Virtuele vergaderruimten maken en indelingen rangschikken

In Adobe Connect Central kunt u vergaderingen beleggen. Elke vergadering heeft een statische URL (vergaderruimte) en blijft bestaan, zelfs nadat u deze hebt gesloten. U kunt deze URL gebruiken om de vergadering opnieuw te starten. Hosts van vergaderingen kunnen de URL aanpassen wanneer ze de vergadering maken.

Als u registratie wilt gebruiken voor uw vergadering, moet u over het tabblad Gebeurtenisbeheer beschikken. Zie Informatie over Adobe Connect-gebeurtenissen. Uw accountbeheerder kan een grote webinar voor 1500 deelnemers aanvragen met een aparte licentie. Als de Adobe Connect-beheerders het verzoek goedkeuren, ontvangt u een URL voor een vergaderruimte. Gebruik deze URL om een registratiesysteem voor gebeurtenissen te maken.

U kunt de vergaderruimte op elk moment gebruiken om vergaderingen met 25 deelnemers op proef uit te voeren. Configureer inhoud/schermindelingen in de vergaderruimte voordat u de vergadering start. Deelnemers kunnen zich echter 15 minuten vóór de geplande tijd van de vergadering aanmelden bij de vergadering. Kleinere vergaderingen kunnen op elk moment worden gehouden, zonder planning, als een vergaderruimte wordt gemaakt.

Een audioprofiel maken (voor audioconferenties)

In het venster Mijn audioprofielen (Mijn profiel > Mijn audioprofielen) kunt u een audioprofiel configureren om te gebruiken voor een audioconferentie. Audioprofielen maken gebruik van de conferentie-instellingen voor de geselecteerde audioprovider om de audioconferentie te starten. Zie Audioprofielen maken en gebruiken.

De wizard Vergadering starten

U hebt twee opties voor het starten van de wizard Vergadering. Navigeer naar de startpagina van Adobe Connect Central om de vergadering in uw persoonlijke map Mijn vergaderingen te maken. Klik op deze pagina op de knop Maken en selecteer Vergadering in het menu. Als u de vergadering in een andere map wilt maken en u beheerdersrechten voor deze map hebt, navigeert u naar de map in de vergaderingenbibliotheek. Klik vervolgens op de knop Nieuwe vergadering.

Vergaderinggegevens invoeren

Voer details over de vergadering in op de eerste pagina van de wizard Vergadering. Dit zijn onder andere een naam, een aangepaste URL, een overzicht, een datum, een duur, een sjabloon, een taal, toegangsbeperkingen en audioconferentie-instellingen (alleen de naam en de taal zijn verplicht). U kunt een audioprofiel in het pop-upmenu selecteren in plaats van handmatig instellingen voor een audioconferentie in te voeren.

Naam
Voer de naam van de vergaderruimte in.

Aangepaste URL
U kunt een aangepaste URL maken voor uw vergaderingen om preciezer te zijn. Voeg alleen alfanumerieke ASCII-tekens of koppeltekens toe in het aangepaste veld.  

Overzicht
Voeg een overzicht van de vergadering toe om te delen met de deelnemers.

Begintijd
Selecteer een datum en begintijd voor de vergadering.

Duur
Kies de duur van de vergadering.

Sjabloon selecteren
Selecteer de sjabloon voor de vergaderruimte. Zie Standaardruimtesjablonen voor Adobe Connect voor meer informatie over sjablonen.

Taal
Selecteer de taal voor uw vergaderruimte.

Toegang
Er zijn verschillende ervaringen voor de deelnemers aan de vergadering, die afhankelijk zijn van hun toegangsrechten. Geregistreerde gebruikers, accountleden en gasten hebben toegang tot de vergaderruimte. Hieronder volgen de rechten die hosts kunnen geven aan deelnemers aan de vergadering:

• Geregistreerde gebruikers mogen de ruimte betreden
• Accountleden mogen de ruimte betreden
• Accountleden mogen de ruimte betreden zonder dat de host aanwezig is
• Geaccepteerde gasten mogen de ruimte betreden
• Iedereen met de URL voor de vergadering heeft toegang tot de ruimte 
• Gebruikers moeten het wachtwoord invoeren.

Ga naar Toegangsrechten van deelnemers aan vergaderingen voor meer informatie over de toegangsrechten.

Verbeterde audio- en video-ervaring:
de standaardinterface-instellingen van de toepassing en browser op ruimteniveau kunnen verschillen afhankelijk van de overeenkomende interface-instellingen op accountniveau.

Op accountniveau is de standaardinstelling 'Laat de hosts voor hun ruimte beslissen'. Een beheerder kan echter kiezen voor 'Verbeterde audio- en video-ervaring forceren' of 'Standaard weergave forceren'.

