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Richiedi ad altri di firmare

Guida di Adobe Acrobat Sign

Novità

Introduzione

Amministrazione

Inviare, firmare e gestire gli accordi

Funzionalità e flussi di lavoro avanzati per gli accordi

Integrazione con altri prodotti

Acrobat Sign per sviluppatori

Supporto e risoluzione dei problemi

Nota:

Questo articolo descrive la nuova esperienza Richiedi firme accessibile dalla pagina Invia. (Rilasciata a novembre 2023)

Questa nuova esperienza è abilitata come impostazione predefinita per gli account singoli e da un amministratore per tutti gli altri livelli di servizio. Gli account con più utenti hanno anche la possibilità di attivare un collegamento che consente agli utenti di passare dall’interfaccia classica a quella nuova e viceversa. Anche se la nuova esperienza include la maggior parte delle funzioni più frequentemente usate dai mittenti, non offre tutte le funzionalità della versione classica.

La procedura classica Invia rimane ancora disponibile e rimarrà tale fino al ritiro dell’esperienza.

Inviare documenti per raccogliere le firme di una o più parti.

Panoramica

Adobe Acrobat Sign semplifica il caricamento dei documenti, l’aggiunta di campi e l’invio per la raccolta delle firme. 

Questo documento descrive il processo di invio di un accordo con l’aggiunta e la disposizione dei file, l’aggiunta e la disposizione dei destinatari e l’inserimento dei campi firma. A seconda della configurazione dei gruppi di Acrobat Sign, potresti non avere tutte le opzioni esposte e, se utilizzi modelli o file configurati, potresti non dover inserire i campi. Quando si inviano più accordi, è meglio comunicare con l’amministratore per consigliare la modifica dei valori predefiniti per alcune funzioni o creare modelli per ridurre i tempi nelle singole configurazioni. 

La composizione di un nuovo accordo è un’esperienza composta da quattro fasi che presenta al mittente un processo dettagliato e facile da seguire.

Configurare un accordo

  1. Seleziona la scheda Invia nella barra di navigazione superiore.

    Viene avviata automaticamente la prima fase del processo, con la raccolta dei file dell’accordo.

  2. Seleziona il gruppo corretto da cui l’accordo dovrà essere inviato (se disponibile). Se il selettore di gruppo è disattivato, puoi accedere a un solo gruppo.

    Il selettore di gruppo rimane attivo durante l’intero processo di configurazione dell’accordo, per consentirti di poter modificare sempre il gruppo. Tuttavia:

    • se si cambia gruppo, vengono eliminate tutte le configurazioni e dovrai ricominciare da zero;
    • se si cambia gruppo, il logo nella schermata del mittente non viene modificato.Le e-mail e l’esperienza di firma successive utilizzano il logo corretto per il gruppo da cui viene inviato l’accordo.
    Suggerimento:

    I gruppi consentono di accedere a modelli e flussi di lavoro: se selezioni il gruppo desiderato, potrai accedere ai documenti che usi più frequentemente. Inoltre, i gruppi definiscono:

    • I valori predefiniti inseriti nel processo di composizione
    • Le opzioni disponibili per il destinatario durante la progettazione
    • La sicurezza del documento al termine del ciclo di firma.

    Se noti che stai impiegando molto tempo alla configurazione di singoli accordi nello stesso modo, collabora con l’amministratore del gruppo per stabilire valori predefiniti corretti, quando è possibile.

  3. Trascina un file dal sistema locale al campo Aggiungi file oppure seleziona il collegamento Scegli file. Viene aperto il selettore di file.

  4. Seleziona il file da utilizzare nell’accordo dal sistema locale, dalla libreria di modelli o dalla tua unità sincronizzata Microsoft OneDrive.

    • Una volta selezionato un file dal sistema locale, il processo passa immediatamente alla fase due.
    • L’utilizzo dei modelli consente di selezionare più file.
      • Se utilizzi i modelli per passare alla fase due, seleziona Conferma .
    • L’archiviazione cloud consente di selezionare più file da un account utente connesso a OneDrive.
    Pagina di selezione file iniziale in cui è visibile l’interfaccia Scegli file espansa

  5. La seconda fase della composizione dell’accordo prevede il completamento o la verifica dei dettagli e delle impostazioni dell’accordo.

