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適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign:升級指南

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概述

適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign:升級指南提供如何將適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign 套件從舊版升級至最新版本的說明。

Adobe 需要您將適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign 升級至最新版本,因為:

  • 適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign 每一版都會推出大幅改善文件工作流程的新功能和增強功能。
  • 適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign 只對最新版本 (N) 和最新版本之前的兩個主要版本 (N-1 和 N-2) 提供支援。不支援的版本具有較高的安全性風險,且會無法存取 Adobe Acrobat Sign 服務的 API。

重要升級注意事項

  • 請勿解除安裝現有適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign 套件,因為這可能會造成 Salesforce 中的 Acrobat Sign 資料遺失。
  • 如果您的 Salesforce 組織中有使用者隸屬於多個 Acrobat Sign 帳戶,請先聯絡 Adobe 客戶成功經理或 Adobe 客戶服務,再開始升級。
  • 在升級生產帳戶之前,您必須先在沙箱環境中升級和測試。
    如果您必須變更 Acrobat Sign 帳戶的電子郵件,請務必在沙箱環境中使用您能順利存取的電子郵件地址。
  • 確認「將工作階段鎖定至來源 IP 位址」設定已停用。若要設定,請前往「設定 > 設定 > 安全性 > 工作階段設定」。
  • 查看下方的「新增功能」區段,確認是否有需要手動設定的選項。
    每個版本都有許多新的功能和設定,可能需要手動更新。
  • 若要瞭解適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign 的最新功能,請參閱 適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign:版本注意事項
  • 若您要安裝套件的新執行個體,請參閱適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign:安裝指南
  • 從第 24.14 版開始,適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign 將不支援 SOAP API 式推送模型來觸發自動狀態更新。自動合約狀態更新只會使用 REST API 式提取模型來觸發。
    如果您已安裝適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign 套件 20.x 版或更舊版本,請在沙箱組織中測試升級。如果合約狀態無法升級,請前往「適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign」頁面上的「管理」標籤,然後重新執行「啟用自動狀態更新」。
  • 升級至 適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign 第 24.14 版的使用者,需要手動新增新的挑選清單值,以設定合約中的提醒。然而,依預設,新的挑選清單值適用於已全新安裝套件第 24.14 版的使用者。

確認目前版本

升級前,請先找出目前安裝的套件版本:

  1. 以管理員認證登入 Salesforce。
  2. 導覽至「設定 平台工具 > 應用程式 > 套件 > 已安裝的套件」,然後檢查 Adobe Acrobat Sign 套件的版本編號。
確認已安裝的適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign 應用程式版本。

更新套件

  1. 請前往 Salesforce AppExchange,找到最新版的適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign 套件,然後選取「立即取得」。

  2. 選取「登入 AppExchange」,然後輸入認證資訊以繼續執行。

  3. 在顯示的對話框中:

    • 選取「在生產環境安裝」,將套件安裝於生產環境中。
    • 選取「在沙箱中安裝」,將套件安裝於沙箱環境中。

    建議您先在沙箱環境中測試每一項安裝。

  4. 請檢閱安裝資訊和條款與條件,確認您已閱讀內容並同意條件,然後再選取「確認並安裝!

  5. 在系統提示登入您的 Salesforce 組織時,輸入您的使用者認證,然後選取「登入 Salesforce」。

  6. 在顯示的「升級 Adobe Acrobat Sign」頁面上,選取「為所有使用者安裝 」,然後選取「升級」。

    注意:安裝可能需要幾分鐘的時間。

    升級適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign 套件版本。

  7. 如果出現「核准第三方存取」對話框:

    • 請勾選「是,授予存取權給這些第三方網站」。
    • 選取「繼續」即可開始安裝。
  8. 在安裝可能需要一些時間的訊息上,請選取「完成」,並等候接收通知您套件已成功安裝的電子郵件。

