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Información general
Adobe Acrobat Sign para Microsoft® Teams permite firmar y enviar acuerdos para que se firmen electrónicamente y administrar los acuerdos en curso desde Teams. Puedes acceder fácilmente a las acciones de Acrobat Sign y comprobar el estado de tus documentos recientes desde la página principal de Adobe Acrobat Sign. Adobe Acrobat Sign envía notificaciones de acuerdos en tiempo real a la fuente de actividades de Teams, lo que te permite ver y firmar acuerdos directamente desde la fuente. Para que los flujos de trabajo de documentos sean fluidos, puedes ver los documentos pendientes de firma y acceder a ellos desde cualquier parte de la aplicación.
La guía del usuario de Adobe Acrobat Sign para Microsoft® Teams explica cómo utilizar las funcionalidades de Adobe Acrobat Sign en el entorno de Teams. No pretende ser una guía completa para Microsoft® Teams en su conjunto.
Sigue la guía del usuario de Adobe Acrobat Sign para Microsoft® Teams para obtener información sobre cómo:
Adobe Acrobat Sign para Teams está disponible en tu dispositivo iOS o Android, para firmar, enviar y realizar el seguimiento de los acuerdos sobre la marcha. Consulta la guía del usuario de Acrobat Sign para Microsoft Teams en dispositivos móviles.
Requisitos previos
- Los usuarios deben tener una cuenta de Adobe Acrobat Sign activa. También puedes utilizar la versión de prueba gratuita de Adobe Acrobat Sign.
- Las cuentas en el entorno Acrobat Sign para la Administración pública no tienen acceso a las versiones de prueba gratuita.
- Los que ya sean usuarios de Adobe Acrobat Sign para Teams deben actualizar a la versión 2.0 o posterior de Adobe Acrobat Sign para Teams. Para ello, dirígete a admin.teams.microsoft.com y actualiza el paquete de la aplicación a Adobe Acrobat Sign para Teams 2.0. Se te pedirá que aceptes los permisos de la aplicación.
Para obtener más información sobre el proceso de actualización, consulta el Centro de recursos de Adobe Acrobat Sign para Microsoft 365.
Plataformas compatibles
Adobe Acrobat Sign para Microsoft® Teams es compatible con Microsoft® 365 mediante:
- Chrome: versión actual
- Microsoft® Edge: versión actual
- Aplicación de escritorio de Microsoft® Teams para Windows® y macOS
Nota:
Microsoft® Teams está disponible como aplicación de escritorio, aplicación web y aplicación móvil en iOS y Android™. Adobe Acrobat Sign para Microsoft® Teams es totalmente compatible con las tres plataformas: de escritorio, web y móvil.
Para acceder a Adobe Acrobat Sign desde la interfaz de Microsoft® Teams, debes iniciar sesión en el portal de Microsoft® Teams utilizando una cuenta de usuario de Microsoft® 365.
Microsoft® Teams proporciona herramientas para administrar y monitorizar los servicios de Teams y administrar los usuarios de tu organización. Aprende a administrar Microsoft® Teams para tu organización.
Si se te deniega el acceso a Teams, ponte en contacto con tu administrador de Microsoft® 365 y solicita que habilite Teams.
-
En el cuadro de diálogo de inicio de sesión que se abre, introduce tus credenciales de cuenta de Microsoft 365.
Para crear una cuenta nueva, selecciona Crear una.Nota: Adobe Acrobat Sign para Teams admite el inicio de sesión único a través de Azure AD SSO. Para preguntas sobre cómo configurar SSO para tu entorno de Teams, ponte en contacto con tu administrador de Microsoft Teams.
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Si ya has iniciado sesión anteriormente desde el navegador actual, se te pedirá que elijas una cuenta para iniciar sesión. Elige una cuenta de la lista o selecciona Usar otra cuenta para agregar una cuenta.
Nota: Si se te deniega el acceso a Microsoft Teams al autenticarte en Microsoft, ponte en contacto con el administrador de Microsoft 365 para habilitar el servicio de Teams.
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En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona Usar la aplicación web en su lugar para abrir la aplicación en el navegador.
También puedes seleccionar Obtener la aplicación de Windows para descargar la aplicación para Windows y seguir el proceso.
