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Adobe Acrobat Sign pour NetSuite : Guide d’installation et de personnalisation (version 4.0.7)

  1. Intégrations d’Adobe Acrobat Sign
  2. Nouveautés
  3. Versions de produit et cycle de vie
  4.  Acrobat Sign pour Saleforce
    1. Installation du package
    2. Configuration du package
    3. Guide de l’utilisateur
    4. Guide du développeur
    5. Guide de personnalisation avancée
    6. Guide de mappage de champs et modèles
    7. Guide d’utilisation de l’application mobile
    8. Guide d’automatisation des flux
    9. Guide de Document Builder
    10. Configuration de documents volumineux
    11. Guide de mise à niveau
    12. Notes de mise à jour
    13. Forum aux questions
    14. Guide de dépannage
    15. Articles supplémentaires
  5. Acrobat Sign pour Microsoft
    1. Acrobat Sign pour Microsoft 365
      1. Guide d’installation
    2. Acrobat Sign pour Outlook
      1. Guide de l’utilisateur
    3. Acrobat Sign pour Word/PowerPoint
      1. Guide de l’utilisateur
    4. Acrobat Sign pour Teams
      1. Guide de l’utilisateur
      2. Guide de Live Sign
      3. Guide de l’utilisateur pour mobile
      4. Notes de mise à jour
      5. Approbations Microsoft Teams
    5. Acrobat Sign pour Microsoft PowerApps et Power Automate
      1. Guide de l’utilisateur
      2. Notes de mise à jour
    6. Connecteur Acrobat Sign pour Microsoft Search
      1. Guide de l’utilisateur
      2. Notes de mise à jour
    7. Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics
      1. Présentation
      2. Dynamics en ligne : guide d’installation
      3. Dynamics en ligne : guide de l’utilisateur
      4. Dynamics sur site : guide d’installation
      5. Dynamics sur site : guide de l’utilisateur
      6. Guide de workflow de Dynamics
      7. Dynamics 365 pour Talent
      8. Guide de mise à niveau
      9. Notes de mise à jour
    8. Acrobat Sign pour Microsoft SharePoint
      1. Présentation
      2. SharePoint sur site : guide d’installation
      3. SharePoint sur site : guide de mappage de modèles
      4. SharePoint sur site : guide de l’utilisateur
      5. SharePoint sur site : notes de mise à jour
      6. SharePoint en ligne : guide d’installation
      7. SharePoint en ligne : guide de mappage de modèles
      8. SharePoint en ligne : guide de l’utilisateur
      9. SharePoint en ligne : guide de mappage de formulaires web
      10. SharePoint en ligne : notes de mise à jour
  6.  Acrobat Sign pour ServiceNow
    1. Présentation
    2. Guide d’installation
    3. Guide de l’utilisateur
    4. Notes de mise à jour
  7. Acrobat Sign pour les RH ServiceNow
    1. Guide d’installation
  8. Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors
    1. Guide d’installation de Cockpit (obsolète)
    2. Guide d’installation pour le recrutement (obsolète)
    3. Guide de l’utilisateur pour le recrutement
    4. Guide d’installation de Cloud Foundry
    5. Notes de mise à jour
  9.  Acrobat Sign pour Workday
    1. Guide d’installation
    2. Guide de démarrage rapide
    3. Tutoriel de configuration
  10. Acrobat Sign pour NetSuite
    1. Guide d’installation
    2. Notes de mise à jour
  11. Acrobat Sign pour SugarCRM
  12. Acrobat Sign pour VeevaVault
    1. Guide d’installation
    2. Guide de l’utilisateur
    3. Guide de mise à niveau
    4. Notes de mise à jour
  13. Acrobat Sign pour Coupa BSM Suite
    1. Guide d’installation
  14. Documentation du développeur Acrobat Sign
    1. Présentation
    2. Webhooks
    3. Balises de texte

Présentation

Adobe Acrobat Sign pour NetSuite fournit une intégration complète des signatures électroniques avec NetSuite. Vous pouvez utiliser Acrobat Sign pour NetSuite afin d’envoyer des accords (contrats, devis et autres documents) aux destinataires directement depuis NetSuite. Vous pouvez créer et envoyer des accords Adobe Acrobat Sign à partir d’enregistrements NetSuite de clients, de leads, de devis et autres. Acrobat Sign met à jour NetSuite avec le statut des accords et stocke les accords avec les enregistrements NetSuite associés une fois qu’ils sont entièrement exécutés. Vous pouvez afficher l’historique de tous les accords envoyés depuis NetSuite à partir du produit.

Pour plus d’informations sur les dernières mises à jour, reportez-vous au document Adobe Acrobat Sign pour NetSuite : Notes de mise à jour.

Pour demander une version d’essai de 30 jours, consultez la page relative à la version d’essai d’Adobe Acrobat Sign.

Installation de l’offre groupée et configuration d’OAuth

Seul un administrateur NetSuite peut installer ou mettre à jour l’offre groupée. Pour configurer OAuth, l’administrateur NetSuite doit également disposer d’un accès administrateur dans Adobe Acrobat Sign. Avant d’installer l’offre groupée dans votre compte de production, vous devez l’installer et la tester dans un compte sandbox NetSuite.

Pour plus d’informations sur les tests, voir Création d’un accord Adobe Sign.

Attention :

les clients effectuant une mise à niveau vers la version 4.0.7 NE doivent PAS supprimer leur clé API existante.

Voir Définition des préférences personnalisées pour plus d’informations sur l’utilisation de la clé API.