    收到確認電子郵件後,「已安裝的套件」頁面會顯示目前的套件版本。

    若要設定您的新套件,請參閱「後續安裝設定」。

    升級適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign 套件版本。

設定已更新的套件

您必須重新整理 Adobe Acrobat SignSalesforce 之間的 OAuth 連線。

適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign 物件可能會隨著套件演進而有所變更,因此您必須驗證工作流程。如果您建置的自訂解決方案相依於這些有所變更的物件,那麼您可能會需要更新您的自訂內容。

  1. 瀏覽至「設定 > 平台工具 > 應用程式 > 套件 > 已安裝的套件」。

  2. 若為 Adobe Acrobat Sign 套件,請選取「設定」。

    這會啟動「適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign 設定精靈」。

    注意:如果設定精靈未自動啟動,請導覽至「Adobe Acrobat Sign 管理員」標籤,然後選取「啟動設定精靈」。

    啟動設定

  3. 設定精靈的「步驟 1:將您的 Adobe 帳戶連結至 Salesforce」中:

    1. 選取「登入 Adobe」。
    2. 使用管理員認證登入「Adobe Acrobat Sign」。
    3. 出現提示時,選取「允許存取」。

    此時會顯示「成功!您已成功授權您的 Adobe 帳戶」訊息。

  4. 在成功的「步驟 1」通知上,選取「下一步」。

  5. 在「步驟 2:啟用 Adobe Sign 自動狀態更新」:

    1. 選取「啟用」。
    2. 當系統詢問您是否允許存取 Adobe Acrobat Sign 時,請選取「允許」。

    此時會顯示「成功!您已成功啟用帳戶的自動狀態更新功能」訊息。

  6. 選取「下一步」。

  7. 設定精靈顯示「恭喜!您的設定已完成」訊息時,請選取「完成」。

  8. 視需要,設定「新增功能」區段中列出的所有手動更新。

註解:

完成新套件的安裝和設定作業後,請參閱適用於 Salesforce 的 Acrobat Sign:升級指南中的適當區段,了解先前的版本新增設定和欄位的相關資訊。

手動啟用組織中這些新設定和欄位值,新套件才能正確運作。例如,如果您要從第 19 版升級至第 23 版,則應啟用第 20 版、第 21 版和第 22 版所列出的任何手動編輯。

新增功能

套件 24.26 版

新增「電子郵件 OTP」挑選清單值

若是從 24.26 版升級的行動版使用者,依預設並未啟用「電子郵件 OTP」選項。您必須以下列方式手動啟用:

  1. 前往「設定 > 物件管理員 > 收件者 > 欄位和關係 > 簽署者驗證方法」。
  2. 向下捲動至「」區段,然後選取「新增」。
  3. 輸入「電子郵件 OTP」。
  4. 選取「儲存」。

套件 24.14 版

  • 適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign 第 24.14 版包含新的挑選清單值 (如下圖所示),可在「合約範本」和「合約」中設定提醒。 
    升級至套件24.14版時,Salesforce管理員必須手動將下列選擇清單值新增至「協定範本」的「自動提醒」自訂欄位,以及「協定」中的「提醒收件者簽署」自訂欄位:
    • 每個工作天,直到簽署為止
    • 每隔一天,直到簽署為止
    • 每三天,直到簽署為止
    • 每五天,直到簽署為止
適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign 第 24.14 版新增了新的挑選清單值,可傳送提醒給收件者或產生合約範本的自動提醒。
適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign 第 24.14 版新增了新的挑選清單值,可傳送提醒給收件者或產生合約範本的自動提醒。

  • 若要啟用 Acrobat Sign 驗證方法,Salesforce 管理員必須將新的「Acrobat Sign」挑選清單值新增至收件者 (API 名稱 echosign_dev1SIGN_Recipients_c) 物件中的「簽署者驗證方法」(API 名稱 echosign_dev1_Signer_Verification_Methodc) 欄位。
NewSignerVerificationPickListValue.png