Se abre la aplicación web de Microsoft Teams, que se puede configurar para agregar Adobe Acrobat Sign en la interfaz de Teams. Puedes instalar la aplicación de Adobe Acrobat Sign desde la tienda de aplicaciones en la interfaz de Teams.
Si utilizas Adobe Acrobat Sign para Teams por primera vez, debes instalar e iniciar sesión en Adobe Acrobat Sign. Para hacerlo, sigue estos pasos:
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Selecciona Aplicaciones en el panel inferior izquierdo.
-
Para fijar la pestaña de Adobe Acrobat Sign al panel izquierdo, pasa el ratón sobre la pestaña Adobe Acrobat Sign y haz clic con el botón derecho. A continuación, selecciona Fijar.
Nota:Si no fijas la pestaña de Adobe Acrobat Sign en el panel izquierdo, desaparece cuando cambias a otros canales. Para volver a abrir la aplicación de Adobe Acrobat Sign instalada, selecciona
en el panel izquierdo y, a continuación, selecciona Adobe Acrobat Sign de la lista de aplicaciones instaladas.Añade la pestaña de Adobe Acrobat Sign al panel izquierdo y abre la página de inicio predeterminada de Acrobat Sign.
Para obtener más información sobre la interfaz de Adobe Acrobat Sign, consulta Guía de introducción a Adobe Acrobat Sign.
Nota:
Acceso suspendido a través del canal de Teams
Ya no es posible añadir Adobe Acrobat Sign como pestaña en el canal de Teams. Si anteriormente accedía a la aplicación a través del canal de Teams, debe instalar la aplicación de Adobe Acrobat Sign directamente en Teams.
Puedes utilizar Adobe Acrobat Sign para Microsoft Teams para crear acuerdos, enviarlos para su firma y realizar un seguimiento del estado de los acuerdos enviados para firmar. Los destinatarios del acuerdo pueden iniciar sesión desde cualquier dispositivo para firmar los documentos. Puedes solicitar que firmen lo siguiente:
- Archivos guardados en el equipo.
- Plantillas de acuerdo predefinidas de la lista de plantillas.
- Archivos de Office a los que has tenido acceso recientemente.
- Archivos de Teams y canales.
- Archivos guardados en OneDrive.
Para solicitar firmas:
-
Selecciona la pestaña Adobe Acrobat Sign en el panel izquierdo. Se abre la interfaz de Adobe Acrobat Sign con la pestaña de Inicio predeterminada, como se muestra a continuación.
Nota: Si has instalado Adobe Acrobat Sign, pero no ves la pestaña en el panel izquierdo, selecciona en el panel izquierdo y, a continuación, Adobe Acrobat Sign de la lista de aplicaciones instaladas.
-
En la página Detalles de la solicitud de firma, proporciona los siguientes detalles:
- Para enviar el acuerdo desde un grupo determinado, selecciona el nombre del grupo en el campo Enviar desde.
- En Destinatarios, escribe la dirección de correo electrónico de un destinatario. A continuación, abre el menú desplegable
para seleccionar una función para el firmante en la lista que se abre. - Para añadir más destinatarios, introduce las direcciones de correo electrónico de los destinatarios en los cuadros de destinatarios que aparecen debajo del destinatario añadido.
- Para añadirte como uno de los destinatarios, selecciona Añadirme.
- Para añadir un grupo de destinatarios, selecciona Añadir grupo de destinatarios.
- Para que los destinatarios firmen en el mismo orden en que aparecen en la lista, habilita el botón Completar en orden.
- Si lo deseas, puedes añadir un mensaje para tus destinatarios. Para añadir un mensaje privado para cada destinatario, selecciona
junto a la dirección de correo electrónico del destinatario y escribe el mensaje en el cuadro de diálogo que aparece. - Selecciona Agregar archivos para seleccionar un documento que se debe firmar. En el cuadro de diálogo Seleccionar archivos que se abre, selecciona Elegir archivos desde Mi PC para seleccionar un archivo de tu equipo. O bien, desde la pestaña Plantillas, selecciona un archivo de plantilla. Selecciona Adjuntar.
- Como alternativa, arrastra y suelta tus archivos en el cuadro proporcionado,
- Para establecer una contraseña para abrir el documento compartido, selecciona Proteger con contraseña. Solo permite acceder al documento a los destinatarios que tengan la contraseña.
