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Adobe Acrobat Sign pour Veeva Vault : Guide d’installation

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Dernière mise à jour le 3 juil. 2024

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Documentation du développeur Acrobat Sign

Présentation

Ce document explique comment établir l’intégration d’Adobe Acrobat Sign dans la plate-forme Veeva Vault. Veeva Vault est une plate-forme Enterprise Content Management (ECM) conçue pour les sciences de la vie. Un « vault » (coffre) est un référentiel de contenu et de données dont l’utilisation est standard pour les dépôts réglementaires, les rapports de recherche, les demandes de subventions, les marchés généraux, etc. Une seule entreprise peut avoir plusieurs « coffres » qui doivent être gérés séparément.

La procédure avancée permettant d’effectuer l’intégration comprend les étapes suivantes :

Activation du compte d’administration dans Adobe Acrobat Sign (nouveaux clients uniquement)
Création d’objets pour suivre l’historique du cycle de vie d’un accord dans Vault
Création d’un profil de sécurité
Configuration d’un groupe dans Adobe Acrobat Sign pour qu’il accueille l’utilisateur de l’intégration Veeva Vault
Création de champs et de rendus de document
Configuration des actions web et mise à jour du cycle de vie du document
Création d’un utilisateur de type de document et configuration du rôle utilisateur
Connexion de Veeva Vault à Adobe Acrobat Sign à l’aide d’un intergiciel

Conditions préalables

Pour correctement installer et utiliser Adobe Acrobat Sign pour Veeva Vault :

Vous devez disposer d’une licence pour Adobe Acrobat Sign Solutions pour Grands comptes. Les solutions VIP et pour entreprises d’Adobe Acrobat Sign ne prennent pas en charge les intégrations prédéfinies.
Vous devez posséder un compte administrateur Adobe Acrobat Sign et un compte administrateur d’intégration Adobe Acrobat Sign pour Veeva.
L’adresse e-mail de l’utilisateur final doit être la même dans les systèmes Adobe Acrobat Sign et Veeva Vault.

Remarque :

l’administrateur Adobe Acrobat Sign doit effectuer les étapes de configuration d’Adobe Acrobat Sign dans Adobe Acrobat Sign.

Configuration de Veeva Vault

Pour configurer Veeva Vault en vue de l’intégration à Adobe Acrobat Sign, vous devez implémenter les étapes ci-dessous.

Un nouveau groupe appelé Groupe d’administrateurs Adobe Acrobat Sign est créé pour la configuration d’Adobe Acrobat Sign pour Vault. Ce groupe permet de définir la sécurité au niveau des champs de document pour les champs associés à Adobe Acrobat Sign. Il doit inclure Profil d’intégration Adobe Acrobat Sign par défaut.

L’objet action d’accord Acrobat Sign est un objet de type tâche utilisateur utilisé pour déclencher une notification Adobe Acrobat Sign dans Veeva Vault chaque fois qu’un document est affecté au participant pour signature. Il contient des informations dans les champs spécifiques suivants.

Champ	Libellé	Type	Description
agreement_id__c	ID de l’accord	Chaîne (250)	Contient l’ID d’accord unique d’Adobe Acrobat Sign.
name__v	Nom	Chaîne (128)	Contient le nom de la tâche Notification de signature.

Pour créer un objet Action d’accord Adobe Acrobat Sign :

Accédez à Configuration > Objets.
Sélectionnez Créer.
Définissez le paramètre Libellé de l’objet comme Action d’accord Acrobat Sign, Libellé au pluriel de l’objet comme Action d’accord Acrobat Sign et Nom d’objet comme adobe_sign_agreement_action__c.
Dans la liste déroulante Classe d’objet, sélectionnez Tâche utilisateur.
Dans la section Contrôle d’accès dynamique, sélectionnez Activer les règles de partage personnalisées.
Sélectionnez Enregistrer.

Déployez le package et suivez les étapes. Une fois déployé, le package crée les éléments suivants :

Objets personnalisés : objet Signature, objet Signataire, objet Événement de signature, objet Verrouillage de processus
Mise en page de l’objet Signature
Mise en page de l’objet Événement de signature
Mise en page de l’objet Signataire
Mise en page de l’objet Verrouillage de processus
Mise en page de l’objet Journal des tâches de l’intégration Adobe Acrobat Sign
Type de rendu Adobe Acrobat Sign
Type de rendu d’origine
Signature de champ partagé__c
Action web Adobe Acrobat Sign
Action web Annuler dans Adobe Acrobat Sign
Jeu d’autorisations Actions d’administrateur Adobe Acrobat Sign
Profil de sécurité du profil d’intégration Adobe Acrobat Sign
Rôle d’application Rôle Administrateur Adobe Sign
Groupe de types de documents Document Adobe Sign
Objet Journal des tâches d’intégration Adobe Acrobat Sign
Liste déroulante Statut de la tâche
Liste déroulante Type de tâche
Objet Action d’accord Acrobat Sign
Règle de partage des autorisations d’Action d’accord Acrobat Sign
Lien vers la page Action d’accord Adobe Acrobat Sign
Cycle de vie d’une Action d’accord Acrobat Sign