  1. Accédez à Personnalisation > SuiteBundler > Rechercher et installer une offre groupée.

  2. Sur la page Rechercher et installer une offre groupée, recherchez  Adobe Acrobat Sign.

  3. Sélectionnez le nom de l’offre groupée Adobe Acrobat Sign.

    installation d’une offre groupée

  4. Sur la page Détails de l’offre groupée, sélectionnez Installer.

    Installation de sign pour netsuite

  5. Sur la page Prévisualiser l’installation de l’offre groupée, cliquez sur Installer l’offre groupée.
    Il n’est pas nécessaire de modifier les valeurs par défaut sur la page.

    aperçu de l’installation de l’offre groupée

  6. Dans la boîte de dialogue d’installation qui s’affiche, sélectionnez OK.

    Pendant l’installation, le statut de l’offre groupée En attente est affiché.

    installation de sign en attente

  7. Pour afficher un statut mis à jour de l’installation, sélectionnez Actualiser

    Une fois l’installation de l’offre groupée terminée, Adobe Acrobat Sign pour NetSuite s’affiche sur la page Offres groupées installées.

    offre groupée sign installée

  8. Si vous êtes déjà client Adobe Acrobat Sign, passez à la section Configuration d’OAuth après l’installation ou la mise à niveau.

    Si vous ne disposez pas d’un compte Adobe Acrobat Sign, vous pouvez créer un compte d’évaluation Adobe Acrobat Sign

    pour essayer le système.  Suivez les étapes d’enregistrement en ligne pour activer votre compte Adobe Acrobat Sign.

Configuration d’OAuth après l’installation ou la mise à niveau

Adobe Acrobat Sign utilise OAuth 2.0 pour authentifier votre compte Adobe Acrobat Sign dans NetSuite.

Ce protocole autorise votre offre groupée NetSuite à communiquer avec Adobe Acrobat Sign sans demander votre mot de passe. Dans la mesure où les informations sensibles ne sont pas directement partagées entre les applications, votre compte est moins susceptible d’être piraté.

Cette authentification n’aura aucun impact sur votre implémentation, mais vous devez effectuer une configuration unique après l’installation ou la mise à niveau de l’offre groupée dans votre compte de production ou Sandbox. 

L’administrateur NetSuite qui configure OAuth doit également disposer d’un accès administrateur au niveau du compte dans Adobe Acrobat Sign.

  1. Dans NetSuite, accédez à la page Liste des configurations d’Adobe Sign.

  2. Recherchez Configuration d’Adobe Sign (type d’enregistrement personnalisé) à l’aide du champ Rechercher dans l’en-tête.

  3. Sur la page Résultats de la recherche, sélectionnez Afficher en regard de l’enregistrement Configuration d’Adobe Sign.

    affichage de la configuration d’acrobat sign

  4. Sur la page Liste des configurations d’Adobe Sign, sélectionnez Afficher en regard de l’enregistrement Utilisation d’OAuth pour accéder aux API Adobe Sign.

    liste des configurations

  5. Sur la page Configuration d’Adobe Acrobat Sign, sélectionnez Se connecter à Adobe Acrobat Sign.

    connexion à la configuration Sign

  6. Lorsque la page de connexion Adobe Acrobat Sign s’affiche, saisissez vos informations d’identification.

    authentification Adobe Sign

  7. Sur la page Confirmer l’accès (pour OAuth) qui s’affiche, sélectionnez Autoriser l’accès.

    autorisation de l’accès

  8. Une fois la procédure d’autorisation terminée, vous êtes redirigé vers la page Configuration d’Adobe Acrobat Sign dans NetSuite, comme illustré ci-dessous :

    connecté à sign

    Remarque :

    si vous configurez OAuth dans votre compte sandbox, vous rencontrez l’erreur « Impossible de déterminer le compid client » une fois la procédure d’autorisation terminée.

    Pour continuer, vous devez modifier la partie du domaine de compte de l’URL (system.netsuite.com) dans votre navigateur pour la faire pointer vers le compte sandbox NetSuite comme suit :

    Remplacez :

    system.netsuite.com/app/site/hosting/scriptlet.nl?script=745&deploy=1&web_access_point=https://adobesign.com

    Par :

    system.sandbox.netsuite.com/app/site/hosting/scriptlet.nl?script=745&deploy=1&web_access_point=https://adobesign.com

Mise à jour de l’offre groupée (utilisateurs existants)

Adobe publie régulièrement des mises à jour de l’offre groupée NetSuite. Les utilisateurs existants de l’intégration Adobe Acrobat Sign pour NetSuite peuvent facilement effectuer la mise à jour vers la dernière offre groupée.

Attention :

les clients effectuant une mise à niveau vers une version plus récente ne doivent PAS supprimer leur clé API existante.

Voir Définition des préférences personnalisées pour plus d’informations sur l’utilisation de la clé API.

Avant la mise à jour de l’offre groupée

Le temps nécessaire pour effectuer une mise à jour vers l’offre groupée v4.0.5 dépend du nombre d’accords dont l’état est actuellement Émis pour signature. En temps normal, il faut entre 7 et 10 minutes pour mettre à jour 100 accords. Pour déterminer le nombre d’accords Émis pour signature dont vous disposez, procédez comme suit :

Notez le nombre d’enregistrements pour estimer le temps de mise à jour.

  1. Accédez à Personnalisation > Listes, enregistrements et fichiers > Types d’enregistrements, puis localisez Accord Adobe Acrobat Sign.
    (Vous pouvez également utiliser la recherche globale.)

  2. Cliquez sur le lien Rechercher à droite.

    affichage des types d’enregistrements

  3. Sous Statut, sélectionnez Émis pour signature, puis Envoyer.

    Recherche des accords envoyés

    Notez le nombre d’enregistrements pour estimer le temps de mise à jour.

