Een virtuele vergaderruimte maken

In Adobe Connect Central kunt u vergaderingen beleggen. Elke vergadering heeft een statische URL (vergaderruimte) en blijft bestaan, zelfs nadat u deze hebt gesloten. U kunt deze URL gebruiken om de vergadering opnieuw te starten. Hosts van vergaderingen kunnen de URL aanpassen wanneer ze de vergadering maken.

Als u registratie wilt gebruiken voor uw vergadering, moet u over het tabblad Gebeurtenisbeheer beschikken. Zie Informatie over Adobe Connect-gebeurtenissen. Uw accountbeheerder kan een grote webinar voor 1500 deelnemers aanvragen met een aparte licentie. Als de Adobe Connect-beheerders het verzoek goedkeuren, ontvangt u een URL voor een vergaderruimte. Gebruik deze URL om een registratiesysteem voor gebeurtenissen te maken.

U kunt de vergaderruimte op elk moment gebruiken om vergaderingen met 25 deelnemers op proef uit te voeren. Configureer inhoud/schermindelingen in de vergaderruimte voordat u de vergadering start. Deelnemers kunnen zich echter 15 minuten vóór de geplande tijd van de vergadering aanmelden bij de vergadering. Kleinere vergaderingen kunnen op elk moment worden gehouden, zonder planning, als een vergaderruimte wordt gemaakt.

In dit artikel worden de volgende onderwerpen behandeld:

Een audioprofiel maken (voor audioconferenties)

In het venster Mijn audioprofielen (Mijn profiel > Mijn audioprofielen) kunt u een audioprofiel configureren om te gebruiken voor een audioconferentie. Audioprofielen maken gebruik van de conferentie-instellingen voor de geselecteerde audioprovider om de audioconferentie te starten. Bekijk Audioprofielen maken en gebruiken voor meer informatie.

De wizard Vergadering starten

Om de wizard te starten, doe een van de volgende dingen:

• Een vergadering maken in je persoonlijke map Mijn Vergaderingen:
  • Ga naar de Adobe Connect Central hoofdpagina.
  • Selecteer + Maken.
  • Selecteer Vergadering uit het vervolgkeuzemenu.

• Een vergadering maken in een andere map waar je Beheerrechten hebt:
  • Navigeer naar de gewenste map binnen de Vergaderingen bibliotheek.
  • Selecteer Nieuwe Vergadering.

Vergaderinggegevens invoeren

Voer details over de vergadering in op de eerste pagina van de wizard Vergadering. Dit zijn onder andere een naam, een aangepaste URL, een overzicht, een datum, een duur, een sjabloon, een taal, toegangsbeperkingen en audioconferentie-instellingen (alleen de naam en de taal zijn verplicht). U kunt een audioprofiel in het pop-upmenu selecteren in plaats van handmatig instellingen voor een audioconferentie in te voeren.

• Naam: Voer de naam van de vergaderruimte in.
• Aangepaste URL: Je kunt een aangepaste URL maken voor je vergaderingen om preciezer te zijn. Voeg alleen alfanumerieke ASCII-tekens of koppeltekens toe in het aangepaste veld.  
  
• Samenvatting: Voeg een samenvatting van de vergadering toe om te delen met de deelnemers.
• Starttijd: Selecteer een datum en starttijd voor de vergadering.
• Duur: Kies de duur van de vergadering.
• Sjabloon selecteren: Selecteer het sjabloon voor de vergaderruimte. Bekijk Ruimtesjablonen voor meer informatie.
• Taal: Selecteer de taal voor uw vergaderruimte.
• Toegang:Er zijn verschillende ervaringen voor de deelnemers aan de vergadering, die afhangen van hun toegangsrechten. Geregistreerde gebruikers, accountleden en gasten hebben toegang tot de vergaderruimte. Hieronder volgen de rechten die hosts kunnen geven aan deelnemers aan de vergadering:
  • Geregistreerde gebruikers mogen de ruimte betreden
  • Accountleden mogen de ruimte betreden
  • Accountleden kunnen de ruimte betreden zonder dat de host aanwezig is.
  • Geaccepteerde gasten mogen de ruimte betreden
  • Iedereen met de URL voor de vergadering heeft toegang tot de ruimte 
  • Gebruikers moeten het wachtwoord invoeren. Ga naar Toegangsrechten van deelnemers aan vergaderingen voor meer informatie over de toegangsrechten.