  • 第 24.14 版支援收件者名稱鎖定功能,可強制所有合約使用 KBA 驗證收件者名稱。若要成功實作需要 KBA 名稱的設定,管理員必須將新的挑選清單值「Acrobat Sign 驗證」新增至「合約」與「合約範本」物件中的「內部簽署者驗證方法」,如下所示。
AgreementTemplateInternalSignerVerificationMethod.png

AgreementTemplateNewPicklistValue.png

  • 從第 24.14 版開始,適用於 Salesforce 的 Adobe Acrobat Sign 將不支援 SOAP API 式推送模型來觸發自動狀態更新。自動合約狀態更新現在只會因使用 REST API 式提取模型而觸發。

套件 23.x 版

推出此功能是為了讓 Adobe Sign 收集使用資料來改良產品。此資料僅適用於開發階段,而非行銷用途。

管理員可在「Adobe Sign 管理員」標籤或藉由執行設定精靈,以啟用或停用此功能。

適用於 Salesforce 的 Adobe Sign 套件第 23 版開始,檔案文件儲存物件將成為開發時使用的主要物件。

從第 23.0 版或更舊版本升級的客戶會將現有的預設儲存類型排除在升級 (通常為附件) 之外,以確保程序不中斷。

管理員應評估文件儲存類型變更為檔案的影響,以充分利用未來的功能。

為了支援管理員控制文件儲存類型,「自訂設定 > Adobe Sign 設定」控制項集新增了一個控制項。

此使用者介面對應至自訂物件:Agreement_Document_Storage_Type__c

可行的設定值為:

  • {空} - 如果值是空的,則預設行為取決於套件的安裝版本
    • 23.0 版或更新版本預設以檔案為預設儲存類型
    • 23.0版或更早版本預設以附件為預設儲存類型
  • 檔案 - 將檔案強制定義為 Adobe Sign 文件的預設儲存物件
  • 附件 - 將附件強制定義為 Adobe Sign 文件的預設儲存物件
文件類型設定

套件 22.x 版

若要啟用將「工作流程」導入 Salesforce 套件的作業,需先額外啟用存取權限。

如果您要使用工作流程,則必須重新整理 OAuth 連結

不需手動設定或變更系統。

套件 21.5.11 版
為 21.5.9 版之前所有版本的必要安裝套件

若要從第 21.5.9 版或更早版本升級,必須安裝 21.5.11 版套件

安裝 v21.5.11 後,才可安裝最新套件

若要從第 21.5.9 版或更早版本升級,必須先安裝 21.5.11 版套件。安裝 21.5.9 版或更新版本之後,才可安裝最新套件。

須啟用 Chatter 才能安裝 v21.5.11 套件。

開始升級前,請確認您已啟用 Chatter:

  1. 導覽至「設定 > 平台工具 > 功能設定 > Chatter > Chatter 設定」。
  2. 如果 Chatter 為停用,請選取「編輯」。
  3. 選取「啟用」核取方塊。
  4. 選取「儲存」。
啟用 Chatter

套件 21.x 版

註解:

21.x 版針對適用於 Salesforce 的 Adobe Sign 的操作方式導入了數項變更。 

強烈建議您先將 21.x 版安裝在沙箱環境中,以確認安裝後各方面的操作方式都能符合您的預期。

開發人員應負責審視更新順序的變更,以及 Apex 方法的變更情形。 

自 21.0 版起,SIGN_Signed_Agreement__c 物件 (標籤名稱:已簽署的合約) 即已汰除。

想要取得已簽署合約 URL 的客戶,應使用 REST API 合約呼叫 GET /agreements/{agreementId}/combinedDocument/url

注意:此 API 呼叫傳回的 URL 會受到保護,且存留時間有限。

以下是合約及其相關物件更新的新序列 (自 21.0 版起):