    Per iniziare, verifica che tutti i file siano allegati all’accordo e che l’ordine sia corretto.
    Gli accordi con più file combineranno tutti i file in un unico PDF. L’ordine in cui i file sono elencati nel campo dei file determina l’ordine in cui verranno visualizzati nel PDF finale.

    Per aggiungere altri file, puoi trascinarli nel campo Aggiungi file o selezionare il collegamento Scegli altri file per aprire il selettore di file.

    Per ridisporre i file, trascinali nella posizione corretta nell’elenco dei file.

  6. Verifica o aggiorna il Nome accordo.

    Il nome dell’accordo viene inizialmente compilato con il nome del primo file da allegare all’accordo.

    È possibile modificare questo campo con i valori desiderati facendo clic sul campo e digitando il testo desiderato.  
    Tieni presente che il nome dell’accordo viene inserito nella riga dell’oggetto dell’e-mail del destinatario ed è il campo più evidente visualizzato sulla tua pagina Gestisci.

  7. Aggiorna il campo Messaggio.

    Il campo del messaggio viene compilato nel corpo dell’e-mail inviata a tutti i destinatari. Potrebbe trattarsi di un messaggio di benvenuto generale, di una serie di istruzioni o di qualsiasi cosa che, secondo te, dovrebbe essere comunicata a tutti i destinatari. 

    • I messaggi sono limitati a 10.000 caratteri
    • Per gli account con livelli di servizio Enterprise e Business, nel testo del messaggio si possono utilizzare i collegamenti attivi. 
      • Inoltre, il testo del messaggio visualizzabile sulle pagine Firma elettronica e Gestisci di un accordo contiene collegamenti cliccabili.
      • Formati di collegamento che vengono automaticamente convertiti:
        • URL completi: https://adobe.com
        • URL contenenti solo il dominio: adobe.com
        • URL che includono il percorso: adobe.com/foo
        • URL con parametri query e hash: adobe.com/foo?bar=1#baz
        • Indirizzi e-mail: echosign@adobe.com
      • Quando questa opzione è selezionata, i collegamenti URL aprono una nuova scheda del browser per il destinatario.
      • I collegamenti e-mail aprono un nuovo indirizzo e-mail utilizzando il client e-mail del sistema locale. Il campo A: viene compilato automaticamente con l’indirizzo e-mail.

     

    Processo di creazione dell’accordo con la sezione dei dettagli dell’accordo evidenziata

  8. Configura le Impostazioni dell’accordo.

    Nota:

    Altre opzioni possono essere disponibili nella sezione Impostazioni accordo a seconda di come è configurato l’account o se sono disponibili servizi integrati (ad esempio, se l’account è configurato per l’archiviazione elettronica, sarà disponibile un’opzione per abilitare o meno l’archiviazione).

  9. Fase tre: analisi del ciclo di firma e aggiunta di destinatari.

    La sezione del destinatario definisce il ciclo di firma, i partecipanti inclusi nell’accordo, il modo in cui dovrebbero interagire con l’accordo e in cui sono rappresentati nel registro di audit dell’accordo. È più semplice di quanto sembri, ma implica la comprensione del flusso di firma previsto (ad esempio, cliente firmatario > controfirma interna > approvazione interna da parte del manager > destinatario certificato nel provisioning).

    Una volta compreso il flusso di firma, inizia ad aggiungere i destinatari.

  10. Definisci il flusso di firma: sequenziale o parallelo.

    Il flusso della firma è determinato dalla casella di controllo I destinatari devono firmare in ordine.

    • Quando questa opzione è selezionata, si osserva un flusso sequenziale. Ai destinatari viene inviata una notifica alla volta man mano che l’accordo avanza da un record di destinatari all’altro lungo il ciclo di firma. L’accordo è considerato completato dopo che l’ultimo destinatario ha completato la propria azione.
      • L’indirizzamento ibrido richiede un flusso sequenziale.
      • Se hai dubbi o se pensi che potrebbe essere necessario un flusso ibrido, utilizza un flusso sequenziale.
    • Quando la casella non è selezionata, viene utilizzato un flusso parallelo. Tutti i destinatari ricevono una notifica allo stesso tempo e l’accordo viene considerato completato dopo che tutti i destinatari hanno firmato.
  11. Definisci il record del destinatario.

    Il destinatario viene definito in una riga (un record) contenente diverse opzioni configurabili. È consentito usare lo stesso indirizzo e-mail in più record di destinatari (ad esempio, per una famiglia con tre firmatari che condividono lo stesso indirizzo e-mail). Acrobat Sign tratta ogni record del destinatario come partecipante univoco.