Objet Signature

L’objet Signature est créé pour stocker les informations relatives à l’accord. Un objet Signature est une base de données qui contient des informations dans les champs spécifiques suivants :

Champs de l’objet Signature
Champ	Libellé	Type	Description
external_id__c	ID de l’accord	Chaîne (100)	Contient l’ID d’accord unique d’Adobe Acrobat Sign.
file_hash__c	Hachage de fichier	Chaîne (50)	Contient la somme de contrôle md5 du fichier envoyé à Adobe Acrobat Sign.
name__v	Nom	Chaîne (128)	Contient le nom de l’accord.
sender__c	Expéditeur	Objet (utilisateur)	Contient la référence à l’utilisateur Vault qui a créé l’accord.
signature_status__c	Statut de la signature	Chaîne (75)	Contient le statut de l’accord dans Adobe Acrobat Sign.
signature_type__c	Type de signature	Chaîne (20)	Contient le type de signature de l’accord dans Adobe Acrobat Sign (PAR ÉCRIT ou ÉLECTRONIQUE).
start_date__c	Date de début	DateHeure	Date d’envoi de l’accord pour signature.
cancellation_date__c	Date de résiliation	DateHeure	Contient la date à laquelle l’accord a été annulé.
completion_date__c	Date d’achèvement	DateHeure	Contient la date à laquelle l’accord a été finalisé.
viewable_rendition_used__c	Rendu visible utilisé	Booléen	Indicateur qui signale si le rendu visible a été envoyé pour signature (par défaut, il est défini sur true).
plugin_version__c	Version du plug-in	Texte (10)	Permet le traitement approprié de tous les accords créés avant le déploiement d’une nouvelle version 4.0. Remarque : une fois la version 4.0 de l’application web personnalisée déployée, ce champ est défini sur 4.0 à chaque création d’un enregistrement de signature.
external_environment__c	Environnement externe	Texte (20)	Contient le nom de l’environnement Adobe Acrobat Sign dans lequel l’accord a été créé.

Objet Signataire

L’objet Signataire est créé pour stocker les informations liées aux participants d’un accord. Il contient des informations dans les champs spécifiques suivants :

Champs de l’objet Signataire
Champ	Libellé	Type	Description
email__c	Adresse e-mail	Chaîne (120)	Contient l’ID d’accord unique d’Adobe Acrobat Sign.
external_id__c	ID du participant	Chaîne (80)	Contient l’identifiant unique du participant Adobe Acrobat Sign.
name__v	Nom	Chaîne (128)	Contient le nom du participant Adobe Acrobat Sign.
order__c	Commande	Nombre	Contient le numéro de commande du participant à l’accord Adobe Acrobat Sign.
role__c	Rôle	Chaîne (30)	Contient le rôle du participant à l’accord Adobe Acrobat Sign.
signature__c	Signature	Objet (signature)	Contient la référence à l’enregistrement parent de la signature.
signature_status__c	Statut de la signature	Chaîne (100)	Contient le statut du participant à l’accord Adobe Acrobat Sign.
user__c	Utilisateur	Objet (utilisateur)	Contient la référence à l’enregistrement utilisateur du signataire si le participant est un utilisateur Vault.
adobe_sign_agreement_action__c	Action d’accord Adobe Acrobat Sign	Chaîne (50)	Contient la référence à l’ID d’enregistrement de l’Action d’accord Adobe Acrobat Sign.

Objet Événement de signature

L’objet Événement de signature est créé pour stocker les informations relatives aux événements d’un accord. Il contient des informations dans les champs spécifiques suivants :

Champs de l’objet Événement de signature
Champ	Libellé	Type	Description
acting_user_email__c	Adresse e-mail du responsable de l’action	Chaîne	Contient l’adresse e-mail de l’utilisateur Adobe Acrobat Sign qui a exécuté l’action à l’origine de la génération de l’événement.
acting_user_name__c	Nom de l’utilisateur responsable de l’action	Chaîne	Contient le nom de l’utilisateur Adobe Acrobat Sign qui a exécuté l’action à l’origine de la génération de l’événement.
description__c	Description	Chaîne	Contient la description de l’événement Adobe Acrobat Sign.
event_date__c	Date de l’événement	DateHeure	Contient la date et l’heure de l’événement Adobe Acrobat Sign.
event_type__c	Type d’événement	Chaîne	Contient le type d’événement Adobe Acrobat Sign.
name__v	Nom	Chaîne	Nom d’événement généré automatiquement
participant_comment__c	Commentaire du participant	Chaîne	Contient le commentaire du participant Adobe Acrobat Sign, le cas échéant.
participant_email__c	Adresse électronique du participant	Chaîne	Contient l’adresse e-mail du participant Adobe Acrobat Sign.
participant_role__c	Rôle de participant	Chaîne	Contient le rôle du participant Adobe Acrobat Sign.
signature__c	Signature	Objet (signature)	Contient la référence à l’enregistrement parent de la signature.
external_id__c	ID externe	Texte (200)	Contient l’identifiant de l’événement d’accord généré par Adobe Sign.

