Adobe Sign pour SharePoint (en local) : Guide de l’utilisateur

L’intégration Adobe Sign pour Microsoft SharePoint offre une solution pour créer, envoyer, suivre et gérer les signatures électroniques. Elle est disponible pour une instance de Microsoft SharePoint 2013 ou 2016 sur site. La solution a été développée sous la forme d’une solution de batterie de serveurs pour Microsoft SharePoint et permet d’effectuer les opérations suivantes :

• ajouter la page Gérer Adobe Sign en tant que composant WebPart SharePoint pour que les utilisateurs SharePoint puissent l’utiliser afin de suivre et mettre à jour les accords ;
• envoyer tout type de document pour signature à partir d’une bibliothèque de documents SharePoint ;
• envoyer des documents à un destinataire unique ou les envoyer à un groupe de destinataires en utilisant des listes SharePoint et en mappant les données des listes SharePoint dans les documents lorsque les documents sont envoyés pour signature ;
• archiver tous les accords signés dans SharePoint.

Dans ce document, le terme « accord » est utilisé de manière imprécise pour décrire les transactions ou les documents qui ont été (ou vont être) envoyés pour signature/approbation.

« Destinataire » est le terme générique utilisé pour un signataire, approbateur ou délégant d’un accord (en d’autres termes, toute personne à qui vous envoyez le document pour effectuer une action).

Pour les utilisateurs qui effectuent une mise à niveau à partir d’une version précédente

Si vous effectuez une mise à jour à partir d’une version précédente d’Adobe Sign pour SharePoint, sachez que tous les paramètres par défaut des modèles d’accord devront être recréés, comme décrit dans la section Définition de vos paramètres personnels.

Accès aux fonctionnalités d’Adobe Sign

Adobe Sign est un package de solution de batterie de serveurs qui est installé par votre administrateur SharePoint. En tant qu’utilisateur, vous pouvez voir l’onglet Adobe Sign en haut de votre site SharePoint.

Lorsque vous cliquez sur l’onglet Adobe Sign, le ruban comportant toutes les fonctionnalités d’Adobe Sign s’affiche.

Le ruban comporte cinq icônes :

• Envoyer pour signature
• Statut de l’accord
• Modèle de bibliothèque
• Gérer les accords
• Paramètres

Parmi ces cinq icônes, les quatre premières correspondent aux actions que vous pouvez exécuter régulièrement pour créer et envoyer des accords.

La dernière icône, Paramètres, permet de définir votre modèle d’accord. Une fois le modèle défini, vous ne reviendrez probablement pas sur cette page, à moins que vous ne souhaitiez le modifier. Commençons ici.

Définition de vos paramètres personnels

Vos paramètres personnels vous permettent de définir un nom et un message par défaut pour tous les accords envoyés depuis SharePoint à l’aide de l’application Adobe Sign.

Dans le champ Nom de l’accord (255 caractères au maximum), entrez une chaîne qui identifie l’accord.   Cette chaîne renseigne la ligne d’objet du courrier électronique aux destinataires (surlignée en jaune ci-dessous) et sert également de valeur de nom sur la page Gérer. L’attribution d’un nom unique et évocateur à l’accord permettra à vos destinataires d’identifier plus facilement votre courrier électronique et de simplifier toute éventuelle recherche de l’accord de votre part

Le champ Message de l’accord est un champ de texte brut dans lequel vous pouvez saisir des instructions ou des commentaires nécessaires (surlignés en vert ci-dessous). Ce message apparaît dans le courrier électronique Veuillez signer envoyé à tous les destinataires et ne doit pas être utilisé comme des notes personnelles jointes à chaque destinataire.

Modèles (documents) de listes personnalisées

Deux paramètres situés en dessous du nom de l’accord et des champs de message par défaut régissent la manière dont les documents peuvent être joints lors de l’envoi d’un accord à partir d’une liste.

Le comportement par défaut consiste à autoriser l’expéditeur à sélectionner un document dans SharePoint.

