Adobe Acrobat Sign para Workday: guía de instalación

Adobe Acrobat Sign para Workday: guía de instalación explica cómo integrar Adobe Acrobat Sign en su cliente de Workday. Para utilizar Adobe Acrobat Sign desde Workday, debe saber cómo hacer lo siguiente:

• Crear un marco de procesos empresariales.
• Configurar el cliente de Workday.
• Establecer la integración de Acrobat Sign y Workday Studio.

Para poder enviar acuerdos mediante Acrobat Sign desde Workday, debe completar los pasos siguientes:

• Activar la cuenta de Adobe Acrobat Sign (solo para nuevos clientes)
  
• Configurar Adobe Acrobat Sign para Workday.
• Establecer la relación de OAuth entre Workday y Adobe Acrobat Sign.

Activar la cuenta de Adobe Acrobat Sign

Los clientes existentes con cuentas establecidas pueden pasar directamente al paso Configurar Adobe Acrobat Sign para Workday.

Los clientes que sean nuevos en Adobe Acrobat Sign y no tengan un inicio de sesión preexistente deben activar alguna de las cuentas siguientes:

• Cuenta administrativa en Adobe Acrobat Sign
• Cuenta de prueba de Adobe Acrobat Sign

Debe ponerse en contacto con un especialista en incorporación de Adobe para aprovisionar su cuenta de Acrobat Sign para Workday. Una vez completado el proceso, recibirá un correo electrónico de confirmación, como se muestra a continuación. 

Debe seguir las instrucciones del correo electrónico para inicializar su cuenta y acceder a la página principal de Adobe Acrobat Sign.

Para solicitar una versión de prueba de 30 días de Adobe Acrobat Sign, debe rellenar este formulario registro.

Nota: Le recomendamos que utilice una dirección de correo electrónico funcional válida, no una temporal, para crear la versión de prueba. Necesita acceder a este correo electrónico para verificar la cuenta, por lo que la dirección debe ser válida.

En el plazo de un día laborable, el especialista en incorporación de Acrobat Sign aprovisiona su cuenta (en Acrobat Sign) para Workday. Una vez finalizado el proceso, recibirá un correo electrónico de confirmación. Para inicializar su cuenta y acceder a la página de inicio de Adobe Acrobat Sign, siga las instrucciones del correo electrónico.

Configurar Adobe Acrobat Sign para Workday.

Para configurar Acrobat Sign para Workday, debe generar los dos objetos dedicados siguientes en el sistema de Acrobat Sign:

• Grupo de Workday: Workday requiere un “grupo” exclusivo dentro de la cuenta de Acrobat Sign para permitir la funcionalidad de la integración. El grupo de Adobe Acrobat Sign se utiliza para controlar únicamente el uso de Workday para Acrobat Sign. Cualquier otro potencial uso, como Salesforce.com o Arriba, no se ve afectado. Las notificaciones por correo electrónico se eliminan en el grupo de Workday para que sus usuarios solo reciban notificaciones en su bandeja de entrada.

• Un usuario de autenticación que contenga la clave de integración: un grupo de Workday debe tener solo un administrador de nivel de grupo, que sea el titular autorizado de la clave de integración. Se recomienda que el administrador utilice una dirección de correo electrónico funcional, como HR@MyDomain.com, en lugar de un correo electrónico personal, para reducir el riesgo de que el usuario se desactive en el futuro y, en consecuencia, se desactive la integración.

Configuración del cliente de Workday

Para completar la conexión entre el cliente de Workday y Adobe Acrobat Sign, debe establecerse una relación de confianza entre los servicios. Una vez establecida la relación, puede agregarse un paso Revisar documento a cada proceso empresarial de Workday para activar el proceso de firma a través de Adobe Acrobat Sign.

Para crear una relación de confianza:

El documento para el paso Revisar documento puede ser uno de los siguientes:

• Un documento estático
• Un documento generado por un paso de Generar documento en el mismo proceso empresarial
• Informe con formato creado con el Diseñador de informes de Workday

Puede agregar cualquiera de estos documentos con Etiquetas de texto de Adobe para controlar el aspecto y la posición de los componentes específicos de firma de Adobe Acrobat.
El origen del documento debe especificarse dentro de la definición de procesos empresariales. No es posible cargar un documento específico mientras el proceso empresarial está en ejecución.

La capacidad de tener grupos de firmantes serializados es exclusiva de Adobe Acrobat Sign con el paso Revisar documento. Esto permite especificar grupos basados en funciones que firman secuencialmente. Adobe Acrobat Sign no admite grupos de firma paralelos.

Para obtener ayuda con la configuración del paso Revisar documento, consulte la Guía de Inicio rápido.

Soporte

Workday es el propietario de la integración y debe ser el primer punto de contacto para plantear preguntas sobre el ámbito de la integración, solicitudes de funciones o problemas sobre el funcionamiento diario de la integración.

Consulte los siguientes artículos de la comunidad de Workday sobre cómo solucionar problemas de integración y generar documentos:

• Solución de problemas de integraciones con la firma electrónica
• Paso Revisar documentos
• Generación dinámica de documentos
• Ofrecer consejos para la generación de documentos

Soporte de Adobe Acrobat Sign

Adobe Acrobat Sign es el socio de la integración, con quien ponerse en contacto si la integración no puede obtener firmas o si la notificación de firmas pendientes falla.

Los clientes de Adobe Acrobat Sign deben ponerse en contacto con el administrador de satisfacción del cliente (Customer Success Manager, CSM) para obtener asistencia. También puede ponerse en contacto con el soporte técnico de Adobe por teléfono. Llame al 1-866-318-4100, espere a la lista de productos y luego introduzca 4 y 2 (tal y como se lo pidan).

• Adición de etiquetas de texto de Adobe a los documentos
• Revisar la configuración del documento y los ejemplos

Contacto con el Soporte técnico de Adobe Acrobat Sign

Preguntas habituales

• ¿Por qué no se actualiza el estado en Workday, aunque el documento esté totalmente firmado?

El estado del documento en Workday puede no reflejarse si el candidato no hace clic en el botón “Enviar” después de firmar en Adobe Acrobat Sign.

Por cada tarea de Workday Comprobar estado de firma electrónica: para iniciar el proceso, el usuario puede enviar la tarea Bandeja de entrada asociada.

Por cada desarrollo de Workday: la firma original completa el proceso solo si el usuario envía la tarea Bandeja de entrada después de firmar el documento. Tras la firma, el iframe se cierra y se redirige al usuario a la misma tarea, donde puede hacer clic en el botón Enviar para completar el proceso.