  1. 附件 
  2. 收件者 
  3. 合約 (狀態和它的其他屬性)
  4. 合約事件
  5. Chatter 摘要

從 21.x 版開始,所有非同步程序 (包括自動更新和資料對應) 都已從未來方法切換為可排入佇列 (Salesforce 建議使用的新方法)。

由於此變更的緣故,訂閱者組織在自動更新和/或資料對應的過程中,將工作新增至 Salesforce 佇列的任何自訂作業都會失敗,並顯示錯誤訊息「System.LimitException: 將太多可排入佇列的工作新增至佇列: 2」

之所以發生此情況,是因為可排入佇列的程序只能新增一個可排入佇列的子工作,但此配額已由 Adobe Sign 所使用 (請參閱此處的「可排入佇列的 Apex 限制」一節)。

將工作鏈結時,您只能透過 System.enqueueJob 從執行中的工作新增一個工作,換句話說,每個可排入佇列的父工作只能有一個子工作。不支援從同一個可排入佇列的工作啟動多個子工作。」

此錯誤的徵狀是合約狀態未變更,以及/或資料對應作業未正確執行。 

若要解決此錯誤,請尋找違規的觸發器、程序產生器或工作流程並加以停用,或將其切換為使用同步呼叫,或排程於未來時間執行,例如在 1 小時後執行。

  • 合約狀態現已在文件和收件者更新之後更新。
    對於第 21 版或更早版本,狀態如同以前的設定。
  • 合約事件說明現在符合 Sign API 所傳回的說明,並且具有稽核報告。
  • 更新程序現在會以 Salesforce 內原生 Apex 批次程序 (它是非同步程序) 的形式執行。
    先前,這是使用 Salesforce 外部的 API 呼叫進行的更新。因為 Salesforce 限制了從已在執行中的非同步程序呼叫其他非同步程序,所以觸發這些狀態更新 (會開始執行非同步程序) 不再適用。
  • 合約物件現在會在一次交易中全部更新。
    在第 21 版之前,合約屬性更新會分割成個別的更新呼叫。
  • 現在更新更加可靠,因為 Sign 後端會自動對失敗事件重試指定的次數。
    在第 21 版之前,失敗的合約只能藉由從 Salesforce 內執行手動更新來重試
  • 手動更新現在會更新合約的所有層面,包括相關物件。
  • 推送合約現在是在非同步模式中執行,與一般更新相同並且會更新其他屬性,與一般更新相同。
  • 導入了新的設定,以便啟用與和停用合約不同層面的更新。
  • 在 Salesforce 中儲存已簽署的 PDF 時,PDF 檔案名稱結尾不會再加上描述項 (-signed-approved)。

 

升級完成後,請按照下列步驟重新建立與 Acrobat Sign 的 OAuth 連線:

  1. 選取「Adobe Acrobat Sign 管理員」標籤。
  2. 選取「啟用自動狀態更新」。
  3. 選取「啟用」。
  4. 選取「允許」。

在第 20 版中,Salesforce 中的回呼使用者不必是 Adobe Sign 授權使用者。 

在第 21 版改善的「推送對應」中,回呼使用者在連線到 Salesforce 組織的 Acrobat Sign 帳戶中,必須有作用中的使用者 ID。

進行升級之前,使用「推送對應」的第 20 版客戶應確認已將回呼使用者佈建於 Adobe Acrobat Sign 中。否則,升級到第 21 版之後,「推送對應」將停止運作 (直到完成使用者佈建為止)。

針對使用「複製連絡人帳戶/機會」設定自動連結相關物件的「推送對應」功能,現已擴充為包含從 Salesforce 傳送的合約。

  • 例如,如果傳送的合約沒有任何連結的「帳戶/機會」,從 Salesforce 傳送的合約會將第一位連絡人收件者的「機會」查詢自動複製到合約的「機會」查詢,且會將第一位連絡人收件者的「帳戶」查詢複製到合約的「帳戶」查詢