Deux options permettent à l’utilisateur de modifier l’expérience par défaut :

► Pour les listes personnalisées, utiliser un modèle de document en dehors de SharePoint : lorsque cette option est activée, l’expéditeur ignore l’option permettant de joindre un document depuis SharePoint. Ce sont les options de pièce jointe configurées dans le système Adobe Sign qui lui sont présentées. Ces options peuvent inclure une ou plusieurs des options suivantes :

o Joindre à partir du système local

o Joindre à partir de la bibliothèque de documents Adobe Sign

            Lorsque cette option n’est pas activée, vous êtes invité à sélectionner un modèle de document dans la liste de documents SharePoint.

► Pour les listes personnalisées, toujours utiliser le modèle de document désigné : lorsque cette option est activée, SharePoint mémorise le fichier joint et le joint automatiquement au prochain accord que vous créez à partir d’une liste, en ignorant l’étape de sélection des fichiers.  Cette option est adaptée lorsque vous utilisez un même document plusieurs fois.

Envoi d’un accord

Début de l’accord

Adobe Sign est destiné à envoyer des accords et à recueillir des signatures. Dans l’environnement SharePoint, trois méthodes permettent de commencer ce processus :

• Envoi depuis le ruban
• Envoi via un clic avec le bouton droit
• Envoi depuis les listes

Ces trois options ouvrent la page de configuration qui permet de définir les destinataires et l’ordre de signature si plusieurs signatures sont nécessaires.

Envoi depuis le ruban

L’envoi depuis le ruban est la méthode que vous devez utiliser si vous devez joindre plusieurs documents SharePoint :

1. Sélectionnez le ou les documents à envoyer en cliquant sur la coche située à gauche du nom du document.
2. Cliquez sur l’onglet dans le ruban situé en haut de la page.
   • Tous les documents sélectionnés sont joints automatiquement.
3. Cliquez sur l’icône Envoyer pour signature.

Envoi via un clic avec le bouton droit

L’envoi via un clic avec le bouton droit permet d’envoyer rapidement n’importe quel document d’une liste de documents, mais joint uniquement ce fichier à l’accord :

1. Cliquez avec le bouton droit sur le document que vous souhaitez envoyer pour signature.
2. Sélectionnez les points de suspension (...) pour ouvrir le menu contextuel.
3. Dans le menu, sélectionnez Envoyer pour signature.

Envoi depuis des listes

Le processus d’envoi depuis une liste est le même que celui d’un document en ce sens que vous pouvez effectuer l’envoi à partir du ruban ou à l’aide d’un clic sur le bouton droit.

Il existe deux différences notables :

• Aucun document n’est automatiquement joint. En fonction de vos paramètres personnels, vous devez :
  • ajouter explicitement un fichier depuis SharePoint ;
  • joindre les fichiers à la page Accord.
• Le fichier PDF signé renvoyé (et éventuellement la piste d’audit) est joint à l’élément de liste sous la forme d’une pièce jointe, au lieu d’être placé dans un nouveau dossier.
  • Si un dossier de stockage de documents a été défini par l’administrateur SharePoint, le fichier PDF est placé dans ce dossier.

Configuration de l’accord

Losqu’un nouvel accord est ouvert, la page de configuration s’affiche. Elle présente quatre sections spécifiques à des tâches :

A. Destinataires : personnes signant ou approuvant l’accord

B. Détails du message : nom et message global de l’accord

C. Options : fonctionnalités facultatives relatives à l’accord

D. Fichiers : documents/fichiers actuels que vous devez signer/approuver

○ Notez que le document que vous avez utilisé pour ouvrir l’accord sera automatiquement joint à ce dernier.

Section Destinataires

Le bouton bascule situé en haut de la section Destinataires vous permet de sélectionner l’ordre de signature de base :

• Lorsque l’option Remplir dans l’ordre est activée (comme illustré ci-dessous), les destinataires sont numérotés pour indiquer l’ordre de participation et un processus de signature séquentiel est suivi d’une étape à l’autre.

○ Dans le cadre de ces étapes séquentielles, il est possible de définir des étapes conteneurs qui permettent les scénarios suivants :

► un sous-ensemble de signataires qui signent en parallèle (flux de travail hybride) ;

► un groupe de personnes, dans lequel n’importe quel individu peut participer au nom de l’ensemble du groupe (groupe de destinataires).

• Lorsque l’option Remplir dans n’importe quel ordre est activée, les destinataires ne sont pas numérotés et plusieurs signatures peuvent être apposées en parallèle.

