Nye funktioner i Salesforce v18

Salesforce-versionen fra foråret 2016 introducerer Lightning, og den nyeste opdatering til Adobe Sign til Salesforce-pakken er "klar til Lightning".  Det er helt op til dig, om du vil aktivere Lightning, og du kan altid skifte tilbage til Salesforce Classic.

I Lightning giver navigationsmenuen til venstre hurtig adgang til dine Salesforce-objekter. Du kan bruge appstarteren til at få adgang til Adobe Sign-integrationspakken.

Se under Find dine ting i Lightning i hjælpen til Salesforce for at få flere oplysninger.

Lightning

Aktivering af Lightning Experience

 Det er nemt at aktivere Lightning Experience:

1. Gå til Opsætning.
2. Klik på Lightning Experience i den venstre navigationsmenu for at ændre standardindstillingerne, før du skifter visningen. 
3. Vælg Skift til Lightning Experience fra din profilmenu for at skifte til Lightning Experience-visningen.

Se Aktivér Lightning Experience i hjælpen til Salesforce for at få flere oplysninger. 

Skift tilbage til Salesforce Classic

Hvis du arbejder i Lightning Experience, er det også nemt at skifte tilbage til Salesforce Classic. Klik blot på dit profilbillede i øverste højre hjørne, og vælg Skift til Salesforce Classic i menuen.

Adgang til Adobe Sign-integrationsprogrammet

Når Lightning er aktiveret, kan du klikke på Appstarteren for at få vist de tilgængelige apps og derefter klikke på Adobe Sign.

Se Åbning af en anden app i Lightning Experience i hjælpen til Salesforce for at få flere oplysninger.

Menuen for Adobe Sign vises. I denne menu har du adgang til alle de velkendte Adobe Sign-sider og -funktioner. Bemærk, at siderne Administrer aftaler og Adobe Sign-administrator i øjeblikket kun er tilgængelige i Salesforce Classic.

I Lightning Experience har Adobe Sign-sider et nyere og renere udseende.

Forbedret aftaleside

Den forbedrede aftaleside kan bruges både i Salesforce Classic og Lightning. Før du bruger denne nye aftaleside, skal du aktivere formatet for den forbedrede aftaleside.

Forbedret aftalelayout

Det forbedrede layout af aftalesiden giver afsendere alle funktionerne i det tidligere layout plus ekstra funktioner. Den forbedrede aftaleside er tilgængelig både i Salesforce Classic og Lightning.

Du kan gå til den forbedrede aftaleside ved at vælge "Aftaler" i menuen ELEMENTER på Lightning-siden eller i den venstre navigationsmenuen eller på Classic-siden.

1. Modtagere nummereres nu som vist herover. Du kan bruge nummerering af modtagerne til at ændre rækkefølgen på modtagere, så du kan oprette sekventielle distributioner og oprette hybride og parallelle distributioner.

2. Afsenderen kan nu hurtigt tilføje sig selv som modtager hvor som helst i distributionen, ikke blot først eller sidst, ved hjælp af Tilføj mig og nummerering.

3. Grupper kan angives som modtagere.

4. Der kan tilføjes en privat besked. Hvis du klikker på beskedens bobleikon, vises dialogboksen Tilføj en privat besked. Boblen ser en smule grå ud, hvis du har en besked.

5. Bekræftelse af identitet

6. Vælg en relateret kontrakt

7. Vælg filer fra dit dokumentbibliotek eller onlinelagerkonti – du kan nu klikke på Tilføj filer for at få adgang til dialogboksen Vælg filer og alle de filkilder, der er aktiveret.

Ny modtagerrolle: delegator

Ud over Godkender og Underskriver kan administratorer og afsendere nu føje Delegator til workflows for modtagere. Delegatorer modtager aftalen, men det forventes ikke, at de underskriver.  De skal i stedet distribuere aftalen til den godkender eller underskriver, de vælger. 

Disse to nye roller er gode til situationer, hvor underskriveren/godkenderen ikke kendes, før underskrivelsesprocessen er i gang, og giver dig fleksibiliteten til at starte indsamlingen af signaturer med det samme og identificere de korrekte modtagere downstream på et senere tidspunkt.

Private beskeder

Du kan skrive valgfrie beskeder til hver modtager i underskrivelsesprocessen, får du sender et dokument til underskrivelse eller godkendelse. Du kan tilføje en besked ved at klikke på ikonet Tilføj en privat besked. 

Modtagere kan nemt læse den private besked, mens de underskriver. Når en bruger har efterladt en besked til en af modtagerne, bliver farven på beskedboblen lysegrå.