• Verbeterde audio-/video-ervaring: Afhankelijk van de app- en browser-interface-instellingen voor het account, zullen de bijbehorende standaardinstellingen op ruimteniveau verschillend zijn.
  • Op accountniveau is de standaardinstelling 'Laat de hosts voor hun ruimte beslissen'. Een beheerder kan echter kiezen voor 'Verbeterde audio- en video-ervaring forceren' of 'Standaard weergave forceren'.
  • Op ruimteniveau worden de interface-instellingen van de toepassing en browser alleen toegepast als op accountniveau de overeenkomende instelling 'Laat de hosts voor hun ruimte beslissen' is ingesteld. Als de accountbeheerder een van de instellingen forceert, kunnen hosts deze instellingen niet aanpassen op ruimteniveau.
  • Als op accountniveau 'Laat de hosts voor hun ruimte beslissen' is ingesteld, wordt op ruimteniveau voor alle ruimten standaard de optie Verbeterde audio- en video-ervaring geselecteerd. Een host kan dit wijzigen naar Standaard weergave.
  • Voor alle nieuw gemaakte ruimtes is VoIP de standaardinstelling voor audioconferenties. Hosts hebben de mogelijkheid om andere audioconferenties aan de ruimte toe te voegen. Raadpleeg Audioprofielen maken en gebruiken voor meer informatie over audioprofielen.
• Opnamen anoniem maken: wanneer u de optie  Verbeterde audio- en video-ervaring inschakelt, kunt u ervoor kiezen om de namen van alle deelnemers in de opnamen anoniem te maken. Er zijn twee opties:
  
  • Alle opnamen anoniem maken: als u deze optie inschakelt, worden de namen van alle deelnemers in de vergaderruimte vervangen door Gebruiker 1, Gebruiker 2 enzovoort. De namen van de deelnemers worden anoniem gemaakt in de pods Deelnemer, Chat en Q&A.
  • Hosts de optie geven om opnamen anoniem te maken: als u deze optie inschakelt, kunt u opnamen anoniem maken wanneer hosts een opname starten. De namen van de deelnemers worden automatisch vervangen.

• Openingsscherm verbergen: Indien deze optie is geselecteerd, kunnen de deelnemers hun microfoon, speaker of camera niet instellen voorafgaande aan de vergadering.

• Browsertoegang inschakelen: als u deze optie inschakelt en de Adobe Connect-toepassing niet op uw computer is geïnstalleerd, wordt de ruimte geopend in uw standaardbrowser. Als de optie is uitgeschakeld, moet u de toepassing installeren om de ruimte te betreden.
• Mobiele toegang inschakelen: als u deze optie inschakelt, kunt u deelnemen aan de vergadering via nieuwe mobiele iOS- en Android-applicaties.
  

• Schakel de optie Weigeren in als u deelnemers de mogelijkheid wilt bieden om geen niet-expliciet ingediende informatie aan hosts te leveren. Wanneer de deelnemers ervoor kiezen om te weigeren, worden in Adobe Connect de afspraakindex en het aantal privéchatberichten niet opgenomen in vergaderrapporten.
  

Deelnemers voor de vergadering selecteren

Gebruik de lijst Beschikbare gebruikers en groepen om deelnemers toe te voegen. U kunt deelnemers zoeken op naam en groepen uitvouwen om personen in de groep te selecteren. Als u wilt, kunt u rollen toewijzen door deelnemernamen te selecteren en onder aan de lijst met huidige deelnemers op Machtigingen te klikken. U kunt vervolgens doorgaan naar de laatste stap, namelijk het verzenden van uitnodigingen of het afsluiten van de wizard als u de uitnodigingen later wilt verzenden.

Beheer de vergaderdeelnemers

Als u Beheermachtigingen heeft voor een vergadering, kunt u de volledige lijst van uitgenodigde deelnemers voor die vergaderruimte bekijken.

