Adobe Sign pour SharePoint Online - Guide de l’utilisateur

L’intégration Adobe Sign pour Microsoft® SharePoint offre une solution pour créer, envoyer, suivre et gérer les signatures électroniques.

L’intégration Adobe Sign pour Microsoft® SharePoint est développée en tant qu’application complémentaire pour SharePoint qui peut être utilisée pour :

• envoyer un accord à partir de toute bibliothèque de documents ou liste SharePoint pour signature ;
• envoyer des documents à un seul destinataire ou à un groupe de destinataires à partir d’une bibliothèque de documents ou de listes personnalisées SharePoint ;
• mapper des données depuis des listes et une bibliothèque de documents SharePoint dans des documents via un mappage de fusion lors de l’envoi des documents pour signature ;
• mapper les données des champs de formulaire de l’accord signé dans les colonnes textuelles des listes SharePoint et en tant que bibliothèque de documents via le mappage de données (lorsque le document est signé, son statut est automatiquement mis à jour) ; 
• archiver tous les accords signés dans SharePoint ;
• ajouter la page de gestion Adobe Sign en tant que composant WebPart SharePoint pour que les utilisateurs SharePoint puissent suivre et mettre à jour les accords.

Voir Guide d’installation d’Adobe Acrobat Sign pour Microsoft® SharePoint.

Navigateurs pris en charge

• Edge - version actuelle
• Chrome - version actuelle
• Firefox - version actuelle
• Safari - version actuelle

Navigateurs Edge

Pour que les compléments SharePoint fonctionnent, une configuration des sites de confiance dans Microsoft® Edge est nécessaire.  Internet Explorer 11 et ses versions antérieures ne sont pas pris en charge.

En outre, les utilisateurs Microsoft® Edge doivent modifier explicitement les paramètres des sites de confiance pour inclure les URL suivantes :

• https://*.microsoftonline.com
• https://*.sharepoint.com
• https://*.echosign.com
• https://*.adobesigncdn.com
• https://*.adobesign.com

Pour modifier vos sites de confiance :

1. Ouvrez le navigateur Edge, puis appuyez sur Windows®+S sur le clavier.
2. Dans les champs de recherche, saisissez Options Internet.
3. Dans le menu Options Internet, sélectionnez l’onglet Sécurité.
4. Sélectionnez l’icône Sites de confiance.
5. Sélectionnez Sites.
6. Saisissez l’une des URL ci-dessus, puis sélectionnez Ajouter.
7. Répétez l’étape 6 pour chaque URL.
8. Lorsque vous avez terminé, fermez le menu Options Internet.

Accès aux fonctionnalités d’Adobe Sign

Adobe Sign est une application complémentaire installée par votre administrateur SharePoint. En tant qu’utilisateur, vous pouvez voir l’onglet Adobe Sign en haut de votre site SharePoint.

Lorsque vous cliquez sur l’onglet Adobe Sign, le ruban comportant toutes les fonctionnalités d’Adobe Sign s’affiche.

Les icônes du ruban sont inaccessibles tant que vous n’avez pas cliqué dans un composant WebPart Document ou Liste ou tant que vous n’avez pas sélectionné un document. Lorsque vous cliquez dans le composant WebPart, les icônes du ruban deviennent actives.

Le ruban/menu comporte cinq icônes :

• Envoyer pour signature
• Statut de l’accord
• Modèle de bibliothèque
• Gérer les accords
• Paramètres

Parmi ces icônes, les quatre premières correspondent aux actions que vous pouvez exécuter régulièrement pour créer et envoyer des accords.

La dernière icône, Paramètres, permet de définir votre modèle d’accord personnel. Une fois le modèle défini, vous ne reviendrez probablement pas sur cette page, à moins que vous ne souhaitiez le modifier. Commençons ici.

Définition de vos paramètres personnels

Vos paramètres personnels vous permettent de définir un nom et un message par défaut pour tous les accords envoyés depuis SharePoint à l’aide de l’application Adobe Sign.

