- Adobe Acrobat Sign 整合
- 新增功能
- 產品版本與生命週期
- 適用於 Salesforce 的 Acrobat Sign
- 適用於 Microsoft 的 Acrobat Sign
- 適用於 Microsoft 365 的 Acrobat Sign
- 適用於 Outlook 的 Acrobat Sign
- 適用於 Word/PowerPoint 的 Acrobat Sign
- 適用於 Teams 的 Acrobat Sign
- 適用於 Microsoft PowerApps 和 Power Automate 的 Acrobat Sign
- 適用於 Microsoft Search 的 Acrobat Sign 連接器
- 適用於 Microsoft Dynamics 的 Acrobat Sign
- 適用於 Microsoft SharePoint 的 Acrobat Sign
- 適用於 Microsoft 365 的 Acrobat Sign
- 適用於 ServiceNow 的 Acrobat Sign
- 適用於 HR ServiceNow 的 Acrobat Sign
- 適用於 SAP SuccessFactors 的 Acrobat Sign
- 適用於 Workday 的 Acrobat Sign
- 適用於 NetSuite 的 Acrobat Sign
- 適用於 SugarCRM 的 Acrobat Sign
- 適用於 VeevaVault 的 Acrobat Sign
- 適用於 Coupa BSM Suite 的 Acrobat Sign
- 適用於 Zapier 的 Acrobat Sign
- Acrobat Sign 開發人員文件
概覽
本文件旨在協助 Workday 管理員瞭解如何自訂 Workday 業務流程，以納入用來取得電子簽名的 Adobe Sign。若要在 Workday 中使用 Adobe Sign，您必須知道如何建立和修改 Workday 項目，例如：
- 業務流程架構
- 租用戶設定與組態
- 報告和 Workday Studio 整合
在 Workday 中存取 Adobe Sign
Adobe Sign 電子簽名功能在業務流程架構 (BPF) 中會以「檢閱文件步驟」動作顯示，另會以「分送文件工作」顯示。
檢閱文件步驟
適用於 Workday 的 Adobe Sign 會顯示在「檢閱文件步驟」中，以便您在 Workday 中新增超過 400 項業務流程，包括工作邀請、分送文件和工作、薪資提案等等。
您可以參閱 Workday 社群的「檢閱文件步驟」相關文章。
「檢閱文件步驟」和使用 Adobe Sign 的收費交易間有一對一關係。您可以在單一「檢閱文件步驟」內合併多份文件，這些文件會變成單一套件以供簽署。
注意：只能在特定「檢閱文件步驟」參考單一動態文件。
若要為功能性「檢閱文件步驟」進行定義：
- 插入「檢閱文件步驟」。
- 指定可以遵行「檢閱文件步驟」的群組 (角色)。
若要設定「檢閱文件步驟」：
- 將「電子簽名整合類型」指定為「Adobe 電子簽署」。
- 在「簽名方格」新增列。
- 簽名方格會指定文件傳遞過程中的簽名順序：每列可以包含一個或多個角色，而每列也代表簽署流程中的每個步驟。
- 在特定步驟中，會通知角色的每個成員該簽署事件呈現擱置狀態。
- 只要角色的某一成員進行簽署，即完成該列步驟，文件會接著進行下一列步驟。
- 所有列完成簽署後，即完成「檢閱文件步驟」。
指定要簽署的文件。如果文件為「工作邀請」業務流程，您可以從「產生文件」步驟中使用該文件。否則，請選擇現有的文件或報告。
- 對所有需要簽署的文件重複執行步驟 3。
- 您也可以新增「重新導向使用者」以擷取「拒絕簽署」動作。當使用者拒絕時，Workday 會將文件重新發送至設定的安全群組，以供檢閱。
- 從「檢閱文件步驟」的相關動作選單中，選取「業務流程 > 維持重新導向」。接著，選取下列其中一項：
- 返回：授權安全群組成員退回業務流程中的上一步。業務流程會從該步驟重新開始。
