Accédez à un enregistrement d’entité (opportunité ou compte, par exemple) dans Dynamics CRM, puis sélectionnez-le pour l’ouvrir.
Dernière mise à jour le
22 mai 2024
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Présentation
L’intégration d’Adobe Acrobat Sign dans Microsoft Dynamics offre une solution prête à l’emploi permettant d’obtenir des signatures pour des formulaires, des contrats, des accords ou tout autre document. L’intégration d’Acrobat Sign pour Dynamics 365 CRM présente les avantages suivants :
- Fonctionnalité Acrobat Sign intégrée dans les enregistrements CRM comme les contacts, les comptes, les prospects, les opportunités, les commandes, les factures, les devis, les contrats et toute entité CRM personnalisée, telle que définie par les administrateurs
- Accélération du processus de vente grâce à l’envoi instantané d’accords à partir de Dynamics
- Fusion automatique des données des entités Dynamics (comptes et contacts, par exemple) dans les accords et le transfert des données recueillies auprès des signataires pendant le processus de signature vers Dynamics
- Activation sur les appareils mobiles par l’intermédiaire du Concentrateur des ventes (disponible dans Dynamics 365 version 9.0 et versions ultérieures)
- Flexibilité de la signature qui permet aux destinataires de signer partout, à tout moment et sur tout appareil.
- Suivi des documents envoyés pour signature à partir de Dynamics
- Suppression des étapes manuelles dans l’intégralité du processus.
Le document Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics Online : Guide de l’utilisateur explique comment utiliser l’intégration d’Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics CRM (version 9.0 en ligne et versions ultérieures). Il contient des instructions pour :
Acrobat Sign est installé par l’administrateur Dynamics. Son accès est accordé via des rôles de sécurité.
La page Accueil d’Acrobat Sign permet d’accéder aux fonctionnalités importantes.
La bannière Bienvenue contient un lien En savoir plus qui ouvre le Guide de l’utilisateur (ce document) et est disponible tant que l’utilisateur n’a pas commencé à générer des accords.
Lorsque vous créez un accord, le message de bienvenue et le lien En savoir plus sont remplacés par des liens vers des filtres d’accord.
Vous pouvez afficher les accords actuels ou envoyer un nouvel accord pour signature à l’aide des options suivantes :
- Accords en cours : affiche la liste de tous les accords créés par l’utilisateur et actuellement en cours.
- À traiter : affiche la liste des accords en attente de votre attention en tant que destinataire.
- Demander des signatures : vous permet de créer un nouvel accord et de l’envoyer pour signature.
Remarque : si l’option Acrobat Sign ne figure pas sur la page principale, contactez l’administrateur Dynamics pour demander un accès utilisateur.
Les administrateurs Microsoft Dynamics ont accès aux outils d’administration suivants sur la page d’accueil :
- Créer un mappage de données : raccourci vers la page de création Mappages de données
- Créer un modèle réutilisable : raccourci vers la page de création Modèle d’accord
- Accorder l’accès utilisateur : raccourci vers la section Rôles de sécurité du guide d’installation
Affichage des nouveautés, des avertissements et des messages d’erreur
La page d’accueil d’Acrobat Sign indique les nouveautés, les avertissements et les erreurs, le cas échéant. Vous pouvez ignorer les messages et en afficher les détails.
Vous pouvez créer et envoyer des accords pour signature de l’une des manières suivantes :
- Via une entité Dynamics
- Via le menu + (Nouveau)
- Via la page Accords
Envoi d’accords via une entité Dynamics
-
-
Dans le menu supérieur, sélectionnez
(menu Autres commandes) > Demander des signatures.L’enregistrement d’entité s’ouvre en tant que nouvel accord.
-
Dans la page Nouvel accord qui s’ouvre, configurez les détails de l’accord comme décrit dans les étapes ci-dessous.
-
Sous Destinataires :
- Pour ajouter un ou plusieurs signataires, sélectionnez + Ajouter un destinataire.
- Dans la boîte de dialogue Création rapide : destinataire qui s’ouvre :
- Dans le champ Type de destinataire, sélectionnez l’un des types de destinataires suivants :
Nouveau : lorsque le destinataire n’est pas une valeur connue dans Dynamics.
Contact : pour les destinataires qui sont des entités Contact définies dans Dynamics
Prospect : pour les destinataires définis comme prospects dans Dynamics.