    Per definire il destinatario:

    • Specifica l’indirizzo e-mail del destinatario.
      • Mentre digiti l’indirizzo e-mail, un elenco a discesa propone gli indirizzi presenti nella tua rubrica che corrispondono a ciò che stai digitando. In qualsiasi momento puoi selezionare un indirizzo e-mail da questo elenco per completare l’indirizzo nel campo destinatario.
    • Assegna un ruolo. I ruoli forniscono contesto e chiarezza nelle istruzioni per il destinatario e nel report di audit. Alcuni ruoli limitano l’attività del destinatario (ad esempio i ruoli di Delegante, che possono solo delegare).
    • Seleziona il metodo di consegna. I collegamenti per la firma possono essere inviati tramite E-mail o SMS a uno smartphone, o tramite entrambi. Tenere presente che l’invio di SMS è un servizio premium e deve essere pagato in anticipo.
      • Se si seleziona SMS, il mittente dovrà fornire il numero di telefono del destinatario.
    Sezione Aggiungi destinatari con tutte le caselle di riepilogo espanse

    Nota:

    Vi sono alcuni controlli configurabili con cui si può inserire il campo Nome nel record accanto all’indirizzo e-mail. Questi campi si possono rendere obbligatori e, quando lo sono, accanto all’etichetta del campo viene applicato un asterisco per indicare lo stato obbligatorio.

  12. Definisci le Impostazioni destinatario.

    Sezione “Aggiungi destinatari” con l’opzione “Impostazioni destinatario” evidenziata

  13. Facoltativamente, puoi aggiungere altri destinatari e modificare il loro ordine.

    Se nel flusso di firma sono presenti più destinatari, aggiungili selezionando l’icona del segno più, appena sotto l’elenco dei destinatari.

    I record dei destinatari possono essere aggiunti come:

    • Me stesso/a: il mittente viene aggiunto come record del destinatario successivo.
    • Utente singolo: un destinatario distinto identificato dall’indirizzo e-mail.
    • Gruppo: un gruppo di destinatari o un gruppo di firma parallelo (per definire i flussi di firma ibridi).
    • Sigillo elettronico: se il mittente ha la possibilità di apporre sigilli elettronici, l’opzione è visibile e può essere posizionata esattamente come farebbe un destinatario umano.
    • Cc: questa opzione aggiunge un utente come partecipante in Cc. Le parti in Cc non interagiscono con l’accordo, ma ricevono una notifica una volta completato.

    Definisci il record di ogni destinatario specificandone l’indirizzo e-mail, il ruolo, il metodo di autenticazione e un messaggio privato in base alle esigenze.

    Se necessasio, puoi eliminare il record del destinatario selezionando l’icona del cestino all’estremità destra del record.

  14. Regola l’ordine di firma in base alle esigenze.

    Se è stato selezionato un flusso di firma sequenziale, l’indice numerico di firma si trova subito prima del selettore Ruolo nel record del destinatario.

    Per modificare il record del destinatario, utilizza le frecce su e giù per spostare il record del destinatario in alto o in basso nell’elenco dei destinatari. L’indice di firma viene aggiornato di conseguenza.

    La sezione Aggiungi destinatari con l’icona Aggiungi destinatario e le frecce di regolazione dei destinatari evidenziate

    Nota:

    Le parti in Cc non partecipano al ciclo di firma. Le parti in Cc ricevono una notifica solo quando l’accordo viene completato correttamente.

  15. Visualizza in anteprima l’accordo e aggiungi i campi firma.

    Una volta aggiunti tutti i destinatari, seleziona il pulsante Anteprima e aggiungi campi per aprire l’ambiente di authoring.

    Se utilizzi dei modelli di documenti con i campi già configurati e il posizionamento dei campi corrisponde correttamente all’elenco dei destinatari, puoi selezionare Invia ora per inviare immediatamente l’accordo.

  16. Fase quattro: authoring

    Nota:

    L’aggiunta di campi a un documento (authoring dei campi, o semplicemente “authoring”) è un argomento più complesso che non può essere affrontato in questo articolo. Di seguito è riportata una versione sintetica del processo.

    L’ambiente di authoring di tipo “clic e posiziona” tenta automaticamente di rilevare i campi e posizionarli in modo intelligente. Il relativo successo di questo processo dipende dalla struttura sottostante del documento.

