Téléchargez le package AdobeAcrobatSign_for_Dynamics_365_On-Premises_Deployer et enregistrez-le sur votre système local.
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- Configuration du package
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- Documentation du développeur Acrobat Sign
Le document Adobe Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics 365 On-Premises : Guide d’installation contient des instructions d’installation et de configuration de l’intégration d’Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics CRM.
Présentation
Acrobat Sign offre une solution prête à l’emploi d’intégration dans Microsoft Dynamics CRM. Cette intégration offre les avantages suivants :
- Accélération du processus de vente grâce à l’envoi d’accords (contrats et documents commerciaux, par exemple) à partir de Dynamics.
- Fusion automatique des données des entités Dynamics (comptes et contacts, par exemple) dans les accords et transfert des données recueillies auprès des signataires pendant le processus de signature à Dynamics
- Activation de la fonctionnalité mobile via le Centre des ventes (pour les installations sur Dynamics 365 9.x et versions ultérieures).
- Signature aisée des destinataires en tout lieu, à tout moment et sur n’importe quel appareil.
- Possibilité d’effectuer le suivi des documents envoyés pour signature à partir de Microsoft Dynamics.
- Suppression des étapes manuelles dans l’intégralité du processus.
Ce document s’applique expressément à Microsoft Dynamics 365 sur site version 9.0 et ultérieure.
La portée de ce document est centrée sur une nouvelle installation de la solution Adobe Acrobat Sign pour Dynamics On-Premises.
Si la solution est déjà installée et que vous souhaitez la mettre à niveau vers la dernière version, consultez le guide de mise à niveau.
Conditions préalables
- Microsoft Dynamics 365 sur site version 9.0 ou ultérieure
- Assurez-vous que tous les modules linguistiques requis ont été installés dans Dynamics 365 avant d’installer le package Adobe Acrobat Sign.
- Un compte Adobe Acrobat Sign d’entreprise sous licence ou d’évaluation.
- Vérifiez que l’adresse e-mail de l’administrateur de compte Adobe Acrobat Sign est identique à celle de l’administrateur Dynamics CRM chargé de l’installation.
- Indiquez tous les domaines détenus que vos utilisateurs peuvent utiliser dans leurs adresses e-mail. N’incluez pas de domaines publics tels que gmail.com ou yahoo.com.
- Obtenir la liste de tous les utilisateurs du système Adobe Acrobat Sign qui utilisent vos domaines détenus
- Une fois la liste obtenue, vous devrez peut-être demander de déplacer les utilisateurs valides dans le compte Adobe Acrobat Sign lié à CRM.
- L’adresse e-mail de l’utilisateur dans Adobe Acrobat Sign doit correspondre à l’adresse e-mail principale de l’utilisateur CRM. Si ce n’est pas le cas, la valeur de l’adresse e-mail Adobe Acrobat Sign doit être modifiée.
Dans l’environnement Dynamics, vérifiez les éléments suivants :
- Licences : des licences d’accès client CRM en lecture/écriture doivent être affectées aux utilisateurs et administrateurs Adobe Acrobat Sign.
- Limites liées aux fichiers : la taille maximale de téléchargement des fichiers est configurable dans CRM (la valeur par défaut est de 5 Mo). Si des utilisateurs essaient de joindre un fichier dont la taille est supérieure à la valeur configurée, une erreur s’affiche.
- Si la taille du fichier PDF signé est supérieure à la valeur configurée, Microsoft Dynamics empêche l’association du fichier à l’entité parente (ou mappée).
Navigateurs pris en charge
- Chrome - version actuelle
- Firefox - version actuelle
- Safari - version actuelle
- Edge - version actuelle
Navigateurs Edge
Afin que Microsoft Dynamics fonctionne parfaitement dans les navigateurs Microsoft Edge, vous devez approuver les sites ci-dessous dans la configuration de sécurité de votre navigateur :
- https://*.adobesigncdn.com
- https://*.adobesign.com
- https://*.echocdn.com
- https://*.echosign.com
- https://cc-api-data.adobe.io
- Si vous utilisez un système de gestion des identités tiers, cette URL doit également être ajoutée.
Obtention du package
Vous pouvez demander une version d’essai gratuite de 30 jours d’Adobe Acrobat Sign pour Dynamics CRM.
Vous devez installer le package AdobeAcrobatSign_for_Dynamics_365_On-Premises_Deployer actuel.
Ressources supplémentaires :
Contactez le service clientèle si vous avez des questions ou des préoccupations concernant le processus d’installation.
Installation du package sur site
Le package Adobe Acrobat Sign pour Dynamics 365 est livré avec un assistant d’installation guidée/exécutable : PackageDeployer.exe
Deployer.exe est la meilleure méthode pour obtenir une installation propre du package avec une interaction minimale de l’administrateur, et une journalisation importante en cas de problème.
Les administrateurs qui effectuent le déploiement à partir d’un système autre que Windows ne peuvent pas lancer le fichier .exe. C’est pourquoi un processus d’importation manuelle est disponible. Les administrateurs sur la plateforme Windows peuvent également procéder à l’installation manuellement, mais il est fortement recommandé d’utiliser l’exécutable si possible.
en aucun cas l’exécutable On-Prem ne doit être utilisé pour tenter une installation dans un environnement en ligne.
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Extrayez le fichier téléchargé.
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Ouvrez le dossier extrait et double-cliquez sur PackageDeployer.exe.
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Dans la page de l’outil Package Deployer, sélectionnez Continuer.
REMARQUE : cliquer sur Continuer peut entraîner une erreur à l’écran :
Dans ce cas :
- Retournez dans le dossier extrait
- Recherchez PackageForDynamicsV9.x.dll et cliquez dessus avec le bouton droit de la souris
- Cliquez sur Propriétés au bas du menu déroulant
- Cochez la case Débloquer dans la fenêtre Propriétés
- Cliquez sur Appliquer
- Cliquez sur OK
- Revenez à l’étape 3 et double-cliquez sur PackageDeployer.exe pour reprendre l’installation
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Dans l’écran de connexion :
- Sélectionnez le type de déploiement approprié (sur site).