Deux liens figurent à droite du bouton bascule de l’ordre de signature :

• M’ajouter : cliquez sur ce lien pour vous ajouter en tant que prochain signataire dans l’ordre de signature.
• Ajouter un groupe de destinataires : cliquez sur ce lien pour créer une étape conteneur où vous pouvez définir un groupe de signataires, dont chaque membre peut apposer sa signature. Créez par exemple un groupe pour l’équide des Ressources humaines, dans lequel une seule personne peut apposer sa signature.

Chaque destinataire est associé à cinq éléments :

A. Étape de signature : définit à quel moment du processus le destinataire a accès à l’accord (lorsque l’option Remplir dans l’ordre est activée).

B. Rôle : définit comment le destinataire peut interagir avec le document

○ Signataires (par défaut) : destinataires chargés d’apposer au moins une signature.

○ Approbateurs : destinataires qui révisent et approuvent le document, mais ne sont pas tenus de le signer légalement.

○ Délégants : destinataires qui ne sont pas tenus de signer ou d’approuver le document. Ils délégueront la signature ou l’approbation à une autre partie.

C. Adresse électronique : qui est le destinataire ? Il doit s’agir d’une adresse électronique personnelle.

D. Processus de vérification : comment le destinataire doit-il être authentifié ?

○ Adresse électronique (par défaut) : l’authentification dépend de l’accès à la boîte de réception.

○ Mot de passe : mot de passe alphanumérique généré par l’expéditeur qui doit être communiqué hors bande au destinataire.

○ Identité sociale : l’authentification est effectuée à l’aide d’un réseau social tiers tel que Facebook ou LinkedIn.

○ Authentification fondée sur les connaissances (KBA) (États-Unis uniquement) : une fois que destinataire a saisi son numéro de sécurité sociale, il doit répondre à des questions non triviales générées en fonction des bases de données publiques.

○ Téléphone : l’expéditeur doit renseigner le numéro de téléphone du destinataire, qui recevra alors un code par SMS lorsque sa signature est requise.

E. Note privée (facultatif) : l’expéditeur peut saisir des instructions individuelles pour chaque destinataire, qui s’afficheront lorsque le destinataire consulte l’accord.

Cliquez sur le lien Afficher Cc situé sous la liste des destinataires pour ajouter les adresses électroniques des personnes qui doivent consulter l’accord en copie carbone (Cc), sans qu’elles ne disposent des droits d’accès pour le signer ou l’approuver.

Flux de travail hybrides

Un flux de travail « hybride » est une instance de l’ordre de signature séquentiel selon laquelle une ou plusieurs étapes de signature impliquent que deux destinataires ou plus aient accès au document simultanément. Tous les signataires de l’étape « parallèle » doivent remplir leur partie avant que le processus séquentiel ne puisse passer à l’étape de signature suivante.

Par exemple, l’image ci-dessus représente un cycle de signature en trois étapes :

L’étape 1 concerne fclarke@gmail.com. Lorsque l’accord est envoyé pour signature, seul fclarke en est informé. Une fois qu’il a signé le document, nous passons à l’étape suivante.

L’étape 2 est l’étape hybride. Comme vous pouvez le constater, le même numéro (2) est attribué à trois destinataires. Cela signifie qu’Adobe Sign les notifie tous les trois simultanément. Ils peuvent apposer leur signature dans n’importe quel ordre, mais tous doivent remplir leur partie avant que le cycle de signature ne puisse passer à l’étape suivante.

L’étape 3 concerne un autre destinataire individuel, défini cette fois en tant qu’approbateur (icône en forme de coche et non en forme de plume). Une fois que le destinataire de l’« étape 3 » a approuvé l’accord, ce dernier est terminé et le document est pleinement exécuté. Toutes les parties sont averties en recevant une copie du document au format PDF.

Pour créer un groupe hybride, saisissez les adresses électroniques de chaque partie comme s’il s’agissait de destinataires individuels, puis cliquez sur le champ de chaque destinataire et faites-le glisser sur un autre dans le groupe hybride. Un message indiquant que vous allez créer un groupe parallèle s’affiche.

Groupes de destinataires

Les groupes de destinataires sont utiles lorsque vous nécessitez la validation d’une organisation, mais pas d’un individu spécifique au sein de ce groupe.  