- Para establecer una fecha límite, selecciona Fecha límite de finalización y escribe una fecha en el cuadro que aparece.
- Para enviar un mensaje de recordatorio a los destinatarios de los documentos pendientes, selecciona Establecer recordatorio.
- Para obtener una vista previa del documento y añadir campos de firma específicos para cada destinatario, selecciona Vista previa y Añadir campos de firma. Se abre el documento en modo de vista previa, donde puedes añadir campos de firma para cada destinatario, revisar el documento y enviarlo para su firma.
- Selecciona Enviar.
Nota: Para salir de la página Solicitar firma sin completar el flujo de trabajo, selecciona Cerrar en la esquina superior derecha.
La pestaña Documentos del complemento de Acrobat Sign te permite acceder rápidamente a tus archivos recientes de Office, de Teams y canales o de OneDrive. Puedes seleccionar cualquier archivo y enviarlo instantáneamente para su firma siguiendo los pasos que se indican a continuación.
-
Selecciona la pestaña Adobe Acrobat Sign del panel izquierdo y, a continuación, en el menú superior, selecciona Documentos.
-
Al acceder a los documentos por primera vez, es posible que se te solicite que permitas el acceso a tus archivos.
- En el cuadro de diálogo que aparece, selecciona Siguiente.
- Si se te solicita, inicia sesión en tu cuenta.
- En el cuadro de diálogo Permisos solicitados, selecciona Aceptar.
Una vez hecho esto, la pestaña Documentos muestra la lista de archivos en tus archivos recientes de Office, Teams, canales y OneDrive.
-
En la lista de archivos, desplázate hasta el archivo que deseas enviar para firmar, pase el ratón sobre el nombre del archivo y, a continuación, selecciona
> Solicitar firmas electrónicas.En el ejemplo siguiente, el usuario desea solicitar una firma en el archivo SampleDocument.pdf ubicado en su OneDrive.
-
En el panel Solicitar firmas electrónicas que se abre, haga lo siguiente:
- Para enviar el acuerdo desde un grupo determinado, selecciona el grupo del menú desplegable Enviar desde.
- Introduce la dirección de correo electrónico de uno o más destinatarios.
- Modifica el mensaje si es necesario.
- Una vez hecho esto, selecciona Enviar.
Nota: Puedes editar el acuerdo y añadir opciones de firma antes de enviarlo para su firma. Para ello, selecciona Añadir opciones y editar acuerdo y, a continuación, Siguiente. Modifica el archivo como desees y selecciona Enviar.
Rellena los detalles necesarios para enviar rápidamente documentos para su firma. El archivo se envía para su firma y aparece un mensaje de confirmación. Puedes realizar un seguimiento del progreso del acuerdo enviado desde la pestaña Administrar.
Puedes revisar y firmar los acuerdos que se te envíen para su firma con Adobe Acrobat Sign para Teams a través de cualquier navegador o dispositivo. Los acuerdos que están pendientes de tu firma se muestran con el estado “Esperándote”.
Para revisar y firmar acuerdos:
-
Accede a la lista de acuerdos pendientes de firma mediante uno de los métodos siguientes:
- En “Aquí tienes una descripción general de los acuerdos” en la página principal de Adobe Acrobat Sign, selecciona Esperándote.
- En las listas de acuerdos de la página de inicio de Adobe Acrobat Sign, selecciona la pestaña Esperándote.
- En la pestaña Administrar, selecciona Esperándote en el panel izquierdo.
- En las notificaciones de la fuente de actividad, selecciona el mensaje correspondiente del documento que deseas firmar.
- En el chat, escribe “Mostrar documentos para mí” y entra.
-
Para firmar el acuerdo, selecciona Ver y firmar. Como alternativa, pasa el ratón sobre el nombre del acuerdo y selecciona
. Se abre el acuerdo con todos los campos obligatorios resaltados para que los firmes, como se muestra a continuación. 
Selecciona un campo resaltado para firmar. En el cuadro de diálogo Firmar que se abre, añade tu firma y, a continuación, selecciona Aplicar. Se abre el cuadro de diálogo Previsualización de firma. Verifica tu firma y luego selecciona Aceptar.
Una vez rellenados todos los campos de firma necesarios, aparece un mensaje, como se muestra a continuación.