- Indiquez les détails d’authentification pour vous connecter à l’instance sur laquelle vous souhaitez déployer le package.
- Sélectionnez Connexion.
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Une fois l’authentification réussie, les conditions d’utilisation du package Adobe Acrobat Sign s’affichent.
- Consultez les Conditions d’utilisation.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant.
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Consultez les informations figurant sur l’écran Prêt à installer.
- Sélectionnez Suivant.
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Une fois la validation terminée, sélectionnez Suivant.
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L’état de déploiement du package et le fichier journal peuvent être affichés.
- Lorsqu’un message de confirmation s’affiche après le déploiement réussi du package, cliquez sur Suivant.
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Vérifiez le nom et les informations du package, puis sélectionnez Terminer pour quitter l’outil Package Deployer. La solution est installée.
Instructions d’installation manuelle pour les plates-formes non Windows
Les systèmes non Windows ne peuvent pas exploiter le fichier PackageDeployer.exe pour installer automatiquement la solution Adobe Acrobat Sign pour Dynamics. Par conséquent, les administrateurs de systèmes iOS (par exemple) doivent décompresser le fichier _Deployer et importer les packages managed.zip individuellement, et dans l’ordre.
Voici l’ordre d’importation :
- Package principal (du type AdobeSign_9_4_4_0_managed.zip)
- Package SiteMap
- Package CustomerServiceHub
-
Téléchargez le package On-Prem actuel à partir de https://helpx.adobe.com/fr/sign/using/integration-guides.html#Dynamics.
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Extrayez le fichier téléchargé.
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Accédez au dossier extrait et au sous-dossier PkgFolder.
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Vérifiez que le dossier PkgFolder contient trois fichiers zip :
- AdobeSign_<numéro_version>_managed.zip
- Il s’agit de la solution principale, qui offre une solution d’intégration plug-and-play avec Microsoft Dynamics 365
- AdobeSign_CustomerServiceHub_<numéro_version>_managed.zip
- Permet d’accéder à la fonctionnalité Adobe Acrobat Sign depuis le Concentrateur du service client Dynamics
- AdobeSign_SiteMap_<numéro_version>_managed.zip
- Permet d’accéder à la fonctionnalité Adobe Acrobat Sign sur le plan de site Dynamics
- AdobeSign_<numéro_version>_managed.zip
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Connectez-vous à votre environnement Dynamics 365 sur site en tant qu’administrateur.
- Accédez à Paramètres > Solutions.
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La page Toutes les solutions se charge :
- Cliquez sur l’icône Importer.
-
La page Sélectionner le package de solution se charge :
Accédez au dossier dans lequel le fichier zip On-Prem a été extrait et au sous-dossier PkgFolder.
Sélectionnez et importez les packages dans l’ordre indiqué ci-dessous :
- AdobeSign_<numéro_version>_managed.zip
- AdobeSign_CustomerServiceHub_<numéro_version>_managed.zip
- AdobeSign_SiteMap_<numéro_version>_managed.zip
Répétez les étapes 7 à 10 jusqu’à ce que les trois packages soient importés.
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La page Informations sur la solution se charge :
- Cliquez sur Suivant.
-
La page Options d’importation se charge :
- Vérifiez que la case Activer les étapes de traitement du message intégrées à la solution est cochée.
- Cliquez sur Importer.
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La page Importation de la solution se charge. Le package est importé.
Ce processus peut prendre quelques minutes. Une fois le processus terminé, un message de réussite doit s’afficher.
- Cliquez sur Fermer.
Une fois les trois packages installés, vous êtes prêt à passer à la configuration post-installation.
notez que la suppression de la solution Adobe Acrobat Sign supprime toutes les informations d’accord contenues dans votre environnement Dynamics 365.
Les accords et les enregistrements sont toujours disponibles directement via l’application web Adobe Acrobat Sign.
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Connectez-vous à votre environnement Dynamics CRM en tant qu’administrateur.
- Accédez à Paramètres > Solutions.
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Sur la page Solutions :
- Sélectionnez une solution, puis cliquez sur Supprimer.
- Pour désinstaller Adobe Acrobat Sign pour Dynamics proprement, vous devez désinstaller les packages individuellement dans l’ordre suivant :
- CustomerServiceHub
- SiteMap
- Package principal
- Pour désinstaller Adobe Acrobat Sign pour Dynamics proprement, vous devez désinstaller les packages individuellement dans l’ordre suivant :
Vous serez invité à confirmer la désinstallation d’une solution gérée.
- Sélectionnez OK pour continuer.
- Sélectionnez une solution, puis cliquez sur Supprimer.
Configuration après l’installation (obligatoire)
Installation de la clé d’intégration
Les nouvelles installations nécessitent la génération d’une clé d’intégration dans Adobe Acrobat Sign, laquelle doit être saisie dans Dynamics. Cette clé correspond au jeton d’accès qui authentifie les environnements Adobe Acrobat Sign et Microsoft Dynamics pour s’approuver et partager du contenu.
Pour générer une clé d’intégration dans Adobe Acrobat Sign :
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Connectez-vous en tant qu’utilisateur administrateur de votre compte Acrobat Sign.
- Accédez à Compte > API Adobe Acrobat Sign > Informations sur l’API.
- Cliquez sur le lien Clé d’intégration au milieu de la page.
Remarque :si le lien Clé d’intégration n’est pas visible sur la page Informations sur l’API, contactez le Service clientèle pour passer en revue les paramètres de votre compte et apporter les modifications nécessaires afin d’afficher cette fonctionnalité requise.
