Adobe Sign para SharePoint (local): guía de instalación

La integración de Adobe Sign con Microsoft SharePoint proporciona una solución integrada para la creación, envío, seguimiento y gestión de firmas electrónicas. Esta integración está disponible para instancias locales de Microsoft SharePoint 2013 y 2016. Se ha desarrollado como una solución de granja para Microsoft SharePoint y proporciona:

• Posibilidad de agregar la página Gestionar Adobe Sign como elemento web de SharePoint que los usuarios pueden utilizar para realizar seguimiento y actualizar los acuerdos.
• Envío para firmar de cualquier documento de una biblioteca de documentos de SharePoint.
• Capacidad de enviar documentos a un solo destinatario o a un grupo desde una biblioteca de documentos o desde listas personalizadas de SharePoint.
• Al enviar documentos para su firma, puede asignarles mediante combinación de asignaciones datos de listas de SharePoint o de una biblioteca de documentos.
• Una vez que se ha firmado un documento y su estado ha cambiado automáticamente o se ha actualizado manualmente desde la página Estado del acuerdo, puede asignar datos de los campos de formulario del acuerdo firmado a columnas de texto de listas de SharePoint y a una biblioteca de documentos.
• Archivado de todos los acuerdos firmados en SharePoint.

Requisitos

La solución Adobe Sign solo puede instalarla y configurarla un administrador de granjas de Microsoft SharePoint; también necesitará privilegios de administrador en el servidor de SharePoint. Consulte la documentación de SharePoint y póngase en contacto con el administrador de SharePoint de su organización para obtener permisos del sistema adicionales que pueda necesitar para instalar soluciones de granja de SharePoint. Para configurar la solución, también necesita ser administrador de cuenta de Adobe Sign y tener acceso a la clave de integración de su cuenta de Adobe Sign. Los requisitos indicados a continuación abarcan los componentes necesarios tanto del servidor como del cliente para lograr una instalación correcta y poder ejecutar Adobe Sign para SharePoint.

• Microsoft SharePoint 2013 On-Premise, SharePoint 2016 On-Premise, o SharePoint 2019 On-Premise
  

Problemas conocidos que se deben tener en cuenta

Las sesiones del navegador en modo privado o incógnito no son compatibles con el paquete de Adobe Sign.

SharePoint tiene limitaciones de caracteres que debería tener en cuenta, especialmente al asignar nombres a los archivos:

• Las rutas URL deben tener 260 caracteres o menos.
• Los nombres de archivo deben tener 128 caracteres o menos.

Los administradores que se identifican como “cuenta del sistema” al iniciar sesión en cualquier colección de sitios deben introducir su propia información en la lista AdobeSignUserInfo del siguiente modo:

Se puede dar una situación con las soluciones anteriores, que puede impedir que usuarios normales de SharePoint accedan a la colección de sitios.

El problema se produce si:

• La solución EchoSign (antes de la versión 4) se instala en la colección de sitios.
• El administrador de SharePoint ha incrustado la solución como un elemento web en cualquier página SharePoint.
• El usuario de SharePoint es miembro del grupo de miembros, visitantes o propietarios de la colección del sitio.
• El usuario de SharePoint no es miembro del grupo de usuarios o administradores de EchoSign.

Para corregir el problema, quite el elemento web de la página de SharePoint. 

Instalación

Para instalar la edición local del paquete de Adobe Sign para SharePoint:

1. Descargue el nuevo archivo Adobe Sign for SharePoint.zip.
   
2. Inicie sesión en su servidor de SharePoint como administrador.
3. Cargue el archivo Adobe Sign for SharePoint.zip en el servidor.
4. Descomprima el archivo para extraer el ejecutable.
5. Haga clic en Adobe Sign for SharePoint.exe.
6. Se abrirá el asistente de instalación. Haga clic en Siguiente.

  7. La secuencia de comandos ejecutará una comprobación del sistema. Si todo está bien, haga clic en Siguiente.

  8. Se mostrará el Acuerdo de licencia de usuario final.

○ Marque la casilla Acepto los términos del Acuerdo de licencia.

○ Haga clic en Siguiente

  9. Se cargará la página Aplicación web/colecciones de sitios.  Seleccione las colecciones de sitios en las que desea instalar la solución.