Objet Verrouillage de processus

Un objet Verrouillage de processus est créé pour verrouiller le processus d’intégration Adobe Acrobat Sign. Il ne requiert aucun champ personnalisé.

Objet Journal des tâches d’intégration Adobe Acrobat Sign

Créez un Journal des tâches d’intégration Adobe Acrobat Sign (as_int_task_log__c). Cet objet à volume élevé permet de suivre l’exécution des tâches AgreementsEventsSynchronizerJob, AgreementsEventsProcessingJob et Notification des participants de l’accord.

AgreementsEventsSynchronizerJob : cette tâche permet de s’assurer que tous les événements d’accord manquants dans Adobe Acrobat Sign sont créés en tant qu’événements de signature actifs dans Vault pour toutes les signatures créées dans Vault au cours des N derniers jours.
AgreementsEventsProcessingJob : cette tâche permet de s’assurer que tous les documents comportant des enregistrements d’événements de signature actifs sont traités en fonction du type d’événement.

Notification des participants de l’accord : cette tâche enregistre tout message d’erreur pour la notification de signature à partir du code du SDK de Veeva.

Champs de l’objet Journal des tâches
Champ	Libellé	Type	Description
start_date__c	Date de début	DateHeure	Date de début de tâche
end_date__c	Date de fin	DateHeure	Date de fin de tâche
task_status__c	Statut de tâche	Liste déroulante	Contient le statut de la tâche : Terminée (task_completed__c) Terminée avec des erreurs (task_completed_with_errors__c) Échec (task_failed__c)
task_type__c	Type de tâche	Liste déroulante	Contient le type de tâche : Synchronisation des événements d’accord (agreements_events_sync__c) Traitement des événements d’accord (agreements_events_processing__c) Notification des participants de l’accord (agreement_participant_notification__c)
messages__c	Message	Long (32 000)	Contient un message relatif à la tâche

Acrobat Sign pour Veeva Vault : journal des tâches

La propriété « Auditer les modifications des données pour cet objet » est activée par défaut pour les objets Signature, Signataire, Événement de signature, Verrouillage de processus et Journal des tâches qui font partie du package de déploiement.

Remarque : vous pouvez configurer l’enregistrement des modifications des données des objets de capture Vault dans les journaux d’audit en activant le paramètre Modifier les données d’audit. Ce paramètre est désactivé par défaut. Une fois que vous avez activé ce paramètre et créé des enregistrements, vous ne pouvez plus le désactiver. Si ce paramètre est désactivé et qu’il existe des enregistrements, seul un propriétaire Vault peut mettre à jour le paramètre.

Affichage des participants et de l’historique de l’objet Signature

L’objet Signature qui fait partie du package de déploiement est fourni avec la mise en page détaillée de la signature. Cette mise en page comporte des sections relatives aux participants et à l’historique.

La section Participants contient la sous-section Objets associés qui est configurée comme illustré dans l’image ci-dessous.

Vous pouvez modifier les colonnes à afficher pour les participants, comme indiqué ci-dessous.

La section Historique contient la sous-section Objets associés qui est configurée comme illustré dans l’image ci-dessous.

Vous pouvez modifier les colonnes à afficher pour l’historique, comme indiqué ci-dessous.

Affichage des participants et de l’historique d’audit pour le document Adobe Acrobat Sign

Pour afficher les participants et l’historique d’audit du document Adobe Acrobat Sign, sélectionnez le lien dans la section « Signature Adobe Acrobat » du document.

Configuration de l’intégration de Veeva Vault pour Acrobat Sign

La page qui s’ouvre affiche les participants et l’historique du document Adobe Acrobat Sign, comme indiqué ci-dessous.

Affichez le journal d’audit de signature comme indiqué ci-dessous.

Le bon déploiement du package à l’étape 3 crée un profil d’intégration Adobe Acrobat Sign. Le profil d’intégration Adobe Acrobat Sign est attribué au compte système et est utilisé par l’intégration lors de l’appel des API Vault. Ce profil permet des autorisations pour :

Les API Vault
La lecture, la création, la modification et la suppression des objets Signature, Signataire, Événements de signature et Verrouillage de processus

Vous devez mettre à jour le groupe d’administrateurs Adobe Acrobat Sign (créé à l’étape 1) en définissant le profil de sécurité inclus sur Profil d’intégration Adobe Acrobat Sign, comme indiqué sur l’image ci-dessous.