-
L’interface Créer une clé d’intégration se charge :
- Fournissez un nom de clé explicite (par ex. Dynamics CRM).
- Configurez la clé d’intégration avec les éléments suivants activés :
- user_read
- user_write
- user_login
- agreement_read
- agreement_write
- agreement_send
- library_read
- library_write
- Une fois la clé configurée, cliquez sur Enregistrer.
-
La page Jetons d’accès apparaît. Elle indique les clés associées à votre compte.
- Cliquez sur la définition de clé créée pour Dynamics CRM.
- Le lien Clé d’intégration s’affiche en haut de la définition.
- Cliquez sur le lien Clé d’intégration.
- Cliquez sur la définition de clé créée pour Dynamics CRM.
-
La clé d’intégration s’affiche :
- Copiez cette clé et conservez-la en lieu sûr pour l’étape 6.
- Cliquez sur OK.
- Copiez cette clé et conservez-la en lieu sûr pour l’étape 6.
-
Installez la clé d’intégration dans Dynamics CRM :
Connectez-vous en tant qu’utilisateur administrateur de votre environnement Dynamics CRM.
- Accédez à Menu principal > Adobe Acrobat Sign > Paramètres d’administration.
-
La page Paramètres d’administration d’Adobe Acrobat Sign est chargée :
- Collez la clé dans le champ Clé d’intégration.
- Cliquez sur Valider la clé dans le ruban.
Après un court délai, la page est actualisée. Elle indique que vous êtes connecté et affiche la clé d’intégration utilisée.
- Le champ Clé d’intégration sera verrouillé.
- Le bouton Valider la clé se change en Supprimer la clé.
Vérification de la désactivation de l’option Utiliser le rendu de formulaire hérité
Pour utiliser Adobe Acrobat Sign, il est nécessaire de désactiver le rendu de formulaire hérité. Pour ce faire, procédez comme suit :
-
Accédez à Paramètres > Administration.
- Cliquez sur Paramètres système.
-
La page Paramètres système se charge :
- Vérifiez que le paramètre Utiliser le rendu de formulaire hérité est défini sur Non.
- Cliquez sur OK.
Déploiement d’Adobe Acrobat Sign pour les utilisateurs en attribuant des rôles de sécurité
Chaque utilisateur Dynamics qui utilisera l’application Adobe Acrobat Sign doit disposer d’un rôle de sécurité configuré dans l’environnement Dynamics.
Les rôles de sécurité sont les suivants :
- Lecteur Adobe Acrobat Sign : accorde à l’utilisateur un accès en lecture seule aux enregistrements d’accord.
- Utilisateur Adobe Acrobat Sign : permet à l’utilisateur de travailler sur des accords et d’autres entités de l’application. Ce rôle permet à l’utilisateur de n’afficher que ses propres enregistrements et autorise un accès de niveau utilisateur aux enregistrements CRM intégrés (contacts, comptes, prospects, opportunités, commandes, factures et devis).
- Administrateur Adobe Acrobat Sign : ce rôle comprend d’autres droits en plus de ceux du rôle Utilisateur Adobe Acrobat Sign comme ajuster les paramètres généraux, la migration des données et autoriser la visibilité sur tous les accords dans l’ensemble de l’application.
Pour configurer les rôles de sécurité :
-
Accédez à Paramètres > Sécurité.
-
La page Sécurité s’ouvre :
- Sélectionnez Utilisateurs.
-
La page Utilisateurs activés se charge.
- Sélectionnez tous les utilisateurs auxquels vous souhaitez affecter un rôle de sécurité.
- Cliquez sur Gérer les rôles.
-
La fenêtre contextuelle Gérer les rôles d’utilisateurs s’affiche.
- Cochez la case correspondant au rôle de sécurité que vous souhaitez définir pour ces utilisateurs.
- Cliquez sur OK.
Configurations facultatives
Paramètres d’administration Adobe Acrobat Sign
La page Paramètres d’administration Adobe Acrobat Sign permet d’accéder aux outils d’administration pour créer des modèles et des données de mappage, ainsi que des workflows personnalisés. Des paramètres optionnels sont également disponibles pour personnaliser l’expérience utilisateur.
Pour accéder aux paramètres :
- Accédez à Adobe Acrobat Sign > Paramètres d’administration.
La page Paramètres d’administration d’Adobe Acrobat Sign est chargée. Deux sections sont disponibles :
- Compte et configuration : clé d’intégration et liste de contrôle pour le processus de configuration initiale du compte
- Configuration : liens rapides vers la documentation et les fonctions d’administration les plus courantes, ainsi que des indicateurs facultatifs pour l’expérience utilisateur
Connecter Adobe Acrobat Sign à Dynamics 365
Cette section est dédiée au lien de la clé d’intégration entre l’environnement Dynamics et les serveurs Adobe Acrobat Sign.
- La clé peut être supprimée à tout moment pour déconnecter les services Adobe Acrobat Sign.
Liste de contrôle de configuration
Cette section montre la progression de l’installation telle que mesurée par les points de configuration clés :
- Lier Adobe Acrobat Sign à Dynamics 365 : vérifie si la clé d’intégration est correctement installée.
- Afficher le rendu de formulaire hérité dans Dynamics 365 : vérifie si le rendu de formulaire hérité est désactivé.
Outils d’administration
Outils couramment utilisés par les administrateurs pour étendre la valeur du service Adobe Acrobat Sign :
- Créer un mappage de données : ouvre l’interface Nouveau mappage de données.
- Créer un modèle d’accord : ouvre l’interface Nouveau modèle d’accord.
- Modifier l’accès utilisateur : raccourci vers le guide de configuration - section Gérer les utilisateurs.
