自動化合約程序

自動化您的合約程序

商業合約程序是一個步驟相互連結的系統，包含從發起合約到完成交易的最後步驟等各種階段。合約不同階段所涉及的任務對於合約管理非常重要，但您不必手動追蹤每項任務，只要在適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign 上設定「流程」，就能自動化這些任務。

流程是依據邏輯流程建立，且包含一個「觸發」事件、至少一個「條件」，以及至少一個可即時發生的「動作」，及/或做為已排程的事件。

適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign 支援下列兩個「動作」類型：「更新記錄」和「Apex 動作」。

瞭解如何：

• 使用「更新記錄」做為「動作」類型以設定流程。
• 使用「Apex 動作」做為「動作」類型以設定流程。

使用「更新記錄」以設定流程

您可以使用 Salesforce 流程中的「更新記錄」動作類型，設定合約記錄上的「背景動作」挑選清單欄位以叫用動作。

Adobe Acrobat Sign 可讓您建立新的 程序 (根據記錄變更事件觸發)，接著即可在相關的 Adobe Acrobat Sign 合約上叫用動作。您可以控制動作將於何時必須發生 (亦即該時間點後主要記錄上的欄位更新)，以及要針對動作選取哪些相關合約。

「更新記錄」動作類型支援下列動作：「傳送」、「取消」、「刪除」，「提醒」和「更新」。

您可以為 Adobe Acrobat Sign 合約建立「更新記錄」動作流程，如下所示。

「更新記錄」流程的「開始」元素會定義何時觸發自動化流程以開始。在「設定開始」對話框中，請確定您指定應觸發流程的 Salesforce 物件之記錄、設定必須觸發流程的時間，以及設定一個或多個欄位的輸入條件。

「更新記錄」背景動作會設定背景動作，以更新符合條件的選取記錄。 修改 更新記錄 「後台操作」，您可以選擇「更新記錄」操作，然後選擇 編輯元素.

在「編輯更新記錄」對話框中：

1. 您可以選擇流程找到記錄的方式。例如，如果您要更新與機會記錄相關的所有記錄，請選取「更新與觸發流程的機會記錄相關的記錄」，然後在「選取相關記錄」下提供記錄 ID。
   
   注意： 記錄 ID 必須包含「echosign_dev1」命名空間。echosign_dev1 物件與常見的 Salesforce 物件相關聯，例如「帳戶」或「機會」。如果「合約」與某個自訂物件相關，此名稱則專屬於組織。
2. 視需要設定篩選條件。
3. 為「echosign_dev1_Background_Action_c」欄位指派一個值來指定背景動作。
4. 選取「完成」。

使用 Apex 動作設定流量

您可以使用 Salesforce 流程中的「Apex 動作」類型，叫用受管理套件隨附的「可叫用的方法」以執行對應的動作。

您可以建立新的程序 (根據記錄變更事件觸發)，接著即可在相關的 Adobe Acrobat Sign 合約上叫用動作。

「Apex 動作」支援下列動作：「傳送」、「取消」、「刪除」、「提醒」，「更新」和「載入 (範本)」。

Adobe Acrobat Sign 提供下列針對「Apex 動作」流程設定的可叫用動作：

• 取消合約 [AgreementCancelInvocableAction]
• 刪除合約 [AgreementDeleteInvocableAction]
  
• 載入合約範本 [AgreementTemplateLoadInvocableAction]
• 傳送合約 [AgreementSendInvocableAction]
• 傳送合約提醒 [AgreementRemindInvocableAction]
• 更新合約 [AgreementUpdateInvocableAction]

您可以為 Adobe Acrobat Sign 合約建立「Apex 動作」流程，如下所示。

針對 Salesforce 物件設定「開始」元素，當建立、更新或刪除合約時，物件記錄應會觸發流程。您可以設定流程觸發並設定輸入條件。例如，當記錄更新的條件為合約在協商/審查階段時，則設定觸發以下的「Apex 動作」流桯。

「指派」元素可定義「合約範本」執行階段變數。您必須建立新的「變數」資源，以儲存要在流程中使用的值。在「指派」元素中，您可以使用適當的運算子來選取變數並設定值。

您可以為一個變數設定多個值。例如，使用「新增」運算子設定您的變數，以挑選收件者 ID 和附件 ID 的值：

myRecipient=joe@example.com,myAttachmentId=0695j000007fcs9AAA

若要讓「變數」接受多個值，請務必在「變數」資源的設定中啟用「允許多個值 (集合)」。若要確認或變更「變數」設定：

1. 選取 以開啟 Toolbox。
2. 在「集合變數」下，選取您要驗證或編輯的變數。
3. 在「編輯變數」對話框中，確認設定。
4. 若要變更變數設定，請選取
5. 在「編輯變數」對話框中，視需要變更設定，然後選取「完成」。

「Apex 動作」元素會定義合約流程的輸入值，如下所示。

• 在「合約範本 ID」欄位中，您必須為要設定流程的合約範本提供範本 ID。 
• 在合約範本執行階段變數中，您必須輸入使用上述「指派」元素定義的「變數」。

注意： 「合約範本執行階段變數」欄位不接受多個值。嘗試以逗點分隔格式輸入多個值，可能會導致流程錯誤。

• 在「非同步處理」欄位中，您可以將值設為「true」或「false」。
• 在「主要記錄 ID」欄位中，您必須輸入主要記錄 ID。

「Apex 動作」流程提供下列功能：

• 它支援排程的動作。
• 它支援自動傳送合約範本，也就是可以自動產生並傳送合約。
• 所有動作都能在一個叫用中接受多個要求。
• 所有例外狀況都會記錄並儲存在結果記錄中，並在 Apex 偵錯記錄檔中記錄為錯誤，以免封鎖程序執行作業。
• 「範本載入」功能的參數 (「非同步處理」) 可控制範本處理是否會在同步或非同步模式中發生。呼叫者必須指定範本載入是否應在同步或非同步模式中執行。
  • 預設程序會在同步模式中執行。大多數程序應該會以同步的方式執行。
  • 如果啟用了「自動傳送」，程序必須處於同步模式。
  • 顯著的非同步程序可載入 Adobe Acrobat Sign 資料庫文件。

「Apex 動作」流程有下列限制：

• 由於 Salesforce 中的限制 (一個執行緒無法開始執行另一個執行緒)，因此不支援結合自動傳送範本與 Adobe Acrobat Sign 資料庫文件。
  
• 針對傳遞至可叫用動作的任何參數，您只能參照父系欄位。您無法對主要記錄底下的子合約執行動作。
• 它不支援傳回值的動作，例如取得文件資訊或取得簽署 URL。