Guide de l’utilisateur Adobe Sign pour Microsoft Dynamics

L’intégration d’Adobe Sign à Microsoft Dynamics offre une solution prête à l’emploi permettant d’obtenir des signatures pour n’importe quel formulaire/contrat requis. Cette intégration offre les avantages suivants :

• Adobe Sign est intégré aux enregistrements CRM tels que les contacts, les comptes, les prospects, les opportunités, les commandes, les factures, les devis, les contrats et toute entité CRM personnalisée développée par votre administrateur.
• Accélération du processus de vente grâce à l’envoi en un seul clic d’accords (contrats et documents commerciaux, par exemple) à partir de Dynamics
• Mappage de données configurable par l’administrateur qui fusionne des données des entités Dynamics (comptes et contacts, par exemple) dans les accords et transfère des données recueillies auprès des signataires pendant le processus de signature à Dynamics.
• Activation sur les appareils mobiles par l’intermédiaire de Sales Hub (disponible dans Dynamics 365 9.x et versions ultérieures).
• Signature aisée des destinataires en tout lieu, à tout moment et sur n’importe quel appareil
• Possibilité d’effectuer le suivi des documents envoyés pour signature à partir de Microsoft Dynamics
• Suppression des étapes manuelles dans l’intégralité du processus

Cette documentation se rapporte à Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 et versions ultérieures.

Reportez-vous au guide d’installation v6 si vous utilisez :

• Dynamics CRM 2016 Online et On-Premise
• Dynamics 2015 Update 2
• Dynamics 2013 Service Pack 1, Update 4

Adobe Sign est installé par l’administrateur Dynamics. L’accès est accordé via des rôles de sécurité.   Si vous devez accéder à Adobe Sign et si l’option ne figure pas sur la page principale, contactez l’administrateur Dynamics pour demander un accès utilisateur.

Lorsque l’intégration d’Adobe Sign à Microsoft Dynamics CRM est installée, l’option Envoyer pour signature est disponible dans le menu Plus…. Vous pouvez utiliser l’option Envoyer pour signature pour envoyer des accords pour signature à partir d’une entité Dynamics ou de la page Accords.

Pour envoyer un accord à partir d’une entité :

• Accédez à un enregistrement d’entité (opportunité ou compte, par exemple) dans CRM et cliquez dessus pour l’ouvrir.
• Cliquez sur le menu Autres commandes (…).
• Dans le menu, sélectionnez Envoyer pour signature.

L’entrée Nouvel accord, pour les accords qui ne reposent pas sur un modèle, figure en bas de la liste des modèles.

Une nouvelle page d’accord s’ouvre et toutes les valeurs de champ définiesdansle modèle d’accord sont complétées automatiquement.

Pour définir un accord et l’envoyer, seuls quelques éléments sont nécessaires :

• Destinataire : personne ou liste de personnes qui doivent signer ou approuver le document.
• Nom d’accord : mode de mise en surbrillance de l’accord dans l’objet du message électronique du signataire et dans les rapports internes.
• Document à signer : il peut s’agir d’un ou de plusieurs formulaires, d’un contrat ou de tout autre document qui exige une signature valide.

Un ou plusieurs signataires doivent être définis dans la section Destinataire. Saisissez les destinataires dans l’ordre dans lequel vous voulez qu’ils signent le document. Si vous commettez une erreur, vous pouvez modifier le champ Ordre des destinataires sur le côté gauche de la liste des destinataires.

Pour définir un destinataire :

• Cliquez sur l’icône plus situé à droite de la fenêtre.

Une superposition apparaît dans laquelle vous pouvez sélectionner le type de signataire/approbateur :

1. Sélectionnez la valeur correcte dans la liste déroulante Type de destinataire.

• Nouveau : lorsque le destinataire ne correspond pas à une valeur connue dans Dynamics.
• Contact : pour les destinataires qui sont définis en tant qu’entités de contact dans Dynamics.
• Prospect : pour les destinataires qui sont définis en tant que prospects dans Dynamics.
• Utilisateur : décrit les utilisateurs internes de votre environnement Dynamics.

2(a). Lorsque vous sélectionnez Nouveau, la superposition change afin que vous puissiez saisir un nom complet et une adresse électronique.

Cette action n’enregistre pas un nouveau contact/prospect dans Dynamics. Elle utilise uniquement le nom et l’adresse électronique pour cette transaction.