Dans le champ Nom de l’accord (255 caractères au maximum), entrez une chaîne qui identifie l’accord.  Cette chaîne renseigne la ligne d’objet du courrier électronique aux destinataires (surlignée en jaune ci-dessous) et sert également de valeur de nom sur la page Gérer. L’attribution d’un nom unique et évocateur à l’accord permet à vos destinataires d’identifier plus facilement votre e-mail et de simplifier toute éventuelle recherche de l’accord de votre part.

Le champ Message de l’accord est un champ de texte brut dans lequel vous pouvez saisir des instructions ou des commentaires nécessaires (surlignés en vert ci-dessous). Ce message apparaît dans l’e-mail de vérification et signature envoyé à tous les destinataires. Il ne doit pas être utilisé comme les notes personnelles que vous pouvez joindre à l’attention de chaque destinataire.

Modèles (documents) de listes personnalisées

Deux paramètres situés en dessous du nom de l’accord et des champs de message par défaut régissent la manière dont les documents peuvent être joints lors de l’envoi d’un accord à partir d’une liste.

Le comportement par défaut consiste à autoriser l’expéditeur à sélectionner un document dans SharePoint.

Deux options permettent à l’utilisateur de modifier l’expérience par défaut :

► Pour les listes personnalisées, utiliser un modèle de document en dehors de SharePoint : lorsque cette option est activée, l’expéditeur ignore l’option permettant de joindre un document depuis SharePoint. Ce sont les options de pièce jointe configurées dans le système Adobe Sign qui lui sont présentées. Ces options peuvent inclure une ou plusieurs des options suivantes :

o Joindre à partir du système local

o Joindre à partir de la bibliothèque de documents Adobe Sign

► Pour les listes personnalisées, toujours utiliser le modèle de document désigné : lorsque cette option est activée, SharePoint mémorise le fichier joint et le joint automatiquement au prochain accord que vous créez à partir d’une liste, en ignorant l’étape de sélection des fichiers.  Cette option est adaptée lorsque vous utilisez un même document plusieurs fois.

Envoyer un accord

Début de l’accord

Adobe Sign est destiné à envoyer des accords et à recueillir des signatures. Dans l’environnement SharePoint, quatre méthodes permettent de commencer ce processus :

• Envoi depuis le ruban ou le menu
• Envoi via un clic avec le bouton droit
• Envoi depuis les listes via le ruban ou le menu
• Envoi depuis les listes via un clic avec le bouton droit

Ces quatre options ouvrent la page de configuration qui permet de définir les destinataires et l’ordre de signature si plusieurs signatures sont nécessaires.

Envoi depuis le ruban/ menu

L’envoi depuis le ruban est la méthode à utiliser si vous devez joindre plusieurs documents SharePoint :

1. Sélectionnez un ou plusieurs documents à envoyer en cliquant sur la coche située à gauche de leur nom.

2. Cliquez sur l’onglet dans le ruban situé en haut de la page.

3. Cliquez sur l’icône Envoyer pour signature.

○ Tous les documents sélectionnés sont joints automatiquement.

Envoi via un clic avec le bouton droit

L’envoi via un clic droit permet d’envoyer rapidement tout document d’une liste de documents, mais joint uniquement ce fichier à l’accord :

1. Cliquez avec le bouton droit sur le document à envoyer pour signature.

2. Sélectionnez Avancée dans le menu contextuel.

3. Sélectionnez Envoyer pour signature dans le sous-menu.

La structure du menu classique est légèrement différente :

1. Cliquez avec le bouton droit sur l’enregistrement de liste de votre choix.

2. Sélectionnez Avancée dans le menu, puis Envoyer pour signature dans le sous-menu.

Envoi depuis les listes

L’envoi depuis une liste peut être effectué à l’aide du ruban ou du menu contextuel (clic avec le bouton droit).

