Nouvelles fonctionnalités de Salesforce v18

La version du printemps 2016 de Salesforce introduit l’interface utilisateur Lightning Experience. La nouvelle mise à jour du package Adobe Sign pour Salesforce est « compatible avec Lightning ».  Le choix d’activer Lightning Experience vous appartient. Vous pouvez revenir à tout moment à Salesforce Classic.

Dans Lightning, le menu de navigation situé à gauche offre un accès rapide aux objets Salesforce. Vous pouvez utiliser le Lanceur d’application pour accéder au package d’intégration Adobe Sign.

Pour plus d’informations, voir Find Your Stuff in Lightning Experience (en anglais) dans l’aide de Salesforce.

Lightning Experience

Activation de Lightning Experience

 Activer Lightning Experience est une opération simple :

1. À partir de Configuration.
2. Cliquez sur Lightning Experience dans le menu de navigation gauche pour modifier les paramètres par défaut avant de changer de vue. 
3. Sélectionnez Basculer vers Lightning Experience dans le menu de profil pour passer à la vue Lightning.

Pour plus d’informations, voir Enable Lightning Experience (en anglais) dans l’aide de Salesforce. 

Basculer vers Salesforce Classic

Si vous utilisez Lightning Experience, il est très facile de basculer vers Salesforce Classic. Cliquez sur la photo de votre profil dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Basculer vers Salesforce Classic dans le menu.

Accès à l’application d’intégration Adobe Sign

Une fois Lightning activé, vous pouvez cliquer sur le Lanceur d’application pour afficher les applications disponibles, puis cliquer sur Adobe Sign.

Pour plus d’informations, voir Opening a Different App in Lightning Experience (en anglais) dans l’aide de Salesforce.

Le menu d’Adobe Sign s’affiche. À partir de ce menu, vous pouvez accéder à toutes les pages et fonctionnalités Adobe Sign que vous connaissez déjà. Remarque : Les pages Gérer les accords et d’administration Adobe Sign sont actuellement disponibles dans Salesforce Classic uniquement.

Dans Lightning Experience, les pages Adobe Sign ont un nouvel aspect plus épuré.

Page Accords améliorée

La page Accords améliorée peut être utilisée dans Salesforce Classic et Lightning. Avant d’utiliser cette nouvelle page d’accord, vous devez activer le style de la page d’accord amélioré.

Mise en page d’accord amélioré

La mise en page d’accord amélioré offre aux expéditeurs toutes les fonctionnalités de la mise en page précédente, ainsi que de nouvelles fonctionnalités. La page d’accord amélioré est disponible dans Salesforce Classic et Lightning.

Pour accéder à la page d’accord amélioré, choisissez “Accords” dans le menu ÉLÉMENTS de la page Lightning ou dans le menu de navigation gauche de la page Classic.

1. Désormais, les destinataires sont numérotés, comme illustré ci-dessus. Vous pouvez utiliser la numérotation des destinataires pour les réorganiser afin de créer des acheminements séquentiels et des acheminements hybrides et parallèles.

2. Un expéditeur peut désormais s’ajouter rapidement en tant que destinataire n’importe où dans l’acheminement (pas uniquement en premier ou en dernier) à l’aide de l’option M’ajouter et de la numérotation.

3. Les groupes peuvent être spécifiés en tant que destinataires.

4. Un message privé peut être ajouté. Lorsque vous cliquez sur l’icône de message en forme de bulle, la boîte de dialogue Ajouter un message privé s’affiche. La bulle est légèrement grise si vous avez un message.

5. Vérification de l’identité

6. Choisissez un contrat associé.

7. Sélectionner des fichiers à partir de la bibliothèque de documents ou des comptes de stockage en ligne : vous pouvez désormais cliquer sur Ajouter des fichiers pour accéder à la boîte de dialogue Sélectionner des fichiers et à toutes les sources de fichier qui sont activées.

Nouveau rôle de destinataire : délégant

Outre les approbateurs et les signataires, les administrateurs et les expéditeurs peuvent désormais ajouter des délégants aux workflows des destinataires. Les délégants reçoivent l’accord, mais ne sont pas censés le signer.  Ils acheminent l’accord vers l’approbateur ou le signataire de leur choix. 

Ces deux nouveaux rôles, qui s’avèrent très utiles lorsque le signataire/approbateur n’est pas connu avant le début du processus de signature, vous permettent de commencer à recueillir les signatures immédiatement et d’identifier les bons destinataires en aval plus tard.

Messages privés

Pendant le processus de signature, vous pouvez créer des messages uniques pour chaque destinataire avant l’envoi d’un document pour signature ou approbation. Pour ajouter un message, cliquez sur l’icône Ajouter un message privé. 

Les destinataires peuvent facilement lire le message privé pendant le processus de signature. Lorsqu’une personne a laissé un message pour l’un des destinataires, la couleur de la bulle de message devient gris clair.