2(b). Lorsque vous sélectionnez Contact, Prospect ou Utilisateur, la superposition change pour que vous puissiez rechercher l’entité spécifique sélectionnée. Saisissez le nom (ou une partie de celui-ci), puis cliquez sur l’icône de recherche pour sélectionner le destinataire spécifique à inclure.

Dans la mesure où Dynamics comprend ces types d’entités, l’adresse électronique est importée à partir de la base de données.

Toutes les options permettent d’indiquer le rôle du destinataire.  Les rôles sont les suivants :

• Signataire (valeur par défaut) : des signataires sont invités à apposer au moins une signature sur l’accord.
• Approbateur : les approbateurs ne sont pas obligés de signer l’accord (bien qu’ils le puissent si des champs de signature ont été placés pour eux), mais ils doivent l’approuver, ce qui est consigné dans un journal.
• Cc : les parties en Cc (copie carbone) sont incluses dans le processus de notification de l’accord, mais n’ont aucune interaction avec l’accord ou le cycle de signature.

3. Une fois le destinataire défini, cliquez sur Enregistrer.

4. Répétez les étapes 1 à 3 pour tous les signataires ou approbateurs requis.

Modification de l’ordre des destinataires

Cliquez une seule fois sur le numéro situé à gauche du nom du destinataire. La valeur numérique devient modifiable. Définissez le numéro du rang que vous souhaitez affecter au destinataire dans le processus de signature. Les autres destinataires sont ajustés en conséquence.

Modification des valeurs des destinataires

Vous pouvez modifier toutes les valeurs de destinataire qui ne sont pas verrouillées (comme l’indique l’icône en forme de cadenas) en cliquant une seule fois sur le champ.

Cette action ouvre le champ à modifier ou permet de sélectionner une nouvelle valeur dans la liste.

Une fois la modification effectuée, cliquez sur l’icône Enregistrer dans le volet du destinataire.

À la droite de la Liste des destinataires se trouve l’option LinkedIn Sales Navigator. 

Il s’agit d’un paramètre facultatif qui peut être activé par votre administrateur Dynamics si votre société a accès à un compte LinkedIn Sales Navigator Team ou Enterprise.

Lorsque cette option est activée, vous pouvez :

• Effectuer un simple clic sur l’un des destinataires contenus dans votre liste de destinataires.
• Si l’adresse électronique associée à ce destinataire se trouve dans LinkedIn, le profil de cet utilisateur est présenté dans le panneau immédiatement à droite de la liste des destinataires.

Pour activer le panneau LinkedIn, cochez la case Connexion et authentifiez-vous en utilisant votre compte Team ou Enterprise.

Une fois l’authentification établie, vous pouvez sélectionner n’importe quelle entrée dans votre liste de destinataires et afficher leur profil LinkedIn.

L’application recherche le nom et l’adresse électronique du destinataire sélectionné et présente ce profil lorsqu’il a été trouvé.

Si plusieurs destinataires sont sélectionnés, seul le premier que vous avez choisi s’affiche :

Si LinkedIn renvoie un profil erroné, cliquez sur l’icône Plus d’options (...) dans le coin supérieur droit et sélectionnez Ce n’est pas la bonne personne.

Lorsqu’aucun profil LinkedIn n’est trouvé (ou que vous cliquez sur Ce n’est pas la bonne personne), le panneau se modifie pour vous permettre de saisir la Société actuelle ou passée des destinataires et/ou le Titre actuel afin de différencier les profils éventuels.

Entrez les valeurs que vous connaissez et cliquez sur Rechercher

Si plusieurs correspondances potentielles sont identifiées, deux flèches de navigation apparaissent dans le coin supérieur droit du panneau pour vous permettre d’avancer et retourner en arrière parmi les profils sélectionnés.

Cliquez sur Correspondance pour visualiser le profil dans un nouvel onglet.

La section Détails du message contient le nom de l’accord et le message global.

• Nom de l’accord : le nom de l’accord est important dans le processus de notification. Il apparaît dans l’objet du courrier électronique, en gras, dans le corps du courriel et dans une plus petite police dans la description réutilisable (surlignée en jaune ci-dessous).
• Message : le champ Message est un champ de texte brut ouvert dans lequel vous pouvez insérer un message ou des instructions à l’attention du signataire (mise en surbrillance verte ci-dessous).

• Concernant : cette valeur verrouillée indique le destinataire importé sur la base du modèle d’accord.
• Mappage de données : cette valeur verrouillée indique le mappage de données qui est associé au modèle qui configure cet accord.