  10. Una vez que se haya completado la instalación, haga clic en Siguiente.

  11. Una vez que aparezca la página Detalles de la implementación, puede hacer clic en Cerrar.

Activar/quitar opciones

Al volver a ejecutar la secuencia de comandos de instalación, se iniciará el mismo proceso del asistente y la comprobación del sistema. 

Tras la comprobación del sistema, en lugar de avanzar a la página del EULA, la secuencia de comandos le pedirá que elija una de las dos siguientes opciones:

○ Activar: Activar permite al administrador activar la solución Adobe Sign en más sitios en el entorno de SharePoint. Cuando se selecciona, se carga la página Aplicación web/colecciones de sitio, que muestra todos los sitios en las que la solución Adobe Sign no está activa (el paso 9 anterior).

○ Eliminar: esta opción eliminará por completo la solución de todas las colecciones de sitios en las que se haya activado Adobe Sign. Los archivos de documentos completados permanecerán en SharePoint.

Los acuerdos que se encuentren en curso seguirán estando activos en Adobe Sign, y se completarán con normalidad. Los documentos completados no se devolverán a SharePoint.

Configuración tras la instalación

Una vez que se haya instalado el paquete, hay cuatro pasos de configuración adicionales que debe completar:

• Instalar la clave de integración
• Decidir cómo desea añadir usuarios
• Decidir si desea adjuntar registros de auditoría a los documentos firmados
• Decidir dónde deben almacenarse los acuerdos firmados

Instalar la clave de integración

Las instalaciones nuevas requieren una clave de integración que se genera en Adobe Sign y, luego, se introduce en SharePoint. Se trata del token de acceso que autentica los entornos de Adobe Sign y SharePoint para que confíen uno en el otro y compartan contenido.

Para generar una clave de integración en Adobe Sign:

• Inicie sesión con el usuario administrativo de su cuenta de Adobe Sign.
• Vaya a Cuenta > API de Adobe Sign > Información de API.
• Haga clic en el enlace Clave de integración en el centro de la página.

Se carga la interfaz Crear clave de integración:

Proporcione un nombre intuitivo para la clave (p. ej.: SharePoint).

La clave de integración debe tener los siguientes elementos activados:

• user_write
• user_login
• agreement_read
• agreement_write
• agreement_send
• library_read
• library_write

Haga clic en Guardar cuando haya configurado la clave.

Aparece la página Tokens de acceso que muestra las claves definidas en su cuenta.

• Haga clic en la definición de clave creada para SharePoint.

○ El enlace Clave de integración aparece en la parte superior de la definición.

• Haga clic en el vínculo Clave de integración.

Se muestra la clave de integración:

• Copie esta clave y guárdela en un lugar seguro para el siguiente paso.
• Haga clic en Aceptar.

Para instalar la clave de integración en SharePoint:

• Inicie sesión en su usuario administrador para su sitio de SharePoint.
• Vaya al icono de Configuración de Adobe Sign para mostrar la página Configuración

1. Una vez esté en la página de configuración, haga clic en la ficha Configuración de cuenta.
2. Pegue su clave de integración en el campo indicado.
3. Haga clic en Guardar.

Adición de usuarios

El primer paso para añadir usuarios es concederles acceso a la solución Adobe Sign. Para ello debe:

1. Navegar a Configuración del sitio > Usuarios y permisos > Personas y grupos.
2. Edite los grupos de Adobe Sign según necesite:

○ Administración de Adobe Sign: los usuarios a los que le permita configurar la solución Adobe Sign (es decir, completar la página de configuración y rellenar la lista AdobeSignUserInfo). Solo los administradores de la colección de sitios o la aplicación web correspondientes pueden configurar este grupo. Los usuarios que pertenezcan a su grupo pueden acceder a las fichas Configuración personal, Configuración de cuenta, Almacenamiento de acuerdos y Asignaciones de plantillas de la página Configuración.

○ Usuario de Adobe Sign: los usuarios que deban usar la solución y que hayan configurado los administradores de la colección de sitios. Los miembros de este grupo solo tienen acceso a la ficha Configuración personal de la página Configuración.