Configurations facultatives
- Activer la configuration automatique : si cette option est activée, les nouveaux utilisateurs qui disposent d’un accès à l’entité Adobe Acrobat Sign configurent automatiquement un utilisateur dans le système Adobe Acrobat Sign lors de la première utilisation. La configuration repose sur l’adresse e-mail principale de l’utilisateur et non sur le nom d’utilisateur. Elle s’effectue en arrière-plan sans aucune autre action de la part de l’utilisateur ou de l’administrateur du compte.
Les nouveaux utilisateurs qui sont automatiquement configurés dans Adobe Acrobat Sign disposent d’un mot de passe aléatoire. Dans la mesure où l’intégration fonctionne comme une application authentifiée via une API, il n’existe aucun problème fonctionnel dans l’environnement Dynamics. Toutefois, si l’utilisateur souhaite se connecter directement à Adobe Acrobat Sign, il doit d’abord réinitialiser son mot de passe à l’aide du lien J’ai oublié mon mot de passe situé dans la page d’accueil d’Adobe Acrobat Sign.
- Joindre les documents signés à l’entité Accords : cette option transfère une copie PDF du document terminé à Dynamics, joint à l’enregistrement de l’accord (dans la section Notes). Il s’agit d’une copie du document original faisant autorité qui est conservée sur les serveurs Adobe Acrobat Sign.
- Joindre le journal d’audit combiné à l’accord signé : lorsque cette option est activée, le fichier PDF du journal d’audit d’Adobe Acrobat Sign est joint à l’enregistrement de l’accord (dans la section Notes) une fois que l’accord est signé ou terminé. La piste d’audit énumère explicitement les événements (consulté, signé, délégué, etc.) de l’accord, leur chronologie et l’adresse IP à partir de laquelle ils ont été effectués.
- Joindre le journal d’audit : lorsque cette option est activée, le rapport d’audit est joint à l’enregistrement de l’accord (dans la section Notes) sous la forme d’un fichier distinct.
- Afficher les images d’aperçu du document : cette option permet de joindre une image du document signé/complété à l’enregistrement pour en faciliter l’affichage sans avoir à télécharger ni ouvrir un fichier PDF. Cette image est installée tout en bas de l’enregistrement d’accord.
- Activer les flux d’activité sur l’entité d’accord Adobe : lorsque cette case est cochée, les flux d’activité sont activés pour l’entité d’accord.
Ressources
Liste des ressources les plus courantes :
- Guide de configuration : le présent document.
- Guide de l’utilisateur : guide permettant aux utilisateurs de comprendre le flux de travaux de base d’envoi et de gestion de leurs accords.
- Workflows d’Adobe Acrobat Sign dans Dynamics : guide des ressources de workflows Adobe Acrobat Sign.
- Notes de mise à jour actuelles : notes de mise à jour de la version la plus récente d’Adobe Acrobat Sign pour MS Dynamics.
Activation des flux d’activités sur l’entité d’accord Adobe (recommandée)
L’activation du flux d’activités pour l’objet adobe_agreement permet à Acrobat Sign de mettre à jour dans la section Publications les événements de l’accord sur l’enregistrement de l’accord et les enregistrements CRM qui étaient l’objet parent de l’accord (contacts, comptes, etc.).
Activation de méthodes d’authentification facultatives
Dans votre compte Adobe Acrobat Sign, configurez toutes les méthodes d’authentification que vous souhaitez activer pour vos utilisateurs :
- Connectez-vous en tant qu’administrateur Adobe Acrobat Sign.
- Accédez à Compte > Paramètres de compte > Paramètres d’envoi > Méthodes d’authentification d’identité.
Activation des signatures Bio-Pharma (CFR 21, Part 11)
Si votre processus de travail exige que vous ayez des signatures conformes à la réglementation CFR 21 Part 11, configurez vos paramètres bio-pharma dans votre compte Adobe Acrobat Sign :
- Connectez-vous à Adobe Acrobat Sign en tant qu’administrateur.
- Accédez à Compte > Paramètres de compte > Paramètres bio-pharma.
Suppression/révocation de la clé d’intégration
En cas de besoin, vous pouvez supprimer la clé d’intégration actuelle de votre installation Microsoft Dynamics dans la page Configuration Adobe Acrobat Sign sous Paramètres généraux. La suppression de la clé entraîne la rupture de la relation de confiance entre Dynamics CRM et Adobe Acrobat Sign, ce qui interrompt toutes les nouvelles transactions et les mises à jour des transactions existantes. Une fois la clé supprimée, vous pouvez la réappliquer à tout moment pour reprendre l’interaction entre les deux systèmes.
Pour supprimer la clé :
- Accédez à Adobe Acrobat Sign > Paramètres d’administration.
- Cliquez sur Supprimer la clé dans le ruban.
La suppression d’une clé n’est pas identique à la révocation d’une clé. La révocation d’une clé doit être effectuée dans le système Adobe Acrobat Sign. Elle désactive de manière permanente la clé pour Adobe Acrobat Sign.
Pour révoquer une clé :
Connectez-vous en tant qu’utilisateur administrateur de votre compte Adobe Acrobat Sign
- Accédez à Compte > Préférences personnelles > Jetons d’accès.
- Cliquez sur la définition de clé de la clé d’intégration que vous souhaitez révoquer.
- Le lien Révoquer s’affiche alors.
- Cliquez sur Révoquer.
- Cliquez sur Oui lorsque vous devez confirmer l’opération.
Mappage de données
Le mappage de données peut améliorer de manière significative le processus de génération des accords et veiller à ce que les champs des documents comportent le contenu adéquat, sans possibilité d’erreur, en extrayant les valeurs des champs directement de Dynamics CRM.
En outre, le mappage peut transférer à Dynamics le nouveau contenu des accords terminés, ce qui permet d’effectuer des mises à jour précieuses de CRM, sans manipulation manuelle des données.
