Suivi des révisions des fichiers PDF partagés à l’aide d’Adobe Document Cloud

Disponible dans : Acrobat DC

Vous pouvez effectuer le suivi et la gestion des révisions à l’aide des méthodes suivantes :

À l’aide du lien de révision de Document Cloud

Pour consulter les commentaires d’une révision, suivez la procédure ci-dessous :

  1. Cliquez sur le lien de révision dans votre courrier électronique.

  2. Le fichier PDF en révision est ouvert dans un navigateur. Connectez-vous à l’aide d’Adobe ID pour participer à la révision et consulter les commentaires.

À l’aide de l’application de bureau Acrobat DC

Initiateur

Lorsque les réviseurs ajoutent des commentaires au fichier PDF, vous recevez une notification dans Acrobat. Cliquez sur l’icône de notification (), puis cliquez sur le message de la notification. Acrobat ouvre le fichier PDF en révision.

Réviseur

Vous recevez une notification dans Acrobat. Cliquez sur Révision, dans le message de la notification pour ouvrir le fichier PDF en révision dans Acrobat. Les fichiers PDF partagés avec vous pour révision sont également répertoriés en tant que cartes sous la section Tâches à effectuer dans Acrobat > Accueil > Récents. Cliquez sur Révision pour ouvrir le fichier PDF dans Acrobat.

Pour consulter et effectuer le suivi de tous les fichiers PDF partagés pour révision, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur Accueil.

  2. Dans la section Partagé, cliquez sur Pour révision.

    Fichiers en révision dans Acrobat

    Tous les fichiers PDF partagés pour révision sont affichés avec les informations suivantes :

    • Nom : nom du fichier PDF partagé pour révision
    • Dernière activité : l’horodatage de la dernière activité réalisée dans le fichier PDF.
    • Expéditeur : nom de la personne qui a envoyé la révision.
    • État : indique le nombre de personnes qui ont commenté le fichier.
  3. Pour consulter les informations d’un fichier PDF, sélectionnez le fichier PDF. Une vignette du fichier PDF s’affiche dans le volet droit. Pour consulter l’état de révision et la liste des réviseurs, développez la liste en cliquant sur la touche fléchée ().

    Que vous soyez un initiateur ou un réviseur, vous pouvez effectuer n’importe laquelle des actions suivantes :

    Initiateur

    • Consulter les Activités détaillées du fichier de révision.
    • Ajouter davantage de réviseurs au fichier PDF. 
      • Si vous avez créé une invitation personnalisée, cliquez sur Ajouter un réviseur et saisissez les noms des réviseurs que vous souhaitez ajouter. 
      • Si vous avez créé un lien public, cliquez sur Copier le lien de révision et envoyez le lien aux destinataires par messagerie électronique.
    • Pour arrêter le partage de la révision avec d’autres utilisateurs, cliquez sur Annuler le partage de la révision.
    • Pour mettre fin à la révision, cliquez sur Supprimer la révision. Cette action supprime le fichier de révision du Document Cloud et ne peut pas être annulée.
    Informations du fichier PDF en révision
    Options de l’initiateur

    Réviseur

    • Ajouter davantage de réviseurs au fichier PDF. Cliquez sur Copier le lien de révision et envoyez le lien aux destinataires par messagerie électronique.
    • Si vous souhaitez vous supprimer de la révision du fichier PDF, cliquez sur Me supprimer.
    • Signalez un abus si vous estimez que le contenu du fichier PDF est inapproprié ou qu’il y a contrefaçon de marque déposée.
    Options du réviseur
    Options du réviseur

  4. Pour consulter les commentaires, cliquez deux fois sur le fichier. Le fichier PDF en révision s’ouvre. La liste des commentaires s’affiche dans le volet droit.
    Dans le coin supérieur droit,cliquez sur L’icône pour passer de l’affichage des commentaires à la gestion de la révision.

