Comprender los conectores en la base de conocimiento en Acrobat

Los conectores sincronizan archivos de sistemas externos a una colección seleccionada.Después de configurar un conector, la base de conocimiento verifica las carpetas seleccionadas según una programación y añade archivos compatibles nuevos o actualizados a la colección de destino.

Los conectores de Google Drive y Microsoft SharePoint utilizan el mismo modelo general de sincronización.Cada tipo de conector tiene su propio proceso de configuración y autorización.

Antes de empezar

Un administrador debe habilitar los conectores antes de que los usuarios puedan añadirlos a las colecciones.

Para habilitar los conectores, abra Configuración > Activación de funciones y habilite las opciones de conector compatibles para la organización.

Si los conectores no están habilitados, los usuarios no pueden crear conexiones de Google Drive o Microsoft SharePoint.

Configurar y administrar conectores

Revisar Administrar conectores para añadir un conector de Google Drive o Microsoft SharePoint, editar un conector existente, actualizar la información del conector o revisar el historial de sincronización.

Cómo funcionan los conectores

Cuando creas un conector, primero eliges la plataforma fuente:

• Microsoft SharePoint
• Google Drive

Luego eliges:

• Las carpetas fuente que se van a sincronizar.
• La colección de destino.
• Con qué frecuencia se ejecuta la sincronización.

La base de conocimiento realiza una sincronización inicial cuando se crea el conector.Las ejecuciones programadas posteriores recuperan archivos nuevos o modificados de las carpetas seleccionadas y sus subcarpetas incluidas.

Los archivos sincronizados aparecen en la colección de destino, donde los usuarios pueden buscarlos, hacer preguntas y generar análisis con tecnología de IA.

Cómo se maneja el contenido sincronizado

Los conectores recuperan archivos compatibles de las carpetas fuente seleccionadas y los añaden a una colección de destino.

Las jerarquías de carpetas no se reproducen en la colección.Los archivos de las carpetas seleccionadas y subcarpetas incluidas aparecen juntos en la lista de documentos de la colección.

Durante las ejecuciones de sincronización posteriores:

• Se añaden archivos nuevos.
• Los archivos modificados se actualizan.
• Los archivos sin cambios no se procesan de nuevo.
• Los archivos eliminados de la fuente permanecen en la colección.

Cuando varios archivos de origen tienen el mismo nombre, un archivo puede reemplazar a otro. Usa nombres de archivo únicos y descriptivos para evitar sobrescrituras no deseadas.

Permisos y acceso

Crear un conector requiere acceso a:

• El sistema de fuente externo.
• Las carpetas que quieres sincronizar.
• La colección de destino.

Tu organización puede requerir que un administrador apruebe el acceso antes de que puedas conectarte a SharePoint o Google Drive.

El acceso del conector no reemplaza el acceso a la colección. Los usuarios aún necesitan permiso para abrir y trabajar con la colección de destino.

Cosas que debes saber

• Un administrador debe habilitar los conectores en Configuración > Activación de funciones antes de que los usuarios puedan agregarlos.
• Habilitar un conector hace que la función esté disponible. Los usuarios aún necesitan acceso a la plataforma de origen, carpetas seleccionadas y colección de destino. 
• Cada conector sincroniza contenido en una colección de destino.
• Las subcarpetas seleccionadas se incluyen en la sincronización.
• Eliminar un archivo de origen no elimina su copia sincronizada de la base de conocimiento a menos que esté configurado para hacerlo.
• Los límites del conector pueden variar según el tipo de fuente.
• Las sincronizaciones iniciales grandes pueden tardar en completarse.
• La búsqueda y las funciones con tecnología de IA estarán disponibles después de que los archivos sincronizados terminen de procesarse.
• Usa nombres de archivo únicos al sincronizar contenido de múltiples carpetas.