Op ruimteniveau worden de interface-instellingen van de toepassing en browser alleen toegepast als op accountniveau de overeenkomende instelling 'Laat de hosts voor hun ruimte beslissen' is ingesteld. Als de accountbeheerder een van de instellingen forceert, kunnen hosts deze instellingen niet aanpassen op ruimteniveau.

Als op accountniveau 'Laat de hosts voor hun ruimte beslissen' is ingesteld, wordt op ruimteniveau voor alle ruimten standaard de optie Verbeterde audio- en video-ervaring geselecteerd. Een host kan dit wijzigen naar Standaard weergave.

Voor alle nieuw gemaakte ruimtes is VoIP de standaardinstelling voor audioconferenties. Hosts hebben de mogelijkheid om andere audioconferenties aan de ruimte toe te voegen. Raadpleeg Audioprofielen maken en gebruiken voor meer informatie over audioprofielen.

Opnamen anoniem maken: wanneer u de optie Verbeterde audio- en video-ervaring inschakelt, kunt u ervoor kiezen om de namen van alle deelnemers in de opnamen anoniem te maken. Er zijn twee opties:

• Alle opnamen anoniem maken: als u deze optie inschakelt, worden de namen van alle deelnemers in de vergaderruimte vervangen door Gebruiker 1, Gebruiker 2 enzovoort. De namen van de deelnemers worden anoniem gemaakt in de pods Deelnemer, Chat en Q&A.
• Hosts de optie geven om opnamen anoniem te maken: als u deze optie inschakelt, kunt u opnamen anoniem maken wanneer hosts een opname starten. De namen van de deelnemers worden automatisch vervangen.

Openingsscherm verbergen: Indien deze optie is geselecteerd, kunnen de deelnemers hun microfoon, speaker of camera niet instellen voorafgaande aan de vergadering.

Opmerking: Indien de optie Openingsscherm verbergen geselecteerd is in Beheer > Compatibiliteit en besturing > Geavanceerde instellingen, wordt de optie Openingsscherm verbergen in de instellingen voor vergaderingen uitgeschakeld.

Browsertoegang inschakelen: als u deze optie inschakelt en de Adobe Connect-toepassing niet op uw computer is geïnstalleerd, wordt de ruimte geopend in uw standaardbrowser. Als de optie is uitgeschakeld, moet u de toepassing installeren om de ruimte te betreden.

Mobiele toegang inschakelen: als u deze optie inschakelt, kunt u deelnemen aan de vergadering via nieuwe mobiele iOS- en Android-applicaties.

Schakel de optie Weigeren in als u deelnemers de mogelijkheid wilt bieden om geen niet-expliciet ingediende informatie aan hosts te leveren. Wanneer de deelnemers ervoor kiezen om te weigeren, worden in Adobe Connect de afspraakindex en het aantal privéchatberichten niet opgenomen in vergaderrapporten.

Deelnemers voor de vergadering selecteren

Gebruik de lijst Beschikbare gebruikers en groepen om deelnemers toe te voegen. U kunt deelnemers zoeken op naam en groepen uitvouwen om personen in de groep te selecteren. Als u wilt, kunt u rollen toewijzen door deelnemernamen te selecteren en onder aan de lijst met huidige deelnemers op Machtigingen te klikken. U kunt vervolgens doorgaan naar de laatste stap, namelijk het verzenden van uitnodigingen of het afsluiten van de wizard als u de uitnodigingen later wilt verzenden.

Uitnodigingen verzenden

De wizard begeleidt u door twee aparte processen, afhankelijk van het feit of de vergadering alleen voor geregistreerde gebruikers of voor iedereen is geopend.

Als de vergadering alleen toegankelijk is voor geregistreerde gebruikers, selecteert u Uitnodigingen verzenden en selecteert u vervolgens een groep die u wilt uitnodigen (bijvoorbeeld alleen hosts). U kunt de tekst bewerken die in het e-mailbericht wordt weergegeven. U krijgt de mogelijkheid om een agenda-afspraak van Microsoft Outlook toe te voegen.

Als de vergadering beschikbaar is voor iedereen die de vergaderings-URL heeft, klikt u op Uitnodigingen per e-mail verzenden om de e-mailtoepassing te openen en voegt u genodigden toe aan de distributielijst van uw e-mailbericht.

Aan de slag

Hosts van vergaderingen kunnen de optie Browserweergave selecteren of deselecteren en kiezen of ze de vergadering in een HTML-client in de browser willen openen. Op basis van de voorkeuren die door de host zijn geselecteerd, worden de gebruikers verzocht om deel te nemen aan de vergadering met hun nieuwe CEF-toepassing of door te gaan in de browser. 