Envoi depuis les listes via le ruban ou le menu

1. Cliquez sur l’enregistrement de liste de votre choix.

2. Cliquez sur Adobe Sign dans le ruban ou le menu.

3. Sélectionnez Envoyer pour signature dans la liste déroulante.

Envoi depuis les listes via le menu contextuel

1. Cliquez avec le bouton droit sur l’enregistrement de liste de votre choix.

2. Sélectionnez Envoyer pour signature dans le menu.

La structure du menu classique est légèrement différente :

1. Cliquez avec le bouton droit sur l’enregistrement de liste de votre choix.

2. Sélectionnez Avancée dans le menu, puis Envoyer pour signature dans le sous-menu.

La page s’actualise en mode de sélection de fichiers :

3. Sélectionnez un fichier.

4. Cliquez sur Joindre.

Si l’option Pour les listes personnalisées, utiliser un modèle de document en dehors de SharePoint est activée, vous passez la fenêtre des pièces jointes SharePoint et accédez directement à la page des accords pour la configuration.  Dans ce cas, vous devez utiliser la section Fichiers pour ajouter les documents pour signature.

Il existe deux fonctionnalités importantes à se mémoriser :

► Si l’option Pour les listes personnalisées, toujours utiliser le modèle de document désigné est activée, le dernier fichier utilisé pour cette liste est automatiquement joint.

o Si vous devez joindre un autre fichier, vous devez désactiver l’option Pour les listes personnalisées, toujours utiliser le modèle de document désigné.

► L’exemplaire au format PDF signé et renvoyé (et éventuellement le journal d’audit) est joint à l’élément de liste sous la forme d’une pièce jointe, au lieu d’être placé dans un nouveau dossier.

o Si un dossier de stockage de documents a été défini par l’administrateur SharePoint, le PDF est placé dans ce dossier.

Configuration de l’accord

Lorsqu’un nouvel accord est ouvert, la page de configuration s’affiche. Elle présente quatre sections propres à des tâches :

A. Destinataires : personnes interagissant avec l’accord

B. Message : nom et message global de l’accord

C. Options : fonctionnalités facultatives relatives à l’accord

D. Fichiers : documents/fichiers que vous devez signer/approuver.

o Notez que le document que vous avez utilisé pour commencer le processus d’envoi est automatiquement joint à l’accord.

Section Destinataires

Chaque destinataire est associé à cinq éléments :

A. Index de signature : ce chiffre indique la position relative du destinataire dans le cycle de signature lorsqu’un workflow séquentiel est sélectionné.

B. Rôle : définit comment le destinataire peut interagir avec le document. Comme les rôles sont activés par l’administrateur du compte, il est possible que toutes les options répertoriées ne soient pas affichées :

○ Signataires (par défaut) : destinataires chargés d’apposer au moins une signature.

○ Approbateurs : destinataires qui révisent et approuvent le document, mais ne sont pas tenus de le signer légalement.

○ Accepteurs : les accepteurs fonctionnent mécaniquement de la même manière que les approbateurs, à l’exception notable que le rapport d’audit les identifie comme acceptant l’accord et non comme l’approuvant.

○ Destinataires certifiés : les destinataires certifiés peuvent se voir affecter aucun (zéro) champ de formulaire. Pendant leur processus de « signature », ils doivent déléguer, refuser ou valider l’accord.

○ Chargés de remplissage des formulaires : ce rôle est spécialement conçu pour les clients qui doivent renseigner le formulaire pendant le processus de signature, mais qui ne disposent pas des systèmes pour créer par programmation des documents personnalisés ou pour transférer le contenu du champ d’une base de données vers le formulaire.

○ Délégants : le rôle du délégant est conçu pour les workflows qui requièrent qu’une personne décide quelle personne suivante doit signer ou approuver le document. Il existe une version Délégant pour chacun des autres rôles.

C. Adresse électronique : qui est le destinataire ? Il doit s’agir d’une adresse électronique personnelle.

○ M’ajouter : l’expéditeur peut s’ajouter dans le cycle de signature en cliquant sur le lien M’ajouter situé en haut à droit de la section Destinataires.