Par exemple, l’image ci-dessus représente un cycle de signature en trois étapes :

L’étape 1 (JohnDoe) concerne un signataire, qui sera informé que sa signature est requise dès l’envoi de l’accord. Une fois que JohnDoe a apposé sa signature, l’accord passe à l’étape 2.

L’étape 2 concerne un groupe de destinataires approbateur appelé « HR Group ». Quatre signataires ont été ajoutés au groupe ; chacun d’eux a été associé à un processus de vérification différent (à titre d’exemple). Une fois que tous les destinataires identifiés ont approuvé l’accord, ce dernier passe à la troisième étape.

L’étape 3 concerne un signataire individuel. Une fois cette dernière signature apposée, le document est pleinement exécuté. Toutes les parties en sont averties en recevant une copie du document au format PDF.

Pour créer un groupe de destinataires, cliquez sur le lien Ajouter un groupe de destinataires situé en haut à droite du champ des destinataires. Le conteneur permettant de saisir le nom du groupe et les destinataires potentiels apparaît.

Section Message

La section Message comprend deux champs qui peuvent considérablement augmenter vos chances de réussite. Si vous avez configuré votre modèle personnel, ces champs sont renseignés automatiquement avec les valeurs que vous avez définies.

Dans le champ Nom de l’accord, entrez une chaîne qui identifiera l’accord. 

Remarque : cette valeur peut être modifiée tant que l’accord n’a pas été envoyé.

Le champ Message de l’accord est un champ de texte brut dans lequel vous pouvez saisir des instructions ou des commentaires nécessaires.

• Si votre compte est configuré pour utiliser les modèles de message, le lien permettant d’accéder aux modèles s’affiche en haut à droite de la section des messages.

Section Options

La section Options vous permet de mieux contrôler le document après son envoi :

• Protection par mot de passe : exigez des destinataires qu’ils saisissent un mot de passe pour ouvrir et afficher le fichier PDF signé. Ce mot de passe est défini par l’expéditeur et doit être communiqué hors bande. Adobe Sign n’enregistre pas ce mot de passe. Ne l’oubliez pas !
• Échéance : spécifiez le nombre de jours après lequel l’accord sera arrivé à expiration et ne pourra plus être rempli.
  •  L’échéance n’est visible que si elle a été activée par votre administrateur.
• Définir un rappel : définissez la fréquence des rappels à envoyer tant que l’accord n’est pas rempli. Seuls les destinataires actuels en seront notifiés.
• Langue du destinataire : sélectionnez la langue à utiliser dans les courriers électroniques envoyés aux destinataires et durant le processus de signature.

Section Fichiers

Dans la section Fichiers, vous pouvez joindre les documents à la transaction. Le document d’origine que vous avez utilisé pour commencer l’accord doit déjà être joint.

Pour le processus de signature, Adobe Sign combine tous les documents en un seul fichier PDF, en fonction de l’ordre dans lequel les documents sont répertoriés. Les documents peuvent être réorganisés par un simple glisser-déplacer.

Les fichiers peuvent être joints à partir de la bibliothèque Adobe Sign, Google docs, Box.net, Dropbox ou être téléchargés depuis votre système local à l’aide de la recherche de fichiers ou d’une opération glisser-déposer.

Types de fichiers acceptés : Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.

Aperçu et ajout de champs de signature

La case à cocher Prévisualiser et ajouter des champs de signature est située juste en dessous de la liste Fichiers.  Cette option permet d’ouvrir les documents que vous avez chargés et d’y placer des champs de formulaire, au besoin. 

Vous devriez au moins placer les champs de signature, mais vous pouvez aussi utiliser de nombreux autres champs pour créer des formulaires complexes.

Suivi des accords

État de l’accord

Lorsqu’un accord est envoyé, le suivi de l’avancement est effectué dans la page État de l’accord, accessible par le biais de l’icône État de l’accord du ruban Adobe Sign.

La page État de l’accord montre tous les accords que vous êtes autorisé à afficher et qui ont été envoyés à partir de l’environnement de SharePoint.