L’utilisateur du compte système Vault de l’intégration Adobe Acrobat Sign doit :

Disposer d’un profil d’intégration Adobe Acrobat Sign
Disposer d’un profil de sécurité
Disposer d’une politique de sécurité spécifique qui désactive l’expiration du mot de passe
Devenir membre du groupe d’administration Adobe Acrobat Sign

Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous:

Créez un compte système Vault utilisateur de l’intégration Adobe Acrobat Sign.
Ajoutez l’utilisateur au groupe d’administrateurs Adobe Acrobat Sign.

Lorsque vous déployez le package Adobe Acrobat Sign, il crée un enregistrement de groupe de types de documents appelé « Document Adobe Sign ».

Vous devez ajouter ce groupe de types de documents pour toutes les classifications de documents éligibles au processus Adobe Acrobat Sign. Étant donné que la propriété de groupe de types de documents n’est transmise ni d’un type à un sous-type ni d’un sous-type à un niveau de classification, elle doit être définie pour la classification de chaque document éligible à Adobe Acrobat Sign.

Acrobat Sign pour Veeva Vault : détails de modification des types de documents

Remarque : si l’objet Configuration du rôle utilisateur ne contient pas le champ faisant référence à l’objet Groupe de types de documents, vous devez ajouter ce champ. Pour ce faire, accédez à Objet > Configuration du rôle utilisateur > Champs et effectuez les étapes requises, comme indiqué sur l’image ci-dessous.

Une fois que les cycles de vie sont correctement configurés, le système doit s’assurer que l’utilisateur administrateur Adobe Acrobat Sign est ajouté par DAC pour tous les documents éligibles au processus Adobe Acrobat Sign. Pour ce faire, créez l’enregistrement Configuration du rôle utilisateur approprié qui spécifie les éléments suivants :

Groupe de types de documents en tant que document Adobe Sign
Rôle d’application en tant que rôle Administrateur Adobe Sign
Utilisateur de l’intégration

Le déploiement du package crée les nouveaux champs de document partagé suivants, qui sont requis pour établir l’intégration :

Signature (signature__c)

Pour configurer des champs de document :

Accédez à l’onglet Configuration et sélectionnez Champs de document > Champs partagés.
Dans le champ Afficher la section, sélectionnez Créer une section d’affichage et attribuez la valeur Signature Adobe Acrobat comme Libellé de section.
Pour les champs de document partagés (signature__c), mettez à jour la section de l’interface utilisateur avec Signature Adobe Acrobat comme Libellé de section.
Ajoutez les champs partagés de signature à tous les types de documents éligibles pour la signature Adobe Acrobat. Pour ce faire, dans la page Document de base, sélectionnez Ajouter > Champ partagé existant dans l‘angle supérieur droit.
Le champ de signature doit disposer d’une sécurité spécifique qui permet uniquement aux membres du groupe d’administrateurs Adobe Acrobat Sign de mettre à jour leurs valeurs.

Le champ partagé existant Désactiver les recouvrements de coffre (disable_vault_overlays__v) doit également être ajouté et défini sur actif pour tous les types de documents éligibles à la signature Adobe Acrobat. Si vous le souhaitez, ce champ peut disposer d’une sécurité spécifique qui permet uniquement aux membres du groupe d’administrateurs Adobe Acrobat Sign de mettre à jour sa valeur.

Le nouveau type de rendu appelé Rendu Adobe Acrobat Sign (adobe_sign_rendition__c) est utilisé par l’intégration Vault pour charger des documents PDF signés vers Adobe Acrobat Sign. Vous devez déclarer le rendu Adobe Acrobat Sign pour chaque type de document éligible à la signature Adobe Acrobat.

Le nouveau type de rendu appelé Rendu d’origine (original_rendition__c) est utilisé par l’intégration Vault comme nom du rendu à utiliser pour stocker le rendu visible d’origine si le document signé est importé en tant que rendu visible.

Vous devez déclarer le rendu d’origine de chaque type de document éligible à la signature Adobe Acrobat.

Vault peut éventuellement disposer d’un nouveau type de rendu Rendu de journal d’audit Adobe Acrobat (adobe_audit_trail_rendition__c), qui est utilisé par l’intégration Vault pour stocker
le rapport de journal d’audit d’Adobe Acrobat.

Pour configurer le rendu de journal d’audit Adobe Acrobat, procédez comme suit :

Accédez à Type de rendu > Créer un type de rendu.
Définissez le nouveau Type de rendu en tant que Rendu de journal d’audit Adobe Acrobat et nommez-le adobe_audit_trail_rendition__c.
Sélectionnez Enregistrer.
Pour afficher et télécharger le rendu de journal d’audit Adobe Acrobat pour le document, déclarez le Rendu de journal d’audit Adobe Acrobat pour chaque type de document éligible pour la signature Adobe Acrobat.

Remarque :

vous pouvez joindre le rapport d’audit au rendu signé en activant l’option Joindre le rapport d’audit au rendu signé et afficher le rendu en activant Afficher le rendu Acrobat Sign dans les paramètres de l’interface utilisateur administrateur.