○ Ajouter un groupe de destinataires : parfois, dans le cycle de signature, un destinataire peut être une personne parmi plusieurs (si vous avez besoin de la signature d’un membre de l’équipe juridique par exemple, mais que ce membre peut être n’importe quelle personne parmi les cinq de l’équipe). Les groupes de destinataires permettent à l’expéditeur de répertorier les cinq signataires possibles, mais ne nécessitent que la signature de l’un d’entre eux. (Voir le destinataire 3 dans l’image ci-dessus)

D. Processus de vérification : comment le destinataire doit-il être authentifié ?

○ Adresse électronique (par défaut) : l’authentification dépend de l’accès à la boîte de réception.

○ Mot de passe : mot de passe alphanumérique généré par l’expéditeur qui doit être communiqué hors bande au destinataire.

○ Identité sociale : l’authentification est effectuée à l’aide d’un réseau social tiers tel que Facebook ou LinkedIn.

○ KBA (États-Unis uniquement) : l’authentification fondée sur les connaissances exige que le destinataire saisisse son numéro de sécurité sociale, puis réponde à quelques questions non triviales générées en fonction de bases de données publiques.

○ Téléphone : l’expéditeur doit renseigner le numéro de téléphone du destinataire, qui recevra alors un code par SMS lorsque sa signature est requise.

E. Message privé (facultatif) : l’expéditeur peut saisir des instructions individuelles pour chaque destinataire, qui s’afficheront lorsque le destinataire consulte l’accord. Cette option doit être activée par l’administrateur du compte dans l’interface utilisateur d’Adobe Sign.

Cliquez sur le lien Afficher Cc situé sous la liste des destinataires pour afficher un champ et y ajouter les adresses e-mail des personnes qui pourront consulter l’accord en copie carbone (Cc), sans y avoir accès de manière interactive.

Un commutateur situé juste au-dessus de la liste des destinataires vous demande de choisir le workflow d’ordre de signature :

○ Lorsque l’option Remplir dans l’ordre est activée (comme illustré ci-dessus), les destinataires sont indexés et un processus de signature séquentiel est suivi d’une étape à l’autre.

○ Lorsque l’option Remplir dans n’importe quel ordre est activée, les destinataires ne sont pas numérotés et plusieurs signatures peuvent être apposées en parallèle.

Section Message

La section Message comprend deux champs qui peuvent considérablement augmenter vos chances de réussite. Si vous avez configuré votre modèle personnel, ces champs sont renseignés automatiquement avec les valeurs que vous avez définies.

Dans le champ Nom de l’accord, entrez une chaîne qui identifiera l’accord. 

Le champ Message de l’accord est un champ de texte brut dans lequel vous pouvez saisir des instructions ou des commentaires nécessaires.

Section Options

La section Options vous permet de mieux contrôler le document après son envoi :

► Protection par mot de passe : exigez des destinataires qu’ils saisissent un mot de passe pour ouvrir et afficher le fichier PDF signé.  Ce mot de passe est défini par l’expéditeur et doit être communiqué hors bande. Adobe Sign n’enregistre pas ce mot de passe. Ne l’oubliez pas !

► Échéance : cliquez dans le champ Date d’achèvement pour afficher un calendrier. Sélectionnez la date d’expiration de l’accord à laquelle il ne pourra plus être complété. La fonctionnalité Expiration du document doit être activée par l’administrateur du compte pour qu’elle soit disponible.

► Définir un rappel : définissez la fréquence (quotidienne ou hebdomadaire) des rappels à envoyer tant que l’accord n’est pas rempli. Seuls les destinataires actuels en seront notifiés.