    • Per impostazione predefinita, tutti i campi inseriti sono campi di testo.
    • Per impostazione predefinita, tutti i campi inseriti vengono assegnati al primo destinatario.
    • È probabile che alcuni campi debbano essere eliminati, spostati, ridimensionati, riassegnati o cambiati in un altro tipo di campo.

    Per iniziare, elimina eventuali campi inseriti automaticamente, quindi inserisci nuovi campi in base alle esigenze.

    Elimina i campi indesiderati.

    1. Fai clic nel campo per attivare il menu di scelta rapida.
    2. Seleziona l’icona Elimina.
    Ambiente di authoring con un campo selezionato e l’icona Elimina

    Sposta i campi che devono essere riposizionati.

    Passa il puntatore sul campo finché non vedi la freccia a quattro punte, quindi trascina il campo nella sua posizione.

    Ambiente di authoring con un campo selezionato e la freccia a quattro punte

    Ridimensiona i campi in base alle esigenze.

    Seleziona il campo, passa il cursore del mouse su un bordo o un angolo finché non viene visualizzata la freccia a due punte, quindi trascina il bordo del campo tenendo premuto il pulsante del mouse fino a ottenere le dimensioni desiderate.

    Ambiente di authoring con un campo selezionato e la freccia a due punte.

    Cambia l’assegnazione del destinatario del campo (quando sono presenti più destinatari).

    Il sistema Adobe Sign deve sapere quali campi rendere disponibili ai destinatari. Questa operazione viene eseguita assegnando ogni campo a un destinatario (o a Chiunque, ma è necessario identificare esplicitamente Chiunque come destinatario). Come accennato, i campi rilevati automaticamente vengono tutti assegnati al primo destinatario.

    Ambiente di authoring con un campo selezionato e l’azione “Modifica destinatario”

    Tieni presente che i campi per ogni destinatario sono contraddistinti da un particolare colore, che ne semplifica l’identificazione.

    • Quando apri l’elenco dei destinatari nell’angolo in alto a sinistra, vengono visualizzati tutti i destinatari con il rispettivo punto colorato accanto all’indirizzo e-mail.
    • Il campo del destinatario selezionato viene visualizzato con un riquadro del colore corrispondente attorno al nome o all’indirizzo e-mail del destinatario.
    • I campi elencati nel pannello a sinistra adottano il colore (leggermente sbiadito) del destinatario selezionato.
    Nell’ambiente di authoring, l’elenco dei destinatari e i rispettivi campi sono contraddistinti da specifici colori.

    Cambia il tipo di campo in base alle esigenze.

    Tutti i campi rilevati automaticamente sono campi Testo, ma potrebbe essere necessario convertirne alcuni in campi Firma.

    Ambiente di authoring con un campo selezionato e l’azione “Cambia tipo di campo”

    Inserisci i campi necessari.

    Assicurati che a tutti i destinatari che devono apporre una firma sul documento sia assegnato un campo firma.

    Per posizionare un campo:

    1. Seleziona il destinatario corretto dal selettore dei destinatari.
    2. Seleziona il campo da inserire dall’elenco dei campi nel pannello a sinistra. Firma elettronica in questo caso.
    3. Fai clic sul documento nel punto in cui desideri inserire il campo.
    4. Regola il posizionamento e le dimensioni del campo in base alle esigenze.
    5. Seleziona il destinatario successivo, inseriscilo e ripeti il processo finché non saranno inseriti tutti i campi.
    Ambiente di authoring in cui un campo firma viene inserito nella riga della firma

    Suggerimento:

    La creazione di moduli ad hoc ogni volta che invii un accordo potrebbe richiedere molto tempo.

    Se disponi di documenti standard che devi inviare con frequenza, puoi risparmiare tempo creando con cura dei modelli libreria, eliminando così il processo di authoring durante la creazione di un accordo.

    I modelli possono essere creati dagli accordi inviati nella pagina Gestisci.

  17. Salva o Invia l’accordo.

    Quando si salva l’accordo, viene salvata tutta la configurazione dei campi e l’accordo viene memorizzato nello stato Bozza nella pagina Gestisci.

    L’invio dell’accordo avvia il processo di firma con la spedizione di un’e-mail al primo destinatario (o a tutti i destinatari se è stato selezionato un flusso di firma parallelo).

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