Configurar la edición de documentos para plantillas de biblioteca

Controle si los usuarios pueden editar el contenido del PDF de la plantilla directamente en el entorno de creación.

Adobe Acrobat Sign puede permitir que los usuarios editen el contenido de un PDF de plantilla mientras crean o editan una plantilla de biblioteca. Cuando está habilitado, los usuarios pueden realizar actualizaciones menores del documento directamente en el entorno de creación sin necesidad de descargar, editar y volver a cargar el PDF.

Use esta configuración cuando los autores de confianza de plantillas necesiten corregir o actualizar el contenido de la plantilla durante la preparación de la plantilla. Debido a que los usuarios pueden alterar el contenido de plantillas reutilizables, los administradores deben evaluar si esta función se alinea con sus procesos de gobierno y aprobación de documentos, especialmente para plantillas que contienen lenguaje legal controlado o términos estandarizados.

Configuración

Disponibilidad

• Acrobat Sign Solutions: Compatible (cuentas de clientes VIP y VIPMP)
• Acrobat Sign for Government: No compatible
• Acrobat Standard y Acrobat Pro: No admitido

Ámbito de configuración

• Se admiten configuraciones a nivel de cuenta y grupo.
• La configuración a nivel de grupo anula la configuración a nivel de cuenta.

Valor predeterminado

Habilitado para cuentas compatibles.

Confirme antes de publicar si el control del PDF de la plantilla tiene un valor predeterminado diferente al de la edición de documentos durante la creación de acuerdos.

Impacto en curso

Los cambios afectan si los usuarios pueden editar el contenido del PDF de la plantilla al crear o editar una plantilla de biblioteca después de guardar la configuración.

Las plantillas de biblioteca existentes no se cambian cuando la configuración se habilita o deshabilita.

Habilitar o deshabilitar la edición de documentos para plantillas de biblioteca

Controles

Permitir a los usuarios editar el contenido del archivo directamente en Creación mientras se crea o edita un PDF de plantilla

Permite que los usuarios editen el contenido del PDF de plantilla directamente en el entorno de creación mientras crean o editan una plantilla de biblioteca.

Si la opción está activada:

• Los usuarios pueden alternar entre la creación de campos y la edición de documentos mientras trabajan con un PDF de plantilla.
• Los usuarios pueden realizar ediciones compatibles del contenido del PDF directamente en el entorno de creación.
• Los campos de formulario existentes permanecen adjuntos al documento cuando es posible.

Cuando está deshabilitado:

• La opción para editar el contenido del PDF de plantilla no está disponible mientras se crea o edita una plantilla de biblioteca.

Cómo funciona la configuración

Cuando está habilitado, los usuarios pueden entrar en el modo de edición de documentos mientras crean o editan una plantilla de biblioteca. La experiencia de edición utiliza el mismo comportamiento de edición de documentos en línea disponible al preparar un acuerdo para la firma. La página de creación de acuerdos existente admite la edición en línea de texto, formato e Hipervínculos mientras conserva los campos de formulario existentes y la configuración del acuerdo.

Las acciones de edición compatibles incluyen:

• Editar texto existente.
• Agregar texto.
• Eliminar texto.
• Actualizar el formato del texto.
• Editar hipervínculos.

La edición de Contenido solo está disponible mientras se crea o edita la plantilla. Después de guardar la plantilla, el Contenido PDF editado se convierte en parte de la plantilla de biblioteca reutilizable.

Limitaciones

La función está disponible solo para:

• Plantillas de biblioteca que utilizan un solo PDF editable.
• Documentos que se pueden convertir en documentos de firma editables.

Contenido y flujos de trabajo no admitidos:

• Plantillas que contienen múltiples documentos.
• Documentos escaneados.
• Archivos protegidos con contraseña.
• Archivos cifrados.
• Documentos que ya contienen firmas.
• Dispositivos móviles.
• Formularios web.
• Transacciones de Enviar en lote.

Prácticas recomendadas

• Limitar el acceso a autores de plantillas de confianza cuando las plantillas contengan lenguaje legal regulado o aprobado.
• Indique a los usuarios que verifiquen la ubicación de todos los campos de formulario después de editar el contenido PDF de la plantilla.
• Utilizar la edición de documentos para revisiones menores y correcciones en lugar de una reestructuración importante del documento.
• Continuar administrando las plantillas de contrato maestro fuera de Adobe Acrobat Sign cuando se requiera un control estricto del documento.
• Revisar las plantillas editadas antes de ponerlas a disposición de los remitentes.

Cosas que debes saber

• Los usuarios pueden cambiar entre la edición de documentos y la creación de campos sin salir del entorno de creación.
• Los cambios de edición se convierten en parte de la plantilla de biblioteca guardada.
• Editar el contenido PDF de la plantilla puede afectar la ubicación de los campos.
• La inserción de páginas, la eliminación de páginas y la reordenación de documentos no son compatibles.
• Si el PDF de la plantilla contiene contenido no compatible, la opción de edición no está disponible durante la creación.
• Deshabilitar la configuración elimina la opción de edición para futuras sesiones de creación de plantillas, pero no cambia las plantillas existentes.