Petit rappel concernant les formulaires/balises de texte
Pour réussir un mappage, vous devez disposer de formulaires préconfigurés avec des noms de champ définis pour pouvoir associer logiquement un champ CRM à un champ de formulaire Adobe Acrobat Sign.
Un formulaire simple est illustré ci-après. Les champs sont définis par des paires d’accolades de chaque côté (définissant la largeur du champ) et le nom de champ (chaîne de caractères entre les accolades).
Les balises de texte peuvent comprendre d’autres arguments en plus de la valeur du nom, notamment des validations, des calculs et des expressions régulières. Une présentation approfondie de la création des formulaires est disponible ici. Elle peut vous aider à améliorer sensiblement la qualité des données capturées pendant le processus de signature.
la fonctionnalité de raccourcissement des balises de texte peut être très utile pour la conception de formulaires et le mappage de champs en établissant une convention pour les noms de champ qui se répètent sur chaque document (et permet de gagner du temps en n’ayant pas à recréer la balise formelle). Le mappage des données entre plusieurs formulaires est ainsi considérablement amélioré. Un ancrage est également créé pour les prochains formulaires.
Il est également possible de créer des formulaires au format PDF.
Définition d’un modèle de mappage des données
Il existe deux points d’accès pour configurer le mappage de données.
La première option consiste à accéder à : Adobe Acrobat Sign > Mappage de données.
Cette opération charge la page Mappages de données, qui contient une liste de tous les mappages de données existants que vous pouvez consulter, modifier ou supprimer.
- Cliquez sur Nouveau dans le coin supérieur gauche pour accéder à la page Nouveau mappage de données.
La seconde méthode consiste à accéder au lien Créer un mappage de données sur la page Paramètres d’administration.
Ce lien permet de contourner la liste de tous les mappages et d’ouvrir directement la page Nouveau mappage de données.
Le chargement de la page Nouveau mappage de données peut prendre un certain temps ; lorsque le champ Entité se développe, le chargement de la page est terminé.
1. Saisissez un nom explicite pour votre mappage de données.
2. Identifiez ce mappage de données comme mappage par défaut à utiliser (ou non) pour cette entité.
3. Sélectionnez l’entité CRM dans la liste déroulante.
- Ainsi, les champs disponibles pour le mappage sont limités à l’entité définie.
- Une entité peut avoir plusieurs mappages de données.
- Une fois que la valeur de l’entité est définie, elle ne peut plus être modifiée.
Une fois la valeur de l’entité définie, l’onglet Mappage de données s’affiche. Cliquez sur cet onglet pour accéder aux outils de mappage de champs :
Association des champs Dynamics CRM aux noms de champs Adobe Acrobat Sign
Vous pouvez à présent commencer à créer des relations entre les noms de champs Dynamics CRM et les noms de champs de formulaire Adobe Acrobat Sign que vous avez définis. Les mappages de données sont configurés en fonction du flux des données :
- MAPPER LES DONNÉES CRM À L’ACCORD ADOBE ACROBAT SIGN : préremplit les champs du formulaire à l’aide des valeurs de champ associées à l’entité Dynamics définie.
- Il est possible de créer un « groupe de recherche » d’autres valeurs de champ CRM pour remplir un champ de formulaire Adobe Acrobat Sign. Chaque membre du groupe est testé jusqu’à ce qu’une valeur non nulle soit trouvée et insérée. (Voir ci-dessous)
- MAPPER LES DONNÉES D’ACCORD ADOBE ACROBAT SIGN AUX DONNÉES CRM : renseigne les champs vides de l’entité Dynamics à l’aide des valeurs de champ de formulaire obtenues par le biais du processus de signature (une fois l’accord terminé).
- Par défaut, Adobe Acrobat Sign ne place pas une nouvelle valeur dans un champ CRM qui comporte du contenu.
- Dans le mappage de données, la relation peut être définie pour remplacer la protection du contenu et remplacer les valeurs de champ existantes par du nouveau contenu provenant du formulaire signé.
À propos des types de données
Le mappage de données Adobe Acrobat Sign prend en charge les types de données suivants :
- Texte : les champs de formulaire Texte sont pris en charge en tant que ligne de texte unique dans CRM.
- Valeur booléenne (deux options) : les cases à cocher sont prises en charge pour les champs booléens de CRM.
○ Si des champs de formulaire à liste déroulante ou case d’option sont utilisés pour les champs booléens de CRM, le mappage CRM à Adobe Acrobat Sign risque d’échouer. Le mappage d’Adobe Acrobat Sign à CRM peut toujours fonctionner.
- Ensemble d’options : les champs de formulaire à liste déroulante ou case d’option sont pris en charge pour les champs d’ensemble d’options de CRM.
Champs liés (données CRM à l’accord Adobe Acrobat Sign) :
- Sélectionnez le champ CRM dans la liste déroulante Attribut.
- Saisissez le nom du champ de formulaire Adobe Acrobat Sign dans la zone de texte Champ de l’accord.
- (Facultatif) Cochez la case Ajouter le mappage dans le sens inverse si vous souhaitez également associer le mappage de ces champs d’Adobe Acrobat Sign à CRM.
- (Facultatif) Cochez la case Remplacer si vous souhaitez que ce modèle ignore le contenu existant dans le champ CRM et force le renseignement du champ avec le nouveau contenu du champ Adobe Acrobat Sign.
- Cliquez sur Ajouter.
La nouvelle relation de champ est traitée pendant quelques secondes. La relation est ensuite remplie sous les paramètres de configuration.
Si vous avez choisi d’ajouter le sens inverse, la nouvelle relation est également remplie dans les champs de configuration Adobe Acrobat Sign vers CRM.
Si vous avez choisi de remplacer la protection du contenu, ceci est indiqué dans l’enregistrement de la relation.