Acheminement hybride

En plus de pouvoir créer un acheminement séquentiel et parallèle des destinataires, la nouvelle fonctionnalité de réorganisation des destinataires permet de créer un acheminement hybride qui comprend des composants séquentiels et parallèles utilisant la nouvelle page Envoyer. Vous pouvez spécifier les participants qui doivent signer en même temps (en parallèle) et ceux qui doivent signer dans un ordre séquentiel à l’aide d’une opération de glisser-déposer ou d’un ordre de numérotation permettant de définir la séquence de signature. 

Création d’un acheminement hybride

1. Saisissez l’adresse électronique des destinataires.

2. Pour que deux destinataires signent en deuxième position, dans l’exemple severtonea@gmail.com et kmaggerstein@gmail.com, saisissez le chiffre « 2 » dans le champ de l’ordre d’acheminement des deux. 

Lorsque vous enregistrez l’accord, les adresses électroniques severtonea@gmail.com et kmaggerstein@gmail.com s’affichent en tant que destinataires parallèles dans la deuxième position. Remarque : L’ordre des destinataires suivants est mis à jour pour tenir compte du nouvel ordre de routage. 

Groupe de destinataires

Vous pouvez accélérer les processus de signature en donnant à plusieurs membres de l’équipe le droit de signer au nom du groupe entier. Ajoutez d’abord un groupe de destinataires, puis plusieurs destinataires au groupe. Les destinataires répertoriés peuvent signer au nom du groupe entier. Les groupes des destinataires s’intègrent aux groupes Salesforce.

Modification des accords

Vous pouvez apporter des corrections à la volée à l’aide de la nouvelle fonctionnalité de modification des accords au lieu d’annuler des accords et recommencer à zéro. La modification des accords vous permet d’ajouter, de supprimer, de remplacer (supprimer puis ajouter) et de réorganiser des documents. Vous pouvez également utiliser l’environnement de création pour modifier des champs.

La fonctionnalité de modification des accords est disponible uniquement dans la page Envoyer. Elle peut être toutefois utilisée pour modifier des accords qui ont été lancés avant la version de novembre 2015, à condition que la transaction respecte les critères « modifiables ». Lorsque le document est modifiable, le lien Modifier l’accord s’affiche sur la page Gérer les accords lorsque le document est sélectionné. Pour être modifié, un accord doit répondre aux critères suivants :

• L’accord n’a pas été signé, approuvé ou délégué à un signataire ou à un approbateur par le délégant désigné pour le traitement de cet accord.
• L’accord n’inclut pas de signature numérique ou sur un fax.
• L’accord n’a pas été lancé à partir d’un workflow.

Administration de la modification des accords

La fonctionnalité de modification des accords doit être globalement activée pour votre organisation. La dernière case à cocher, Autoriser les expéditeurs à modifier les accords, apparaît alors dans les options Compte | Paramètres d’envoi de chaque utilisateur.

Les administrateurs de comptes et de groupes peuvent spécifier si vous pouvez modifier ou non les documents que vous avez envoyés pour signature en cochant la case Autoriser les expéditeurs à modifier les accords dans la section Mise en pièce jointe de documents des paramètres d’envoi de votre compte. 

Modification d’un accord

Si le paramètre de modification des accords est activé pour votre organisation ou votre groupe, vous pouvez modifier les accords qui se trouvent dans la section Émis pour signature ou Émis pour approbation. (Pour plus d’informations, voir Modification des accords.)

1. Cliquez sur l’onglet Gérer les accords.

2. Cliquez pour sélectionner un accord modifiable dans la section Émis pour signature ou Émis pour approbation, puis cliquez sur la description de l’accord située dans le coin supérieur droit.

La page Envoyer s’affiche en mode d’édition limitée. Vous ne pouvez pas modifier les sections Destinataires ou Message.

La page Envoyer vous permet d’ajouter, de supprimer, de remplacer (supprimer puis ajouter) et de réorganiser des documents.

Pour ajouter un document, procédez de l’une des manières suivantes :

• Cliquez sur Ajouter des fichiers.

• Vous pouvez également effectuer un glisser-déposer des fichiers de votre ordinateur vers la zone Faites glisser plus de fichiers ici.

• Pour supprimer un document, cliquez sur l’icône de suppression (X) située à droite.

• Pour enregistrer un document, cliquez sur la poignée et faites-le glisser jusqu’à sa nouvelle position.

Selon vos paramètres d’envoi, vous pouvez utiliser l’option Prévisualiser et ajouter des champs de signature pour ajouter des champs de formulaire aux documents dans l’accord modifié. 

• Si vous n’avez pas besoin d’ajouter des champs de formulaire ou si vous n’avez pas accès à l’option Prévisualiser et ajouter des champs de signature, cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer vos modifications.
• Si vous devez ajouter des champs de formulaire, sélectionnez l’option Prévisualiser et ajouter des champs de signature puis cliquez sur Mettre à jour pour accéder à l’environnement de création. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Mettre à jour.