• Voor vergaderingen gepresenteerd als evenementen: Gebruik het tabblad Evenementenbeheer om deelnemers te bekijken en te beheren. Zie Adobe Connect Events voor meer informatie.
• Voor standaardvergaderingen: Beheerders of gebruikers met Beheermachtigingen voor de vergadermap kunnen:
  • Deelnemers toevoegen of verwijderen
  • Machtigingen van deelnemers wijzigen (Host, Presentator of Deelnemer)

Een lijst met deelnemers aan de vergadering weergeven

Volg deze stappen om een lijst met vergaderdeelnemers te bekijken:

• Selecteer het tabblad Vergaderingen bovenaan de startpagina van Adobe Connect Central.
• Blader zo nodig naar de map die de vergadering bevat.
• Selecteer de naam van de vergadering in de lijst.
• Selecteer op de pagina Vergaderinformatie de koppeling Deelnemers bewerken in de navigatiebalk.

Deelnemers aan de vergadering toevoegen

Volg deze stappen om de vergaderdeelnemers toe te voegen:

• Selecteer het tabblad Vergaderingen bovenaan de startpagina van Adobe Connect Central.
• Blader zo nodig naar de map die de vergadering bevat.
• Selecteer de naam van de vergadering in de lijst.
• Selecteer op de pagina Meeting Information de koppeling Edit Participants op de navigatiebalk.
• Doe een van de volgende dingen in de lijst Beschikbare gebruikers en groepen om de gebruikers of groepen te selecteren:
  • Houd Control (Windows) of Command (Macintosh) of Shift ingedrukt terwijl u klikt om meerdere gebruikers of groepen te selecteren.
  • Om een groep uit te vouwen en individuele leden te selecteren, dubbelklik op de groepsnaam. Wanneer u klaar bent met het selecteren van namen, dubbelklik dan op Up One Level in de lijst om de oorspronkelijke lijst te herstellen.
  • Om een naam in de lijst te vinden, selecteer Search onderaan het venster. Voer de naam in die u in de lijst wilt weergeven en selecteer vervolgens de naam.
• Selecteer Toevoegen.
• Voor elke nieuwe deelnemer (gebruiker of groep) die u hebt toegevoegd, selecteert het gewenste machtigingstype (Deelnemer, Presentator, Gastheer of Geweigerd). Gebruik het menu Set User Role onderaan de lijst Current Participants om het machtigingstype te selecteren.

Deelnemers uit de vergadering verwijderen

Voer de volgende stappen uit om de deelnemers aan de vergadering te verwijderen:

• Selecteer het tabblad Vergaderingen bovenaan de startpagina van Adobe Connect Central.
• Blader zo nodig naar de map die de vergadering bevat.
• Selecteer de naam van de vergadering in de lijst.
• Selecteer op de pagina Meeting Information de koppeling Edit Participants op de navigatiebalk.
• Doe een van de volgende handelingen in de lijst Current Participant om gebruikers of groepen te selecteren:
  • Houd Control (Windows) of Command (Macintosh) of Shift ingedrukt terwijl u klikt om meerdere gebruikers of groepen te selecteren.
  • Om een naam in de lijst te vinden, selecteer Search onderaan het venster en voer de naam in om deze in de lijst weer te geven. Selecteer vervolgens de naam.
• Selecteer Verwijderen.

De vergaderingmachtigingen van een deelnemer wijzigen

Voer de volgende stappen uit om de vergaderingsmachtiging van een deelnemer te wijzigen:

• Selecteer het tabblad Vergaderingen bovenaan de startpagina van Adobe Connect Central.
• Blader zo nodig naar de map die de vergadering bevat.
• Selecteer de naam van de vergadering in de lijst.
• Selecteer op de pagina Meeting Information de koppeling Edit Participants op de navigatiebalk.
• Doe een van de volgende handelingen in de lijst Current Participants om de gebruikers of groepen te selecteren waarvan u de vergaderingsmachtigingen wilt wijzigen:
  • Houd Control (Windows) of Command (Macintosh) of Shift ingedrukt terwijl u klikt om meerdere gebruikers of groepen te selecteren.
  • Om een naam in de lijst te vinden, selecteer Search onderaan het venster. Voer de naam in die u in de lijst wilt weergeven en selecteer vervolgens de naam.
• Selecteer voor elke naam de nieuwe gebruikersrol (Deelnemer, Presentator, Host of Geweigerd) in het menu Set User Role. Het menu bevindt zich onderaan de lijst Current Participants.

Uitnodigingen verzenden

De wizard begeleidt u door twee aparte processen, afhankelijk van het feit of de vergadering alleen voor geregistreerde gebruikers of voor iedereen is geopend.

