Enviar en lote con un CSV - Nueva versión

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Este artículo contiene información de la versión preliminar. Las fechas de lanzamiento, las funciones y otra información están sujetas a cambios sin previo aviso.

Alerta:

El uso de la opción de carga de CSV Enviar en bloque no admite la creación de campos en la aplicación. Todos los campos deben situarse en la plantilla del documento antes de cargarse en la interfaz Enviar en bloque.

Crear el archivo CSV

Al crear un archivo CSV para el proceso Envío masivo, asegúrese de utilizar un archivo CSV codificado en el formato UTF-8 , especialmente si utiliza caracteres no latinos.

La mejor forma de crear el archivo CSV es mediante una aplicación de hoja de cálculo como Excel, Numbers, Google Sheets, etc. La mayoría de las hojas de cálculo pueden exportarse en formato CSV, lo que es necesario para que la carga se realice correctamente.

Las hojas de cálculo presentan los datos en un formato de tabla fácilmente legible, donde las filas (es decir, registros) y columnas (es decir, campos) son bien discernibles. Al crear el CSV, cada fila representa un acuerdo secundario y cada columna es un argumento aplicado al acuerdo (como el correo electrónico y los campos de formulario personalizados del destinatario).

Hay dos cosas a tener en cuenta antes de empezar a crear el CSV:

  • La plantilla Enviar en lote permite la configuración de muchas opciones del acuerdo y, si el archivo CSV no define explícitamente una configuración, se utiliza el valor predeterminado de la plantilla. Por lo tanto, si todos los acuerdos tienen el mismo Nombre de acuerdo, no se incluye esa columna en el archivo CSV.
  • No es necesario insertar un valor en todos los campos porque existe una columna. Se omiten los campos vacíos y se utiliza el valor predeterminado de la plantilla Enviar en lote. Por lo tanto, no es necesario rellenar todos los campos de todos los registros.

El propio CSV se puede dividir en tres secciones significativas:

Nota:

El nuevo entorno Enviar en lote no admite la configuración del remitente para iniciar la sesión primero a través de la interfaz de usuario.

Los clientes que utilicen un archivo CSV heredado en la nueva experiencia no podrán insertar al remitente como primer firmante. Se debe crear un nuevo archivo CSV con el nuevo formato y definir al remitente como primer destinatario para cada acuerdo secundario.

Se pueden incluir al menos uno y hasta 100 destinatarios en cada acuerdo secundario. 

Cada destinatario se puede definir mediante cinco campos:

  • Recipient_X:Name
  • Recipient_X:Email
  • Recipient_X:Role
  • Recipient_X:Auth_Type
  • Recipient_X:Auth_Value
  • Recipient_X:Private_Message

Donde _X es el número de índice del destinatario (Recipient_1, Recipient_2, etc.) y el argumento después del : es el valor utilizado por el sistema para construir el acuerdo.

Solo se requiere la dirección de correo electrónico. Todos los demás valores se pueden omitir o heredar de la plantilla principal omitiendo la columna o dejando el campo vacío.

Ejemplo de archivo CSV que muestra las seis columnas de destinatarios

Nota:

La definición de valores de destinatario como el nombre del destinatario, el título y la compañía se puede realizar mediante encabezados de columna con nombre único que se asignan a los campos con nombre similar del documento. Consulta Definición de campos personalizados para combinar datos de campos en los acuerdos .

Los encabezados de columna distinguen mayúsculas de minúsculas y deben coincidir exactamente con los nombres de campo.

Valores de campo:

:Name : este campo acepta cualquier cadena, normalmente, el nombre del destinatario.

:Email: este campo acepta cualquier cadena en formato de correo electrónico (x@y.zz). Los valores en el campo :Correo electrónico que no cumplen con el formato de correo electrónico activan un error.

:Role: acepta las Funciones estándar para los acuerdos:

  • FIRMANTE
  • APROBADOR
  • ACEPTANTE
  • FORM_FILLER
  • CERTIFIED_RECIPIENT
  • DELEGATE_TO_SIGNER
  • DELEGATE_TO_APPROVER
  • DELEGATE_TO_ACCEPTOR
  • DELEGATE_TO_CERTIFIED_RECIPIENT
  • DELEGATE_TO_FORM_FILLER

:Auth_Type: acepta uno de los siguientes métodos de autenticación. Si se define un método de autenticación que no está habilitado para el grupo de envío, se generará un error.

:Auth_Value: solo se aplica a las autenticaciones por TELÉFONO y CONTRASEÑA. Nningún otro Auth_Type debe incluir un Auth_Value. Acepta una cadena que define el valor que se utiliza para validar el método de autenticación (cuando proceda):

  • Autenticación con CONTRASEÑA: una cadena que define un valor que el destinatario debe introducir para superar la comprobación de autenticación.
  • Autenticación por TELÉFONO: una cadena de números que define el número de teléfono del destinatario. El número de teléfono se utilizará para comunicar el código al destinatario.
    • El número de teléfono debe estar formateado para tener un guion entre el código del país y el número de teléfono (p. ej., 1-5555551212 y 91-9934765344)
    • El formato de número de teléfono puede incluir un signo más al principio y guiones dentro del número para producir una cadena más legible si lo deseas. (por ejemplo, +1-555-555-1212)

:Private_Message: una cadena de hasta 1000 caracteres entregada al destinatario como mensaje privado en el cuerpo del correo electrónico y en la página de firma electrónica.

Nota:

Para grupos de destinatarios, Acrobat Sign aplica el mensaje privado asignado al primer abonado listado a todos los miembros del grupo. Si ese abonado no tiene configurado un mensaje privado, ningún miembro del grupo recibe uno.