Champs liés (accord Adobe Acrobat Sign vers données CRM) :
Le processus de création d’un mappage d’Adobe vers CRM est identique à celui décrit ci-dessus, excepté qu’il n’existe pas d’option permettant d’ajouter un mappage en sens inverse.
Suppression des relations mappées
Vous pouvez supprimer une ou plusieurs relations mappées en procédant comme suit :
- Sélectionnez les enregistrements à supprimer en les cochant à gauche de l’enregistrement.
- Cliquez sur l’icône Autres commandes en haut à droite de la liste et sélectionnez Supprimer.
Autres relations de mappage des champs (groupe de recherche)
Dans un formulaire Adobe Acrobat Sign, si vous définissez un champ pouvant être rempli par un champ CRM parmi plusieurs, vous pouvez créer une liste triée (groupe de recherche) d’attributs CRM qui chercheront à remplir le champ Adobe Acrobat Sign.
Par exemple, le champ CRM Prénom peut être mappé à un champ de formulaire appelé FName et vous pouvez aussi mapper le champ CRM Prénom Yomi au même nom de champ de formulaire. L’application tente d’abord de renseigner le champ Prénom. Si aucun contenu n’est trouvé, Adobe Acrobat Sign tente d’utiliser le contenu du champ Prénom Yomi. Si aucun contenu n’est trouvé dans les éléments du groupe de recherche, le champ est laissé vide.
Pour définir le groupe de recherche :
- Créez une relation CRM vers Adobe Acrobat Sign entre votre attribut CRM principal et le nom du champ de formulaire Adobe Acrobat Sign.
- Une fois le premier enregistrement en place, remplacez l’attribut CRM par l’attribut CRM secondaire, puis ajoutez cette relation.
- Cliquez sur OK lorsque le système vous demande si vous souhaitez effectuer l’autre mappage.
Une fois l’enregistrement mis à jour dans le système, vous pouvez constater que les enregistrements ont été modifiés. Ils comportent désormais un préfixe devant l’attribut d’entité :
- Le caractère # est placé devant l’attribut principal/par défaut. Ce champ est toujours le premier dont le contenu est recherché.
- Les relations suivantes sont numérotées 1-N. La première autre relation de champ est indiquée par (1). Il s’agit toujours de l’autre premier champ vérifié. (2) est le deuxième autre champ, etc.
Ajout de pièces jointes aux entités associées
Une fois qu’un accord est entièrement signé et exécuté, Adobe Acrobat Sign crée une copie PDF du document et un journal d’audit du processus de signature. Il est possible de joindre ces documents en tant que fichiers PDF à n’importe quelle autre entité CRM qui est associée à l’entité parente du modèle.
Dans la section Mapper l’accord signé et le journal d’audit avec l’entité CRM de la page du modèle, vous trouverez trois types de document accessibles via une liste déroulante :
- PDF signé : texte intégral du document signé. Il s’agit d’une copie de la version originale faisant autorité qui est conservée sur les serveurs Adobe Acrobat Sign.
- Piste d’audit : énumération complète de tous les événements majeurs (signature, délégation, etc.) et des métadonnées associées (heure/date, adresse IP, etc.).
- PDF combiné : les deux documents sont combinés dans un seul fichier PDF et joints.
Vous pouvez attacher un ou plusieurs fichiers à n’importe quelle entité associée, mais vous devez explicitement les mapper séparément.
Pour mapper une pièce jointe :
- Sélectionnez le type de document de votre choix dans la liste déroulante.
- Sélectionnez l’entité vers laquelle vous souhaitez envoyer le document à l’aide de la liste déroulante Joindre à l’enregistrement CRM.
- Seules les entités dont la relation est définie avec l’entité parente sont répertoriées.
- Cliquez sur Ajouter.
Les relations de pièce jointe sont répertoriées dans les paramètres de configuration.
Suppression d’une pièce jointe
Pour supprimer un enregistrement de pièce jointe :
- Sélectionnez les enregistrements à supprimer en les cochant à gauche de l’enregistrement.
- Cliquez sur l’icône Autres commandes et sélectionnez l’option Supprimer.
Modèles d’accord
En tant qu’administrateur Adobe Acrobat Sign dans l’environnement Dynamics, vous pouvez créer des modèles d’accord permettant de préconfigurer la majorité des champs de l’accord, joindre des fichiers et lier cet accord au mappage de données approprié.
Les modèles sont liés à une entité Dynamics et sont disponibles pour les accords envoyés à partir de cette entité lorsqu’ils sont marqués comme Actif.
les mappages de données représentent la colonne vertébrale des modèles d’accord et doivent être définis avant que le modèle d’accord ne soit configuré.
De même que pour le mappage de données, deux points d’accès sont disponibles pour configurer un nouveau modèle d’accord :
La première consiste à accéder à Adobe Acrobat Sign > Modèles d’accord.
Cette opération charge la page Modèles d’accords, qui répertorie tous les modèles existants que vous pouvez consulter, modifier ou supprimer.
- Cliquez sur Nouveau dans le coin supérieur gauche de l’écran pour lancer un nouveau modèle.
La seconde méthode consiste à accéder au lien Créer un modèle d’accord sur la page Paramètres d’administration.
Ce lien permet de contourner la liste de tous les modèles d’accords et d’ouvrir directement la page Nouveau modèle d’accord.
Lorsque la page Nouveau modèle d’accord s’ouvre :
- Attribuez au modèle un nom intuitif de sorte que les utilisateurs sachent quand ils doivent l’utiliser.
- Identifiez l’entité à laquelle le modèle doit être associé.
- L’Entité ne peut pas être modifiée ultérieurement.
- Une fois que l’Entité est sélectionnée, le modèle est sauvegardé et le modèle complet de l’accord se charge.
Le modèle d’accord comporte quatre onglets contenant chacun des valeurs modifiables que vous pouvez configurer :
- Détails du modèle : définit la relation entre les objets majeurs et indique si le modèle est actif.
