Adobe Acrobat Sign pour Salesforce : Guide de mise à niveau

Depuis la version 21.0, l’objet SIGN_Signed_Agreement__c (nom du libellé : Accord signé) a été abandonné.

Les clients qui souhaitent obtenir l’URL de l’accord signé doivent utiliser l’appel d’accord d’API REST GET /agreements/{agreementId}/combineDocument/url

Remarque : l’URL renvoyée par l’appel d’API est sécurisée et n’est valable que pendant une durée limitée.

Vous trouverez ci-dessous la nouvelle séquence (à partir de la version 21.0) dans laquelle l’accord et ses objets associés sont mis à jour :

1. Pièces jointes 
2. Destinataires 
3. Accord (statut et autres attributs)
4. Événements d’accord 
5. Flux Chatter 

Depuis les versions 21.x, tous les processus asynchrones, notamment les mises à jour automatiques et les mappages de données, sont passés de Future Method à Queueable, la nouvelle approche recommandée par Salesforce.

En raison de cette modification, toutes les personnalisations au sein de l’organisation de l’abonné qui ont ajouté des tâches à la file d’attente de Salesforce dans le cadre de la mise à jour automatique et/ou du processus de mappage des données déclencheront une erreur : « System.LimitException : trop de tâches pouvant être mises en attente ajoutées à la file d’attente : 2 ».

Cela est dû au fait qu’un processus pouvant être mis en attente peut uniquement ajouter une tâche enfant pouvant être mise en attente, ce qui est déjà pris en charge par Adobe Sign (consultez ici la section « Limites de la Queueable Apex »).

« Lors de l’enchaînement de tâches, vous pouvez ajouter une seule tâche à partir d’une tâche en cours d’exécution avec System.enqueueJob, ce qui signifie qu’une seule tâche enfant peut exister pour chaque tâche pouvant être mise en attente parent. Le démarrage de plusieurs tâches enfant de la même tâche pouvant être mise en attente n’est pas pris en charge. ».

Cette erreur se remarque car l’état de l’accord ne change pas et/ou le mappage de données ne fonctionne pas correctement. 

Pour résoudre cette erreur, recherchez le déclencheur concerné, le gestionnaire de processus ou le flux de travaux et désactivez-le ou basculez-le pour utiliser un appel synchrone, ou bien encore planifiez-le pour plus tard, par exemple dans 1 heure.

• Le statut de l’accord est désormais mis à jour une fois les documents et les destinataires mis à jour.
  Pour les versions 21 ou antérieures, le statut était défini avant.

• L’objet Accord signé qui stocke les URL d’image n’est pas inséré pour le moment.
  Pour la version 21, il était inséré une fois toutes les autres mises à jour terminées.
• La taille maximale de la demande ou de la réponse à l’appel est limitée à 12 Mo pour l’Apex asynchrone, conformément aux limites du gouverneur Salesforce : https://developer.salesforce.com/docs/atlas.en-us.210.0.apexcode.meta/apexcode/apex_gov_limits.htm
  Les documents de plus de 12 Mo ne peuvent pas être récupérés depuis Sign en raison de la limite ci-dessus.

• Les descriptions d’événements de l’accord correspondent désormais à la description renvoyée par l’API Sign et dans les rapports d’audit.
• Le processus de mise à jour s’exécute désormais comme un processus par lots Apex natif, qui est un processus asynchrone, dans Salesforce.
  Avant, il s’agissait d’une mise à jour effectuée à l’aide d’appels API provenant de l’extérieur de Salesforce. Il n’est désormais plus possible de déclencher ces mises à jour de statut qui lançaient les processus asynchrones, car Salesforce limite l’appel à un autre processus asynchrone à partir d’un processus asynchrone en cours d’exécution.
• L’objet Accord est maintenant mis à jour en une seule transaction.
  Avant la version 21, les mises à jour des attributs d’accord étaient divisées en appels de mise à jour distincts.
• Désormais, les mises à jour sont plus fiables puisque le back-end Sign tente automatiquement d’exécuter de nouveau les événements ayant échoué un nombre de fois spécifié.
  Avant la version 21, les accords qui avaient échoué ne pouvaient être réexécutés qu’en effectuant une mise à jour manuelle dans Salesforce.
• Les mises à jour manuelles mettent désormais à jour tous les aspects des accords, y compris les objets associés.
• Les accords Push s’exécutent désormais en mode asynchrone, comme les mises à jour régulières, et les autres attributs sont mis à jour également de la même façon que les mises à jour régulières.
• De nouveaux paramètres ont été introduits pour activer et désactiver les mises à jour de différents aspects de l’accord.
• Lorsqu’un fichier PDF signé est archivé dans Salesforce, aucun descripteur (-signé ou -approuvé) n’est désormais ajouté à la fin du nom du fichier PDF.

Une fois la mise à niveau terminée, suivez les étapes ci-dessous pour rétablir une connexion OAuth à Acrobat Sign :

1. Sélectionnez l’onglet Administrateur d’Adobe Acrobat Sign.
2. Sélectionnez Activer les mises à jour d’état automatiques.
3. Sélectionnez Activer.
4. Sélectionnez Autoriser.

Dans la version 20, il n’était pas nécessaire que l’utilisateur de rappel dans Salesforce possède une licence Adobe Sign. 