Mise à jour de l’offre groupée

  1. Accédez à Personnalisation > SuiteBundler > Rechercher et installer > Liste.

    Recherchez votre offre groupée actuelle comme illustré ci-dessous.

    Remarque :

    s’il existe une nouvelle version de l’offre groupée, une icône de point d’exclamation s’affiche à droite du numéro de version de votre offre groupée actuelle.

  2. Dans la liste déroulante Action, sélectionnez Mettre à jour.

    mise à jour de l’offre groupée

  3. Sur la page Prévisualiser la mise à jour de l’offre groupée, cliquez sur Mettre à jour l’offre groupée sans modifier les valeurs par défaut affichées sur la page.

    Remarque : vous pouvez obtenir l’avertissement suivant lors de la mise à jour de l’offre groupée. Si vous n’avez pas personnalisé vos enregistrements de signature électronique NetSuite, vous pouvez continuer. Si vous n’êtes pas sûr, nous vous suggérons d’installer l’offre groupée dans un compte sandbox pour la tester avant de la mettre à jour dans un compte de production.

    Message d’erreur

    Pendant le processus d’installation de la mise à jour, l’offre groupée affiche le statut En attente.

    Pour afficher un statut mis à jour, cliquez sur Actualiser.

    installation en attente

    Remarque :

    si la mise à jour prend beaucoup de temps en raison d’un grand nombre d’accords Émis pour signature, vous pouvez rechercher dans le sous-onglet Journal d’exécution le script Installation de l’offre groupée Adobe Acrobat Sign pour déterminer la progression de la mise à jour.

    Voir Détermination de la progression de la mise à jour pour plus d’informations.

    Une fois la mise à jour de l’offre groupée terminée, Adobe Acrobat Sign pour NetSuite s’affiche sur la page Offres groupées installées.

    offre groupée sign installée

Configuration de l’offre groupée

Définition des préférences personnalisées

Vous pouvez utiliser des préférences personnalisées pour spécifier la façon dont les accords sont créés et stockés dans NetSuite. La préférence Configurer automatiquement l’utilisateur dans Adobe Acrobat Sign vous permet de spécifier si les utilisateurs NetSuite sont configurés automatiquement dans les services Sign lorsqu’ils envoient des accords depuis NetSuite.

  1. Accédez à Configuration > Société > Préférences générales.

  2. Faites défiler la page vers le bas et sélectionnez le sous-onglet Préférences personnalisées.

    définition des préférences personnalisées

  3. Activez et configurez vos préférences Acrobat Sign selon vos besoins :

    • Saisir la clé API EchoSign de votre compte : n’ajoutez ni ne modifiez aucune valeur dans ce champ.
    • Utiliser le contact de l’enregistrement parent comme signataire : si cette option est activée, le contact de l’enregistrement parent est le premier signataire par défaut lors de la création des accords. L’expéditeur peut supprimer ou modifier le signataire par défaut ou ajouter des signataires supplémentaires à l’accord avant l’envoi.
    • Utiliser le contact de transaction comme signataire le cas échéant : cette préférence est valide uniquement si la préférence Utiliser le contact de l’enregistrement parent comme signataire est également activée. Si cette préférence est activée, lors de la génération d’un accord à partir d’un enregistrement de transaction (par exemple, un devis), le contact de transaction principal est par défaut le premier signataire. Pour plus d’informations, voir Enregistrements de transaction. En l’absence de contact de transaction principal ou s’il s’agit d’un envoi à partir de l’enregistrement d’objet NetSuite (par exemple, un enregistrement client ou un enregistrement partenaire), le destinataire par défaut est le contact principal de l’adresse e-mail du client. L’expéditeur peut supprimer ou modifier le signataire par défaut ou ajouter des signataires supplémentaires à l’accord avant l’envoi.
    • Autoriser la configuration des destinataires comme approbateurs : si cette option est activée, les expéditeurs peuvent marquer les destinataires comme approbateurs. Les destinataires marqués comme approbateurs peuvent réviser et approuver les accords, mais ils ne sont pas tenus de les signer. Les approbateurs peuvent être tenus de saisir des données dans les champs pendant le processus d’approbation.
    • ID de dossier d’accord favori : permet de spécifier le dossier dans lequel les accords signés finaux seront stockés. Si vous ne définissez pas de valeur pour ce champ, les accords signés finaux sont enregistrés par défaut dans le même dossier que le fichier du document d’origine. L’ID de dossier doit être un nombre.
    • Joindre automatiquement le PDF de transaction : si cette option est activée, les PDF de transaction sont automatiquement joints aux accords lorsque de nouveaux accords sont créés à partir d’enregistrements de transaction.
    • Ajouter le PDF signé en tant que (Pièce jointe ou Lien) : si l’option Lien est sélectionnée dans la liste déroulante, le PDF signé est automatiquement ajouté en tant que lien vers le fichier. Si l’option Pièce jointe est sélectionnée dans la liste déroulante, le fichier PDF signé est stocké dans NetSuite en tant que pièce jointe dans l’enregistrement de l’accord.
    • Inclure le PDF du journal d’audit avec l’accord : si cette option est activée, les fichiers PDF du journal d’audit sont automatiquement joints aux enregistrements de l’accord une fois les accords signés.
    • La méthode de vérification d’identité s’applique à : permet d’appliquer les méthodes de vérification d’identité à certains destinataires. Les options disponibles sont Tous les signataires, Signataires externes uniquement ou Signataires internes uniquement.
    • Les méthodes de vérification d’identité activées peuvent être sélectionnées lors de la création d’un accord. Si plusieurs méthodes de vérification d’identité sont activées ici, l’option Vérifier l’identité du signataire s’affiche sur la page Accord Adobe Acrobat Sign.