Sjablonen en indelingen voor vergaderruimten

Een sjabloon is gewoon een reeds ontworpen vergaderruimte. De sjabloon kan een of meerdere schermindelingen bevatten met verschillende weergavedeelvensters, ofwel pods, configuraties en inhoud. U kunt elke schermindeling optimaliseren voor een specifieke taak, bijvoorbeeld het presenteren van dia's of het samenwerken met collega's. U kunt gebruikmaken van bestaande schermindelingen en inhoud, zodat u niet telkens weer opnieuw de sjabloon hoeft aan te passen wanneer u een vergadering maakt. U kunt uw eigen sjablonen maken of de bij Adobe Connect geleverde standaardsjablonen gebruiken.

Om u snel een vergaderruimte te helpen maken, vindt u in Adobe Connect drie geïntegreerde sjablonen: Standaardvergadering, Standaardtraining en Standaardgebeurtenissen. Wanneer u een vergadering maakt met de wizard Nieuwe vergadering in Adobe Connect Central, selecteert u een van deze drie sjablonen voor uw vergaderruimte. Vervolgens voegt u uw inhoud toe en start u de vergadering.

Wanneer u een vergaderruimte maakt met een sjabloon, wordt de laatste versie van de inhoud toegevoegd aan de ruimte. Als u het bronbestand bewerkt voor de ingesloten inhoud, hebben de wijzigingen geen invloed op de inhoud in uw ruimte. Als u de inhoud in uw vergaderruimte wilt bijwerken, moet u het gewijzigde bestand uploaden naar de Adobe Connect-server. Vervolgens vervangt u de bestaande inhoud in de vergaderruimte door de gewijzigde inhoud op de server.

Algemene sjabloon voor vergaderingen. Deze bevat drie schermindelingen: Delen, Discussie en Samenwerking. De schermindeling Delen is geoptimaliseerd voor het delen van inhoud (Microsoft PowerPoint-presentaties, video, Adobe PDF enzovoort). De schermindeling Discussie is geoptimaliseerd voor interactieve bespreking van kwesties en het maken van aantekeningen. De schermindeling Samenwerking is geoptimaliseerd voor het annoteren van inhoud en vrij tekenen op inhoud.

Wordt gebruikt voor online instructies en virtuele lesruimten. De sjabloon heeft drie schermindelingen: Lobby, Lesruimte en Analyse. De schermindeling Lobby is een plaats om automatische presentaties of andere voorlopige inhoud te tonen. U kunt de schermindeling Lobby open laten zodat deelnemers door de inhoud kunnen bladeren terwijl ze wachten op het begin van de vergadering. In de schermindeling Lesruimte kunt u PowerPoint-presentaties presenteren, uw scherm delen of een whiteboard delen. In de schermindeling Analyse kunt u samenwerken met studenten, bestanden om te downloaden en koppelingen om te surfen aanbieden, en een whiteboard voor instructies gebruiken. De Standaardtrainingssjabloon en de Sjabloon voor standaard virtuele lesruimte zijn beschikbaar in de map Gedeelde trainingssjablonen, welke laatste de standaardsjabloon is voor virtuele lesruimten.

Wordt gebruikt voor vergaderingen of seminars met een groot publiek. De sjabloon heeft drie schermindelingen: Lobby, Presentatie en Vragen en antwoorden. De schermindeling Lobby is een plaats om muziek af te spelen, automatische presentaties of andere voorlopige inhoud te tonen. U kunt de schermindeling Lobby open laten zodat deelnemers door de inhoud kunnen bladeren terwijl ze wachten op het begin van de vergadering. In de schermindeling Presentatie kunt u Powerpoint-presentaties presenteren, uw scherm delen of een whiteboard tonen. De schermindeling Vragen en antwoorden vergemakkelijkt vraag- en antwoordsessies met deelnemers.

Informatie die in een sjabloon is opgeslagen

Een vergaderruimte die naar een sjabloon is geconverteerd, is een duplicaat van de originele ruimte. Schermindelingen, pods, informatie over de vergaderruimte en de meeste typen inhoud blijven behouden in de sjabloon, zoals:

• Schermindelingen met naam, volgorde en startstatus (geselecteerd)
• Pods met naam, formaat, positie en instellingen voor overschakelen op volledig scherm
• Podinhoud
• Microfoonrechten voor deelnemers.
  