► Types de signature : cette option définit le processus de signature attendu :

o Électronique : cette option tente de recueillir une signature électronique auprès de tous les signataires de l’accord.

o Par écrit : lorsque vous devez recueillir une signature physique, cette option invite les signataires à imprimer le document, à le signer physiquement et à le charger de nouveau dans le système Adobe Sign. (Instructions fournies aux signataires lorsqu’ils ouvrent l’accord) Le workflow de signature Par écrit doit être activé par l’administrateur du compte pour pouvoir être utilisé.

► Langue du destinataire : sélectionnez la langue à utiliser dans les courriers électroniques envoyés aux destinataires et durant le processus de signature.

o Ce paramètre permet également de définir les modèles de message visibles si votre compte est configuré pour les utiliser.

Section Fichiers

Si votre compte SharePoint est configuré pour autoriser les documents externes, la section Fichiers est l’emplacement où vous joignez les documents à la transaction. Si vous avez commencé le processus avec un document SharePoint, ce document doit être déjà joint.

Pour le processus de signature, Adobe Sign combine tous les documents en un seul document PDF, en fonction de l’ordre dans lequel les documents sont répertoriés. Les documents peuvent être réorganisés par un simple glisser-déplacer.

Les fichiers peuvent être joints à partir de la bibliothèque Adobe Sign ou chargés depuis votre système local à l’aide de la recherche de fichiers ou d’une opération glisser-déposer.

Types de fichiers acceptés : Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Aperçu et ajout de champs de signature

La case à cocher Prévisualiser et ajouter des champs de signature est située juste en dessous de la liste Fichiers.  Cette option permet d’ouvrir les documents que vous avez chargés et d’y placer des champs de formulaire, au besoin. 

Si vous n’utilisez pas de modèles, vous devez au moins placer les champs de signature. Vous pouvez utiliser de nombreux autres champs pour créer des formulaires complexes si vous le souhaitez.

Suivi des accords

Statut de l’accord

Lorsqu’un accord est envoyé, le suivi de sa progression est effectué sur la page Statut de l’accord, accessible par le biais de l’icône Statut de l’accord du ruban Adobe Sign.

Vous pouvez facilement rechercher tous les accords envoyés à l’aide d’un document ou d’une liste SharePoint en procédant de la manière suivante :

1. Recherchez et sélectionnez le document/l’élément de liste dans lequel vous souhaitez effectuer la recherche.

○ Vous pouvez sélectionner plusieurs documents.

2. Cliquez sur l’option Statut de l’accord (dans le ruban ou le menu contextuel).

Si vous ne sélectionnez pas de documents ni d’éléments de liste spécifiques à rechercher, SharePoint renvoie tous les accords initiés par l’utilisateur de tous les documents/éléments contenus dans la bibliothèque ou la liste.

Si l’utilisateur clique sur l’icône Statut de l’accord dans le ruban de la page d’accueil, SharePoint renvoie tous les documents initiés par cet utilisateur contenus dans l’ensemble de la collection de sites.

Filtrage

Pour filtrer les accords dans la vue, vous pouvez utiliser le champ de recherche situé dans le coin supérieur droit de la page.  Ce champ permet de rechercher n’importe quelle chaîne dans n’importe quel champ et renvoie toutes les correspondances :

Suppression de l’enregistrement de l’accord

La dernière icône à l’extrême droite de la page Statut de l’accord est l’icône Supprimer.  Cette action supprime l’enregistrement de l’accord dans SharePoint, mais ne l’annule ni ne le supprime d’Adobe Sign.  Cette action doit être utilisée avec précaution, car elle est irréversible.

Documents signés

Selon la configuration du stockage des accords signés par l’administrateur SharePoint, les documents signés (et éventuellement les journaux d’audit) sont renvoyés vers les éléments suivants :

► Dossier global : tous les documents terminés se trouvent dans ce dossier si telle est la configuration.

► Nouveau dossier « Accords signés » dans la bibliothèque source : si aucun dossier global n’est identifié, un nouveau dossier appelé « Accords signés » est créé dans la bibliothèque de documents à partir de laquelle l’accord a été créé/envoyé. Tous les accords complétés envoyés depuis la même bibliothèque voient les fichiers PDF complétés renvoyés vers le même dossier Accords signés.