- 移至下一步：授權安全群組成員可以前進到業務流程的下一步。
- 安全群組：前往業務流程中的重新導向步驟。「重新導向」區段的業務流程安全政策中已選取此提示出現時顯示的安全群組。
業務流程步驟備註
業務流程架構功能強大；但是，您必須確保：
每個「業務流程」都必須有完成步驟，最好是在業務流程結束時。
完成步驟的設定不在搜尋圖示的相關動作功能表中。您只可在「檢視」業務流程 (而非「編輯」業務流程) 時，進行完成步驟的設定。
業務流程的每一步驟是按順序執行。
您可以變更順序值以改變步驟順序。例如，如果要在「c」與「d」項目間插入一個步驟，請將新項目指定為「ca」。
工作邀請範例
「工作邀請」業務流程是「工作申請」動態業務流程的子流程，須先設定後者才能執行前者。只有在「工作申請」進行至「工作邀請」或「提出工作邀請」狀態時，才會觸發「工作邀請」業務流程。
在下面的範例中，北美及日本的「檢閱文件」步驟皆採用「動態文件」步驟。
此業務流程依以下步驟進行：
要求業務流程的發起人對應徵者提出薪資方案 (步驟 b)。
使用步驟條件來測試目前國家是否「非」日本。
如果不是日本，執行以英文為文件語言的「ba」步驟。
如果是日本，執行以日文為文件語言的「bb」步驟。
在檢閱文件步驟「bc」中定義簽名程序。
定義決策點，以在所需的完成步驟「d」中提出薪資方案。
在「ba」步驟所產生的動態文件稱為「工作邀請函」，其中包含名為「快速工作邀請」的單一文字塊。您可以按需求新增多個文字區塊，例如標題、稱謂、薪資、股票、成交、條款及其他項目。
下列動態邀請函是由 Workday RTF 編輯器所建立。灰色醒目標示的項目為 Workday 提供的物件，用於參照內容相關資料。
在 {{括弧}} 中的項目為 Adobe 文字標籤。
在「檢閱文件步驟」中，動態文件會參考先前步驟，並透過二個簽署群組來定義循序簽名流程。
下述步驟會將此動態產生的文件先後傳送給人事經理及應徵者。
分送文件範例
Workday 30 推出的「大量分送文件或工作」工作可用來將單一文件傳送給大量個別簽署者 (小於 2 萬人)。每份文件限一個簽名。從搜尋列存取「建立分送文件或工作」動作，以建立分送工作。
範例：傳送員工股票選擇權表單給使用 Global Modern Services 的所有經理。如有需要，您可以進一步篩選個別經理。
您也可以存取「檢視分送文件或工作」報告，追蹤分送進度。
報告範例
Workday 具備強大的報告基礎架構。若要瞭解 Adobe Sign 的流程細節，請檢查「檢閱文件事件」中的元素。
下列是可以套用所有業務流程、用來檢視 Adobe Sign 的交易及其狀態的簡易自訂報告。
以下報告是透過檢視實作 Tenant 中的「工作邀請」、「上線」以及「薪資提案」業務流程而產生。
您可以從中檢視：
- 分送進行簽名的文件
- 相關業務流程步驟
- 下一位簽名者
已簽署的文件
Adobe Sign 會在 Workday 簽名循環中隱藏所有電子郵件通知。用戶會在其 Workday 收件匣中收到簽名擱置通知。
「簽名群組」的所有成員在簽署文件後，會透過電子郵件收到已簽署文件的副本。
若要抑制此行為，您可以聯絡您的 Adobe Sign 成功經理或 Adobe Sign 支援團隊。
在 Workday 中，您可以在完整流程記錄中存取已簽署的文件。您可以查詢：
- 員工個人資料中的員工文件，以及
- 應徵者個人檔案中的應徵者文件 (工作邀請函)。
下圖為應徵者 Chris Foxx 完成簽署的工作邀請函。
支援
Workday 支援
Workday 是整合所有者，如有關於整合範圍、功能請求，或是日常整合功能的問題，請優先連絡 Workday。
Workday 社群對整合的疑難排解以及文件的產生方法，提供許多實用文章：
Adobe Sign 支援
Adobe Sign 是整合合作夥伴，同時也是當整合無法取得簽名，或待簽名通知失敗時應該連絡的對象。
Adobe Sign 客戶應連絡其客戶成功經理以取得支援。或是以電話連絡 Adobe Technical Support：輸入 1-866-318-4100，等候電話語音提供產品清單，然後依序輸入 4 和 2 (依提示操作)。