Lorsqu’un utilisateur opte pour un accord par signature numérique avec les paramètres ci-dessus, un message (comme indiqué ci-dessous) s’affiche indiquant qu’Adobe Acrobat Sign utilise un porte-documents PDF pour combiner le PDF signé numériquement et les rapports de journal d’audit.

Pour afficher le contenu du document avec la signature numérique et le journal d’audit, ne sélectionnez pas « Joindre le rapport d’audit au rendu signé » avec « Afficher le rendu Acrobat Sign » dans l’interface utilisateur administrateur pour la signature numérique.

Vous pouvez utiliser le rendu de journal d’audit Adobe Acrobat pour télécharger ou afficher le journal d’audit Adobe Acrobat en tant que rendu distinct.

Téléchargez ou affichez l’accord et le journal d’audit Adobe Acrobat Sign.

L’intégration d’Adobe Acrobat Sign et Vault nécessite que vous configuriez les deux actions web suivantes, qui sont créées suite au déploiement du package.

Créer Adobe Acrobat Sign : l’accord Adobe Acrobat Sign est créé ou affiché.

Type : Document
Cible : Affichage dans Vault
Informations d’identification : activez Informations d’identification de post-session via Post Message
URL: https://api.na1.adobesign.com/api/gateway/veevavaultintsvc/partner/agreement?docId=${Document.id}&majVer=${Document.major_version_number__v}&minVer=${Document.minor_version_number__v}&vaultid=${Vault.id}&useWaitPage=true

Configuration d’Acrobat Sign pour Veeva Vault

Remarque :

Dans Veeva Vault, un document peut avoir plusieurs versions. Si un utilisateur tente d’utiliser une ancienne version du document pour créer un accord, il reçoit un message d’erreur.

Pour empêcher les utilisateurs d’utiliser des versions antérieures des documents, vous devez mettre à jour l’action en ajoutant le paramètre de requête de dernière version (&latestVersion=${Document.latest_version__v}) à l’URL de l’action web existante.

URL : https://api.na1.adobesign.com/api/gateway/veevavaultintsvc/partner/agreement?docId=${Document.id}&majVer=${Document.major_version_number__v}&minVer=${Document.minor_version_number__v}&vaultid=${Vault.id}&useWaitPage=true&latestVersion=${Document.latest_version__v}

Annuler dans Adobe Acrobat Sign : résilie un accord existant dans Adobe Acrobat Sign et rétablit l’état initial d’un document.

Type : Document
Cible : Affichage dans Vault
Informations d’identification : activez Informations d’identification de post-session via Post Message
URL : https://api.na1.adobesign.com/api/gateway/veevavaultintsvc/partner/agreement/cancel?docId=${Document.id}&majVer=${Document.major_version_number__v}&minVer=${Document.minor_version_number__v}&vaultid=${Vault.id}&useWaitPage=true

Acrobat Sign pour Veeva Vault : action Annuler

Pour chaque type de document éligible à la signature Adobe Acrobat, vous devez mettre à jour le cycle de vie du document correspondant en ajoutant un nouveau rôle et des états de cycle de vie.

Le cycle de vie d’un accord Adobe Acrobat Sign présente les états suivants :

DRAFT
AUTHORING ou DOCUMENTS_NOT_YET_PROCESSED
OUT_FOR_SIGNATURE ou OUT_FOR_APPROVAL
SIGNED ou APPROVED
CANCELLED
EXPIRED

Pour mettre à jour le cycle de vie du document, procédez comme suit :

Ajoutez un rôle Cycle de vie. Le rôle d’application Administrateur Adobe Sign doit être ajouté dans tous les cycles de vie utilisés par les documents éligibles à la signature Adobe Acrobat, comme indiqué ci-dessous.
Le rôle Administrateur doit être créé avec les options suivantes :
- Contrôle d’accès dynamique activé
- Règles de partage de document qui incluent uniquement le groupe de types de documents, comme illustré sur l’image ci-dessous
Créez des états de cycle de vie. Pour ce faire, accédez à Paramètres > Configuration > Cycles de vie de document > Cycles de vie généraux > États > Créer. Créez ensuite les états suivants :
- Brouillon dans Adobe Acrobat Sign
- Création dans Adobe Acrobat Sign
- Signature dans Adobe Acrobat Sign
Ajoutez des actions utilisateur aux états répertoriés ci-dessous.

Lorsqu’un document Vault est envoyé à Adobe Acrobat Sign, son état doit correspondre à celui de l’accord. Pour ce faire, ajoutez les états suivants à chaque cycle de vie utilisé par les documents éligibles à la signature Adobe Acrobat :
- Avant signature Adobe Acrobat (révisé) : il s’agit d’un nom d’espace réservé pour l’état à partir duquel le document peut être envoyé à Adobe Acrobat Sign. En fonction du type de document, il peut s’agir de l’état Brouillon ou Révisé. Les libellés d’état des documents peuvent être personnalisés en fonction des besoins du client. Avant la signature Adobe Acrobat, les deux actions utilisateur suivantes doivent être définies pour l’état :
  
  Action qui modifie l’état du document et le définit sur Brouillon dans Adobe Acrobat Sign. Le nom de cette action utilisateur doit être identique pour tous les types de documents, quel que soit leur cycle de vie.
  