    Que vous soyez un initiateur ou un réviseur, vous pouvez effectuer n’importe laquelle des actions suivantes à partir de l’option Partager :

    Initiateur

    • Ajouter davantage de réviseurs au fichier PDF. 
      • Cliquez sur Ajouter un réviseur, puis entrez les noms des réviseurs à ajouter.
      • Vous pouvez également cliquer sur Copier le lien de révision et envoyer le lien aux destinataires dans un courrier électronique.
    • Pour arrêter le partage de la révision avec d’autres utilisateurs, cliquez sur Annuler le partage de la révision.
    • Pour mettre fin à la révision, cliquez sur Supprimer la révision. Cette action supprime le fichier de révision du Document Cloud et ne peut pas être annulée.
    Options à l’intention des initiateurs
    Options de l’initiateur

    Réviseur

    • Ajouter davantage de réviseurs au fichier PDF. Cliquez sur Copier le lien de révision et envoyez le lien aux destinataires par messagerie électronique.
    • Si vous souhaitez vous supprimer de la révision du fichier PDF, cliquez sur Me supprimer.
    • Signalez un abus si vous estimez que le contenu du fichier PDF est inapproprié ou qu’il y a contrefaçon de marque déposée.
    Options du réviseur
    Options du réviseur

Suivi des révisions des fichiers PDF partagés à l’aide d’un dossier réseau

Disponible dans : Acrobat DC, Acrobat 2017 et Acrobat DC 2015 (classique)

Remarque :

(Acrobat DC uniquement)

Pour effectuer le suivi et la gestion des fichiers PDF partagés à l’aide d’un dossier réseau, veillez à désactiver la préférence suivante dans Acrobat DC :

  1. Sélectionnez Modifier > Préférences. La boîte de dialogue Préférences s’affiche.
  2. Dans le volet gauche, cliquez sur Révision. Dans la section Options de révision partagée, décochez la case Partager pour révision à l’aide d’Adobe Document Cloud, puis cliquez sur OK.

Présentation du dispositif de suivi

Le dispositif de suivi permet de gérer les révisions de documents et les formulaires diffusés, d’afficher l’état des serveurs de révisions et de formulaires et de contrôler les abonnements de diffusion Web (également appelés flux RSS). Pour ouvrir le dispositif de suivi, choisissez Affichage > Dispositif de suivi.

Présentation du dispositif de suivi
Utilisez le dispositif de suivi pour gérer les révisions, les formulaires et les abonnements de diffusion web (flux RSS). Le panneau de gauche contient des liens vers les fichiers, les formulaires, les messages d’état du serveur et les flux RSS. Le panneau de droit affiche des informations détaillées sur l’élément sélectionné à gauche.

Remarque :

Si le bouton RSS n’apparaît pas dans le dispositif de suivi, ouvrez la boîte de dialogue Préférences d’Acrobat, puis sélectionnez Dispositif de suivi. Activez l’option Activer les flux RSS dans le dispositif de suivi, puis cliquez sur OK. Fermez, puis rouvrez le dispositif de suivi.

Vous pouvez utiliser le dispositif de suivi pour vous abonner à des flux RSS (Really Simple Syndication), par exemple pour la diffusion d’actualités ou de chaînes musicales. Le format RSS est compatible avec les formats XML et RDF.

Cette section indique l’état de tous les serveurs utilisés pour les révisions et la diffusion des formulaires. L’icône de coche  en regard du nom du serveur indique que la dernière tentative de synchronisation a réussi. L’icône d’avertissement indique que la dernière tentative de synchronisation a échoué. Cet icône signale par exemple que le serveur est déconnecté du réseau, qu’il présente des problèmes d’écriture sur le disque, etc. Contactez l’administrateur réseau pour obtenir de l’aide.

RSS

État du serveur

Utilisez la fonction de suivi pour gérer les formulaires que vous avez diffusés ou reçus. Le dispositif de suivi vous permet d’afficher et de modifier l’emplacement du fichier réponse et d’effectuer un suivi des réponses remises par les destinataires. Vous pouvez également ajouter d’autres destinataires, contacter les participants par courrier électronique et afficher les réponses obtenues pour un formulaire. Pour plus de détails, voir A propos du suivi des formulaires.

Formulaires

Le dispositif de suivi indique qui participe à la révision partagée et combien de commentaires ont été publiés. A partir du dispositif de suivi, vous pouvez rejoindre une révision et envoyer des messages électroniques aux participants. Si vous êtes l’initiateur d’une révision, vous pouvez ajouter ou modifier les échéances, ajouter des réviseurs, mettre fin à une révision et commencez une nouvelle révision avec des réviseurs existants.

Le panneau gauche du dispositif de suivi affiche tous les documents PDF faisant l’objet d’une révision gérée. Le panneau d’information, à droite, indique la date et l’heure d’envoi du fichier PDF et la liste des réviseurs invités. Les liens vers les fichiers PDF partagés fournissent d’autres informations, notamment l’échéance (si elle est définie) et le nombre de commentaires soumis par réviseur. La suppression d’un lien dans le dispositif de suivi supprime le fichier PDF correspondant ainsi que tous les commentaires sur le serveur, et met un terme définitif à la révision.