Utilisateur : ce type décrit les utilisateurs internes de votre environnement Dynamics. - Si les destinataires sont nouveaux, indiquez leurs nom complet, adresse e-mail et rôle.
- Spécifiez la méthode de vérification de l’identité si nécessaire.
- Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.
- Dans le champ Type de destinataire, sélectionnez l’un des types de destinataires suivants :
- Pour vous inclure en tant que signataire, sélectionnez M’ajouter. Une ligne de destinataire contenant vos informations utilisateur est ajoutée.
- Sous le champ Rôle du destinataire, sélectionnez l’un des rôles suivants pour chaque destinataire :
- Signataire (par défaut) : les signataires doivent apposer au moins une signature sur l’accord.
- Approbateur : les approbateurs ne sont pas tenus de signer l’accord (bien qu’ils en soient capables si des champs de signature y ont été placés), mais ils doivent l’approuver activement, ce qui est consigné dans un journal.
- Cc : les parties en Cc (copie carbone) sont incluses dans le processus de notification de l’accord, mais n’ont aucune interaction avec l’accord ou le cycle de signature.
- Sous le champ Authentification, sélectionnez l’une des méthodes d’authentification suivantes pour chaque destinataire :
- E-mail : valeur par défaut, elle nécessite que le destinataire accède à l’accord par le biais de son lien d’adresse e-mail.
- Acrobat Sign : exige que le destinataire s’authentifie auprès du système d’identité Adobe. Tous les accords signés uniquement par l’expéditeur doivent définir Vérification de l’identité sur Acrobat Sign.
- Téléphone : envoie un message au destinataire avec un code qu’il doit saisir. L’expéditeur doit indiquer le numéro de téléphone du destinataire au moment de la configuration du destinataire.
- Mot de passe : l’expéditeur doit partager séparément les informations de mot de passe avec le destinataire afin qu’il puisse vérifier son identité.
- Base de connaissances : les utilisateurs basés aux États-Unis peuvent vérifier les informations publiques du destinataire (et éventuellement son numéro de sécurité sociale) pour poser une série de questions.
- Pour définir un ordre de signature séquentiel pour les destinataires, cochez la case Signer dans l’ordre. L’accord est envoyé dans l’ordre dans lequel les destinataires sont répertoriés dans la section Destinataires.
Pour modifier l’ordre de signature d’un destinataire, sélectionnez le champ Ordre de signature dans la ligne du destinataire, puis modifiez la valeur de l’ordre. L’ordre des autres destinataires est automatiquement ajusté. - Une fois terminé, sélectionnez Enregistrer.
-
Dans la section Fichiers, sélectionnez + Ajouter des fichiers, puis le fichier requis à partir d’un des emplacements suivants :
- Mon ordinateur.
- Modèles : permet d’accéder aux modèles chargés dans votre compte Acrobat Sign.
- Joindre un fichier à partir de la bibliothèque Acrobat Sign : cette option est disponible uniquement si vous créez un nouveau document d’accord. Elle ne l’est pas lorsque vous créez un modèle. Seuls les administrateurs peuvent ajouter des documents à la bibliothèque.
Remarque : tous les fichiers joints sont fusionnés dans un seul fichier PDF pour le processus de signature. L’ordre des documents dépend de celui dans lequel ils sont répertoriés dans la section Pièces jointes. Pour réorganiser les documents, sélectionnez le champ Ordre et modifiez manuellement le numéro des documents.
-
Dans la section Message, renseignez les champs suivants :
- Objet : l’objet est important dans le processus de notification. Il apparaît dans la ligne d’objet de l’e-mail, en gras dans le corps de l’e-mail et dans une plus petite police dans la description réutilisable (en surbrillance jaune ci-dessous).
- Message : le champ Message est un champ de texte brut ouvert dans lequel vous pouvez insérer un message ou des instructions à l’attention du signataire (en surbrillance verte ci-dessous).
-
Dans la section Options, vous pouvez activer l’un des paramètres suivants selon vos besoins :
- Prévisualiser et positionner les signatures avant l’envoi : l’accord s’ouvre automatiquement en mode de création pour vous permettre de placer des champs de formulaire.
- Échéance : définit une date de fin pour l’accord.
- Jours avant expiration de l’accord : définit le nombre de jours pendant lesquels l’accord peut être signé lorsque la fonctionnalité Expiration de l’accord est activée.
- Exiger la signature en personne : oblige le destinataire à signer en personne sur le système local ou la tablette de l’expéditeur sans avoir recours à un e-mail.