  Action qui appelle l’action web « Adobe Acrobat Sign ».
Activez les paramètres de sécurité de l’état Révisé pour le rôle Administrateur Adobe Sign : cet état doit disposer d’une sécurité permettant au rôle Administrateur Adobe Sign d’afficher des documents, d’afficher du contenu, de modifier des champs,de modifier les relations, de télécharger la source, de gérer le rendu visible.
- Modifiez l’état Révisé dans Sécurité atomique en définissant Brouillon dans Adobe Acrobat Sign par défaut sur Masqué et Exécuter uniquement pour le Rôle Administrateur Adobe Sign.
Remarque : si le rôle Rôle Administrateur Adobe Sign ne fait pas partie de Sécurité atomique : actions utilisateur, ajoutez Rôle Administrateur Adobe Sign en sélectionnant Modifier > Rôle personnalisé. Ensuite, ajoutez Rôle Administrateur Adobe Sign pour l’état Révisé.
- Brouillon dans Adobe Acrobat Sign : il s’agit d’un nom d’espace réservé pour l’état qui indique que le document est déjà chargé dans Adobe Acrobat Sign et que son accord est à l’état de BROUILLON. C’est un état obligatoire. Les cinq actions utilisateur suivantes doivent être définies pour cet état :
  
  Action qui modifie l’état du document et le définit sur l’état Création dans Adobe Acrobat Sign. Le nom de cette action utilisateur doit être identique pour tous les types de documents, quel que soit leur cycle de vie.
  
  Action qui modifie l’état du document et le définit sur l’état Signature dans Adobe Acrobat Sign. Le nom de cette action utilisateur doit être identique pour tous les types de documents, quel que soit leur cycle de vie.
  
  Action qui modifie l’état du document et le définit sur l’état Annulé dans Adobe Acrobat Sign. Le nom de cette action utilisateur doit être identique pour tous les types de documents, quel que soit leur cycle de vie.
  
  Action qui appelle l’action web Adobe Acrobat Sign.
  
  Action qui appelle l’action web Annuler dans Adobe Acrobat Sign.
Activez les paramètres de sécurité de l’état Brouillon dans Adobe Acrobat Sign pour le rôle Administrateur Adobe Sign : cet état doit disposer d’une sécurité permettant au rôle Administrateur Adobe Sign d’afficher des documents, d’afficher du contenu, de modifier des champs,de modifier les relations, de télécharger la source, de gérer le rendu visible.
- Modifiez l’état Brouillon dans Adobe Acrobat Sign dans Sécurité atomique : les actions Annulé dans Adobe Acrobat Sign, Création dans Adobe Acrobat Sign et Signature dans Adobe Acrobat Sign doivent être masquées pour tout le monde, à l’exception du rôle Administrateur Adobe Sign.
Remarque : si Rôle Administrateur Adobe Sign ne fait pas partie de Sécurité atomique : actions utilisateur, ajoutez Rôle Administrateur Adobe Sign en sélectionnant Modifier > Rôle personnalisé. Ensuite, ajoutez le rôle Rôle Administrateur Adobe Sign pour l’état Brouillon dans Adobe Acrobat Sign.
- Création dans Adobe Acrobat Sign : il s’agit d’un nom d’espace réservé pour l’état qui indique que le document est déjà chargé dans Adobe Acrobat Sign et que son accord est à l’état de CRÉATION ou DOCUMENTS_NOT_YET_PROCESSED. C’est un état obligatoire. Les quatre actions utilisateur suivantes doivent être définies pour cet état :
  
  Action qui modifie l’état du document et le définit sur l’état Annulé dans Adobe Acrobat Sign. Le nom de cette action utilisateur doit être identique pour tous les types de documents, quel que soit leur cycle de vie.
  
  Action qui modifie l’état du document et le définit sur l’état Signature dans Adobe Acrobat Sign. Le nom de cette action utilisateur doit être identique pour tous les types de documents, quel que soit leur cycle de vie.
  
