Informatie over Adobe Connect-gebeurtenissen

Een gebeurtenis is een vergadering, seminar, presentatie, cursus, lesprogramma of virtuele lesruimte of een opname die is verplaatst naar de Inhoudsbibliotheek met beheerfuncties voor zowel voor als na gebeurtenissen. Functies voor gebeurtenisbeheer zijn onder meer registratie, herinneringen, en onderzoeken en rapporten waarin het verloop van gebeurtenissen wordt gevolgd.

In de volgende situaties is het handig om een gebeurtenis te maken:

• Wanneer u wilt dat deelnemers zich registreren. Het is ook handig als u deelnemers voor de gebeurtenis kunt selecteren op basis van hun registratiegegevens.

• Wanneer u gebeurtenispagina's met branding wilt maken, zoals vermeldingspagina's en beschrijvingspagina's waarin de gebeurtenis wordt gepubliceerd, maar ook registratie- en aanmeldingspagina's met branding.

• Wanneer u de verzamelde deelnemergegevens wilt aanpassen voor uw rapporten. Aangezien deze gegevens zijn gebaseerd op registratiegegevens, dienen ze ter aanvulling op de rapporten die betrekking hebben op de inhoud van de gebeurtenis, zoals de antwoorden op quizvragen in een cursus of opiniepeilingvragen voor een vergadering.

• Wanneer u wilt dat externe personen (dus niet alleen medewerkers van uw bedrijf) deelnemen aan de gebeurtenis. Gebeurtenissen worden vaak vermeld op openbare websites, zodat veel deelnemers de informatie van de website halen en zich via de website registreren.

• Wanneer u automatisch gegenereerde e-mailberichten wilt verzenden, zoals uitnodigingen, herinneringen, registratiebevestigingen en bedankjes.

• Wanneer u individuele campagnes wilt bijhouden, zoals e-mailaanbiedingen, zoekprogrammacampagnes of banneradvertentiecampagnes.

  Een gebeurtenis bestaat uit drie fasen:

• Hier volgen enkele voorbeelden van de taken die aan een gebeurtenis voorafgaan: het bepalen van het aantal beschikbare licenties, het maken van inhoud, het vaststellen van machtigingen, het uitnodigen en registreren van deelnemers aan gebeurtenissen en het verzenden van herinneringen aan deelnemers.

• Activiteiten tijdens de gebeurtenis vereisen de opkomst van deelnemers. De opkomst van presentatoren is vereist voor gebeurtenissen op aanvraag of wanneer een gebeurtenis een vergadering of een seminar bevat.

• Voorbeelden van taken die na afloop van een gebeurtenis worden uitgevoerd, zijn het omleiden van de browser van deelnemers naar een specifieke URL, het beantwoorden van openstaande vragen van deelnemers en het via enquêtes en rapporten toezicht houden op de verschillende activiteiten voor het bijhouden van de gebeurtenis.

Taken die aan een gebeurtenis voorafgaan

Dankzij zorgvuldige planning voorafgaand aan de gebeurtenis en het bijhouden van taken kunt u ervoor zorgen dat gebeurtenissen probleemloos verlopen en dat de activiteiten na afloop van de gebeurtenis snel kunnen worden uitgevoerd.

Bepalen over hoeveel licenties u beschikt

Voordat u een gebeurtenis instelt, dient u te bepalen over hoeveel licenties u beschikt. Op basis van uw accountlicentie kunt u de registratielimiet voor een bepaalde gebeurtenis instellen tijdens het maken van de gebeurtenis. Bespreek eventuele licentieproblemen met uw Adobe Connect Central-beheerder.

Inhoud opgeven voor de gebeurtenis

Voordat u een gebeurtenis maakt, moet de inhoud voor deze gebeurtenis bestaan in Adobe Connect Central. (Wanneer u een gebeurtenis instelt met de wizard Gebeurtenis, moet u de volgende gegevens opgeven: de inhoud, de vergadering, de cursus, de virtuele lesruimte, het studieprogramma of het seminar waarop de gebeurtenis wordt gebaseerd.) De volgende lijst bevat enkele voorbeelden:

• Als u een trainingsgebeurtenis wilt maken met gebruik van een cursus of studieprogramma, moet de cursus of het studieprogramma in de trainingsbibliotheek staan.

• Als u inhoud als een gebeurtenis wilt voorstellen, slaat u de inhoud in de inhoudsbibliotheek op.

• Als u een vergadering of een seminar wilt gebruiken als een gebeurtenis, moet de vergadering of het seminar in de vergaderingen- of seminarbibliotheek staan.

• Als u een virtuele lesruimte als een gebeurtenis wilt gebruiken, moet de virtuele lesruimte bestaan in de trainingsbibliotheek.

Machtigingen instellen voor gebeurtenissen

Machtigingen zijn belangrijk, omdat deze bepalen wie kan deelnemen aan gebeurtenissen en deze kan weergeven en beheren. Aanwezigheidsmachtigingen bepalen de rollen en functies van de aanwezige personen. Een gebeurtenismanager wijst aanwezige personen rollen toe wanneer de gebeurtenis wordt ingesteld op het tabblad Deelnemerbeheer.

Aanwezige personen kunnen over de volgende rollen en machtigingen beschikken:

Personen die een uitnodiging hebben ontvangen voor de gebeurtenis en die zijn gevraagd om zich te registreren voor de gebeurtenis.

Een persoon die zich heeft geregistreerd, maar aan wie de gastheer geen toegang heeft verleend.

Een persoon voor wie de registratie niet is goedgekeurd door de gebeurtenismanager.

Een persoon die de gebeurtenis als gast of geregistreerde gebruiker van uw organisatie kan bijwonen. Deelnemers beschikken over beperkte machtigingen.