Les améliorations apportées au mappage de transfert dans la version 21 exigent que l’utilisateur de rappel dispose d’un identifiant utilisateur actif dans le compte Acrobat Sign qui est connecté à l’organisation Salesforce.

Les clients de la version 20 qui utilisent le mappage de transfert doivent s’assurer que l’utilisateur de rappel est déjà configuré dans Adobe Acrobat Sign avant la mise à niveau. Dans le cas contraire, le mappage de transfert cessera de fonctionner (jusqu’à ce que l’utilisateur soit configuré) après la mise à niveau vers la version 21.

La fonctionnalité de mappage de transfert, qui reliait des objets associés à l’aide du paramètre « Copier un compte/une opportunité de contact » a été étendue pour inclure les accords envoyés depuis Salesforce.

• Par exemple, si les accords envoyés n’ont aucun compte ou aucune opportunité associé(e), les accords envoyés depuis Salesforce copient automatiquement la référence d’opportunités du premier destinataire Contact dans la référence d’opportunités de l’accord et la référence de comptes du premier destinataire Contact dans la référence de comptes de l’accord.

Avant la version 21, les flux Chatter étaient renseignés uniquement lorsque l’accord était envoyé depuis Salesforce.

Cette mise à jour étend le flux Chatter pour y inclure les accords envoyés en dehors de Salesforce (accords Push).

Avant la version 21, la vue Accord ne mettait à jour l’image PDF et l’URL qu’une fois que le premier destinataire avait rempli sa tâche.

L’image et l’URL se mettent désormais à jour plus tôt, à l’état Pré-rempli ou Émis pour signature pour le premier destinataire.

Aucune configuration n’est nécessaire pour activer cette fonctionnalité.

Un nouvel état d’accord de En attente de ma délégation est en cours d’introduction pour refléter la situation dans laquelle un accord est en attente de délégation de l’autorité du destinataire actuel par l’émetteur.

Aucune configuration n’est nécessaire pour activer cet état.

Le modèle d’accord possède un champ « Jours avant expiration » (echosign_dev1__Days_Until_Expiration__c).  Il s’agit d’un champ numérique abandonné dans la version 21.

Un nouveau champ « Jours avant expiration » (nom d’API : echosign_dev1__Days_Until_Expiration2__c) a été ajouté, mais il s’agit d’un champ de texte. Il permet de référencer d’autres champs dans l’objet principal (par exemple, {!Expiry_Date__c}).

Lors de la mise à niveau depuis une ancienne version, les données de formulaire mappées à l’ancien champ d’expiration sont automatiquement copiées dans le nouveau champ ; aucune action directe n’est donc requise de votre part.

Les champs Compte, Opportunité et Contrat ne sont plus disponibles sur la page du modèle.

Les administrateurs peuvent configurer ces champs dans le modèle en utilisant la fonction Mapper les données dans le champ de l’accord.

Auparavant, les expéditeurs pouvaient définir leur position absolue dans la pile de signature comme « L’expéditeur signe en premier » ou « L’expéditeur signe en dernier ».

Ce champ n’est plus disponible sur les pages des nouveaux modèles. Les expéditeurs peuvent s’insérer dans n’importe quelle position de la pile de signature.

Le curseur permettant de contrôler le flux de signature général de façon « Séquentielle » ou « Parallèle » a été supprimé.

Le style du nouveau modèle permet un workflow entièrement configurable pouvant être intégralement séquentiel (indice signataire 1 puis 1+N), parallèle (tous les indices de signataires correspondent à 1), ou un mélange de séquentiel et de parallèle dans lequel l’indice de signature est configuré en fonction du workflow spécifique.

Cinq paramètres ont été abandonnés dans la version 21. Tous ces paramètres se trouvaient dans la section Paramètres Adobe Sign de Paramètres personnalisés.

Ces cinq paramètres sont les suivants :

• Ajout PDF d’audit à liste pièces jointes : activez ce paramètre pour joindre le PDF de la piste de vérification à l’enregistrement de l’accord après la signature de ce dernier.
• Ajout PDF signés comme pj distinctes : activez ce paramètre pour joindre les PDF des accords signés en tant que pièces jointes distinctes lorsque plusieurs documents sont envoyés en une seule transaction. Pour ne plus recevoir l’accord signé sous forme de PDF fusionné, contactez l’assistance clientèle d’Adobe. 
• Ajout fichiers accomp. à liste pj : activez ce paramètre pour joindre les PDF des documents d’accompagnement à l’enregistrement de l’accord après la signature de ce dernier. Les champs de documents d’accompagnement de l’accord permettent aux signataires de charger les documents d’accompagnement et de les joindre à la transaction de l’accord.
• Ajouter un lien PDF signé pour les accords Push (activé par défaut) : ce paramètre s’applique uniquement aux accords Push envoyés en dehors de Salesforce. Activez-le pour ajouter un lien pour un PDF signé à l’enregistrement de l’accord.
• Ajouter PDF signé pour les accords Push (activé par défaut) : ce paramètre s’applique aux accords envoyés en dehors de Salesforce et placés dans Salesforce. Activez-le pour joindre le PDF signé à l’enregistrement de l’accord. 

Les clients qui utilisent les paramètres ci-dessus peuvent configurer le nouveau paramètre dans Paramètres de mise à jour des accords d’Adobe Sign.