    ► Activer le mot de passe requis pour la signature : exigez des signataires qu’ils saisissent un mot de passe unique que vous spécifiez.

    ► Activer l’authentification fondée sur les connaissances : exigez des signataires qu’ils fournissent leur nom, leur adresse et éventuellement les quatre derniers chiffres de leur numéro de sécurité sociale, puis qu’ils répondent à une liste de questions vérifiant les informations qu’ils ont fournies. Disponible uniquement aux États-Unis.

    ► Activer l’authentification de l’identité web : exigez des signataires qu’ils vérifient leur identité en se connectant à l’un des sites suivants : Facebook, Google, LinkedIn, Microsoft Live, Twitter ou Yahoo!.

    • Configurer automatiquement l’utilisateur dans Adobe Acrobat Sign : si cette option est activée, les utilisateurs qui envoient des accords dans NetSuite sont automatiquement configurés avec un compte d’utilisateur Adobe Acrobat Sign.
  4. Pour enregistrer vos préférences, sélectionnez Enregistrer en haut ou en bas de la page.

Configuration des mises à jour automatiques du statut

L’offre groupée d’intégration Adobe Acrobat Sign vous permet de recevoir automatiquement des mises à jour dans NetSuite concernant le statut des accords qui ont été envoyés depuis NetSuite. Lorsque cette fonctionnalité est activée, NetSuite reflète toujours le statut de vos accords. Vous pouvez activer les mises à jour automatiques de statut comme suit :

  1. Accédez à Configuration > Société > Activer les fonctionnalités.

  2. Sélectionnez le sous-onglet SuiteCloud.

  3. Activez les options suivantes :

    • Dans la section SuiteBuilder, activez l’option Enregistrements personnalisés.
    • Dans la section SuiteScript, activez les options Client SuiteScript et Serveur SuiteScript et acceptez les conditions d’utilisation pour les deux.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

    Vos options doivent être définies comme illustré dans l’image ci-dessous :

    activation des fonctionnalités

Objets et types d’enregistrement

L’offre groupée d’intégration Adobe Acrobat Sign présente déjà l’objet Accord Acrobat Sign avec de nombreux objets NetSuite standard, notamment les enregistrements Client, Estimation, Lead, Opportunité et Partenaire. Vous pouvez également utiliser l’offre groupée Adobe Acrobat Sign avec d’autres types d’enregistrements, y compris des enregistrements personnalisés.

L’onglet Accord peut s’afficher avec deux types d’enregistrements NetSuite : Entité et Transaction. Pour notre utilisation, nous pouvons généralement supposer qu’un enregistrement Transaction est un enregistrement qui peut être converti en document PDF, comme un devis, contrairement à un enregistrement Entité.

Enregistrements de transactions

Si l’accord est créé à partir d’un enregistrement de transaction, le premier document de l’enregistrement de l’accord est la version PDF de l’enregistrement d’origine et le premier destinataire est l’adresse e-mail de l’enregistrement. Si vous ne souhaitez pas que le premier document soit une version PDF de l’enregistrement d’origine, désactivez l’option Joindre automatiquement le PDF de transaction dans le sous-onglet Configuration > Société > Préférences générales > Préférences personnalisées (voir Définition des préférences personnalisées pour en savoir plus).

Sous Préférences personnalisées, vous pouvez également activer la préférence Utiliser le contact de transaction comme premier signataire si vous souhaitez que le contact de transaction principal soit automatiquement ajouté en tant que premier signataire.

En cas d’association avec un enregistrement Transaction, l’onglet Accords et le bouton Envoyer pour signature s’affichent.

envoi de devis pour signature

Enregistrements d’entités

Si l’accord est créé à partir d’un enregistrement d’entité, le premier destinataire sera l’adresse e-mail de l’enregistrement. Lorsqu’il est associé à un enregistrement d’entité, seul l’onglet Accords s’affiche.

Personnalisation de l’offre groupée

Pour personnaliser l’offre groupée, vous devez :

  • déployer les scripts pour le sous-onglet Accords et le bouton Envoyer pour signature correspondant aux types d’enregistrements appropriés ;
  • définir des autorisations de rôle pour vos types d’enregistrements Adobe Acrobat Sign ;
  • modifier des autorisations pour accorder l’accès au sous-onglet Accords et au bouton Envoyer pour signature.

Configuration d’accords Adobe Acrobat Sign pour d’autres types d’enregistrements

Pour déployer le sous-onglet Accords et le bouton Envoyer pour signature pour les types d’enregistrements appropriés, suivez les étapes ci-dessous.