  Action qui appelle l’action web « Adobe Acrobat Sign »
  
  Action qui appelle l’action web « Annuler dans Adobe Acrobat Sign ».
Activez les paramètres de sécurité de l’état Création dans Adobe Acrobat Sign pour le rôle Administrateur Adobe Sign : cet état doit disposer d’une sécurité permettant au rôle Administrateur Adobe Sign d’afficher des documents, d’afficher du contenu, de modifier des champs,de modifier les relations, de télécharger la source, de gérer le rendu visible.
- Modifiez l’état Création dans Adobe Acrobat Sign dans Sécurité atomique : les actions Annulé dans Adobe Acrobat Sign et Signature dans Adobe Acrobat Sign doivent être masquées pour tout le monde, à l’exception du rôle Administrateur Adobe Sign.
Remarque : si Rôle Administrateur Adobe Sign ne fait pas partie de Sécurité atomique : actions utilisateur, ajoutez Rôle Administrateur Adobe Sign en sélectionnant Modifier > Rôle personnalisé. Ensuite, ajoutez le rôle Rôle Administrateur Adobe Sign pour l’état Création dans Adobe Acrobat Sign.
- Signature dans Adobe Acrobat Sign : il s’agit d’un nom d’espace réservé pour l’état qui indique que le document est chargé dans Adobe Acrobat Sign et que son accord est déjà envoyé aux participants (état OUT_FOR_SIGNATURE ou OUT_FOR_APPROVAL). C’est un état obligatoire. Les cinq actions utilisateur suivantes doivent être définies pour cet état :
  
  Action qui modifie l’état du document et le définit sur l’état Annulé dans Adobe Acrobat Sign. L’état cible de cette action peut être toute exigence du client et peut varier pour différents types. Le nom de cette action utilisateur doit être identique pour tous les types de documents, quel que soit leur cycle de vie.
  
  Action qui modifie l’état du document et le définit sur l’état Refusé dans Adobe Acrobat Sign. L’état cible de cette action peut être toute exigence du client et peut varier pour différents types. Le nom de cette action utilisateur doit être identique pour tous les types de documents, quel que soit leur cycle de vie.
  
  Action qui modifie l’état du document et le définit sur l’état Signé dans Adobe Acrobat. L’état cible de cette action peut être toute exigence du client et peut varier pour différents types. Néanmoins, le nom de cette action utilisateur doit être identique pour tous les types de documents, quel que soit leur cycle de vie.
  
  Action qui appelle l’action web Adobe Acrobat Sign.
  
  Action qui appelle l’action web Annuler dans Adobe Acrobat Sign.
Activez les paramètres de sécurité de l’état Signature dans Adobe Acrobat Sign pour le rôle Administrateur Adobe Sign : cet état doit disposer d’une sécurité permettant au rôle Administrateur Adobe Sign d’afficher des documents, d’afficher du contenu, de modifier des champs,de modifier les relations, de télécharger la source, de gérer le rendu visible.
- Modifiez l’état Signature dans Adobe Acrobat Sign dans Sécurité atomique : les actions Annulé dans Adobe Acrobat Sign, Refusé dans Adobe Acrobat Sign et Signé dans Adobe Acrobat doivent être masquées pour tout le monde, à l’exception du rôle Administrateur Adobe Sign.
Remarque : si Rôle Administrateur Adobe Sign ne fait pas partie de Sécurité atomique : actions utilisateur, ajoutez Rôle Administrateur Adobe Sign en sélectionnant Modifier > Rôle personnalisé. Ensuite, ajoutez le rôle Rôle Administrateur Adobe Sign pour l’état Signature dans Adobe Acrobat Sign.
- Signé dans Adobe Acrobat (approuvé) : il s’agit d’un nom d’espace réservé pour l’état qui indique que le document est chargé dans Adobe Acrobat Sign et que son accord est finalisé (état SIGNÉ ou APPROUVÉ). Il s’agit d’un état obligatoire qui peut être un état de cycle de vie existant, par exemple Approuvé.
  Cet état ne nécessite aucune action utilisateur.
- Activez les paramètres de sécurité de l’état Approuvé pour le rôle Administrateur Adobe Sign : cet état doit disposer d’une sécurité permettant au rôle Administrateur Adobe Sign d’afficher des documents, d’afficher du contenu, de modifier des champs.
Le diagramme ci-dessous illustre les mappages entre l’accord Adobe Acrobat Sign et les états de document Vault, où l’état « Avant signature Adobe » est Brouillon.

Pour chaque type de document éligible à la signature Adobe Acrobat, vous devez mettre à jour l’étape du cycle de vie du document correspondant dans les Groupes d’étapes du cycle de vie.

Pour ajouter une étape Adobe Acrobat Sign, sélectionnez Créer et indiquez un libellé d’étape Adobe Acrobat Sign et un nom d’étape adobe_sign__c.
Sélectionnez Ajouter, puis ajoutez les états suivants à l’étape Adobe Acrobat Sign :
- Création dans Adobe Acrobat Sign
- Brouillon dans Adobe Acrobat Sign
- Signature dans Adobe Acrobat Sign

Vous devez définir les autorisations appropriées pour chaque rôle utilisateur dans les états de cycle de vie, comme indiqué sur l’image ci-dessous :

Avant signature Adobe Acrobat (révisé)

L’onglet Sécurité de la fenêtre États s’ouvre dans les intégrations Sign.

