使用「大量傳送」大量傳送合約


透過「大量傳送」 使用 .CSV 檔案匯入收件者和其詳細資訊

您可以使用 CSV 檔案匯入收件者的電子郵件地址,並將自訂資料合併於每位收件者的文件欄位中。針對傳送給每位簽署者的要求簽署文件電子郵件,您也可以自訂郵件中的訊息。

.CSV 代表逗號分隔值 (Comma-Separated Value),且 Excel 檔案可儲存為此格式。

註解:

本影片說明如何在「大量傳送」交易中設定和使用 .CSV 檔案。此外,影片也會說明如何在「大量傳送」交易中追蹤所有已傳送文件的狀態。


設定您的 .CSV 檔案

設定您的 .CSV 檔案之前,請務必先了解文件中的欄位名稱。根據您將欄位新增至文件的方式而定,設定方式不盡相同。

  • 如果您透過標籤建立文件 (文字標籤或 PDF 標籤),請使用您在標籤中定義的欄位名稱。例如,{{Address1_es_:signer1}} 的欄位名稱為 Address1。
  • 如果您使用拖放環境,請編輯文件並在欄位上按兩下。欄位名稱位於該屬性視窗的頂端。

知道文件的欄位名稱後,便可開啟「大量傳送」傳送頁面所提供的範例,或者建立 Excel 檔案。

註解:
  • CSV 檔案中必須至少包含兩個唯一的電子郵件地址。
  • CSV 檔案中不可包含寄件者的電子郵件地址。
  1. 第一列為欄位名稱和資訊標籤。針對您已新增的自訂欄位,請將欄位名稱新增至欄標題。

    資訊標籤如下所示:

    _es_signer_email (必要) 簽署者的電子郵件地址

    _es_signer_name (選用) 用於簽名的簽署者名稱

    _es_signer_fullname (選用) 出現在文件中的簽署者名稱

    _es_signer_company (選用) 簽署者公司

    _es_signer_title (選用) 簽署者職稱

    _es_agreement_message (選用) 包含在傳送給簽署者之電子郵件中的訊息。

    其他已使用的名稱 (電話和郵遞區號) 是我們新增至文件的自訂欄位。

    CSV 中的資訊標籤

  2. 第二列包含簽署者的特定資訊。我們會在此為自訂欄位設定電子郵件地址、完整名稱、公司名稱、職稱、自訂訊息和其他資訊。

    已填寫的簽署者資訊

  3. 最後,我們會將檔案以 .CSV (逗點分隔) (*.csv) 檔案格式另存到您的本機系統中。

    • 使用全形字元的客戶必須以 CSV UTF-8 (逗點分隔) (*.csv) 格式儲存 CSV 檔案
    將 CSV 存到您的本機系統


使用 .CSV 檔案傳送

  1. 建立 .CSV 檔案後,按一下「首頁」上的「大量傳送」

    從首頁傳送 Mega Sign

  2. 「大量傳送」傳送頁面中,按一下「匯入收件者並合併檔案欄位」連結,使用您的 .CSV 檔案傳送資料。

    匯入收件者並合併檔案欄位

  3. 按一下「上傳」

    上傳

  4. 尋找和附加您要使用的 CSV 檔案。

  5. 視需要設定其他選項:

    • 身分驗證 - 設定此選項來套用雙因素驗證
    • 我需要簽署 - 如果您 (傳送者) 需要為文件加上副署,請勾選此方塊。
    • 合約名稱 - 合約名稱,此名稱會出現在「管理」頁面中。
    • 訊息 -「請簽署」電子郵件中包含的公開訊息 (如果使用 .csv 時沒有明確匯入其他訊息)。
    • 語言 - 電子郵件以及螢幕指示中應使用哪個語言。
    • 設定此文件的到期日 (選用) - 設定合約自動過期前可供使用的天數
    • 設定開啟所簽署 PDF 的密碼 (選用) - 設定要套用的密碼,以保護簽署完成的文件。
    • 預覽、定位簽名或新增表單欄位 - 允許使用者在範本上放置欄位。

    完成時,請按「下一步」

    選取選項並傳送

    註解:

    停留在「預填」「草稿」狀態的「大量傳送」合約會在建立 24 小時後自動過期。

新增文件自動過期功能

帳戶和群組層級設定可使用文件自動過期功能。可依預設的時間上限設定過期時間,並可選擇是否允許寄件者編輯預設值。

文件過期時間會以整天計算 (自建立合約起以 24 小時為單位)。  例如,如果將合約設定為 3 天後過期,合約會在傳送後屆滿 72 小時當下過期 (前提是合約未完成)。

每位收件者必須在截止日期前完成簽署程序。未在截止日期前完成的個別合約皆會自動過期。

設定過期日期

註解:

若其他收件者均為內部人員 (副署者),帳戶或群組管理員可設定文件過期功能,使系統忽略截止日期。

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