  1. Accédez à Personnalisation > Génération de scripts > Scripts.

    La page de la liste des scripts s’affiche.

    affichage des nouveaux scripts

  2. Sur la page de la liste des scripts, recherchez le script que vous devez déployer, puis sélectionnez Afficher.

    • Pour ajouter le bouton Envoyer pour signature, sélectionnez le script Bouton d’estimation Adobe Acrobat Sign.
    • Pour ajouter l’onglet Accords, sélectionnez le script Chargeur d’accord Adobe Acrobat Sign.
  3. Sur la page Script, sélectionnez Déployer le script.

    déploiement du script

  4. Sur la page Déploiement du script, procédez comme suit :

    • Dans la liste S’applique à, sélectionnez le type d’enregistrement.
    • Si vous le souhaitez, entrez l’ID de déploiement du script. (Pour plus d’informations, voir la rubrique Creating a Custom Script Deployment ID dans le Centre d’aide NetSuite.) Si vous ne saisissez pas d’ID, celui-ci est généré.
    • Cochez la case Déployé.
    déploiement de la modification du script

    • Définissez Statut sur Publié.
      • Vous n’avez pas besoin de spécifier le Type d’événement ni le Niveau de journal.
    • Dans la liste déroulante Rôle d’exécution, sélectionnez Exécuter en tant qu’administrateur.
    • Avec le sous-onglet Audience actif (par défaut), sélectionnez les rôles ou utilisateurs spécifiques auxquels vous souhaitez accorder l’accès. Si vous souhaitez accorder l’accès à tous les rôles et utilisateurs, activez les options Tout sélectionner correspondantes.
    • Cliquez sur Enregistrer. Lorsque la confirmation de modification s’affiche, cliquez sur Retour.
  5. En haut de la page Déploiement de script, sélectionnez Liste.

    Vous revenez à la page de liste Scripts.

  6. Répétez les étapes 2 et 3 ci-dessus pour l’autre script.

Définition des autorisations de rôle pour les types d’enregistrements Adobe Acrobat Sign

La plupart des rôles NetSuite doivent être autorisés à utiliser Adobe Acrobat Sign sans personnalisation supplémentaire. Cependant, vous devrez accorder des autorisations pour tous les rôles personnalisés supplémentaires qui ont été créés.

  1. Accédez à Personnalisation > Listes, enregistrements et fichiers > Types d’enregistrement.

    SiteBuilder - Enregistrements personnalisés

    Remarque :

    si vous ne voyez pas l’élément Types d’enregistrement, accédez à l’onglet Configuration > Société > Activer les fonctionnalités > Suite Cloud et activez l’option Enregistrements personnalisés.

  2. Sur la page Types d’enregistrements, cliquez sur Accord Adobe Acrobat Sign pour le sélectionner.

    Liste des types d’enregistrements

  3. Sur la page Type d’enregistrement personnalisé, sélectionnez Utiliser la liste d’autorisations dans la liste déroulante Type d’accès.

    type d’enregistrement personnalisé

    Remarque :

    le type d’enregistrement Accord Adobe Acrobat Sign est le seul type d’enregistrement Adobe Acrobat Sign qui requiert le type d’accès Utiliser la liste d’autorisations.

    Voir l’étape 6 pour connaître les instructions sur la définition du type d’accès pour les autres types d’enregistrements Adobe Acrobat Sign.

  4. Sélectionnez le sous-onglet Autorisations.

    La liste des rôles et des autorisations s’affiche.

    autorisations de types d’enregistrements personnalisés

  5. Définissez les autorisations comme suit pour les rôles personnalisés supplémentaires ajoutés au type d’enregistrement « Accord Adobe Acrobat Sign » :

    1. Sélectionnez le rôle dans la liste Rôle.
    2. Définissez Niveau sur Intégral.
    3. Définissez Formulaire par défaut sur Formulaire d’accord Adobe Acrobat Sign personnalisé.
    4. Cochez la case Restreindre le formulaire.
    5. Pour enregistrer les modifications correspondant à la ligne du rôle, sélectionnez Ajouter.
    6. Répétez les étapes 1 à 5 ci-dessus pour tous les rôles personnalisés supplémentaires.
    7. Lorsque des autorisations sont définies pour tous les rôles, sélectionnez Enregistrer sur la page Type d’enregistrement personnalisé. La page Type d’enregistrement client s’affiche de nouveau.
    autorisations de type d’enregistrement personnalisé

  6. Répétez les étapes 1 à 3 ci-dessus pour définir le type d’accès pour tous les autres types d’enregistrements Adobe Acrobat Sign.

    Aucune autorisation requise. Cela s’applique aux types d’enregistrement suivants :

    • Configuration d’Adobe Acrobat Sign
    • Document Adobe Acrobat Sign
    • Événement Adobe Acrobat Sign
    • Langue Adobe Acrobat Sign
    • Erreurs de script Adobe Acrobat Sign
    • Accord signé Adobe Acrobat Sign
    • Signataire Adobe Acrobat Sign

Octroi d’accès à l’onglet Accord et au bouton Envoyer pour signature

L’offre groupée d’intégration Adobe Acrobat Sign présente déjà l’objet Accord Adobe Acrobat Sign avec de nombreux objets NetSuite standard (Client, Estimation [Devis], Lead, etc.). Le sous-onglet Accord est automatiquement activé pour les types d’objets suivants : Client, Lead, Opportunité, Partenaire, Prospect, Devis et Facture fournisseur.

Le bouton Envoyer pour signature est automatiquement activé pour l’objet Devis uniquement.

Les administrateurs NetSuite peuvent étendre la possibilité de créer des accords sur d’autres objets CRM en modifiant les autorisations pour ajouter le sous-onglet Accord et/ou le bouton Envoyer pour signature à ces objets.

Modification des autorisations d’accès au bouton Envoyer pour signature

  1. Accédez à Personnalisation > Génération de scripts > Scripts.

    La page de la liste Scripts s’affiche.

    • Si nécessaire, utilisez les filtres pour localiser les scripts Adobe Acrobat Sign.
  2. Sur la page Scripts, recherchez le script Bouton d’estimation Adobe Acrobat Sign (contrôle le bouton Envoyer pour signature), puis cliquez sur Afficher.