La pestaña Adobe Acrobat Sign te permite administrar los acuerdos pendientes de tu firma y los acuerdos que has enviado para firmar. Puedes ver y administrar los acuerdos completados o cancelados.
Para administrar acuerdos, haz lo siguiente:
-
Para ver la lista de acuerdos, selecciona una de las siguientes pestañas en el panel izquierdo:
- En curso: muestra los acuerdos que has enviado para firmar y los que están pendientes de firma para los destinatarios.
- Esperándote: muestra los acuerdos pendientes de tu firma.
- Completados: muestra la lista de acuerdos completados.
- Cancelados: muestra la lista de acuerdos cancelados.
- Caducados: muestra los acuerdos que han caducado o que ya no son válidos.
- Archivados: muestra los acuerdos que se han archivado.
- Borradores: muestra los acuerdos que están en fase de borrador.
-
Para cancelar un acuerdo que está en curso, selecciónalo y, a continuación, selecciona Cancelar. En el cuadro de diálogo que se abre, introduce un motivo para cancelar el acuerdo, si lo deseas. Para enviar un correo electrónico de cancelación a los destinatarios, selecciona Notificar a los destinatarios por correo electrónico. A continuación, selecciona Cancelar acuerdo.
-
Para recordar a los destinatarios del acuerdo que deben firmar un acuerdo:
- Selecciona En curso para abrir la lista de acuerdos que has enviado para firmar.
- Selecciona el acuerdo para el que deseas enviar una notificación de recordatorio.
- En el panel Acciones que se abre, selecciona Recordar. O bien, pasa el ratón sobre el acuerdo y selecciona
4. En el cuadro de diálogo “Añadir un recordatorio” que se abre, rellena los datos requeridos y selecciona Crear.
El bot de Adobe Acrobat Sign te permite comprobar el estado de tus documentos a través de una conversación de chat. Puedes ver fácilmente qué documentos están pendientes de firma y aprobación.
Para utilizar el bot, inicia un chat individualizado con el chat de Adobe Acrobat Sign.
La primera vez que accedas al bot, recibirás un mensaje de bienvenida en el que se te solicitará que inicies sesión. Solo tienes que seleccionar Iniciar sesión e introducir tus credenciales de Acrobat Sign. Después de iniciar sesión, puedes comprobar instantáneamente el estado de los documentos mediante comandos de chat.
Comandos de la interfaz de chat
En la interfaz de chat, puedes emitir varios comandos que devuelvan tarjetas de bot discretas para cualquier acuerdo que encuentres:
- Ayuda: muestra una lista de comandos disponibles para el bot.
- Mostrar documentos para mí: muestra los documentos que están esperando tu interacción. La tarjeta de bot te permite firmar y descargar el acuerdo.
- Mostrar documentos para otros: muestra los documentos que están esperando la interacción de otros. Puedes descargar el acuerdo y enviar un recordatorio a los destinatarios actuales.
- Comprobar estado: solicita el nombre de un acuerdo y, a continuación, muestra el estado actual de dicho documento.
Al comprobar el estado, si el nombre del documento que proporcionas no coincide con un registro existente, el bot de Acrobat Sign muestra las dos opciones siguientes:
- Por más reciente: muestra una lista de los acuerdos creados o enviados recientemente. Puedes elegir ver el último acuerdo enviado o los últimos tres acuerdos.
- Por intervalo de fechas: muestra una lista de acuerdos creados dentro de un intervalo de fechas especificado. Devuelve los tres acuerdos más recientes creados dentro del intervalo. Si se devuelven más de tres acuerdos, una cuarta tarjeta muestra un botón para abrir la ventana Administrar en Adobe Acrobat Sign.
Adobe Acrobat Sign para Teams ahora envía notificaciones cuando los usuarios reciben un acuerdo para firmar. Las notificaciones se muestran en la aplicación de Teams y aparecen en la fuente de actividad. El firmante puede seguir el vínculo de la notificación para firmar el acuerdo directamente en la aplicación de Teams.
La fuente de actividades también muestra el acuerdo que se envía al usuario para su firma. Una vez que el usuario selecciona la notificación del acuerdo recibido, se abre el documento directamente en la ventana de la derecha. El usuario puede seleccionar Inicio para empezar a firmar el documento. Una vez que el firmante firma todos los campos obligatorios, se envía una notificación al remitente junto con una copia del documento firmado.