Brouillon dans Adobe Acrobat Sign

Création dans Adobe Acrobat Sign

Signature dans Adobe Acrobat Sign

Signé dans Adobe Acrobat (approuvé)

Acrobat Sign pour Veeva Vault : définition des actions utilisateur

Les utilisateurs Vault qui doivent signer l’accord Adobe Acrobat Sign doivent être autorisés à lire et à modifier l’objet Action d’accord Acrobat Sign. Pour ce faire, procédez comme suit :

Accédez à Administrateur > Utilisateurs et groupes > Profils de sécurité.
Sélectionnez le profil de sécurité de l’utilisateur Vault.
Sélectionnez le nom des jeux d’autorisations pour définir les autorisations de lecture et de modification pour l’objet Action d’accord Acrobat Sign.

Une fois le package déployé, un lien vers la page Action d’accord Adobe Acrobat Sign est créé. Il permet aux utilisateurs d’accéder à une page de destination personnalisée. Les destinataires peuvent sélectionner la tâche de notification de signature attribuée pour accéder au lien vers la page Action d’accord Adobe Acrobat Sign et effectuer une action sur le document.

Mode page : Affichage
Type de page : Objet
Objet : Action d’accord Acrobat Sign
URL : https://api.na1.adobesign.com/api/gateway/veevavaultintsvc/partner/agreement/signingUrl?vaultid={{Vault.id}}&objectId={{Object.id}}&useWaitPage=true

Acrobat Sign pour Veeva Vault : définition des autorisations d’actions de l’accord

Connexion de Veeva Vault à Adobe Acrobat Sign à l’aide d’un intergiciel

Après avoir configuré Veeva Vault et le compte administrateur Adobe Acrobat Sign, l’administrateur doit créer une connexion entre les deux comptes à l’aide de l’intergiciel. La connexion entre Veeva Vault et le compte Adobe Acrobat Sign est initiée par l’identité Adobe Acrobat Sign, puis utilisée pour stocker l’identité Veeva Vault.
Pour assurer la sécurité et la stabilité du système, l’administrateur doit utiliser un compte système/service/utilitaire Veeva Vault dédié, par exemple adobe.for.veeva@xyz.com et non un compte d’utilisateur personnel, tel que bob.smith@xyz.com.

Un administrateur de compte Adobe Acrobat Sign doit procéder comme suit pour connecter Veeva Vault à Adobe Acrobat Sign à l’aide d’un intergiciel :

Accédez à la page d’accueil d’Adobe Acrobat Sign pour Veeva Vault.
Sélectionnez Connexion dans le coin supérieur droit.
Pour autoriser le niveau d’accès à l’application, définissez Portée OAuth Adobe Acrobat Sign sur COMPTE ou GROUPE. Ensuite, sélectionnez Autoriser.
Dans la page de connexion Adobe Acrobat Sign qui s’ouvre, indiquez l’adresse e-mail et le mot de passe de l’administrateur du compte, puis sélectionnez Se connecter.

Une fois que vous êtes connecté, la page affiche l’ID de messagerie associé et un onglet Paramètres, comme indiqué ci-dessous.
Sélectionnez l’onglet Paramètres.

La page Paramètres affiche les connexions disponibles, ainsi que la mention Aucune connexion disponible s’il s’agit de la première configuration de connexion, comme indiqué ci-dessous.
Pour ajouter une nouvelle connexion, sélectionnez Ajouter une connexion.
Dans la boîte de dialogue Ajouter une connexion qui s’ouvre, indiquez les détails requis, y compris les informations d’identification Veeva Vault.

Les informations d’identification Adobe Acrobat Sign sont renseignées automatiquement à partir de la connexion Adobe Acrobat Sign initiale.
Pour valider les détails du compte, sélectionnez Valider.

À l’issue de la validation, une notification « Validation de l’utilisateur réussie » s’affiche, comme indiqué ci-dessous.
Pour restreindre l’utilisation à un groupe Adobe Acrobat Sign particulier, développez la liste déroulante Groupe et sélectionnez l’un des groupes disponibles.
Pour joindre le rapport d’audit au rendu signé, cochez la case Joindre le rapport d’audit au rendu signé.
Pour permettre la configuration automatique des utilisateurs dans Adobe Acrobat Sign, cochez la case Configurer automatiquement les utilisateurs Sign.

Remarque : la configuration automatique des nouveaux utilisateurs Adobe Acrobat Sign ne fonctionne que si elle a été activée au niveau du compte Adobe Acrobat Sign dans Adobe Acrobat Sign, en plus de l’activation de Configurer automatiquement les utilisateurs Sign pour l’intégration d’Adobe Acrobat Sign à Veeva Vault effectuée par l’administrateur de compte Adobe Acrobat Sign, comme indiqué ci-dessous.
Pour configurer l’affichage du rendu Adobe Acrobat Sign dans Veeva plutôt que l’affichage du rendu d’origine, cochez la case Afficher le rendu Acrobat Sign.
Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer votre nouvelle connexion.

La nouvelle connexion s’affiche dans l’onglet Paramètres pour indiquer que l’intégration entre Veeva Vault et Adobe Acrobat Sign a réussi.