    Affichage des scripts

  3. Sur la page Script :

    1. Sélectionnez le sous-onglet Déploiements.
    2. Sous « S’applique à », sélectionnez le lien de l’entité que vous souhaitez modifier [Devis dans cet exemple].
    3. Sur la page Déploiement du script, sélectionnez Modifier.
    4. Avec le sous-onglet Audience actif, sélectionnez les rôles ou utilisateurs spécifiques auxquels vous souhaitez accorder l’accès. 
    5. Pour accorder l’accès à tous les rôles et utilisateurs, activez les options Sélectionner tout respectives.
    6. Sélectionnez Enregistrer.
    Déploiements de scripts

    déploiement de la modification du script

    audience de déploiement de script

Modification des autorisations pour accorder l’accès à l’onglet Accords

  1. Accédez à Personnalisation > Génération de scripts > Scripts.

  2. Sur la page Scripts, localisez le script Chargeur d’accord Adobe Acrobat Sign et sélectionnez Afficher.

  3. Sur la page Script, procédez comme suit :

    1. Sélectionnez le sous-onglet Déploiements.
    2. Sous S’applique à, cliquez sur le lien de l’entité dont vous souhaitez modifier l’accès.
    3. Sur la page Déploiement du script, sélectionnez Modifier.
    4. Avec le sous-onglet Audience actif (par défaut), sélectionnez les rôles ou utilisateurs spécifiques auxquels vous souhaitez accorder l’accès. 
    5. Pour accorder l’accès à tous les rôles et utilisateurs, activez les options Sélectionner tout respectives.
    6. Sélectionnez Enregistrer.

Envoi d’accords à l’aide de l’offre groupée Acrobat Sign pour NetSuite

Pour envoyer des accords depuis NetSuite et recevoir des mises à jour de ceux-ci, les utilisateurs doivent posséder le même ID de connexion (adresse e-mail) dans NetSuite et Adobe Acrobat Sign.

Création d’un accord Adobe Acrobat Sign

Après avoir installé une nouvelle offre groupée dans un compte sandbox ou de production, vous devez la tester en créant un accord. Vous pouvez créer des accords Adobe Acrobat Sign à partir d’un enregistrement Entité, d’un enregistrement Transaction ou d’un accord autonome.

Remarque :

le processus de création d’un accord diffère légèrement selon la manière dont il est créé. Le processus général consiste à spécifier les options de votre accord, à ajouter un ou plusieurs documents d’accord et à indiquer les destinataires. Le processus décrit ci-dessous suppose que vous créez l’accord à partir d’un enregistrement client.

  1. Sélectionnez ou créez un enregistrement client à partir duquel vous souhaitez envoyer un accord ou sélectionnez un autre type d’enregistrement NetSuite pour lequel l’onglet Accords est activé.

  2. Sélectionnez Nouvel accord.

    nouvel accord client

  3. Sur la page Accord Adobe Acrobat Sign, sélectionnez Modifier.

    modification de l’accord

  4. Spécifiez les options de votre accord comme suit :

    • Nom de l’accord : saisissez un nom pour l’accord.
    • Message : saisissez un message personnalisé à l’attention du destinataire.
    • Type de signature : sélectionnez le type de signature accepté pour le document. Les options sont Signature électronique et Signature par fax.
    • Je dois également signer cet accord : activez cette option pour indiquer que l’expéditeur doit également signer l’accord.
    • Ordre des signatures : si l’option Ordre des signatures est activée, sélectionnez l’ordre dans lequel l’expéditeur et les destinataires doivent signer. Les options disponibles sont « Je signe avant les destinataires », « Les destinataires signent avant moi » et « Aucun ».
    • Prévisualiser le document ou positionner les champs de signature (ou de formulaire) : activez cette option pour permettre aux expéditeurs de prévisualiser l’accord et d’ajouter des champs (glisser-déposer de la signature, champs initiaux et autres champs de formulaire) à l’accord avant son envoi aux destinataires.
    • Vérifier l’identité des signataires : activez cette option, puis sélectionnez l’une des options de vérification d’identité suivantes :
      • Mot de passe nécessaire pour signature : exigez des signataires qu’ils saisissent un mot de passe unique que vous spécifiez.
      • Authentification basée sur les connaissances : exigez des signataires qu’ils fournissent leur nom, leur adresse et éventuellement les quatre derniers chiffres de leur numéro de sécurité sociale, puis qu’ils répondent à une liste de questions pour confirmer les informations qu’ils ont fournies. Disponible uniquement aux États-Unis.
      • Authentification avec identité web : exigez des signataires qu’ils vérifient leur identité en se connectant à l’un des sites suivants : Facebook, Google, LinkedIn, Twitter, Yahoo! ou Microsoft Live.
    • Mot de passe nécessaire pour visionner le PDF : activez cette option pour exiger qu’un destinataire saisisse un mot de passe avant d’ouvrir le PDF de l’accord ou de l’accord signé. Le fichier PDF envoyé à tout le monde sera chiffré et ce mot de passe sera requis pour l’ouvrir. Ne perdez pas votre mot de passe, car il est irrécupérable. Si vous perdez votre mot de passe, vous devez supprimer cette transaction et recommencer.
    • Mot de passe/Confirmer le mot de passe : si l’option Mot de passe requis pour afficher le PDF est activée, saisissez le mot de passe qui doit être utilisé pour afficher l’accord.
    • Rappeler au destinataire de signer : indiquez si des rappels sont envoyés aux destinataires et à quelle fréquence. Les options disponibles sont Jamais, Quotidien ou Hebdomadaire.
    • Langue : spécifiez l’affichage de la page de signature et des notifications par e-mail pour les destinataires.
    • Héberger la signature pour le premier signataire : activez cette option pour autoriser l’hôte de l’expéditeur à signer en personne pour le premier signataire.