在第 21 版之前,只有在從 Salesforce 中傳送合約時,才會填入 Chatter 摘要

此更新將 Chatter 摘要擴充為包含從 Salesforce 外傳送的合約 (推送合約)

在第 21 版之前,在第一個收件者完成動作後,「合約檢視」只更新了 PDF 影像和 URL。

現在,在具有「預填」狀態或「傳出進行簽名」給第一個收件者時,影像和 URL 會提前進行更新。

 

不需要任何設定,即可啟用此功能。

已推出「等待我的委派」這項新合約狀態,反映合約處於等候傳送者委派目前收件者授權的狀態。

 

不需要任何設定,即可啟用此狀態。

「合約範本」具有「到期前的天數」欄位 (echosign_dev1__Days_Until_Expiration__c)。  這是數值欄位,且在第 21 版中已被取代。

已新增全新「到期前的天數」欄位 (API 名稱:echosign_dev1__Days_Until_Expiration2__c),但這是文字欄位,可讓它參照主要物件中的其他欄位 (例如 {!Expiry_Date__c})

從舊版進行升級時,任何對應到舊版到期欄位的表單資料都會自動複製到新欄位,這樣就不需要直接執行任何操作。

範本頁面已不再提供「帳戶」「機會」「契約」欄位。

管理員可使用「將資料對應至合約欄位」功能,在範本中設定這些欄位

之前,傳送者可將其簽名堆疊中的絕對位置定義為「傳送者先行簽署」或「傳送者最後簽署」。

「新」範本頁面中不再提供此欄位。傳送者可選擇在簽名堆疊的任何位置中自行插入。

已移除可將整個簽名流程控制為「順序」或「並行」的切換功能。

新範本樣式允許可完全自訂的工作流程,可設定為完全按照順序 (簽署者索引 1 到 1+N)、並行 (所有簽署者索引皆為 1),或混合使用順序和並行,其中簽署索引會設定為特定工作流程。

有五項設定在第 21 版中已被取代。所有設定皆位於「自訂設定」「Adobe Sign 設定」區段

這五項設定包括:

  • 將稽核 PDF 新增至附件清單 — 啟用這個設定,即可在合約簽署後將稽核記錄 PDF 附加到合約記錄。
  • 將已簽署 PDF 新增為個別附件 — 啟用這個設定,即可在單筆交易中傳送多份文件時,以個別文件形式附加已簽署的合約 PDF。若要停止接收合併 PDF 形式的已簽署合約,請聯絡 Adobe 客戶服務尋求協助。
  • 將支援檔案新增至附件清單 — 啟用這個設定,即可在合約簽署後將支援文件 PDF 附加到合約記錄。簽署者可透過合約中的支援文件欄位,上傳並附加支援文件到合約交易。
  • 針對已推送合約新增已簽署 PDF 連結 (預設為啟用) — 這個設定僅適用於在 Salesforce 外部傳送的已推送合約。啟用這個設定,即可將已簽署 PDF 的連結新增至合約記錄。
  • 針對已推送合約新增已簽署 PDF (預設為啟用) — 這個設定適用於從 Salesforce 外部傳送並推送至 Salesforce 的合約。啟用這個設定,即可將已簽署的 PDF 附加至合約記錄。

使用上述設定的客戶可在「Adobe Sign 合約更新設定」下設定新設定。

已被取代的設定 (在「Adobe Sign 設定」下)

新設定 (在「Adobe Sign 合約更新設定」下)

將稽核 PDF 新增至附件清單

新增稽核報告

將已簽署 PDF 新增為個別附件

將已簽署 PDF 新增為個別附件

將支援檔案新增至附件清單

新增支援檔案

針對已推送合約新增已簽署 PDF 連結

新增已簽署 PDF 的 URL

針對已推送合約新增已簽署 PDF 

新增已簽署的 PDF

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