- Destinataires : autorise un chemin de signature préconfiguré pour le modèle.
- Détails de l’accord : contient les éléments de l’accord individuel.
- Associé : liste des objets associés.
Informations sur le modèle
Les détails du modèle indiquent la relation entre le modèle, Entité, et le mappage de données pour ce modèle.
Le nom du modèle apparaît tout en haut en police de grande taille.
- Nom de modèle : nom du modèle. Ce nom est identique au nom affiché en haut de la page.
- Entité principale : les modèles sont liés à une entité unique au sein de Dynamics. L’entité déclarée est la seule entité qui s’affichera ce modèle.
- Cette valeur est verrouillée une fois l’accord créé.
- Mappage de données : ce champ indique le nom du mappage de données lié au modèle.
- Actif : cette case à cocher détermine si le modèle peut être sélectionné par les utilisateurs lors de l’envoi à partir de l’entité principale.
- Envoi en un seul clic : si cette option est activée, le modèle envoie automatiquement l’accord lorsque le modèle est sélectionné.
- Par exemple : vous disposez d’un modèle d’accord de confidentialité qui a été conçu avec Contact comme entité principale et dont la section Destinataires est configurée pour importer l’adresse électronique du contact.
- Il suffit à l’expéditeur de sélectionner le modèle d’accord de confidentialité à partir du contact auquel il souhaite l’envoyer. La phase de configuration est ignorée et l’accord est envoyé sans autre interaction.
- Si aucun destinataire n’est configuré, le paramètre Un seul clic est ignoré et l’accord s’ouvre pour une configuration manuelle.
- Par exemple : vous disposez d’un modèle d’accord de confidentialité qui a été conçu avec Contact comme entité principale et dont la section Destinataires est configurée pour importer l’adresse électronique du contact.
Destinataires
La section Destinataires contient la liste et l’ordre de signature des destinataires que vous souhaitez configurer au préalable pour le modèle.
Destinataires : vous pouvez coder la liste des destinataires en dur dans un modèle en cliquant sur l’icône Nouveau destinataire en haut à droite de la fenêtre. Un menu contextuel s’ouvre et affiche les options de configuration.
- Par défaut, la liste des destinataires reste vide et doit être remplie manuellement par l’expéditeur lors de la configuration de leur accord.
- L’ajout d’un destinataire par défaut doit être effectué de façon explicite en cliquant sur Nouveau destinataire, puis en enregistrant les valeurs par défaut saisies, une fois l’option Créer à partir de l’entité principale activée.
- L’option Remplacer la vérification par défaut vous permet de contourner la méthode de vérification par défaut (définie dans la section Sécurité) et d’appliquer une autre méthode de vérification pour ce destinataire uniquement.
- Pour ajouter des destinataires supplémentaires (par exemple un processus de contresignature interne) ou des destinataires qui ne sont pas impliqués dans le processus de signature, il vous suffit de désactiver la case Créer à partir de l’entité principale, puis de définir le destinataire. Cette option est très intéressante pour mettre en copie les équipes qui doivent uniquement gérer les documents finaux.
Détails de l’accord
La section Détails de l’accord comprend quatre sections :
- Détails du message : nom de l’accord et message global que chaque destinataire voit dans l’e-mail « Veuillez signer ».
- Fichiers joints : fichiers envoyés pour signature.
- Options de l’accord : options de configuration de l’accord.
- Options de sécurité : option permettant de protéger le fichier PDF par un mot de passe.
Détails du message
- Nom de l’accord : le nom de l’accord est important dans le processus de notification. Il apparaît dans l’objet du courrier électronique, en gras, dans le corps du courriel et dans une plus petite police dans la description réutilisable (surlignée en jaune ci-dessous).
- Message : le champ Message est un champ de texte brut ouvert dans lequel vous pouvez insérer un message ou des instructions à l’attention du signataire (mise en surbrillance verte ci-dessous).
les champs Nom de l’accord et Message permettent l’insertion de valeurs de champ Dynamics, afin d’améliorer la personnalisation pour le destinataire. Pour ouvrir une liste des valeurs possibles, saisissez une accolade gauche : {
Joindre des fichiers
Cette section vous permet la pré-joindre un fichier pour l’accord. Par exemple, si vous créez un modèle pour un accord de confidentialité, vous pouvez joindre le fichier de l’accord de confidentialité de la société directement dans le modèle pour que l’expéditeur n’ait pas à le faire.
Options de l’accord
- Prévisualiser et positionner les signatures avant l’envoi : lorsque cette case est cochée, l’accord ouvre automatiquement l’environnement de création pour permettre à l’expéditeur de placer les champs de formulaire.
- Expiration de l’accord : si cette case est cochée, l’accord définit une date de fin à l’expiration de l’accord.
- Jours avant expiration de l’accord : cette option définit le nombre de jours pendant lesquels l’accord peut être signé lorsque la fonctionnalité Expiration de l’accord est activée.
- Ajouter une page de destination post-signature : lorsque cette option est activée, vous pouvez définir l’URL de la page vers laquelle le destinataire est redirigé une fois son interaction avec l’accord terminée.
- Page de destination post-signature : ce champ contient l’URL de la page vers laquelle vous souhaitez rediriger les destinataires lorsque l’option Ajouter une page de destination post-signature est activée.
- Délai en secondes pour la redirection : définissez le nombre de secondes que la redirection attend avant l’acheminement du destinataire vers votre page de destination.
- Exiger la signature en personne : si le signataire doit appliquer sa signature sur le système local ou la tablette de l’expéditeur sans avoir recours à l’e-mail, l’expéditeur peut héberger la signature à l’aide de cette option.
- Exiger ma signature : option utilisée lorsque l’expéditeur fait partie du processus de signature.
- L’expéditeur doit signer en premier, en dernier, ou être le seul signataire.