    Remarque : pour l’authentification KBA, Adobe Sign et par téléphone, vous devez activer les cookies tiers dans votre navigateur.

    • Jours avant l’échéance de signature : entrez un nombre entier pour indiquer l’échéance de signature de l’accord (date du jour + nombre de jours).
    • Enregistrement parent : vous pouvez éventuellement sélectionner un enregistrement parent pour le lier à l’accord.
    modification des détails de l’accord

  5. Sélectionnez l’onglet Documents.

    ajout d’un document à un accord

  6. Dans le sous-onglet Documents, joignez un document existant dans l’armoire à fichiers à l’aide de la liste déroulante Document Adobe Acrobat Sign et en cliquant sur Joindre.

    Vous pouvez également charger un nouveau document en cliquant sur le bouton Nouveau document Adobe Acrobat Sign pour accéder à la page Document Adobe Acrobat Sign (illustrée ci-dessous). Vous pouvez également saisir le nom d’un document de votre armoire à fichiers NetSuite, sélectionner des fichiers de votre enregistrement Transaction (le cas échéant) ou joindre un nouveau document.

    Vous pouvez ajouter plusieurs documents à un accord.

  7. Cliquez sur le sous-onglet Destinataires et saisissez les informations suivantes :

    • Spécifiez le destinataire en le sélectionnant dans la liste des contacts ou en saisissant une adresse e-mail.
    • Attribuez l’un des rôles suivants à chaque destinataire :
      • Les Signataires doivent signer l’accord.
      • Les Approbateurs doivent approuver l’accord sans le signer, et peuvent éventuellement y ajouter des données.
      • Les Destinataires en copie sont informés lorsque l’accord est mis à jour, signé et terminé. Les destinataires en copie ne prennent pas part au processus de signature ou d’approbation.

    Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Définition des préférences personnalisées.

    • Si la préférence personnalisée Utiliser le contact de l’enregistrement parent comme signataire est activée seule ou conjointement avec la préférence Utiliser le contact de transaction comme signataire, le premier destinataire est défini par défaut, mais peut être modifié.
    • Après avoir saisi chaque destinataire, sélectionnez Ajouter.
    ajout d’un destinataire à un accord

  8. Pour enregistrer l’accord, sélectionnez Enregistrer.

Envoi d’accords pour signature

Lorsque l’accord est prêt à être envoyé, cliquez sur le bouton Envoyer pour signature.

  • Si l’option Prévisualiser le document ou positionner les champs de signature est activée, cliquez sur le bouton Envoyer pour signature pour ouvrir une fenêtre contextuelle qui permet à l’expéditeur de prévisualiser le document ou de faire glisser des champs de formulaire sur le document avant de l’envoyer. N’oubliez pas de cliquer sur le bouton Envoyer dans cette fenêtre pour envoyer l’accord au destinataire.
  • Si l’option Héberger signature pour 1er signataire est activée, cliquez sur le bouton Envoyer pour signature pour ouvrir une fenêtre contextuelle permettant au signataire de signer le document avec l’expéditeur présent.
    • Un lien Héberger signature pour le signataire actuel pour le signataire actuel s’affiche également en regard du champ Héberger signature pour 1er signataire, accessible jusqu’à ce que le document soit signé. Utilisez ce lien pour héberger la signature de l’accord pour plusieurs signataires ou pour rouvrir la fenêtre contextuelle si elle a été fermée par erreur.

Une fois l’accord envoyé, les destinataires reçoivent un e-mail les informant des documents en attente de leur signature.

Une fois que les destinataires ont signé le document, l’expéditeur reçoit une notification par e-mail l’informant que le document a été signé.


Envoi d’un accord à partir d’un devis

Adobe Acrobat Sign est directement intégré aux devis de NetSuite. Un fichier PDF du devis est donc généré et joint automatiquement à l’enregistrement de l’accord.

Lorsque vous affichez un devis, cliquez sur le bouton Envoyer pour signature. Le devis est généré et joint automatiquement à l’accord. Vous pouvez également ajouter le bouton Envoyer pour signature à d’autres types d’enregistrements de transaction. (Pour plus d’informations, voir Objets et types d’enregistrements.)

envoi du devis pour signature


Suivi du statut et envoi de rappels

Après avoir envoyé un accord :

  • Le statut du document est remplacé par Émis pour signature dans la section Détails de l’accord.
  • Le bouton Envoyer pour signature est remplacé par les boutons Mettre à jour l’état, Annuler l’accord et Envoyer le rappel, qui fonctionnent comme suit :
    • Mettre à jour l’état : cliquez sur ce bouton pour mettre à jour le statut manuellement si les mises à jour de statut n’ont pas été configurées. (Pour plus d’informations, voir Configuration des mises à jour automatiques de statut.)
    • Envoyer le rappel : cliquez sur ce bouton pour envoyer un rappel au signataire actuel.
    • Annuler l’accord : cliquez sur ce bouton pour annuler un accord. Un accord peut être annulé après avoir été envoyé pour signature si tous les destinataires n’ont pas encore signé.

Un nouveau sous-onglet Événements s’affiche dans l’enregistrement de l’accord, dans lequel vous pouvez suivre le statut de l’accord.