Aprovisionamiento automático de usuarios Adobe Sign

Adobe Sign requiere que todos los usuarios que envíen acuerdos tengan una licencia para hacerlo en el sistema de Adobe Sign. Con el primer uso, se aprovisiona automáticamente un usuario en Adobe Sign si no existe aún. De forma predeterminada, ese usuario se aprovisiona con la información que se encuentra en el perfil de SharePoint de los usuarios.

Recuperar información de usuario de la lista AdobeSignUserInfo

Si se habilita esta opción, se informará a SharePoint que debe usar los valores en la lista de AdobeSignUserInfo con el objetivo de crear nuevos usuarios y comprender las sesiones de usuario existentes en Adobe Sign.

Si no se habilita la función, SharePoint utilizará los valores asociados al SharePointUser según la definición de SharePoint.

Se debe mencionar que puede asociar direcciones de correo electrónico (y, por lo tanto, acceso de Adobe Sign) a usuarios de SharePoint que no tengan un correo electrónico público o tengan que usar una dirección de correo electrónico distinta a su valor de correo electrónico de SharePoint. (p. ej., Bob@MyDomain.dom es un usuario de SharePoint, pero necesita enviar acuerdos mediante el valor de correo electrónico HumanResources@MyDomain.dom).

Si desea usar los valores de la lista para el aprovisionamiento automático, existen dos pasos que debe completar:

1. Actualizar la lista AdobeSignUserInfo
2. Habilitar la función Recuperar información de usuario de la lista AdobeSignUserInfo

Para actualizar la lista AdobeSignUserInfo:

1. Vaya a Contenido del sitio > AdobeSignUserInfo.
2. Edite la lista para que contenga los valores de usuario que desee.

Para habilitar la generación de usuarios a partir de la lista AdobeSignUserInfo:

1. Inicie sesión en su cuenta de SharePoint como administrador.
2. Vaya a la interfaz Configuración de Adobe Sign
3. Haga clic en la ficha Configuración de cuenta.
4. Marque la casilla Recuperar información de usuario de la lista AdobeSignUserInfo.
5. Haga clic en Guardar.

Recuperar seguimiento de auditoría para los acuerdos firmados

Si se habilita esta opción, se devolverá un PDF de seguimiento de auditoría con el documento finalizado cuando se complete cualquier acuerdo. El seguimiento de auditoría es un documento que resume todos los eventos importantes del acuerdo (Enviado, Visto, Firmado, etc.) y que incluye metadatos de usuarios asociados con dichos eventos (fecha/hora, dirección IP, etc.).

Para habilitar el envío del seguimiento de auditoría:

1. Inicie sesión en su cuenta de SharePoint como administrador.
2. Vaya a la interfaz Configuración de Adobe Sign
3. Haga clic en la ficha Configuración de cuenta.
4. Marque la casilla Recuperar seguimiento de auditoría para los acuerdos firmados.
5. Haga clic en Guardar.

Defina la carpeta de destino para el acuerdo firmado.

Puede configurarse la documentación completada a fin de que se deposite en una carpeta específica para toda la colección de sitios (global).

Si no hay designada ninguna carpeta global, el documento firmado final se devolverá a una carpeta Acuerdos firmados que se creará en la biblioteca de documentos de la que se envió el documento.

Para configurar la carpeta global Acuerdos firmados:

1. Inicie sesión en su cuenta de SharePoint como administrador.
2. Cree la carpeta de destino donde la necesite.
3. Vaya a la página Configuración de Adobe Sign
4. Haga clic en la pestaña Almacenamiento de acuerdos.
5. Busque la carpeta en la lista de carpetas disponibles y haga un solo clic para seleccionarla.
6. Haga clic en el botón Guardar

Asignación de plantillas

Adobe Sign permite relacionar los datos de listas de SharePoint y los campos de formulario de un acuerdo.

Utilizando flujos de trabajo y asignando los campos de las listas a los de los formularios, puede pre-rellenar automáticamente documentos antes de su envío, lo que reduce el tiempo que los remitentes y firmantes necesitan para rellenar el formulario y la probabilidad de cometer errores al teclear.

También puede crear una asignación que extraiga datos de los campos de formulario de un acuerdo para rellenar con ellos listas de SharePoint.

La guía completa para configurar asignaciones de plantillas se encuentra aquí.