L’ordre par défaut de la liste est par date d’envoi, avec la date la plus récente en haut de la liste : 

Pour filtrer les accords dans la vue, vous pouvez utiliser le champ de recherche situé dans le coin supérieur droit de la page.  Ce champ permet de rechercher n’importe quelle chaîne dans n’importe quel champ et renvoie toutes les correspondances :

Recherche de l’état de l’accord par document ou liste

Vous pouvez facilement rechercher tous les accords envoyés à l’aide d’un document ou d’une liste SharePoint en procédant de la manière suivante :

1. Recherchez et sélectionnez le document/l’élément de liste dans lequel vous souhaitez effectuer la recherche.
2. Cliquez sur l’option État de l’accord (dans le ruban ou le menu contextuel).

Actualisation de l’état de l’accord

La colonne à l’extrême droite de la table État de l’accord est une action d’actualisation qui demande activement à Adobe Sign s’il existe une mise à jour de l’état de l’accord.  SharePoint met automatiquement à jour tous les accords qui sont toujours en attente d’une action du destinataire de manière régulière. L’action d’actualisation vous permet de mettre à jour un accord en dehors de ce cycle lorsque vous avez besoin de connaître l’état en temps réel.

Suppression de l’enregistrement de l’accord

La dernière icône à l’extrême droite de la page État de l’accord est l’icône Supprimer.  Cette action supprime l’enregistrement de l’accord dans SharePoint, mais ne l’annule ni ne le supprime d’Adobe Sign.   Cette opération doit être utilisée avec précaution, car elle est irréversible.

Documents signés

Selon la configuration du package Adobe Sign par l’administrateur SharePoint, les documents signés sont envoyés vers les éléments suivants :

• Dossier global : tous les documents complétés se trouvent dans ce dossier si cela a été configuré de cette façon.
• Nouveau dossier dans la bibliothèque source : si aucun dossier global n’est identifié, un nouveau dossier appelé « Accords signés » est créé dans la bibliothèque de documents à partir de laquelle l’accord a été créé/envoyé. Tous les accords complétés envoyés depuis la même bibliothèque voient les fichiers PDF complétés renvoyés vers le même dossier Accords signés.
• Joint à l’élément de liste : si vous envoyez un accord depuis un élément de liste, les pièces jointes sont contenues dans la liste.

Gestion des accords

L’icône Gérer les accords ouvre une vue différente des accords associés à vos utilisateurs.  Alors que la page État de l’accord montre une simple vue de tous les accords avec la possibilité de mettre à jour leur état, la page Gérer les accords offre une vue plus détaillée des accords et propose des options pour modifier leurs propriétés.

Structure de la page Gérer

La page Gérer intègre de nombreuses fonctionnalités à explorer. Pour plus de simplicité, elles peuvent être divisées en trois catégories :

A. Contenu et filtres

B. Listes d’accords

C. Outils d’accords

Filtres de contenu

La page Gérer comporte quatre options de contenu/filtre :

Liste d’accords

La liste d’accords affiche les accords individuels conformes au contenu que vous avez sélectionné et réduits par les filtres de votre choix.

Chaque accord affiche :

Destinataire : le destinataire actuel (si l’accord est en cours) ou le premier destinataire (lorsque l’accord est terminé, s’il a été annulé ou s’il a expiré).

• S’il est connu, le nom du destinataire s’affiche. Lorsque le nom du destinataire est inconnu, l’adresse e-mail s’affiche.

Expéditeur : l’expéditeur de l’accord.

Titre : le nom de l’accord.

État : l’état actuel de l’accord dans le cycle de signature. (L’exemple ci-dessous utilise l’option Tous, afin que plusieurs états soient affichés).

Modifié : la date de la dernière modification de l’accord.

L’ordre de tri par défaut du contenu est la date de dernière modification des accords.

Toutefois, n’importe quel en-tête de colonne peut être sélectionné pour trier l’ensemble de données en fonction de cette valeur.

Liste d’accords

Les outils d’accord s’affichent en cliquant une fois sur un contrat ou un modèle :

Le rail de droite s’ouvre et affiche les outils permettant d’accéder à l’accord (ou le document de bibliothèque/le formulaire web/l’envoi en masse) ou de le manipuler :

Afficher et signer : disponible uniquement pour les accords en attente

Ouvrir l’accord/le modèle/le formulaire web/l’envoi en masse : ouvre l’objet pour consulter librement le document

• Les accords indiquent l’état actuel de l’accord, où qu’il se trouve dans le cycle de signature.
• Les modèles affichent les documents de base utilisés pour créer le modèle.