Révisions

Le panneau Dernières mises à jour fournit un récapitulatif des dernières modifications apportées aux révisions partagées, aux fichiers de formulaires et aux serveurs. Si aucun formulaire ou fichier en révision n’est actif, ce panneau fournit des informations et des liens relatifs à l’initiation de révisions gérées, à la création de formulaires et à leur diffusion. Dans le panneau Dernières mises à jour, vous pouvez également activer ou désactiver les notifications de suivi au sein d’Acrobat et, sous Windows uniquement, dans la barre d’état du système.

Dernières mises à jour

Suivi de fichiers PDF révisés

  1. Dans le dispositif de suivi, développez le dossier approprié :

    Envoyées

    Répertorie les fichiers PDF concernés par les révisions que vous avez initiées. (Non disponible dans Reader.)

    Participé

    Contient les fichiers PDF concernés par les révisions que vous avez reçues. Les fichiers PDF ne figurent dans cette liste qu’après leur ouverture. Si vous ouvrez un fichier PDF joint à un message électronique sans l’enregistrer, l’entrée correspondante est supprimée du dispositif de suivi lorsque vous fermez le fichier.

    Remarque :

    les fichiers PDF répertoriés en gras indiquent une ou plusieurs des mises à jour suivantes : des commentaires que vous n’avez pas encore lus, la modification de l’échéance par l’initiateur de la révision ou l’ajout de nouveaux réviseurs.

  2. Sélectionnez un fichier PDF.

    Les informations propres à la révision du fichier PDF sélectionné apparaissent dans le panneau de droite. Pour les révisions partagées, il s’agit des informations d’échéance, des réviseurs ayant rejoint la révision et du nombre de commentaires.

Enregistrement d’un document PDF contenant des commentaires

Vous pouvez enregistrer une copie du fichier PDF en cours de révision contenant tous les commentaires publiés par les réviseurs ou tous les commentaires que vous avez importés (fusionnés).

Si le fichier PDF fait l’objet d’une révision partagée, vous pouvez en enregistrer une version d’archive. Cette copie n’est plus connectée au serveur de révisions ; vous pouvez donc en modifier les contenus et y ajouter des commentaires.

Remarque :

Pour créer une copie d’un fichier PDF partagé afin de la diffuser à d’autres personnes, cliquez sur Enregistrer sous. Le fichier résultant inclut tous les commentaires publiés jusqu’à ce point. Il peut être déplacé, copié ou renommé sans que cela influe sur sa connexion à la révision ou au serveur de commentaires.

  1. Pour enregistrer une copie d’un fichier PDF en révision avec tous les commentaires, ouvrez le fichier, puis effectuez l’une des opérations suivantes :
    • En vue d’une révision partagée, choisissez Fichier > Enregistrer sous version d’archive. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Etat de la barre de message du document et choisir Enregistrer sous version d’archive.

    • S’il s’agit d’une révision par messagerie électronique, choisissez Fichier > Enregistrer sous pour enregistrer une nouvelle copie du fichier PDF. Cette dernière version enregistrée devient alors le fichier PDF suivi. L’ancienne version devient la version d’archive.

Invitation de réviseurs supplémentaires

Si vous êtes l’initiateur de la révision, vous avez la possibilité d’inviter d’autres utilisateurs à la révision. Si vous êtes vous-même réviseur et souhaitez convier d’autres participants à la révision, demandez à l’initiateur de les inviter. Ainsi, l’initiateur peut effectuer un suivi automatique de tous les participants et être averti lorsque leurs commentaires reviennent.

  1. Dans le dispositif de suivi, sous Envoyées, sélectionnez le fichier PDF, puis cliquez sur Ajouter des réviseurs dans le panneau de droite.

  2. Spécifiez les adresses électroniques des réviseurs que vous souhaitez ajouter. Modifiez le message selon les besoins, puis envoyez-le.

    Les réviseurs supplémentaires apparaissent dans le panneau de droite du dispositif de suivi, avec les autres participants.

Ajout ou modification d’une échéance

L’initiateur peut ajouter ou modifier l’échéance d’une révision existante.

  1. Dans le dispositif de suivi, sélectionnez le fichier PDF, puis effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Si la révision ne présente aucune échéance, cliquez sur Ajouter une échéance.

    • Si la révision est assortie d’une échéance, cliquez sur Modifier l’échéance.