Remarque : pour l’authentification KBA, Adobe Sign et par téléphone, vous devez activer les cookies tiers dans votre navigateur.
- Ajouter une page d’entrée post-signature : vous permet de définir l’URL de la page vers laquelle le destinataire est redirigé une fois son interaction avec l’accord terminée.
- Page d’entrée post-signature : ce champ contient l’URL de la page vers laquelle vous souhaitez diriger les destinataires lorsque l’option Ajouter une page d’entrée post-signature est activée.
- Délai en secondes pour la redirection : obligatoire lorsqu’une page d’entrée post-signature est définie, ce paramètre définit le délai à respecter avant de rediriger le destinataire vers la page d’entrée désignée une fois la signature apposée.
- Rappel pour le destinataire : définit un cycle de rappels (quotidien ou hebdomadaire) pour la transaction.
- Type de signature : vous pouvez définir des types de signatures électronique ou écrite pour votre accord.
Les administrateurs peuvent activer une option permettant aux destinataires de choisir une signature écrite au lieu d’une signature électronique ou inversement.
Pour les signatures écrites, le destinataire doit télécharger le document, le signer physiquement, puis charger une image numérisée de ce document signé. - Langue du destinataire : cette option détermine la langue utilisée dans l’interface web et l’e-mail du destinataire.
- Protection par mot de passe : vous permet d’appliquer un mot de passe au document final pour empêcher tout accès non authentifié.
-
Une fois que vous avez fourni tous les détails obligatoires, dans la barre de menus supérieure, sélectionnez Envoyer l’accord.
Envoi d’accords via une entité Dynamics à l’aide de modèles
Les administrateurs Microsoft Dynamics peuvent créer des modèles réutilisables pour tous les processus récurrents dont le workflow est prévisible. Ces modèles sont répertoriés par ordre alphabétique dans le sous-menu Demander des signatures.
Lorsque vous utilisez un Modèle d’accord, les champs prédéfinis sont automatiquement renseignés. Il vous suffit de fournir des détails sur les destinataires de l’accord, le nom de l’accord et d’ajouter le document à signer.
Les administrateurs de Dynamics ont la possibilité de créer un ou plusieurs modèles pour toute entité Dynamics (Contact, Opportunité, Compte) qui préconfigurera l’accord, ce qui limite la configuration manuelle requise par l’expéditeur.
Les modèles sont accessibles par le biais de l’icône Autres commandes (…) située sur le ruban.
Envoi d’accords via le menu + (Nouveau)
Si vous connaissez le type d’entité à partir duquel un modèle est construit, vous pouvez créer et envoyer rapidement un accord à partir du menu + Nouveau. Pour ce faire, procédez comme suit :
- Dans le menu supérieur, sélectionnez l’icône + (Nouveau) > Accord.
Le panneau Création rapide : accord s’ouvre. - Sélectionnez l’entité (par exemple Opportunité dans ce cas) associée au modèle que vous souhaitez utiliser.
Deux recherches s’affichent, vous permettant de sélectionner l’objet spécifique auquel vous souhaitez associer l’accord ainsi que le modèle à utiliser. - Sélectionnez Choisir une opportunité et sélectionnez un enregistrement parmi les options disponibles.
- Sélectionnez Choisir un modèle , puis un modèle dans la liste des modèles associés.
- Sélectionnez Enregistrer.
L’accord est créé en fonction des valeurs de modèle :
- Si le modèle ne comporte pas de destinataire ou de fichier joint, l’accord est créé avec le statut Brouillon.
- Si le modèle comprend un destinataire et un fichier joint, mais qu’il ne comporte pas d’option Envoi en un clic activée, l’accord est créé avec le statut Brouillon.
- Si le modèle comporte un destinataire et un fichier joint, et que l’option Envoi en un clic est activée, l’accord est automatiquement envoyé pour signature.
Remarque :
seules les entités standard suivantes dans Dynamics peuvent utiliser le système Création rapide :
- Opportunité
- Contact
- Piste
- Compte
- Contrat
- Facture
- Commande
- Estimation
- Utilisateur
Pour les accords envoyés à partir d’entités personnalisées, il convient de commencer par sélectionner l’élément de menu Demander des signatures.
Si votre entreprise a déployé Adobe Acrobat Sign pour Dynamics version 9.2 ou ultérieure, vous avez accès à la fonctionnalité Adobe Acrobat Sign depuis le Centre des ventes, le Concentrateur du service client et Field Service de Dynamics.