Utiliser un modèle : les modèles (documents de bibliothèque) uniquement.  Cette option lance un nouvel accord avec le modèle déjà joint

Obtenir le code : les formulaires web uniquement. Cette option ouvre une page dans laquelle l’utilisateur peut copier le code HTML ou le code de script du formulaire web

Modifier le modèle/formulaire web : permet à l’utilisateur de modifier le modèle

Rappel : permet à l’utilisateur de définir un rappel pour le destinataire actuel

Annuler : annule l’accord

Télécharger le PDF : télécharge une copie PDF de l’accord dans son état actuel.

• Les modèles parents téléchargeront une copie PDF des documents d’origine utilisés pour créer le modèle.

Télécharger le rapport d’audit : télécharge le rapport d’audit de l’accord.

Télécharger les données de champs de formulaire : télécharge un fichier .csv du contenu du champ pour pouvoir finaliser l’accord.

• Les objets de modèle parent téléchargent un fichier .csv avec le contenu des champs pour tous les accords enfants qui ont sont terminés.

Modifier l’accord : permet à l’utilisateur de modifier les documents d’un accord et/ou les champs du document.

• Cette option est uniquement disponible jusqu’à ce que le premier destinataire intervienne.

Supprimer : les modèles (documents de bibliothèque) uniquement. Supprime le modèle du système. Il s’agit d’une action irrévocable

Masquer l’accord/le formulaire web/l’envoi en masse : masque l’objet de l’affichage de l’utilisateur.  Cette action supprime uniquement l’objet de l’affichage, aucune autre action n’est effectuée

Partager : permet à l’utilisateur de partager l’objet explicitement avec un autre utilisateur.  Cette action est irréversible

Notes : permet à l’utilisateur d’appliquer des notes personnelles à l’objet

Télécharger des fichiers individuels : permet à l’utilisateur de télécharger des fichiers individuels si plusieurs fichiers ont été utilisés pour créer l’accord/modèle

Afficher le rapport d’activité : uniquement pour Envoi en masse. Cette option fournit un résumé de la progression pour Envoi en masse, en divisant la liste des destinataires en catégories, en fonction du statut de signature de l’accord.

Remplacer le destinataire actuel : disponible uniquement pour les accords que l’utilisateur a envoyés. Permet à l’utilisateur de remplacer le destinataire actuel d’un accord

Activité : la liste des événements en cours ayant un lien avec l’accord. Cette liste commence par un événement de création, en consignant les activités de chaque destinataire et en les clôturant en définissant l’état sur Terminé/Annulé/Expiré

Liens rapides vers des tâches courantes

Vous trouverez ci-après un guide de référence rapide concernant les tâches les plus courantes, ainsi qu’une étude de haut niveau sur la page Gérer et ses principales fonctionnalités.

• Définition de rappels
• Remplacement du signataire dans un accord
• Modification des documents et champs d’un accord envoyé
• Partage d’un accord
• Affichage de la piste de vérification de l’accord

Modèles (documents) de bibliothèque

L’icône Modèle de bibliothèque du ruban Adobe Sign vous permet d’envoyer un document SharePoint vers l’environnement de création d’Adobe Sign dans lequel vous pouvez placer des champs de formulaire et enregistrer ensuite le formulaire dans votre bibliothèque Adobe Sign.

Pour créer un modèle de document :

1. Cliquez sur le document pour lequel vous souhaitez créer un modèle.
2. Cliquez sur l’icône Modèle de bibliothèque dans le ruban (ou cliquez avec le bouton droit, puis sélectionnez l’option dans le menu).
   • L’environnement de création d’Adobe Sign s’ouvre. Il affiche le document entier.
3. Placez les champs nécessaires dans le document.
   • Si vous créez un modèle qui doit recueillir des entrées/signatures auprès de deux personnes, placez tous les champs pour le premier destinataire.  Ensuite, changez le champ Destinataires en Participant 2, puis placez les champs pour le deuxième signataire/approbateur.

4. Une fois le modèle terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer dans le coin inférieur droit.

• Le modèle est ainsi enregistré dans la bibliothèque Adobe Sign.  

Copie téléchargeable au format PDF