Hybrid distribution

Ud over at kunne skabe en sekventiel og parallel modtagerdistribution kan du bruge den nye funktion til rækkefølge af modtagere til at oprette en hybrid distribution, der omfatter parallelle og sekventielle komponenter ved hjælp af den nye Send-side. Du kan angive, hvilke deltagere der skal underskrive samtidigt (parallelt), og hvem der skal underskrive i sekventiel rækkefølge, ved brug af træk og slip eller ved brug af nummereringsrækkefølge for at definere rækkefølgen for underskrivelse. 

Oprettelse af hybrid distribution

1. Angiv modtagernes mailadresser.

2. Hvis du vil angive, at to modtagere skal underskrive som nummer to – i dette eksempel severtonea@gmail.com og kmaggerstein@gmail.com – skal du for begge skrive "2" i feltet for distributionsrækkefølge. 

Når du gemmer aftalen, vises mailadresserne for severtonea@gmail.com og kmaggerstein@gmail.com som parallelle modtagere i anden position. Bemærk, at rækkefølgen af de efterfølgende modtagere opdateres for at afspejle den nye distributionsrækkefølge. 

Modtagergruppe

Du kan øge hastigheden af underskrivelsesprocesserne ved at give flere teammedlemmer beføjelser til at underskrive på vegne af hele gruppen. Tilføj først en modtagergruppe, og tilføj derefter flere modtagere til gruppen. En hvilken som helst af de angivne modtagere kan underskrive på vegne af hele gruppen. Modtagergrupper integreres med Salesforce-grupper.

Ændring af aftaler

Du kan foretage dokumentrettelser med det samme ved hjælp af den nye funktion til ændring af aftaler i stedet for at annullere aftaler og starte forfra. Du kan bruge Rediger aftaler til at tilføje, slette, erstatte (slette og derefter tilføje) og ændre rækkefølgen af dokumenter. Du kan også bruge oprettelsesmiljøet til at ændre felter.

Funktionen til ændring af aftaler er kun tilgængelig på den nye Send-side. Den kan imidlertid bruges til at ændre aftaler, der blev startet før udgaven fra november 2015, når blot transaktionen overholder de "redigerbare" kriterier. Hvis et dokument er redigerbart, vises linket Rediger aftale på siden Administrer aftaler, når dokumentet er valgt. Et redigerbart dokument er et dokument, der opfylder følgende kriterier:

• Aftalen er ikke underskrevet, godkendt eller delegeret til en underskriver eller godkender af delegatoren, til hvem den var tildelt.
• Aftalen indeholder ikke en digital signatur eller en faxsignatur.
• Aftalen er ikke blevet initieret fra et workflow.

Administration ved ændring af aftaler

Funktionen skal aktiveres globalt for din organisation, hvorefter det sidste afkrydsningsfelt Tillad afsendere at redigere aftaler vises under indstillingerne Konto | Afsendelsesindstillinger for hver bruger.

Konto- og gruppeadministratorer kan angive, om du kan ændre dokumenter, du har sendt til underskrivelse, ved at markere "Tillad afsendere at redigere aftaler" i sektionen Vedhæftning af dokumenter i parametrene for afsendelsesindstillinger på din konto. 

Ændring af en aftale

Hvis indstillingen for ændring af aftaler er aktiveret for din organisation eller gruppe, kan du ændre aftaler, der er i sektionerne Sendt til underskrivelse eller Sendt til godkendelse. (Se Rediger aftaler for at få flere oplysninger.)

1. Klik på fanen Administrer aftaler.

2. Klik for at vælge en redigerbar aftale fra sektionen Sendt til underskrivelse eller Sendt til godkendelse, og klik derefter på aftalebeskrivelsen øverst til højre.

Siden Send vises i begrænset redigeringstilstand, og du kan ikke foretage ændringer i sektionen Modtagere eller Meddelelse.

På siden Send kan du tilføje, slette, erstatte (slette og derefter tilføje) og omarrangere dokumenter.

Tilføj et dokument ved at gøre et af følgende:

• Klik på Tilføj filer.

• Eller brug træk og slip til at flytte dine filer fra din computer til området Træk flere filer hertil.

• Hvis du vil slette et dokument, skal du klikke på sletteikonet (X) til højre.

• Hvis du vil ændre rækkefølgen på dokumenter, skal du klikke på gribelinjen og trække dokumentet til dets nye position.

Afhængigt af dine Send-indstillinger kan du muligvis bruge indstillingen Vis og tilføj signaturfelter for at føje formularfelter til dokumentet eller dokumenterne i den ændrede aftale. 

• Hvis du ikke har brug for at tilføje formularfelter, eller du ikke har indstillingen Vis og tilføj signaturfelter, skal du klikke på Opdater for at gemme dine ændringer.
• Hvis du vil tilføje formularfelter, skal du aktivere indstillingen Vis og tilføj signaturfelter om nødvendigt og derefter klikke på Opdater for at åbne oprettelsesmiljøet. Klik på Opdater, når du er færdig i oprettelsesmiljøet.