Ces concentrateurs présentent les mêmes fonctionnalités, avec une mise en forme améliorée et un accès direct pour les téléphones, tablettes et autres appareils mobiles.
Vous pouvez afficher des rapports graphiques des accords associés à votre utilisateur à l’aide du tableau de bord Acrobat Sign. Par défaut, le tableau de bord affiche les rapports dans les trois catégories suivantes :
- Accords par statut
- Statut des accords par mois
- Accords envoyés cette semaine
Les graphiques vous permettent d’afficher les détails de chaque élément du rapport. Pour ce faire, procédez comme suit :
- Passez le curseur de la souris sur l’élément que vous souhaitez analyser en profondeur.
- Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, sélectionnez un attribut et un type de graphique.
Il affiche de nouveaux graphiques spécifiques à ce sous-ensemble de données.
Vous pouvez utiliser le concentrateur Accords pour :
- afficher la liste complète des accords de votre compte ;
- trier les accords en fonction de leurs métadonnées, telles que le statut, la date de création, la date de signature, etc ;
- créer de nouveaux accords ;
- gérer les accords.
Grâce aux mappages de données, vous pouvez trier, réviser et modifier des mappages de données existants ou en créer de nouveaux.
Les utilisateurs autorisés à accéder aux modèles peuvent réviser, trier et modifier les modèles existants. Vous pouvez utiliser le concentrateur Modèles d’accord pour créer de nouveaux modèles d’accord.
Les administrateurs de comptes Microsoft Dynamics peuvent accéder aux paramètres d’administration de l’intégration d’Adobe Acrobat Sign et les modifier.
Remarque :
vous pouvez désormais empêcher l’enregistrement d’une copie de document signé dans Microsoft Dynamics en activant le paramètre Bloquer l’accès aux documents d’accord sous Configuration.
lorsque vous activez le paramètre Bloquer l’accès aux documents d’accord :
- Les utilisateurs ne peuvent ni prévisualiser ni télécharger un accord signé à partir de l’environnement Dynamics.
- Les paramètres suivants sont automatiquement désactivés :
- Joindre les documents signés à l’entité Accords
- Joindre le journal d’audit combiné à l’accord signé
- Afficher les images d’aperçu du document
- Le statut des accords existants ne s’en trouve pas modifié. Le paramètre est appliqué uniquement aux accords qui sont signés après son activation.
- Les accords existants ne sont pas supprimés de l’environnement Microsoft Dynamics.
Le statut d’un accord indique son statut juridique actuel. Il est mis à jour dans Dynamics à un intervalle régulier. Les valeurs de statut sont les suivantes :
- Brouillon : accord créé, mais qui n’a pas été encore envoyé.
- Émis pour signature : en cours de signature.
- Signé/Approuvé : entièrement complété par toutes les parties.
- Annulé : le processus de signature a été annulé avant que toutes les signatures ne soient obtenues.
- Expiré : accord qui n’a pas été finalisé avant la date d’expiration configurée.
Vous pouvez facilement trouver un accord en vérifiant les entités associées à l’entité principale que vous avez utilisée pour créer l’accord.
Par exemple, si vous avez créé un accord à l’aide d’un Contact, vous pouvez vérifier quelles entités sont associées en accédant au Contact, puis en sélectionnant Associé > Accords.
La fenêtre Relation affiche l’objet Accords que vous pouvez sélectionner pour ouvrir la liste complète des accords associés à l’entité.
Pour afficher le statut d’un accord, vous pouvez accéder à Adobe Acrobat Sign > Accords.
Tous les accords, indépendamment de l’entité, sont répertoriés dans la liste des accords de la page Accords.
- Les accords ayant le statut Signé affichent le nom, le statut de l’accord ainsi que leurs dates.
- Les accords ayant le statut Refusé, Émis pour signature et Brouillon ne contiennent pas de date Signé le, car ils ne sont pas encore finalisés.
- Le champ Signé le indique quand l’accord est complété et signé légalement. Les signatures incrémentielles au cours du processus de signature ne sont pas reflétées.
Pour les accords non signés, vous pouvez effectuer l’une des actions suivantes :
- Mettre à jour le statut : interroge activement le serveur Acrobat Sign pour connaître le statut actuel.
- Envoyer un rappel : envoie immédiatement un rappel par e-mail au signataire actuel de l’accord.
- Annuler l’accord : met fin à l’accord dans le système et envoie un avis d’annulation au signataire.
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