Als de vergadering alleen toegankelijk is voor geregistreerde gebruikers, selecteert u Uitnodigingen verzenden en selecteert u vervolgens een groep die u wilt uitnodigen (bijvoorbeeld alleen hosts). U kunt de tekst bewerken die in het e-mailbericht wordt weergegeven. U krijgt de mogelijkheid om een agenda-afspraak van Microsoft Outlook toe te voegen.

Als de vergadering toegankelijk is voor iedereen met de vergadering-URL, selecteer dan Send E‑Mail Invitations om de e-mailapp te openen en voeg genodigden toe aan de distributielijst van uw e-mailbericht.

Bepaal de zaalcapaciteit

Ruimtes in Adobe Connect hebben verschillende capaciteiten, afhankelijk van de aangeschafte licenties en de locatie waarin de ruimte is gemaakt. Raadpleeg uw accountbeheerder voor informatie over het aanschaffen van Adobe Connect-licenties. 

Bepaal de capaciteit van uw ruimte aan de hand van de volgende informatie: 

Seminar

1. Als het seminar is gepland, is de capaciteit van de ruimte gelijk aan de capaciteit van de licentie.
2. Als het seminar niet is gepland, wordt de ruimte geopend in de stand-bymodus. In de stand-bymodus heeft de ruimte een capaciteit van vijf of tien deelnemers bij respectievelijk een licentie voor gedeelte gebeurtenissen en een seminarlicentie. 

Virtuele lesruimte

1. Als de ruimte is gemaakt in de map Mijn trainingen van een benoemde gebruiker, wordt de benoemde of geüpgradede capaciteit van de eigenaar van de virtuele lesruimte gebruikt voor de ruimte.
2. Als de ruimte is gemaakt in de map Gedeelde trainingen, wordt de capaciteit van een benoemde licentie (100 of 300) gebruikt voor de ruimte. 

Vergadering

1. Als de gelijktijdige licentie niet aanwezig is, zijn dit mogelijke oorzaken:
   1. De ruimte is gemaakt in de map Mijn vergaderingen van een benoemde gebruiker. Vervolgens wordt de benoemde of geüpgradede capaciteit van de mapeigenaar gebruikt voor de ruimte.
   2. De vergadering is gemaakt in de map Gedeelde vergaderingen en de capaciteit van de benoemde licentie (100 of 300) wordt gebruikt voor de ruimte.
2. Als de gelijktijdige licentie aanwezig is, zijn dit mogelijke oorzaken:
   1. De ruimte is gemaakt in de map Mijn vergaderingen en de gebruiker heeft geen benoemde of geüpgradede rol. De licentiecapaciteit van de gelijktijdige gebruiker wordt gebruikt voor de ruimte. De gastheer moet een gelijktijdige gastheerrol hebben om toegang te krijgen tot de map Mijn vergaderingen.
   2. De ruimte is gemaakt in de map Mijn vergaderingen en de gebruiker heeft een benoemde of geüpgradede rol. De capaciteit van de ruimte is gelijk aan de benoemde of geüpgradede licentiecapaciteit van de benoemde gebruiker.
   3. De ruimte is gemaakt in de map Gedeelde vergaderingen. De licentiecapaciteit van de gelijktijdige gebruiker wordt gebruikt voor de ruimte.  

Aan de slag met een vergadering

Hosts van vergaderingen kunnen de optie Browserweergave selecteren of deselecteren en kiezen of ze de vergadering in een HTML-client in de browser willen openen. Op basis van de voorkeuren die door de host zijn geselecteerd, worden de gebruikers verzocht om deel te nemen aan de vergadering met hun nieuwe CEF-toepassing of door te gaan in de browser. 

Een vergadering starten

Als u de host bent, begin dan met inloggen in uw vergaderruimte. U kunt deelnemers direct uitnodigen via e-mail of instant message. Vergaderingen kunnen van tevoren worden gepland of spontaan worden gestart.

Eenmaal in de vergaderruimte kunt u de omgeving voorbereiden voor de deelnemers. U kunt:

• Conferentiegegevens toevoegen of bewerken
• Deelnameverzoeken goedkeuren of weigeren
• Pods en lay-outs herschikken
• Notities delen met deelnemers
• Controleer Instellingen en pods in de Host and Presenter Area om een soepele sessie te garanderen

Een vergaderruimte binnengaan

Je kunt op verschillende manieren een vergaderruimte binnengaan:

Bekijk de Adobe Connect Central-startpagina voor meer informatie.