Información general

Adobe Sign permite relacionar los datos de listas de SharePoint y los campos de formulario de un acuerdo.

Utilizando flujos de trabajo y asignando los campos de las listas a los de los formularios, puede pre-rellenar automáticamente documentos antes de su envío, lo que reduce el tiempo que los remitentes y firmantes necesitan para rellenar el formulario y la probabilidad de cometer errores al teclear.

También puede crear una asignación en sentido contrario y extraer datos de los campos de formulario de un acuerdo para rellenar con ellos listas de SharePoint.


Un breve resumen sobre la creación de formularios web con campos

Para que una asignación sea correcta, debe emplear formularios web creados con nombres de campo definidos, de modo que pueda relacionar de forma lógica los campos de lista con los del formulario de Adobe Sign

Hay varias formas de crear formularios que se pueden cargar en Adobe Sign:

  • El entorno de creación de Adobe Sign ha automatizado la detección de campos, lo que permite crear formularios mucho más rápido
    • Los campos colocados automáticamente tienen un nombre predeterminado (Campo predeterminado 1), que se debe cambiar para indicar el uso del campo    
  • Los formularios PDF se pueden crear también con Acrobat.  Los formularios de Acrobat pueden detectar de manera automática en qué lugar deben colocarse los campos
    • Acrobat coloca automáticamente los campos con un nombre de campo derivado del texto de procedimiento en el documento. Estos nombres suelen ser muy largos o poco explicativos y se deben cambiar por nombres intuitivos relacionados con el uso del campo
  • Las etiquetas de texto se pueden utilizar si la generación del documento produce un documento de texto editable

La asignación de campos depende de la relación lógica del nombre de un campo del formulario y el nombre de una columna en SharePoint.

Independientemente del método que use, asegúrese de nombrar los campos de forma que pueda identificarlos cuando se presentan en un formato de lista (durante el proceso de asignación).

Nota:

The following types of SharePoint columns are supported: Single line of text, Number, Choice ("Radio Buttons"), Multiple lines of text, Yes/No (checkbox). 

SharePoint Column Type Adobe Sign Field Type
Single line of text Text
Number Text
Multiple lines of text Multi-line text
Yes / No (check box) Checkbox


Guía detallada del flujo de trabajo de asignación de plantillas

En el ejemplo que se muestra a continuación, el administrador de SharePoint desea enviar acuerdos a una lista de clientes.

Una lista actual de SharePoint con los clientes ya existe y contiene algunos detalles sobre cada destinatario (“Nombre” y “Apellidos”), pero se recopila información adicional (“Edad” y “Trabajo”).

Se crea un formulario (utilizando etiquetas de texto) para importar los valores de nombres de la lista de SharePoint y recopilar los nuevos valores buscados.

Una vez completado el acuerdo, los valores asignados del campo del formulario se devuelven a la lista de SharePoint.

Nota:

En este ejemplo se muestra un formulario que contiene solo campos.

Un formulario real probablemente tenga mucho más contenido, pero los campos se utilizan de la misma manera.

  1.  Cree una lista de Sharepoint

    Inicie sesión en el sitio web de SharePoint y cree una lista de firmantes (estos son los usuarios a los que quiere mandar el acuerdo para que lo firmen)

    • Utilizaremos John Smith como destinatario para nuestro ejemplo en este flujo de trabajo
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  2. Cree una plantilla de acuerdo (word, PDF, etc.)

    Es importante recordar el uso de etiquetas de texto adecuadas, que deben ser similares a esta: {{first_name}}

    En este ejemplo se utiliza un documento denominado mapping_test.docx que contiene cuatro etiquetas de texto:

    • {{first_name}}
    • {{last_name}}
    • {{age}}
    • {{occupation}}
    image
  3. Creación de Asignaciones de plantillas

    Hay dos tipos distintos de asignación de plantillas: 

