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Recopilación y administración de datos de formulario PDF

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Última actualización el 15 oct. 2024 | También se aplica a Adobe Acrobat 2017, Adobe Acrobat 2020

Antes de empezar

Estamos implementando una nueva experiencia de producto más intuitiva. Si la pantalla que aparece aquí no coincide con la interfaz del producto, selecciona la ayuda para tu experiencia actual.

En la nueva experiencia, las herramientas se muestran en el lado izquierdo de la pantalla.

Al compartir un formulario, Acrobat genera automáticamente una cartera de PDF para recopilar los datos enviados por el usuario. De forma predeterminada, guarda este archivo en la misma carpeta que el formulario original con el nombre “nombre_archivo_respuestas”. En los temas siguientes se explica cómo:

Recopilación de datos del usuario
Adición de datos del usuario a un archivo de respuestas existente
Exportación de datos de usuario de un archivo de respuestas
Importar datos de formulario
Exportar el archivo de datos
Combinar archivos de datos exportados a una hoja de cálculo
Usar el rastreador de formularios

Recopilación de datos del usuario

Una vez que el usuario envíe un formulario, abre el formulario devuelto.
En el cuadro de diálogo Agregar formulario completado al archivo de respuestas, selecciona una de las siguientes opciones:
- Agregar a un archivo de respuestas existente: esta opción compila los datos del archivo de respuestas creado inicialmente al distribuir el formulario mediante el asistente Distribuir formulario. Si es necesario, haz clic en “Examinar” para buscar el archivo de respuestas.
- Crear un nuevo archivo de respuestas: esta opción genera un nuevo archivo de respuestas, utilizando el nombre y la ubicación especificados.
Selecciona Aceptar.

Se abre el archivo de respuestas.Cada formulario recibido que se agrega al archivo de respuestas aparece como un archivo componente de una cartera de PDF.

Adición de datos del usuario a un archivo de respuestas existente

Abra el archivo de respuestas en Acrobat.
En el panel izquierdo, selecciona Agregar.
En el cuadro de diálogo Agregar formularios devueltos, selecciona Agregar archivo.
Busca y selecciona los formularios devueltos y, a continuación, selecciona Abrir.
Repite el paso anterior para agregar cualquier otro formulario devuelto en otras carpetas. Cuando hayas terminado, selecciona Aceptar.

Cuando termines, cada formulario PDF agregado aparece como un archivo componente de la cartera de PDF.

Exportación de datos de usuario de un archivo de respuestas

Use este proceso para guardar todas las entradas de un archivo de respuestas de una cartera de PDF en una hoja de cálculo o un archivo XML.

Abre el archivo de respuestas en Acrobat y selecciona los datos que quieres exportar.
En el menú Todas las herramientas, selecciona Exportar un PDF, selecciona un formato y, a continuación, Convertir a (formato seleccionado).
En el cuadro de diálogo Seleccionar la carpeta para guardar el archivo, especifica un nombre, una ubicación y un formato de archivo (CSV o XML) para los datos del formulario y, a continuación, selecciona Guardar.

Administrar archivos de datos de formulario

Puedes exportar las respuestas de un formulario PDF a otros formatos de archivo que conservarán todos los datos en un espacio mucho menor que un PDF completo (a la inversa, también puedes importarlas desde ellos).

Importar datos de formulario

A veces, los usuarios envían formularios rellenados como archivos de solo datos en lugar de completar los archivos del PDF. Esos archivos no están en formato PDF, sino en FDF o XML. Puedes ver los datos remitidos por una persona concreta en el contexto del PDF, abriendo el archivo original e importando la información de ese archivo de datos.

En Acrobat, abre el formulario PDF al que deseas importar datos.
Selecciona Todas las herramientas en la barra global de la parte superior izquierda y, a continuación, selecciona Preparar un formulario.
En el panel Preparar un formulario, selecciona Opciones > Importar datos.