Si no deseas recibir notificaciones, puedes desactivar temporalmente las notificaciones de Sign.
Nota: Para permitir la integración con la fuente de actividad, un administrador de Microsoft Teams debe conceder los permisos solicitados por la aplicación Adobe Acrobat Sign para MS Teams para tu organización. Consulta esta página de Ayuda de Microsoft Teams para obtener información sobre cómo conceder el consentimiento del administrador de toda la organización a una aplicación.
El problema:
Al intentar conectarte y autorizar a Adobe Acrobat Sign en Teams, aparece el siguiente mensaje de error después de autenticarte en la cuenta de Microsoft® 365:
Adobe Acrobat Sign para Microsoft® 365 requiere autorización para acceder a los recursos de tu organización. Pide a un administrador que te conceda permiso para esta aplicación antes de poder usarla.
Se te dará la opción de Iniciar sesión con otra cuenta o Solicitar una aprobación.
Nota: Según la configuración del sitio, el siguiente mensaje de error puede incluir o no el botón Solicitar aprobación.
Por qué sucede esto:
La aplicación Adobe Acrobat Sign para Teams utiliza el ID de cliente para la integración de Microsoft® 365 para autenticarse en la pestaña de Acrobat Sign dentro de Teams.
Si la configuración de Microsoft® 365 ha impuesto restricciones en determinadas integraciones de Office, aparece un cuadro de diálogo que te informa de que necesitas aprobación.
Solución:
Debes instalar y aprobar la integración de Adobe Acrobat Sign para Microsoft® 365 de una de las dos maneras siguientes:
- Instalarla desde la tienda de aplicaciones de Microsoft® en Word o PowerPoint.
- Responder a una solicitud de aprobación y conceder el consentimiento del administrador de los permisos de la aplicación.
Si la configuración de Microsoft 365 restringe las aplicaciones que se pueden instalar y no permite a los usuarios solicitar la aprobación para añadir aplicaciones, deberás instalarla en una aplicación de Office y aprobar el complemento para la organización. Para hacerlo, debes seguir estos pasos:
- Inicia sesión en Microsoft Office como administrador.
- Abre Microsoft Word y crea un nuevo documento en blanco.
- En la cinta, selecciona Insertar > Complementos.
- En el cuadro de diálogo que se abre, busca Adobe.
- Localiza Acrobat Sign para Word y PowerPoint en el resultado de búsqueda y selecciona Añadir.
- Una vez instalado el complemento, ábrelo de una de las siguientes maneras:
- Responde a la oferta de notificación del sistema para comenzar.
- Selecciona la opción Enviar para firmar o Estado del acuerdo de la cinta.
- En la ventana del complemento que se abre, selecciona Empezar.
Se te solicita que autentiques Microsoft 365 y apruebes el acceso al complemento. - Selecciona Aprobar para mi organización.
- Haz clic en Aprobar para configurar el complemento Acrobat Sign para Office 365 que usarán todos los miembros de tu organización.
Una vez instalada y aprobada esta aplicación, cualquier usuario puede instalar Adobe Acrobat Sign para Teams sin necesidad de solicitar la aprobación del administrador.
Cuando el administrador recibe una solicitud de aprobación de la aplicación Adobe Acrobat Sign para Office 365, la solicitud contiene un vínculo a una página en la que puedes aprobar la instalación de la aplicación de integración para esa persona.
Una vez aprobada, sigue estos pasos para procesar la aprobación:
- Inicia sesión en el centro de administración de Azure Active Directory como administrador.
- En el menú de navegación de la izquierda, selecciona Aplicaciones empresariales.
- En el menú de navegación Aplicaciones empresariales, selecciona Todas las aplicaciones.
- En la lista Todas las aplicaciones, selecciona el vínculo Adobe Acrobat Sign para Microsoft 365 para desplazarte a las propiedades de la aplicación.
- En el menú de navegación, selecciona Permisos para mostrar los permisos otorgados a esta aplicación.
- Haz clic en Conceder consentimiento de administrador para <Nombre de la organización> para aprobar la aplicación y permitir que todos los usuarios de la organización utilicen la integración de Adobe Acrobat Sign para Teams.
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