► Élément de liste : si vous envoyez un accord depuis un élément de liste, les pièces jointes sont contenues dans la liste.

Gestion des accords

L’icône Gérer les accords ouvre une vue différente des accords associés à vos utilisateurs.  Alors que la page Statut de l’accord présente une simple vue de tous les accords avec la possibilité de mettre à jour leur statut, la page Gérer les accords offre une vue plus détaillée des accords et propose des options supplémentaires pour modifier leurs propriétés.

Structure de la page Gérer

La page Gérer compte de nombreuses fonctionnalités intégrées à explorer. Pour plus de simplicité, elles peuvent être divisées en trois catégories :

A. Contenu et filtres

B. Listes d’accords

C. Outils d’accords

Filtres de contenu

La page Gérer comporte quatre options de contenu/filtre :

Liste d’accords

La liste d’accords affiche les accords individuels conformes au contenu que vous avez sélectionné et réduits par les filtres de votre choix.

Chaque accord affiche :

Destinataire : le destinataire actuel (si l’accord est en cours) ou le premier destinataire (si l’accord est terminé, s’il a été annulé ou s’il a expiré).

• Si connu, le nom du destinataire s’affiche. Si le nom est inconnu, l’adresse e-mail du destinataire s’affiche

Expéditeur : l’expéditeur de l’accord.

Titre : le nom de l’accord.

État : l’état actuel de l’accord dans le cycle de signature. (L’exemple ci-dessous utilise l’option Tous, afin que plusieurs états soient affichés).

Modifié : la date de la dernière modification de l’accord.

L’ordre de tri par défaut du contenu est la date de dernière modification des accords.

Toutefois, n’importe quel en-tête de colonne peut être sélectionné pour trier l’ensemble de données en fonction de cette valeur.

Outils d’accords

Les outils d’accord s’affichent en cliquant une fois sur un contrat ou un modèle :

Le rail de droite s’ouvre et affiche les outils permettant d’accéder à l’accord (ou le document de bibliothèque/le formulaire web/l’envoi en masse) ou de le manipuler :

Afficher et signer : disponible uniquement pour les accords qui sont en attente

Ouvrir l’accord/le modèle/le formulaire web/l’envoi en masse : ouvre l’objet pour consulter librement le document

• Les accords indiquent l’état actuel de l’accord, où qu’il se trouve dans le cycle de signature.
• Les modèles affichent les documents de base utilisés pour créer le modèle.

Utiliser un modèle : les modèles (documents de bibliothèque) uniquement.  Cette option lance un nouvel accord avec le modèle déjà joint.

Obtenir le code : les formulaires web uniquement. Cette option ouvre une page dans laquelle l’utilisateur peut copier le code HTML ou le code de script du formulaire web

Modifier le modèle/formulaire web : permet à l’utilisateur de modifier le modèle

Rappel : permet à l’utilisateur de définir un rappel pour le destinataire actuel

Annuler : annule l’accord

Télécharger le PDF : télécharge une copie PDF de l’accord dans son état actuel

• Les modèles parents téléchargeront une copie PDF des documents d’origine utilisés pour créer le modèle.

Télécharger le rapport d’audit : télécharge le rapport d’audit de l’accord

Télécharger les données de champs de formulaire : télécharge un fichier .csv du contenu du champ pour pouvoir finaliser l’accord

• Les objets de modèle parent téléchargent un fichier .csv avec le contenu des champs pour tous les accords enfants qui ont sont terminés.

Modifier l’accord : permet à l’utilisateur de modifier les documents d’un accord et/ou les champs du document

• Cette option est uniquement disponible jusqu’à ce que le premier destinataire intervienne.