    • La asignación de SharePoint a acuerdos se utilizan para rellenar los detalles de una lista de SharePoint (paso 1) del acuerdo de Adobe Sign
    1. Seleccione la opción asignación de SharePoint a acuerdos
    2. Seleccione la lista a la derecha del menú desplegable
      • Es importante configurar una plantilla de asignación para la lista correcta (la lista creada durante el paso 1) o la asignación de plantilla no funcionará correctamente
      • Puede definir las asignaciones únicas de la plantilla para listas individuales de SharePoint
    3. Configure la asignación adecuada entre los campos de SharePoint y del acuerdo
      • El campo de SharePoint es el nombre de la columna mencionado en la lista de SharePoint (paso 1)
      • El campo del acuerdo es el nombre de la etiqueta de texto usada en la plantilla del acuerdo (paso 2) 
      • En este ejemplo, usamos “Nombre” y “Apellido” para la asignación de SharePoint al acuerdo de forma que los campos “first_name” y “last_name” se rellenen automáticamente en la plantilla de acuerdo usando los valores de la lista de SharePoint 
    Asignación de SharePoint al acuerdo
    • La asignación de acuerdos a SharePoint se utiliza para actualizar la lista de SharePoint con los valores de los campos del acuerdo una vez completado:
    1. Seleccione la opción asignación de acuerdos a SharePoint.
    2. Seleccione la lista a la derecha del menú desplegable. 
    3. Configure la asignación adecuada entre los campos de SharePoint y del acuerdo. 
      • En este ejemplo, usaremos “Trabajo” y “Edad” para la asignación de acuerdos a SharePoint, que corresponderán a las etiquetas de texto “occupation” y “age”.
    Asignación del acuerdo a SharePoint
  4. Enviar para firma

    Una vez asociados correctamente los campos de la lista y de la plantilla del acuerdo, puede enviarlo:

    • Vaya a la lista de SharePoint (creada durante el paso 1)
    • Seleccione un firmante de la lista. John Smith en este ejemplo
    • Vaya a la barra de menú de Adobe Sign y seleccione la opción Enviar para firma
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  5. Seleccione la plantilla del acuerdo:

    En este paso es importante seleccionar la plantilla correcta del acuerdo creada en el paso 2.

    • Seleccione la plantilla del acuerdo (mapping_test)
    • Haga clic en Adjuntar
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  6. Complete la página de envío:

    • Escriba la dirección de correo electrónico del destinatario.
      • Si está siguiendo el ejemplo, utilice una dirección de correo a la que tenga acceso
        • Esta dirección de correo electrónico debe ser diferente a la que use para enviar el acuerdo
    • Personalice el mensaje
    • Compruebe que la plantilla del acuerdo está adjunta en la sección Archivos adjuntos
    • Active Campos Vista previa y Agregar firma
    • Haga clic en Siguiente.
    Configurar el acuerdo
  7. Compruebe la asignación de SharePoint a la plantilla del acuerdo:

    En este momento puede comprobar si la asignación de los valores de SharePoint a la plantilla del acuerdo se ha realizado correctamente.

    En nuestro ejemplo, debería ver que los campos “first_name” y “last_name” se han rellenado automáticamente con la información adecuada de la lista de SharePoint:

    • Compruebe que cada campo asignado tiene los valores correctos
    • Compruebe que los campos no asignados están vacíos. Estos son los campos que debe completar el destinatario
    • Agregue más campos si los necesita
      • Al menos, deberá agregar un campo de firma
    • Haga clic en Enviar
    Agregar campos de formulario
  8. Complete el flujo de trabajo del firmante:

    El destinatario completa el acuerdo:

    • El destinatario accede al acuerdo a través de un vínculo enviado por correo electrónico
      • Si sigue este ejemplo, inicie sesión en la cuenta de correo electrónico que indicó para el destinatario
    • El destinatario rellena el formulario del acuerdo
      • Introduzca los valores de los campos Trabajo y Edad
    • Firme el documento
    • Haga clic en Clic para firmar para completar el proceso de firma
    Clic para firmar
  9. Compruebe la asignación de acuerdos a SharePoint:

    Una vez completado el acuerdo correctamente:

    • Inicie sesión en su cuenta de SharePoint
    • Vaya a la lista de SharePoint (paso 1)
    • Compruebe que la asignación de datos del acuerdo a SharePoint se ha realizado correctamente y que los nuevos valores de la plantilla del acuerdo se han implementado en SharePoint.
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