- L’ordre de signature sera l’Ordre entré.
- Ordre de signature : choisissez l’un des deux flux de travaux pour faire signer votre document.
- N’importe quel ordre : avertit simultanément tous les signataires et leur permet de signer sans attendre quiconque.
- Ordre entré : applique un processus de signature séquentiel strict basé sur l’ordre défini des signataires dans l’accord.
- Type de signature : sélectionnez le format dans lequel le document doit être signé.
- ESIGN : achemine les accords en vue d’une signature électronique par e-mail et s’attend à ce que les destinataires signent de manière électronique.
- PAR ÉCRIT : remet les documents par e-mail, tout en invitant le signataire à les imprimer et à les signer physiquement. Il doit ensuite charger de nouveau le document dans le système Adobe Acrobat Sign à l’aide du lien envoyé par e-mail.
- Planifier des rappels au destinataire : définit un cycle de rappels pour la transaction. Les rappels peuvent être configurés pour être envoyés au destinataire actuel selon un cycle quotidien ou hebdomadaire.
- Langue de signature : cette option définit la langue utilisée lorsque l’accord est envoyé au signataire. Tous les e-mails et toutes les invites/instructions à l’attention du signataire seront dans la langue sélectionnée.
Options de sécurité
Cette section définit la méthode de vérification par défaut pour les destinataires, ainsi que le mot de passe facultatif pour le document PDF final.
- Définir le mot de passe pour ouvrir le PDF téléchargé : activez cette option si vous souhaitez appliquer un mot de passe au document final pour empêcher tout accès non authentifié.
- Vérification de l’identité : définit la vérification du second facteur pour authentifier le destinataire.
- E-mail : aucune vérification du second facteur n’est appliquée.
- Mot de passe : champ de mot de passe alphanumérique standard. Lorsqu’il est utilisé, l’expéditeur doit le communiquer au signataire hors bande.
- Base de connaissances : l’authentification fondée sur les connaissances utilise des bases de données publiques pour poser au signataire plusieurs questions concernant son passé afin de vérifier son identité.
- Identité Web : les réseaux sociaux sont utilisés pour appliquer une deuxième authentification.
Adobe Acrobat Sign pour le Concentrateur du service client
Si votre entreprise a déployé Adobe Acrobat Sign pour Dynamics version 9.2 ou versions ultérieures, vous avez également accès à la fonctionnalité Adobe Acrobat Sign depuis le Concentrateur du service client Dynamics.
Les fonctionnalités du concentrateur sont identiques, avec en outre une mise en forme améliorée et un accès direct aux téléphones, tablettes et autres appareils mobiles.
Le tableau de bord du Concentrateur présente un rapport graphique succinct des accords associés à votre utilisateur.
Vous pouvez parcourir chaque élément du rapport et produire de nouveaux graphiques propres à ce sous-ensemble de données.
La page se compose de trois sections par défaut :
- Accords par statut
- Statut des accords par mois
- Accords envoyés cette semaine
La section Accords présente une liste de tous les accords, que vous pouvez trier en fonction de leurs métadonnées (statut, date de création, date de signature, etc.).
Il est également possible de créer un nouvel accord, si nécessaire.
S’ils ont accès au mappage de données, les utilisateurs peuvent trier, revoir et modifier les mappages de données actuels.
Ils peuvent également en créer d’autres.
S’ils sont autorisés à accéder aux modèles, les utilisateurs peuvent revoir, trier et modifier les modèles actuels.
Ils peuvent également créer d’autres modèles d’accord.
Les administrateurs de Dynamics ont accès aux paramètres d’administration de l’intégration d’Adobe Acrobat Sign et peuvent les modifier.
Ajout d’entités CRM personnalisées à Adobe Acrobat Sign
Plusieurs entités CRM intégrées sont incluses dans le package Adobe Acrobat Sign. Vous pouvez y associer vos accords :
- Contacts
- Comptes
- Prospects
- Opportunités
- Devis
- Factures
- Commandes
- Contrats
Vous pouvez ajouter votre entité CRM personnalisée (ou toute autre entité CRM intégrée) à cette portée, en suivant quelques étapes.
Les entités personnalisées ne peuvent démarrer un accord qu’à partir de l’élément de menu Demander des signatures.
Vous ne pouvez pas utiliser le système Création rapide pour démarrer un accord à partir d’une entité personnalisée.
Pour notre exemple, supposons qu’il existe une entité CRM personnalisée appelée « Customer ».
- Accédez à Paramètres > Personnalisation.
La page Personnalisation se charge.
- Cliquez sur l’option Personnaliser le système.
La page Solution par défaut s’affiche dans une fenêtre distincte.
Dans le rail de gauche, sous Composants :
- Développez la liste Entités.
- Recherchez l’entité personnalisée (« Customer » dans le cas présent) et développez-la.
- Cliquez sur le nom de l’entité pour afficher les champs et les contrôles.
- Copiez la valeur du champ Nom (dans cet exemple, la valeur est « new_customer »).
- Il s’agit du nom système interne de l’entité personnalisée.
- Accédez à l’option Relations 1 à N, sous votre entité personnalisée.
- Cliquez sur le bouton Nouvelle relation 1 à plusieurs.
Une nouvelle fenêtre Relation s’affiche.
Pour créer la relation :
- Choisissez Accord dans le champ Entité associée.
- Le champ Nom affiche alors {entityName}_adobe_agreement.
2. Collez le nom de votre entité personnalisée (« new_customer » dans notre exemple) dans le champ Nom d’affichage.
- La valeur du champ Nom change et devient « new_ » + {entityName} + « Id ». (new_new_customerID)
3. Cliquez sur Enregistrer et fermer.
- La fenêtre Relation se ferme.
- Cliquez sur Publier toutes les personnalisations dans la partie supérieure de la page Relations 1 à N.
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