Iemand die inhoud laat zien aan deelnemers. Presentatoren krijgen presentatormachtigingen toegewezen.

De persoon die volledige zeggenschap heeft over de vergader- of seminarruimte die voor de gebeurtenis wordt gebruikt. De gastheer beschikt over volledige presentator- en beheermachtigingen en kan machtigingen toewijzen aan anderen.

Gebeurtenisbibliotheekmachtigingen bepalen wie gebeurtenissen kan maken, gebeurtenissen kan wijzigen en de taken mag uitvoeren die zijn gekoppeld aan de bestanden en mappen in de gebeurtenisbibliotheek, zoals het toevoegen en verwijderen van bestanden. De bestandsbeheermachtigingen zijn Beheren en Afgewezen.

Deelnemers registreren en goedkeuren

Voor gebeurtenissen is registratie altijd vereist, goedkeuring is daarentegen niet altijd vereist. Standaard is goedkeuring niet vereist voor een gebeurtenis, maar u kunt deze instelling wijzigen tijdens het maken van de gebeurtenis. Als u geen goedkeuring vereist, wordt iedereen die zich registreert automatisch geaccepteerd. In dit geval kunnen alle geregistreerden de gebeurtenis bijwonen, op voorwaarde dat u voldoende licenties hebt. (Als gastheer van de gebeurtenis kunt u iedereen afkeuren voordat de gebeurtenis plaatsvindt.) Door goedkeuring te vereisen, kunt u bepalen wie de gebeurtenis bijwoont. U kunt een persoon ook direct toegang geven tot een live vergadering na het registreren voor de vergadering.

Tijdens de gebeurtenis uitgevoerde taken

Vele taken die bij het maken van een gebeurtenis komen kijken, vinden plaats tijdens het maken van de inhoud en de fasen die aan de feitelijke gebeurtenis voorafgaan. Als de juiste inhoud voorhanden is en u de taken hebt voltooid die aan de gebeurtenis voorafgaan, verloopt de gebeurtenis zelf zonder haperen. Maar vooral tijdens live uitgevoerde gebeurtenissen bestaat de kans dat u enkele taken moet uitvoeren.

Gebeurtenissen die niet in real-time plaatsvinden. Deelnemers klikken op een koppeling om een presentatie te bekijken of om in hun eigen tempo een cursus of studieprogramma af te leggen. U kunt mogelijke deelnemers op de hoogte stellen van de gebeurtenis door ze een uitnodiging te verzenden per e-mail of door de gebeurtenis te publiceren op de pagina met kennisgevingen van openbare gebeurtenissen op de website van uw bedrijf. Zowel in de e-mail als op de website staat een koppeling naar een registratieformulier voor de gebeurtenis. Vaak hoeven tijdens niet live uitgevoerde gebeurtenissen geen taken te worden uitgevoerd.

Geplande realtime gebeurtenissen. Tijdens de gebeurtenis kan het nodig zijn meerdere presentatoren te coördineren of deelnemers goed te keuren.

Na de gebeurtenis uitgevoerde taken

Na een gebeurtenis moeten bepaalde taken en administratieve activiteiten worden uitgevoerd.

Verstuur een e-mail naar deelnemers om hen te bedanken. U kunt ook overwegen om een e-mail te sturen naar personen die niet in staat waren de gebeurtenis bij te wonen.

Bekijk gebeurtenisrapporten om statistische gegevens en deelnemerinformatie op te vragen. Dankzij rapporten kunt u beoordelen of de gebeurtenis een succes was en of u aanpassingen moet aanbrengen voor toekomstige gebeurtenissen.

Op het gebeurtenisdashboard ziet u een grafische weergave van de statistische gegevens van de laatste tien van uw meest actieve gebeurtenissen. De dashboardgegevens weerspiegelen de laatste tien meest actieve gebeurtenissen tijdens de afgelopen zes maanden in de map Mijn gebeurtenissen.

Orden de gebeurtenisbestanden in uw bibliotheek.

Beste werkwijzen voor gebeurtenissen

Hier volgen enkele tips en trucs voor taken die u voor live gebeurtenissen en tijdens vergaderingen en seminars van gebeurtenissen uitvoert:

• Maak een lobby. De lobby kan als een chatpod fungeren waar deelnemers elkaar kunnen treffen en begroeten voordat de gebeurtenis begint.

• Gebruik PowerPoint-animaties. Gepast gebruik van PowerPoint-animaties kan een gebeurtenis tot leven brengen met bewegende beelden en geluid. Voeg echter niet te veel animaties toe, dan wordt de aandacht van de deelnemers afgeleid.

• Neem opiniepeilingen op in uw gebeurtenis. Opiniepeilingen geven u direct feedback zodat u weet of uw boodschap overkomt. Ze bieden een eenvoudige manier om uw doelgroep actief aan de gebeurtenis te laten deelnemen.

• Benut uw videomiddelen. Voeg videobestanden toe aan uw gebeurtenissen, als u over geschikte bestanden beschikt.

• Coördineer zorgvuldig tussen copresentatoren. Kies Vergadering > Gebied met alleen presentator inschakelen om items op te nemen zoals een agenda met notities en de aangepaste pod Vragen en antwoorden. U kunt overwegen presentatoren uitgebreide deelnemersmachtigingen te verschaffen in plaats van presentatorrechten.

• Laad alle inhoud en test de gebeurtenis op hetzelfde tijdstip als het tijdstip waarop u de werkelijke gebeurtenis wilt uitvoeren (netwerkverkeer varieert per tijdstip). Gebruik precies dezelfde hardware en netwerkverbindingen die u voor de echte gebeurtenis gaat gebruiken.