrateurs de Dynamics ont accès aux paramètres d’administration de l’intégration Adobe Sign et peuvent les modifier.
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