  2. Cliquez sur Echéance de la révision, modifiez l’échéance si nécessaire, puis cliquez sur OK.

  3. Modifiez le cas échéant les destinataires du message électronique, l’objet et le message, puis cliquez sur Envoyer.

Fin d’une révision

L’initiateur peut mettre fin à une révision existante. Lorsque la révision est terminée, les participants ne peuvent plus publier de commentaires sur le serveur. Vous pouvez par la suite modifier l’échéance de la révision afin de relancer le processus.

  1. Dans le dispositif de suivi, sélectionnez le fichier PDF, puis cliquez sur Terminer la révision.

Initiation d’une révision partagée à partir d’une révision existante avec les mêmes réviseurs

  1. Dans le dispositif de suivi, sélectionnez un fichier PDF, puis cliquez sur Initier une nouvelle révision avec les mêmes réviseurs.

  2. Suivez la procédure d’initiation d’une révision partagée.

Envoi d’un message

Lors d’une révision, vous pouvez être amené à contacter d’autres réviseurs ou à leur envoyer un rappel d’échéance.

  1. Dans le dispositif de suivi, sélectionnez le fichier PDF, puis cliquez sur Envoyer un message aux réviseurs.

  2. Dans le message électronique, modifiez les champs A et Objet ou le corps du message selon les besoins, puis cliquez sur Envoyer.

Mise à jour d’un profil

Vos commentaires vous identifient en tant qu’auteur en affichant votre nom (le nom que vous avez fourni lorsque vous avez rejoint la session de révision ou que vous l’avez lancée, ou votre nom d’utilisateur système). Vous pouvez modifier le nom de l’auteur et les autres informations de profil à tout moment. Dans ce cas, votre profil actualisé apparaît uniquement dans les nouveaux commentaires. Les commentaires existants ne sont pas modifiés.

Mise à jour d’un profil de révision

  1. Dans la boîte de dialogue Préférences (Edition > Préférences), sous Catégories, sélectionnez Commentaires.

  2. Désactivez l’option Toujours utiliser l’identifiant de l’utilisateur dans le champ Auteur.

  3. Sélectionnez Identité dans la liste de gauche.

  4. Modifiez votre profil en vous assurant d’y inclure l’adresse électronique que vous utiliserez lors des révisions. Cliquez sur OK.

Mise à jour d’un profil en vue d’une révision partagée

  1. Dans la boîte de dialogue Préférences, sous Catégories, sélectionnez Identité.

  2. Modifiez votre profil en veillant à inclure une adresse électronique correcte, puis cliquez sur OK.

Abonnement à des services de diffusion Internet

  1. Cliquez sur le bouton RSS situé dans le panneau gauche du dispositif de suivi.

    Remarque :

    Si le bouton RSS n’apparaît pas dans le dispositif de suivi, ouvrez la boîte de dialogue Préférences d’Acrobat, puis sélectionnez Dispositif de suivi. Activez l’option Activer les flux RSS dans le dispositif de suivi, puis cliquez sur OK. Fermez, puis rouvrez le dispositif de suivi.

  2. Cliquez sur S’abonner à un flux RSS, puis entrez une adresse web dans la zone prévue à cet effet.

Préférences du dispositif de suivi

Pour spécifier les paramètres du dispositif de suivi, affichez la boîte de dialogue Préférences, puis sélectionnez Dispositif de suivi sous Catégorie.

Rechercher automatiquement les nouveaux commentaires et données de formulaire

Spécifie la fréquence de synchronisation des commentaires. Pour désactiver la synchronisation automatique, faites glisser le curseur vers l’extrémité droite, jusqu’à ce que la valeur Jamais s’affiche.

Suspendre la recherche de nouveaux commentaires et données de formulaire

Spécifie le délai d’inactivité de la révision ou du formulaire après lequel la recherche de commentaires et de données doit être arrêtée.

Supprimer des emplacements serveur personnalisés

Pour supprimer un profil de serveur, sélectionnez-le dans la liste, puis cliquez sur Supprimer le profil du serveur.

Notifications

Spécifie à quels endroits les notifications de suivi s’affichent.

Activer les flux RSS dans le dispositif de suivi

Lorsque cette option est sélectionnée, la catégorie RSS apparaît sur le côté gauche du dispositif de suivi. Vous pouvez vous abonner à des flux RSS depuis le dispositif de suivi.

Effacer toutes les informations d’identification stockées

Cliquez sur cette option pour supprimer toutes les informations d’identification stockées utilisées pour les révisions partagées.

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