Hvis aftalen allerede er blevet underskrevet, når afsenderen klikker på Opdater, får afsenderen en besked om, at modtageren har underskrevet, godkendt eller delegeret den.

Hvis funktionen Rediger aftaler ikke er blevet aktiveret globalt for din organisation, er der stadig nogle måder, hvorpå du kan foretage ændringer, efter at en aftale er blevet sendt til underskrivelse.

Hvis du ruller ned til bunden af aftalebeskrivelsen, kan du se tre måder, du kan ændre en aftale på.

De handlinger, du kan foretage på en eksisterende aftale, omfatter udskiftning af en underskriver, upload af en underskrevet kopi og tilføjelse af en udløbsdato.

Hvis du vil udskifte den aktuelle underskriver, skal du skrive den nye underskrivers mailadresse og årsagen til, at du udskifter den oprindelige underskriver. Den oprindelige underskriver er måske ikke på kontoret, når du skal have dokumenterne underskrevet. Klik på knappen Udskift underskriver, når du er færdig.

Hvis du vil uploade en underskrevet kopi, skal du klikke på linket Udskift underskriver i aftalebeskrivelsen. Skriv den nye underskrivers mailadresse og en kort besked om, hvorfor den oprindelige underskriver skal udskiftes. Bemærk, at indtil den nye underskriver tilføjer sin signatur, kan den oprindelige underskriver stadig underskriver dokumentet.

Du kan tilføje en udløbsdato ved at klikke på linket Tilføj i aftalebeskrivelsen. Klik derefter på kalenderikonet for at vælge udløbsdatoen. Markér afkrydsningsfeltet Giv besked til aktuelle modtagere, hvis modtagerne skal have besked.

Underskrivelse, godkendelse eller delegering af en redigeret aftale

Modtageren af en redigeret aftale får besked om, at aftalen er blevet ændret, før de kan underskrive, godkende eller delegere den.

Modtageren kan klikke på OK for at fortsætte. Underskrivelse, godkendelse eller delegering fortsætter som sædvanlig.

Men hvis aftalen kun lige er blevet ændret, mens modtageren er på siden eSign, får modtageren besked og skal klikke på Opdater for at fortsætte.

Visning af en ændret aftales oversigt og revisionsspor

Oplysninger om hændelser, der er specifikke for et dokument (f.eks. aftalen er ændret, der blev kvitteret for ændring af aftalen), kan ses på siden Administrer aftaler.

1. Klik på fanen Administrer aftaler.

2. Klik én gang på en aftale for at vælge den, og klik derefter på fanen Oversigt til højre på siden.

Hændelsesoversigten for aftalen vises i informationspanelet. De transaktioner, der er relateret til afsenderens ændring og modtagerens kvittering for ændringen, noteres.

3. Klik på linket Redigeringsrapport øverst til højre i oversigtsrammen for at åbne en PDF-revisionsrapport. De transaktioner, der er relateret til afsenderens ændring og modtagerens kvittering for ændringen, noteres.

Flere skabeloner per Salesforce-objekt

For kunder, der bruger Salesforce Lightning, vil vores v18-integration give administratorer mulighed for at konfigurere, hvor de har flere end én skabelon tilgængelig til ethvert SFDC-objekt.  Dette giver ny fleksibilitet for brugere og administratorer, som vil kunne vælge den korrekte skabelon for at starte afsendelsen. Nu kan en bruger f.eks. sende en MSA- eller Partner-aftale fra et SFDC-kontoobjekt – begge kan være tilgængelige, hvis det er nødvendigt, via Lightning-komponenter.

Understøttelse Salesforce Lightning-komponenter

For administratorer, der bruger Lightning Experience, er der en ny og super nem måde at føje Adobe Sign til SFDC-sider, både standard og brugerdefineret. Vi tilbyder tre komponenter for at give administratorer fleksibilitet til at opbygge siderne på deres helt egen måde.: Komponenten Adobe Sign Send og Aftale og en Adobe Sign-aftaleliste

Forbedret Adobe Sign-administratorside

Administratorsiden har fået et nyt og renere udseende, og alle funktioner er nu på en enkelt side. Fanerne er blevet fjernet. Skift til Lightning Experience for at bruge den nye Adobe Sign-administratorside.

Forbedret konfigurationsguide

Brug den forbedrede konfigurationsguide til at knytte din Adobe Sign-konto til din Salesforce-konto. Konfigurationsguiden er tilgængelige fra både Classic- og Lightning-grænsefladen. Hvis dine konti ikke allerede er tilknyttet, vil du se konfigurationsguiden, når du vælger Adobe Sign inde fra Salesforce.  

Du vil se en "Fuldført!"- besked, når guiden har tilknyttet din konto for at aktivere automatiske statusopdateringer.