Des documents peuvent être ajoutés à l’accord de l’une des deux façons suivantes :

• Télécharger le fichier à partir de votre système local : lorsque vous cliquez sur l’icône représentant un signe plus dans la section Pièces jointes, vous êtes invité à parcourir votre système pour rechercher n’importe quel fichier à télécharger et joindre à l’accord. Cette option fonctionne également pour les lecteurs connectés au réseau (SharePoint, par exemple).
• Joindre le document ou le modèle à partir de la bibliothèque Adobe Sign : lorsque vous cochez cette case, vous activez la liste des modèles de document qui ont été téléchargés sur votre compte Adobe Sign. Cliquez sur formulaire à ajouter, puis sur le bouton Joindre.
  • Seul l’administrateur peut ajouter des documents à la bibliothèque.

La section Options de l’accord contient un certain nombre d’options de configuration qui ne peuvent s’appliquer qu’à ce type de transaction :

• Prévisualiser et positionner les signatures avant l’envoi : lorsque cette case est cochée, l’accord ouvre automatiquement l’environnement de création pour permettre à l’expéditeur de placer les champs de formulaire.
• Expirationde l’accord : lorsque cette case est cochée, l’accord définit une date d’expiration de l’accord.
• Jours avantexpirationde l’accord : cette option définit le nombre de jours pendant lesquels l’accord peut être signé lorsque la fonctionnalité Expiration de l’accord est activée.
• Ajouter une page de destination post-signature : lorsque cette option est activée, vous pouvez définir l’URL de la page vers laquelle le destinataire est redirigé une fois son interaction avec l’accord terminée.
• Page de destination post-signature : ce champ contient l’URL de la page vers laquelle vous souhaitez rediriger les destinataires lorsque l’option Ajouter une page de destination post-signature est activée.
• Exiger la signature en personne : si le signataire doit appliquer sa signature sur le système local ou la tablette de l’expéditeur sans avoir recours à l’e-mail, l’expéditeur peut héberger la signature à l’aide de cette option.
• Exiger ma signature : option utilisée lorsque l’expéditeur fait partie du processus de signature.
  • L’expéditeur doit signer en premier, en dernier, ou être le seul signataire.
  • L’ordre de signature sera l’Ordre entré.

• Ordre de signature : choisissez l’un des deux flux de travaux pour faire signer votre document.
  • N’importe quel ordre : avertit simultanément tous les signataires et leur permet de signer sans attendre quiconque.
  • Ordre entré : applique un processus de signature séquentiel strict basé sur l’ordre défini des signataires dans l’accord.
• Type de signature : sélectionnez le format dans lequel le document doit être signé.
  • ESIGN : achemine les accords en vue d’une signature électronique par e-mail et s’attend à ce que les destinataires signent de manière électronique.
  • PAR ÉCRIT : remet les documents par e-mail, tout en invitant le signataire à les imprimer et à les signer physiquement. Il doit ensuite télécharger le document dans le système Adobe Sign à l’aide du lien envoyé par courrier électronique.
• Planifier des rappels au destinataire : définit un cycle de rappels pour la transaction.   Les rappels peuvent être configurés pour être envoyés au destinataire actuel selon un cycle quotidien ou hebdomadaire.
• Délai en secondes avant la redirection : obligatoire lorsqu’une page de destination post-signature est définie, ce paramètre définit le délai à respecter avant de rediriger le destinataire vers la page de destination désignée une fois la signature apposée.
• Langue de signature : cette option définit la langue utilisée lorsque l’accord est envoyé au signataire.   Tous les e-mails et toutes les invites/instructions à l’attention du signataire seront dans la langue sélectionnée.

Adobe Sign applique de manière native une signature légale à l’aide du processus d’authentification basé sur l’adresse électronique par défaut. L’application permet aussi de renforcer la sécurité sous deux formes :

• Définir le mot de passe pour ouvrir le PDF téléchargé : activez cette option si vous souhaitez appliquer un mot de passe au document final pour empêcher tout accès non authentifié.
• Vérification de l’identité : définit la vérification du second facteur pour authentifier le destinataire.
  • E-mail : aucune vérification du second facteur n’est appliquée.
  • Mot de passe : champ de mot de passe alphanumérique standard. Lorsqu’il est utilisé, l’expéditeur doit le communiquer au signataire hors bande.
  • Base de connaissances : l’authentification fondée sur les connaissances utilise les bases de données publiques pour poser au signataire plusieurs questions concernant son passé afin de vérifier son identité.
  • Identité Web : les réseaux sociaux sont utilisés pour appliquer une deuxième authentification.