CC_X:Correo electrónico - El correo electrónico de un participante del acuerdo que está en CC en el acuerdo y solo ve el acuerdo una vez completado. Al igual que el Destinatario, el valor X es un número que empieza por 1 y aumenta si tiene varias partes CC. Por ejemplo, si tienes tres partes con CC, deberás configurar tres columnas: CC_1:CORREO ELECTRÓNICO, CC_2:CORREO ELECTRÓNICO, CC_3:CORREO ELECTRÓNICO

Estas columnas se refieren a las secciones Detalles del acuerdo y Configuración del acuerdo de la IU de la configuración Enviar en bloque. Al configurar la transacción Enviar en bloque en la interfaz de Acrobat Sign, estás definiendo los valores predeterminados que se utilizarán si no hay un valor definido explícitamente en estas columnas. Hay cinco campos distintos:

  • Configuración regional: define el idioma (localización) aplicado a la experiencia del destinatario. Los elementos de la página de correo electrónico y firma electrónica que forman parte de la plantilla de Acrobat Sign solo se localizan. El contenido personalizado agregado por el remitente no se traduce. Los valores disponibles son los siguientes:
  • Vasco (España) - eu_ES 
  • Bokmål (noruego) - nb_NO 
  • Catalán (España) - ca_ES
  • Chino - zh_CN 
  • Chino (Taiwán) - zh_TW 
  • Croata - hr_HR
  • Checo - cs_CZ
  • Danés - da_DK 
  • Neerlandés - nl_NL 
  • Finés - fi_FI 
  • Francés - fr_FR
  • Alemán - de_DE
  • Hebreo - iw_IL 
  • Húngaro - hu_HU
  • Islandés - is_IS 
  • Indonesia - in_ID 
  • Italiano - it_IT 
  • Japonés - ja_JP 
  • Coreano - ko_KR 
  • Malayo - ms_MY
  • Noruego - no_NO 
  • Nynorsk (noruego) - nn_NO 
  • Polaco - pl_PL 
  • Portugués - pt_PT 
  • Portugués (Brasil) - pt_BR 
  • Rumano - ro_RO
  • Ruso - ru_RU 
  • Eslovaco - sk_SK 
  • Esloveno - sl_SI 
  • Español - es_ES
  • Sueco - sv_SE 
  • Tailandés - th_TH
  • Turco - tr_TR 
  • Ucraniano - uk_UA
  • Inglés (Reino Unido) - en_GB
  • Inglés (Estados Unidos) - en_US 
  • Vietnamita - vi_VN
  • Agreement_Name: el valor Nombre del acuerdo que se inserta en el correo electrónico del destinatario y que se proporciona en la página Administrar.
  • Expires: este campo define el número de días hasta que el acuerdo se cancele automáticamente.
  • Agreement_Message: define el mensaje global insertado en el cuerpo del correo electrónico del destinatario. Este mensaje puede contener hasta 10 000 caracteres o aproximadamente 1600 palabras.
  • Orden: este campo describe el flujo de destinatarios:
    • Cada destinatario solo se puede especificar una vez en el pedido.
    • Una cadena de destinatarios con solo comas que delimiten a cada destinatario se identifica como un flujo de firma secuencial. p. ej., Destinatario_1,Destinatario_2,Destinatario_3
      • Cada destinatario obtiene acceso al acuerdo después de que el destinatario anterior haya completado su parte.
    • Todos los destinatarios entre paréntesis (Destinatario_4,Destinatario_5), se identifican como parte de un flujo de firma paralelo. 
      • Se notifica a todos los miembros al mismo tiempo y todos deben firmar.
    • Todos los destinatarios entre corchetes [Destinatario_7,Destinatario_8], se identifican como parte de un "grupo de destinatarios". 
      • Todos los abonados reciben una notificación al mismo tiempo, pero solo un abonado puede firmar.
    • Puede combinar libremente estos métodos en cualquier orden para crear un flujo de firma híbrido:
      p. ej., Destinatario_1,Destinatario_2,Destinatario_3,(Destinatario_4,Destinatario_5),Destinatario_6,[Destinatario_7,Destinatario_8],Destinatario_9
      • Una excepción a la opción de flujo de trabajo híbrido es que no se puede incorporar una estructura de flujo paralelo (todos deben firmar) dentro de una estructura de grupo de destinatarios (solo un abonado puede firmar)
        p. ej., [Destinatario_1, Destinatario_2,(Destinatario_3,Destinatario_4),Destinatario_5,Destinatario_6].
El archivo CSV con las columnas relacionadas con el acuerdo visibles

Adición de asignaciones de campos personalizados a la transacción Enviar en bloque comienza por comprender el nombre del campo en la plantilla que cargues. El archivo CSV debe utilizar el nombre de campo de la plantilla de documento como nombre del encabezado de columna.

Por ejemplo, si tienes un campo en la plantilla de documento llamado Inversión, el encabezado de columna del archivo CSV debe ser Inversión.

Si tienes la intención de rellenar el campo denominado StreetAddress, el encabezado de columna en el archivo CSV debe ser StreetAddress. 

Los encabezados de columna distinguen mayúsculas de minúsculas y deben coincidir exactamente con los nombres de campo.

Archivo CSV de ejemplo con dos columnas de campos personalizados añadidas

Precaución:

Hay seis palabras reservadas que no pueden utilizarse como nombres de campo personalizados:

  • Nombre
  • Título
  • Empresa
  • Correo electrónico
  • Fecha
  • Función
Precaución:

Es posible que el archivo CSV no tenga una coma o un espacio en blanco al final de una fila o al final del archivo CSV.

Si hay una coma o un espacio en blanco al final de una fila o al final del archivo, se activará un mensaje de error: “Error al leer el archivo CSV proporcionado”.

Ejemplo de un archivo CSV que resalta las comas finales y una línea en blanco al final del archivo.

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