Supprimer : les modèles (documents de bibliothèque) uniquement. Supprime le modèle du système. Il s’agit d’une action irrévocable

Masquer l’accord/le formulaire web/l’envoi en masse : masque l’objet de l’affichage de l’utilisateur.  Cette action supprime uniquement l’objet de l’affichage, aucune autre action n’est effectuée

Partager : permet à l’utilisateur de partager l’objet explicitement avec un autre utilisateur.  Cette action est irréversible

Notes : permet à l’utilisateur d’appliquer des notes personnelles à l’objet

Télécharger des fichiers individuels : permet à l’utilisateur de télécharger des fichiers individuels si plusieurs fichiers ont été utilisés pour créer l’accord/modèle

Afficher le rapport d’activité : uniquement pour Envoi en masse. Cette option fournit un résumé de la progression pour Envoi en masse, en divisant la liste des destinataires en catégories, en fonction du statut de signature de l’accord.

Remplacer le destinataire actuel : disponible uniquement pour les accords que l’utilisateur a envoyés. Permet à l’utilisateur de remplacer le destinataire actuel d’un accord

Activité : la liste des événements en cours ayant un lien avec l’accord. Cette liste commence par un événement de création, en consignant les activités de chaque destinataire et en les clôturant en définissant l’état sur Terminé/Annulé/Expiré

Liens rapides vers des tâches courantes

Vous trouverez ci-après un guide de référence rapide concernant les tâches les plus courantes, ainsi qu’une étude de haut niveau sur la page Gérer et ses principales fonctionnalités.

Modèles (documents) de bibliothèque

L’icône Modèles de bibliothèque du ruban Adobe Sign vous permet d’envoyer un document SharePoint vers l’environnement de création d’Adobe Sign dans lequel vous pouvez placer des champs de formulaire et enregistrer ensuite le formulaire dans votre bibliothèque Adobe Sign.

Pour créer un modèle de document :

1. Cliquez sur le document pour lequel vous souhaitez créer un modèle.

2. Cliquez sur l’icône Modèle de bibliothèque dans le ruban (ou cliquez avec le bouton droit, puis sélectionnez l’option dans le menu).

○ L’environnement de création d’Adobe Sign s’ouvre. Il affiche le document entier.

3. Placez les champs nécessaires dans le document.

○ Si vous créez un modèle qui doit recueillir des entrées/signatures de deux personnes, placez tous les champs pour le premier destinataire.  Ensuite, changez le champ Destinataires en Participant 2, puis placez les champs pour le deuxième signataire/approbateur.

Remarque : lors de la création d’un modèle par le biais de l’environnement de création, vous pouvez concevoir un document pour 99 destinataires au maximum. Pour insérer le participant 3 et plus, cliquez sur l’option Ajouter un participant en haut de la liste des participants.

4. Une fois le modèle terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer dans le coin inférieur droit.

○ Le modèle est ainsi enregistré dans la bibliothèque Adobe Sign.  

Le complément Adobe Sign propose deux fonctionnalités d’automatisation qui peuvent être configurées par votre administrateur SharePoint. Si les fonctionnalités ci-dessous s’avèrent utiles pour votre processus, contactez l’administrateur SharePoint pour savoir comment les utiliser au mieux.

Stockage de documents à l’échelle du site pour les accords signés

Les administrateurs peuvent configurer un dossier central dans lequel tous les accords signés (et éventuellement les journaux d’audit associés) peuvent être stockés, y compris les documents des bibliothèques et des listes.

Si aucun dossier central n’est défini pour les documents signés, tous les accords signés sont renvoyés vers la bibliothèque de documents à partir de laquelle ils ont été envoyés. 

Un nouveau dossier appelé Accords signés est créé dans la bibliothèque.

Pour les accords envoyés à partir des listes, les fichiers PDF des accords signés (et éventuellement les pistes d’audit) sont joints à l’élément de liste.

Fusion des modèles de champs

Adobe Sign prend en charge la création de documents avec des champs pouvant être renseignés par les listes SharePoint. 

Des modèles peuvent aussi être créés pour mettre à jour le contenu des listes à partir du contenu des champs capturé dans un accord signé.