Explicación de un flujo de trabajo básico de archivos administrado

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Los complementos de flujo de trabajo de Adobe InCopy LiveEdit permiten a escritores y editores desarrollar textos en InCopy al mismo tiempo que los diseñadores preparan diseños en Adobe InDesign.Este flujo de trabajo incluye archivos de contenedor, conocidos como asignaciones, para agrupar partes de contenido relacionado, y herramientas de notificación y de bloqueo de archivos para compartir y actualizar archivos en InCopy o en InDesign a través de una red compartida o en paquetes comprimidos que se pueden distribuir por correo electrónico.

En el flujo de trabajo de red compartida, los usuarios de InDesign exportan texto y gráficos a una ubicación compartida en un sistema de archivos, donde los archivos quedan disponibles para los usuarios de InCopy que escribirán y editarán el contenido.Los marcos de texto y marcos de gráficos seleccionados se exportan a la asignación o se exportan como archivos InCopy independientes, donde pasan a formar parte del proceso administrado y se vinculan al documento InDesign.Estos archivos compartidos se denominan archivos administrados.Cuando los usuarios trabajan en el archivo de asignación o en el archivo InDesign en un servidor local, los cambios en el diseño o contenido asociado se comunican a todos los usuarios involucrados en el flujo de trabajo de ese documento.

Múltiples usuarios de InCopy o InDesign pueden abrir el mismo archivo de contenido simultáneamente, y múltiples usuarios de InCopy pueden abrir el mismo archivo de asignación simultáneamente.Sin embargo, solo un usuario a la vez puede retirar el archivo InCopy para editarlo.Otros pueden ver el archivo en modo de solo lectura.El usuario que retira un archivo InCopy administrado puede compartir su trabajo con otros usuarios guardando el archivo en el servidor compartido o devolviendo el archivo al usuario de InDesign; sin embargo, otros usuarios no pueden realizar cambios en el archivo hasta que se vuelva a registrar.Este sistema permite a múltiples usuarios acceder al mismo archivo pero evita que los usuarios sobrescriban el trabajo de otros.

Para obtener más información, consulte la Guía de flujo de trabajo de LiveEdit de InCopy (PDF) en www.adobe.com/go/learn_liveedit_es.

Formas de trabajar con el contenido en InCopy

El contenido es un cuerpo de texto que fluye a través de uno o más marcos, o un gráfico importado.Existen cinco formas básicas de trabajar en contenido en InCopy: abrir un archivo de asignación, abrir un paquete de asignación, abrir un archivo InCopy vinculado, abrir un archivo InDesign que tiene archivos InCopy vinculados, o componer contenido completamente en InCopy.

Abrir archivos de asignación creados en InDesign

Los usuarios de InDesign pueden crear un archivo de asignación y designar contenido para compartir.Este método permite al usuario de InDesign asociar componentes relacionados (encabezado, cuerpo, gráficos, pies de ilustración, etc.) y luego asignarlos a diferentes usuarios de InCopy para escritura y edición.Los usuarios de InCopy abren el archivo de asignación y trabajan solo en los componentes asignados a ellos.La vista de diseño dinámico muestra cómo su contenido editado se relaciona con el diseño de InDesign, sin abrir todo el documento de InDesign.Sin embargo, si el diseño cambia, el usuario de InDesign debe actualizar las asignaciones para notificar a los usuarios de InCopy sobre los cambios.Puede compartir archivos de asignación en un servidor o mediante paquetes de asignación.

Abrir paquetes de asignación

El flujo de trabajo de paquetes de asignación es especialmente útil cuando los diseñadores y redactores trabajan en el mismo proyecto pero no acceden a un servidor local. En estos casos, el usuario de InDesign puede crear uno o varios paquetes y enviar por correo electrónico los archivos comprimidos a los usuarios de InCopy asignados. Los usuarios de InCopy pueden abrir los paquetes de asignación, editar el contenido y devolver los paquetes al usuario de InDesign, quien puede actualizar entonces el documento.

Abrir archivos de InCopy vinculados exportados desde InDesign

En ciertos flujos de trabajo, los usuarios de InDesign pueden exportar texto y gráficos como archivos separados, en lugar de incluirlos dentro de un archivo de asignación. Exportar archivos separados es útil si se trabaja en gráficos o cuerpos de texto no relacionados.Sin embargo, los usuarios de InCopy no pueden ver cómo encaja el contenido dentro del diseño de InDesign.

Abrir documentos de InDesign que tienen archivos de InCopy vinculados

Para ver todos los elementos de página en el contexto de todo el diseño, los usuarios de InCopy pueden abrir y editar un documento de InDesign en InCopy. Este enfoque puede ser útil para editar y ajustar el texto si es importante ver el diseño general, o para editar la mayoría de las historias en un documento en lugar de unas pocas. Después de que el usuario de InCopy edite las historias, el usuario de InDesign puede actualizar los vínculos a los archivos modificados. Si el usuario de InDesign cambia el diseño, se notifica al usuario de InCopy cuando se guarda el documento de InDesign.