Une fois les destinataires définis, les fichiers joints et les manipulations de champ terminées, cliquez sur Envoyer l’accord dans les éléments de menu principaux.

Les administrateurs de Dynamics ont la possibilité de créer un ou plusieurs modèles pour toute entité Dynamics (Contact, Opportunité, Compte) qui préconfigurera l’accord, ce qui limite la configuration manuelle requise par l’expéditeur.

Les modèles sont accessibles par le biais de l’icône Autres commandes (…) située sur le ruban.

Si vous connaissez le type d’entité à partir duquel un modèle est construit, vous pouvez lancer un nouvel accord à partir du menu Nouveau :

• Cliquez sur l’icône Nouveau (+) dans le ruban supérieur.
• Sélectionnez Accord dans la liste des options de la section Enregistrements.
  • Le volet Création rapide : accord s’affiche.

• Sélectionnez l’Entité associée au modèle que vous souhaitez utiliser.
  • Une fois la sélection effectuée, deux recherches sont affichées pour vous permettre de sélectionner le modèle que vous souhaitezutiliser,ainsi que l’objet spécifique auquel vous souhaitezenvoyer l’accord.

• Cliquez sur Choisir un modèle pour afficher un petit menu contenant les modèles associés à l’Entité sélectionnée.   Sélectionnez le modèle
• Cliquez sur le champ Choisir {Entité} pour afficher une liste des objets conformes au type d’Entité approprié. Sélectionnez votre objet
  • La saisie d’une portion du nom de l’entité limite le menu aux objets qui correspondent à votre chaîne.
• Cliquez sur Enregistrer

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton Enregistrer, l’accord est créé sur la base des valeurs du modèle :

• Si le modèle ne comporte pas de destinataire ou de fichier joint, l’accord est créé avec le statut Projet.
• Si le modèle comprend un destinataire et un fichier joint, mais qu’il ne comporte pas d’option Envoi en un clic activée, l’accord est créé avec le statut Projet.
• Si le modèle comporte un destinataire et un fichier joint, et que l’option Envoi en un clic est activée dans le modèle, l’accord est automatiquement envoyé en signature.

L’état d’un accord indique son statut juridique actuel. Il est mis à jour dans Dynamics à un intervalle régulier. Les valeurs d’état sont les suivantes :

• Brouillon : accord créé, mais qui n’a pas été encore envoyé.
• Emis pour signature : en cours de signature.
• Signé : signé par toutes les parties et terminé.
• Refusé : indique que l’un des destinataires a refusé l’accord, ce qui l’a annulé dans le système.
• Annulé : le processus de signature a été annulé par l’expéditeur avant que toutes les signatures ne soient obtenues.

Le meilleur moyen de trouver un accord consiste à chercher les entités associées à l’entité principale utilisée pour créer l’accord.

Par exemple, si vous avez créé un accord à l’aide d’un contact, vous pouvez déterminer les entités associées en accédant au contact, puis en cliquant sur la flèche pointant vers le bas située à droite du nom de ce contact :

Lorsque vous ouvrez la fenêtre de relation, l’objet Accords s’affiche. Lorsque vous cliquez sur cette option, la liste complète des accords associés à l’entité s’ouvre.

Un autre moyen de voir l’état d’un accord consiste à examiner la liste complète des accords :

• Accédez à Adobe Sign > Accords

Tous les accords, indépendamment de l’entité, sont répertoriés dans la liste des accords de la page Accords. Pour les accords ayant l’état Signé, les listes des accords affichent le nom, l’état de l’accord, ainsi que les dates de l’accord. Pour les accords ayant l’état Emis pour signature et Brouillon, seules les informations applicables sont affichées.

Trois actions peuvent être appliquées aux accords non signés :

• Mettre à jour l’état : interroge activement le serveur Adobe Sign pour obtenir l’état actuel.
• Envoyer un rappel : envoie immédiatement un rappel par courrier électronique au signataire actuel de l’accord.
• Annuler l’accord : met fin à l’accord dans le système et envoie un avis d’annulation au signataire.

Chacune de ces actions peut être exécutée dans l’accord à l’aide des boutons situés le long de la partie supérieure.

Si Dynamics CRM version 9.0 ou ultérieure a été déployé dans votre entreprise, vous pouvez également accéder aux fonctionnalités d’Adobe Sign sur la plateforme Dynamics Sales Hub.

Les fonctionnalités de la plateforme Sales Hub sont identiques, avec en outre une mise en forme améliorée et un accès direct aux téléphones, tablettes et autres appareils mobiles.