• Paginanummer in PDF-bestanden en positie van de zoekbalk in FLV-bestanden
• Inhoud van whiteboardbedekking
• Opiniepeilingstatus (Voorbereiden, Openen, Sluiten), vragen, antwoorden en uitzendresultaten
• Vragen en antwoorden, chatpodkoppeling en status (Open, Beantwoord, Alles)
• Tekst in de pod Notities
• Video-instellingen
• Ruimte in de wachtstand (Ja, Nee)
• Waarde voor gasttoegang
• Berichten die worden weergegeven aan gebruikers wanneer een vergadering in de wachtstand wordt gezet of wordt beëindigd
• Ruimteachtergrond, schermresolutie en bandbreedte
• Status van presentatorgebied
• Beschrijving van deelnemers met wie contact is opgenomen
• Alle instellingen van en wijzigingen aan de brainstormruimten. Bovendien worden deze instellingen toegepast wanneer het sjabloon wordt gebruikt om een vergadering te maken.
  

Bepaalde gegevens worden niet in de sjabloon opgeslagen. Audioconferentie-instellingen, instellingen van de wizard Audio instellen en de inhoud van een chatpod worden niet in een sjabloon opgeslagen.

Een sjabloon toepassen op een nieuwe vergadering

Een vergaderruimte converteren naar een sjabloon

Hosts kunnen een sjabloon voor een vergaderruimte maken. Als u een vergaderruimte wilt toevoegen aan de map Gedeelde sjablonen, moet u beheerdersrechten voor de map hebben. Standaard hebt u volledige zeggenschap over vergaderingen en sjablonen in uw map met gebruikersvergaderingen.

Schermindelingen beheren

Het menu Schermindelingen en de balk Schermindeling zijn alleen zichtbaar voor hosts. De standaardschermindelingen zijn Delen, Discussie en Samenwerking.

Het deelvenster Beheren verschijnt via het menu rechts van het deelvenster Schermindelingen. U kunt nieuwe maken, dupliceren, verwijderen of de naam van schermindelingen wijzigen in het deelvenster Beheren.

EEN SCHERMINDELING MAKEN

De naam van een schermindeling wijzigen

Een schermindeling verwijderen

Schermindelingen opnieuw ordenen

Schermindelingen zoeken

Schermindelingen vergrendelen

Schermindelingen wijzigen tijdens een vergadering

Het menu Schermindelingen en de balk Schermindeling zijn alleen zichtbaar voor hosts. De standaardschermindelingen zijn Delen, Discussie en Samenwerking. Aangepaste schermindelingen worden ook vermeld. In de balk Schermindeling worden ook miniaturen voor de schermindelingen weergegeven. Als een host kiest voor een andere schermindeling, verschijnt op de schermen van alle deelnemers de nieuwe schermindeling.

Schermindelingen aanpassen tijdens een vergadering

De voorbereidingsmodus stelt hosts en presentatoren in staat om de schermindeling van een vergaderruimte te maken of te wijzigen terwijl de vergadering plaatsvindt, maar zonder dat de deelnemers de wijzigingen zien totdat de host de wijzigingen zichtbaar maakt.

Een achtergrondafbeelding voor de vergaderruimte kiezen

U kunt de grijze standaardachtergrond vervangen door een afbeelding.

Schermindelingen herstellen

Schermindelingen herstellen om terug te keren naar de standaardschermindelingen. Hiermee worden wijzigingen aan de schermindelingen voor delen, discussie en samenwerking teruggezet en worden aangepaste schermindelingen verwijderd.

Opties in de balk Schermindeling opgeven

Met de opties in de balk Schermindeling kunt u de instellingen voor de dokpositie en automatisch verbergen opgeven. Kies een van de volgende opties in het menu van de balk Schermindeling:

Hiermee kan de gebruiker de balk Schermindeling koppelen aan de linkerrand van het venster voor de vergaderruimte.

Hiermee kan de gebruiker de balk Schermindeling vastzetten aan de rechterrand van het venster voor de vergaderruimte.

Hiermee kunt u de balk Schermindeling automatisch verbergen. Klik op om de balk Schermindeling opnieuw weer te geven.

Het deelvenster Schermindelingen Het deelvenster Schermindelingen inschakelen/uitschakelen vanuit het deelvenster Vergadering bovenaan.

Veelgestelde vragen

1. Wat moet ik doen als ik geen toegang tot de camera heb?

Voer een snelle scan uit en controleer of de app toegang heeft tot de camera. Voer de volgende handeling uit als de camera niet wordt gedetecteerd tijdens de scan:

• Controleer of een ander app de camera gebruikt.
• Schakel alle apps uit die mogelijk de camera gebruiken.
• Sluit de browser en start deze opnieuw waar de cameratoegang mislukt.
• Als de camera is aangesloten, maakt u de camera los en sluit u deze weer aan.