Si l’accord a déjà été signé, un message indique à l’expéditeur que le destinataire a signé, approuvé ou délégué l’accord lorsqu’il clique sur Mettre à jour.

Si la fonctionnalité de modification des accords n’a pas été globalement activée pour votre organisation, vous pouvez toujours apporter des modifications après l’envoi d’un accord pour signature.

Si vous faites défiler la description de l’accord vers le bas, vous verrez trois méthodes pour modifier un accord.

Les actions que vous pouvez effectuer sur un accord existant sont les suivantes : remplacer un signataire, télécharger une copie signée et ajouter une date d’expiration.

Pour remplacer le signataire actuel, saisissez l’adresse électronique du nouveau signataire et la raison pour laquelle vous remplacez le signataire d’origine. Par exemple, le signataire d’origine peut être absent au moment où vous devez faire signer les documents. Cliquez sur le bouton Remplacer le signataire lorsque vous avez terminé.

Pour télécharger une copie signée, cliquez sur le lien Remplacer le signataire dans la description de l’accord. Saisissez l’adresse électronique du nouveau signataire et un bref message expliquant la raison du remplacement du signataire d’origine. Remarque : le signataire d’origine peut toujours signer le document jusqu’à ce que le nouveau signataire appose sa signature.

Pour ajouter une date d’expiration, cliquez sur le lien Ajouter dans la description de l’accord. Cliquez ensuite sur l’icône de calendrier pour sélectionner la date d’expiration. Cochez la case Avertir les destinataires actuels, si vous souhaitez que les destinataires soient avertis.

Signature, approbation ou délégation d’un accord modifié

Le destinataire d’un accord modifié est informé de la modification de l’accord avant de le signer, de l’approuver ou de le déléguer à une autre personne.

Le destinataire peut cliquer sur OK pour continuer. Le processus de signature, d’approbation ou de délégation reste le même.

Toutefois, si la modification vient d’être effectuée et que le destinataire est sur la page eSign, ce dernier en est alors informé et doit cliquer sur Actualiser pour continuer.

Affichage de l’historique et de la piste d’audit d’un accord modifié

Des informations sur les événements propres à la modification d’un document (l’accord a été modifié ou la modification de l’accord a été constatée, par exemple) peuvent être consultées dans la page Gérer les accords.

1. Cliquez sur l’onglet Gérer les accords.

2. Cliquez sur un accord pour le sélectionner, puis cliquez sur l’onglet Historique situé à droite de la page.

L’historique des événements de l’accord s’affiche dans le panneau d’informations. Les transactions liées à la modification par l’expéditeur et la constatation de la modification par le destinataire sont notées.

3. Cliquez sur le lien Rapport d’audit dans le coin supérieur droit de la fenêtre d’historique pour ouvrir un rapport d’audit au format PDF. Les transactions liées à la modification par l’expéditeur et la constatation de la modification par le destinataire sont notées.

Plusieurs modèles par objet Salesforce

Pour les clients qui utilisent Salesforce Lightning, l’intégration v18 permet aux administrateurs de configurer plusieurs modèles disponibles pour n’importe quel objet SFDC.  Il s’agit d’une nouvelle flexibilité pour les utilisateurs et les administrateurs, qui leur permet de sélectionner le bon modèle pour commencer le processus d’envoi. Par exemple, un utilisateur peut désormais envoyer un accord partenaire ou MSA à partir d’un objet de compte ; les deux peuvent être disponibles, si nécessaire, via les composants Lightning.

Prise en charge des composants Salesforce Lightning

Pour les administrateurs qui utilisent Lightning Experience, il existe une nouvelle méthode très simple pour ajouter Adobe Sign aux pages SFDC standard et personnalisées. Trois composants sont proposés pour offrir aux administrateurs une certaine flexibilité lors de la création de pages selon leurs besoins.: composant Envoyer et Accord Adobe Sign liste d’accords Adobe Sign

Page d’administration Adobe Sign améliorée

La page d’administration a un nouvel aspect plus épuré. Désormais, toutes les fonctionnalités figurent sur une page. Les onglets ont été supprimés. Basculez vers Lightning Experience pour utiliser la nouvelle page d’administration Adobe Sign.

Assistant de configuration amélioré

Utilisez l’assistant de configuration amélioré pour lier le compte Adobe Sign au compte Salesforce. L’assistant de configuration est disponible dans les interfaces utilisateur Classic et Lightning. Si vos comptes ne sont pas déjà liés, l’assistant de configuration s’affiche lorsque vous choisissez Adobe Sign dans Salesforce.  

Un message de réussite s’affiche lorsque l’assistant a lié votre compte pour activer les mises à jour d’état automatiques.