Nota:

La importación de datos de otro archivo a un formulario de PDF reemplaza cualquier información existente en los campos de formulario individuales. Sin embargo, si el archivo de datos importado contiene uno o varios campos de formulario en blanco, los datos originales no se borrarán al importar.
En el cuadro de diálogo Seleccionar archivo con datos de formulario, selecciona un formato que se corresponda con el archivo de datos que desees importar. A continuación, busca y selecciona ese archivo, y haz clic en Abrir.

Nota:

Ciertos formatos solo están disponibles para tipos específicos de formularios PDF; esto depende de la aplicación usada para crear el formulario (Acrobat o Designer ES2). Los datos importados desde un archivo de texto (.txt) deben tener formato de filas delimitadas por tabulaciones, formando columnas.

Exportar el archivo de datos

Para guardar la información de un formulario de PDF completado como archivo de datos en otro formato, sigue estos pasos:

En Acrobat, abre el archivo del formulario rellenado.
En el menú Todas las herramientas, selecciona Preparar un formulario y, en el panel izquierdo que se abre, selecciona Opciones > Exportar datos.
En el cuadro de diálogo Guardar como, selecciona el tipo en que deseas guardar los datos del formulario. Puedes elegir entre las opciones FDF, XFDF, XML o TXT. A continuación, selecciona una ubicación y un nombre de archivo, y haz clic en Guardar.

Nota:

Ciertos formatos de archivo solo están disponibles para determinados tipos de formularios PDF; esto depende de cómo se haya creado el formulario.

Combinar archivos de datos exportados a una hoja de cálculo

Para compilar datos de formularios que no están ya en un conjunto de datos, sigue estos pasos:

Selecciona Todas las herramientas en la barra global de la parte superior izquierda y, a continuación, selecciona Preparar un formulario.
En el panel Preparar un formulario, selecciona Opciones > Combinar archivos de datos en hoja de cálculo.
En el cuadro de diálogo Exportar datos de varios formularios, selecciona Añadir archivos.
En el cuadro de diálogo Seleccionar archivo con datos de formulario, selecciona una opción de formato de archivo en la opción Archivo de tipo (Archivos de datos de formulario de Acrobat o Todos los archivos). A continuación, busca y selecciona los archivos de formulario que deseas combinar en la hoja de cálculo y selecciona Abrir.
Repite el paso anterior para añadir archivos de datos de formulario situados en otras ubicaciones, si es necesario.
Selecciona Exportar, elige una carpeta y un nombre de archivo para la hoja de cálculo y selecciona Guardar.

En el cuadro de diálogo Progreso de la exportación, selecciona Ver archivo ahora para abrir el archivo de hoja de cálculo o selecciona Cerrar cuadro de diálogo para volver a Acrobat.

Nota:

Si los formularios devueltos están en un archivo de respuestas, utiliza el botón Exportar datos en el panel de navegación izquierdo del archivo de respuestas de la cartera de PDF para exportar la información a una hoja de cálculo de forma más eficaz.

Usar el rastreador de formularios

Para administrar los formularios distribuidos o recibidos, utiliza el Rastreador. Te permite realizar un seguimiento de las respuestas, editar la ubicación del archivo de respuestas, agregar más destinatarios, enviar un correo electrónico a todos los destinatarios y ver las respuestas del formulario.

En la vista Inicio de Acrobat, selecciona Ver todas las herramientas. En la sección Editar, selecciona Editar un PDF.
(Windows) Selecciona el menú de hamburguesa en la parte superior izquierda. A continuación, selecciona Opciones de formulario > Seguimiento

(macOS) En la parte superior izquierda, selecciona Ver > Tracker.
En el cuadro de diálogo Tracker, expande Formularios en el panel de navegación izquierdo.
Elige un formulario y realiza una de las siguientes acciones:
- Para ver todas las respuestas, selecciona Ver respuestas.
- Para cambiar la ubicación del archivo de respuestas, en Ubicación del archivo de respuestas, selecciona Editar ubicación del archivo.
- Para ver el formulario original, selecciona Abrir formulario original.
- Para enviar el formulario a más destinatarios, selecciona Añadir destinatarios.

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