Información general
Enviar en bloque permite a los usuarios crear un acuerdo de plantilla “principal” para generar hasta 1000 acuerdos “secundarios”. Cada acuerdo secundario utiliza los mismos archivos, campos y propiedades del acuerdo de plantilla principal, pero sigue siendo independiente con toda la privacidad y seguridad de un acuerdo creado individualmente.
Enviar en bloque permite introducir los destinatarios de forma manual o mediante un archivo CSV para cargar una lista de correos electrónicos de destinatarios. El archivo CSV proporciona al remitente funcionalidad adicional, como compatibilidad con varios destinatarios, asignaciones de funciones, opciones de autenticación y valores de campo predeterminados que pueden personalizar los acuerdos individuales cuando se crean.
Uso
Usuarios con la función Enviar en bloque activada en su grupo principal puede acceder a la función en la página de Inicio a través del mosaico Enviar en bloque.
La interfaz permite cargar archivos para definir la documentación base del acuerdo de plantilla principal. Todos los documentos se incluyen en todos los acuerdos secundarios creados en el lote Enviar en bloque.
Las direcciones de correo electrónico de los destinatarios se añaden manualmente o mediante un archivo CSV. Cuando se introduce manualmente, cada correo electrónico recibe su propio acuerdo secundario generado independientemente. Cuando se utiliza un archivo CSV, cada fila del archivo CSV se aplica a un acuerdo secundario. En todos los casos, los destinatarios individuales no tienen visibilidad de los demás acuerdos. Cada acuerdo es seguro y personal.
Cada acuerdo secundario se puede administrar de forma independiente en la página Administrar con los filtros En Progreso/Completado/Cancelado/Caducado.
La plantilla principal Enviar en bloque utilizada para generar los acuerdos secundarios se puede administrar en la página Administrar en el filtro Envíos en bloque. La plantilla principal tiene tres funciones destacadas:
La plantilla principal incluye una tabla de resumen en la lista Acciones para todos los acuerdos secundarios. La tabla identifica el número de acuerdos en cada estado. Al hacer clic en la tabla de resumen, se abre una vista ordenable de los acuerdos secundarios individuales.
La opción Ver informe de actividad en la lista Acciones proporciona un Informe de ejecución de documentos. Este informe proporciona un resumen más detallado (e imprimible) de los acuerdos secundarios por estado.
La actividad Descargar datos del campo de formulario descargará los datos de campo de todos los acuerdos secundarios creados por la plantilla principal.
Prácticas recomendadas
Considerar cómo Enviar en bloque va a utilizarse en su organización. Si no espera que todos los usuarios individuales generen eventos de acuerdos en bloque, lo mejor es deshabilitar el acceso en el nivel de cuenta para que todos los grupos hereden naturalmente la función como deshabilitada. Habilite explícitamente grupos concretos con un uso identificable (por ejemplo, Recursos humanos) o, si puede asignar usuarios a varios grupos, cree un grupo específico para los usuarios Enviar en bloque para que sirvan como grupo principal.
La activación de la importación de archivos CSV mejora enormemente el uso de la función. A menos que tenga una razón de peso para introducir manualmente todos los usuarios, se recomienda encarecidamente habilitar la carga de archivos CSV.
Active la nueva experiencia Enviar en bloque. Los archivos CSV utilizados en el entorno clásico siguen funcionando, por lo que no es necesario realizar ninguna reconfiguración, y las nuevas opciones amplían el uso de la función de forma considerable.
Configuración
Disponibilidad:
Enviar en bloque está disponible para planes de licencia de equipo y empresa.
Ámbito de configuración:
Las cuentas de nivel de equipo tienen Enviar en bloque activado de forma predeterminada con la opción de carga de CSV activada. No hay controles disponibles en la interfaz de administración.
Enviar en bloque puede habilitarse en los niveles de cuenta y grupo para las cuentas con licencia empresarial.
Para evaluar los controles de esta función, vaya a Configuración global > Enviar en lote
Estas son las opciones configurables:
Cuando Enviar en lote está activado, aparece un mosaico en la pestaña Inicio para permitir que los usuarios accedan a la función.
Para las cuentas que tienen activado Usuarios en varios grupos, debe considerarse que solo pueden acceder a la función los usuarios que la tengan habilitada en su grupo principal.
Un usuario que es miembro de un grupo en que Enviar en lote está habilitado (pero no en el grupo principal del usuario) verá el icono, pero no se le permitirá interactuar con la interfaz.
Se recomienda encarecidamente la opción de cargar la lista de destinatarios en un archivo CSV.
La creación de una lista de destinatarios como un archivo CSV proporciona un mayor control y visibilidad que escribir los correos electrónicos directamente en el campo Para:.
Además, el CSV puede contener columnas de datos que pueden definir funciones de destinatario, opciones de autenticación y valores de campo, personalizando el acuerdo para cada destinatario y mejorando la experiencia del destinatario y las tasas de finalización.
Cuando se habilita, se inserta un vínculo Importar CSV bajo el campo Para:
Cuando se activa, el nuevo entorno Enviar en bloque está disponible para los usuarios del grupo.
Se habilita un vínculo de conmutador para que los usuarios vuelvan a la experiencia clásica, si así lo prefieren.
El nuevo entorno habilita toda la nueva funcionalidad de CSV, pero conserva la compatibilidad con versiones anteriores del antiguo formato CSV. Por lo tanto, si un archivo CSV se crea en el formato clásico, se puede utilizar sin problemas.
Si el nuevo entorno está deshabilitado, los usuarios pueden acceder a la interfaz clásica y utilizarla como siempre lo han hecho.
Cosas que debes saber
- Para que un usuario tenga acceso a la interfaz Enviar en bloque, la función debe estar activada en el grupo principal del usuario.
- El número de transacciones que se pueden generar con la función Enviar en lote se limita según el nivel de servicio:
- Los clientes de empresa y nivel comercial pueden generar hasta 1000 transacciones.
- Los clientes de Acrobat Pro con firma electrónica avanzada para equipos y Adobe Acrobat Sign Professional pueden generar hasta 50 transacciones.
- Acrobat Pro con firma electrónica avanzada puede generar hasta 50 transacciones.
- Las versiones de prueba para pequeñas empresas y equipos pueden generar hasta cinco transacciones.
- Las versiones de prueba empresariales pueden generar hasta tres transacciones.
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