Vous pouvez afficher l’historique des événements de l’accord, qui inclut des informations sur le moment où l’accord a été envoyé, affiché et signé.

statut de l’accord envoyé

Une fois l’accord signé :

  • Son statut est modifié et défini sur Signé.
  • Vous pouvez créer un lien vers l’enregistrement parent de cet accord à l’aide du lien.
  • Vous pouvez utiliser les liens de téléchargement sous Document signé et Journal d’audit pour accéder à ces documents.
  • Un sous-onglet Document signé supplémentaire apparaît pour afficher les vignettes du document signé.
signed-agreement-status

Remarque :

une fois qu’un accord est envoyé pour signature, vous ne pouvez plus modifier l’enregistrement. Ceci est prévu pour conserver l’enregistrement des événements.

Désinstallation de l’offre groupée

Pour désinstaller l’offre groupée, suivez les étapes indiquées dans l’aide de NetSuite. (Pour plus d’informations, voir la rubrique Uninstalling a Bundle [Désinstallation d’une offre groupée] dans le Centre d’aide NetSuite.)

Notez que si vous désinstallez l’offre groupée, les accords non signés seront supprimés.

Les accords signés et les fichiers PDF d’audit correspondants ne seront pas affectés.

NE désinstallez PAS l’offre groupée si vous devez conserver vos accords non signés.

Résolution des problèmes

Détermination de la progression de la mise à jour

Si la mise à jour prend du temps, vous pouvez vérifier le sous-onglet Journal d’exécution du script Installation de l’offre groupée Adobe Acrobat Sign pour déterminer la progression de votre mise à jour comme suit :

  1. Accédez à Personnalisation > Génération de scripts > Scripts.

  2. Sur la page Scripts, recherchez le script Installation de l’offre groupée Adobe Acrobat Sign, puis cliquez sur Modifier.

  3. Sur la page Script, cliquez sur le sous-onglet Journal d’exécution pour le sélectionner.

  4. Cliquez sur Actualiser.

    Le journal d’exécution est mis à jour pour refléter le statut. La colonne Détails affiche la progression des mises à jour de vos accords.

    actualisation du journal d’exécution du script

Résolution des problèmes de jeton d’accès

Les utilisateurs peuvent rencontrer un message « Le jeton d’accès fourni n’est pas valide ou a expiré » lors de l’interaction avec des accords.

Cela peut se produire pour les raisons suivantes :

  • L’administrateur NetSuite/Adobe Acrobat Sign qui a configuré l’authentification OAuth a révoqué le jeton d’accès.
  • Le jeton d’accès a expiré, car aucun accord n’a été envoyé depuis NetSuite au cours des 60 derniers jours.
  • L’administrateur NetSuite/Adobe Acrobat Sign n’a pas réussi la configuration OAuth initiale.

Vous pouvez facilement résoudre ce problème en exécutant à nouveau le processus de configuration OAuth. Pour plus d’informations, voir Configuration d’OAuth après l’installation ou la mise à niveau.

access-token-invalid

Résolution des problèmes de statut de documents

Si des mises à jour automatiques de statut ont été configurées, mais que le statut de l’accord n’est pas mis à jour après l’envoi d’accords, essayez la procédure suivante :

  1. Consultez le journal d’exécution du déploiement du script Mise à jour externe d’Adobe Acrobat Sign pour voir si vous recevez des appels d’Adobe Acrobat Sign comme suit :

    1. Accédez à Personnalisation > Génération de scripts > Déploiements de scripts.
    2. Sur la page Déploiements de scripts, recherchez le script Mise à jour externe d’Adobe Acrobat Sign, puis cliquez sur Modifier.
    3. Sur la page Déploiement du script, cliquez sur le sous-onglet Journal d’exécution pour le sélectionner.
      • Vous devez voir une entrée Enregistrement d’accord mis à jour pour chaque ID d’accord.
  2. Consultez le journal d’exécution du déploiement du script Accords de mise à jour d’Adobe Acrobat Sign pour voir si des erreurs sont présentes. Pour ce faire, procédez comme suit :

    1. Accédez à Personnalisation > Génération de scripts > Déploiements de scripts.
    2. Sur la page Déploiements de scripts, recherchez le script Accords de mise à jour d’Adobe Acrobat Sign avec le statut « Planifié », puis cliquez sur Modifier.
    3. Sur la page Déploiement du script, cliquez sur le sous-onglet Journal d’exécution pour le sélectionner.
    4. Sous Type, sélectionnez Erreur pour filtrer les résultats.
  3. Enfin, vérifiez si des erreurs sont présentes dans le journal d’exécution du script Adobe Acrobat Sign Manageren suivant les instructions de l’étape 2 ci-dessus.

Résolution des erreurs de type MIME

Si vous recevez une erreur de type MIME lorsque vous tentez d’envoyer un accord, cela peut être dû au fait que le nom indiqué dans le champ Nom de fichier ne correspond pas au nom du fichier ni à l’extension du fichier chargé. Si vous laissez le champ Nom de fichier vide, il est automatiquement renseigné avec le nom de fichier et l’extension appropriés.

Affichage des journaux de script

Vous pouvez également afficher les journaux d’exécution de déploiement pour les scripts qui ne sont pas liés à des problèmes de statut de document. (Pour plus d’informations, voir Résolution des problèmes liés au statut du document.)

1.         Accédez à Personnalisation > Génération de scripts > Scripts. La page de la liste Scripts s’affiche. Si nécessaire, utilisez les filtres pour localiser le script approprié.

2.        Sélectionnez Affichage pour le script correspondant.

3.       Cliquez sur le sous-onglet Journal d’exécution de la page pour le sélectionner et afficher le journal du script.

Assistance technique

Accédez au portail du support Adobe pour accéder aux FAQ, à la documentation, aux articles de la base de connaissances et contacter le support Adobe : https://helpx.adobe.com/fr/sign/user-guide.html

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