Crear contenido completamente en InCopy

Es posible crear contenido en InCopy que no esté asociado con un archivo de InDesign.En estos documentos independientes, puede escribir texto, asignar fuentes y estilos, e importar gráficos de otras aplicaciones (como Adobe Illustrator y Adobe Photoshop) para mejorar el texto.También puede asignar etiquetas para uso futuro de XML.Este enfoque es una buena opción en un flujo de trabajo editorial donde el contenido precede al diseño. También se puede configurar y modificar el área de texto, el tamaño de página y la orientación para documentos independientes de InCopy.Pero si la historia se vincula posteriormente a un documento de InDesign, la configuración de InDesign anula la configuración usada en InCopy.

Archivos administrados

Para que un archivo sea gestionado, debe agregarse a un archivo de asignación, exportarse desde InDesign como contenido de InCopy, o colocarse como contenido de InCopy en InDesign.Los archivos administrados comunican tanto el estado del contenido como la propiedad. Con archivos administrados, puede:

• Bloquear y desbloquear historias para ayudar a preservar la integridad del archivo.

• Notificar a los usuarios de InCopy cuando el diseño de InDesign asociado esté desactualizado.

• Identificar al usuario que trabaja en un archivo.

• Notificar a los usuarios cuando un archivo de contenido de InCopy esté obsoleto, lo esté utilizando alguien o esté disponible para editar.Los métodos de notificación incluyen mensajes de alerta, iconos de marco, iconos de estado en el panel Vínculos y iconos de estado en el panel Asignaciones.

Archivos de solo lectura

Una vez que un archivo de contenido se convierte en administrado, es de solo lectura para todos los usuarios del flujo de trabajo en todo momento, excepto para la persona que lo haya retirado. El software crea un archivo de bloqueo (*.idlk) cuando un usuario retira un archivo de contenido, otorgando a ese usuario control exclusivo de edición.Los archivos de solo lectura tienen las siguientes características:

• Un usuario de InCopy no puede formatear manualmente el texto en él.Sin embargo, si al texto se le han asignado estilos de carácter o párrafo, un usuario de InDesign puede cambiar la definición de esos estilos, cambiando así el formato del texto incluso cuando el archivo está retirado por alguien más.Estos cambios de definición de estilo se reflejan en el texto una vez que el usuario de InDesign actualiza el archivo.

• En general, ni un usuario de InCopy ni de InDesign puede cambiar objetos, como texto y estilos aplicados, en contenido bloqueado de InCopy.Algunos objetos, como estilos de carácter y párrafo, solo son usados por el contenido. Por ejemplo, no puedes cambiar cómo se aplica un Estilo de carácter a objetos en contenido bloqueado, pero puedes cambiar el Estilo de carácter en sí mismo, cambiando así la apariencia del texto.

• Un usuario de InDesign puede cambiar los márgenes y columnas del contenido de texto, así como la forma, ubicación y número de marcos de texto que ocupa la historia.

• Un usuario de InDesign puede cambiar la geometría y el formato de un marco de gráficos sin retirar el gráfico.Un usuario de InCopy no puede cambiar un marco de gráficos ni ningún formato del marco.Sin embargo, tanto los usuarios de InDesign como de InCopy tienen que retirar el marco de gráficos para modificar el gráfico en sí mismo (por ejemplo, para girarlo o escalarlo).

Prácticas recomendadas para trabajar con archivos administrados

Utilice las siguientes prácticas para asegurarse de que trabaja con el contenido más actualizado y no sobrescribe el trabajo de otra persona:

• Almacenar archivos de asignación en un servidor donde todos los integrantes del equipo tengan acceso.Si los integrantes del equipo no tienen acceso a un servidor, se pueden crear y distribuir paquetes de asignación.

• Cuando creas una asignación, se crea una carpeta especial para contener el archivo de asignación y el contenido. Usa estas carpetas de asignación para mantener archivos de asignación y contenido. Simplifican administrar los archivos compartidos a través de un grupo de trabajo y ayudan a asegurar que los usuarios abran los archivos correctos.

• En InCopy, abre el archivo de asignación en lugar de una historia individual de InCopy. De esta manera, puede ver la información de ajuste de texto y diseño en las vistas Galley y Layout.Si exporta contenido sin usar archivos de asignación, puede ver la información de ajuste de texto y diseño solo abriendo el archivo de InDesign.

• En cuanto abra un archivo de asignación, abra un documento de InDesign o extraiga contenido en InDesign o InCopy, asegúrese de que se muestren los bordes del marco (Vista > Extras > Mostrar bordes de marco) para que pueda ver los iconos del marco cuando aparezcan.

• En InDesign, si debe quitar archivos del flujo de trabajo (debido a una fecha límite de producción, por ejemplo), puede desvincularlos o cancelar un paquete de asignación.

Ejemplos de flujo de trabajo de archivos administrados

Cuando establece la administración del flujo de trabajo entre InCopy e InDesign, los escritores y editores pueden redactar, reescribir, expandir y editar documentos al mismo tiempo que los diseñadores preparan la maquetación. Algunos de los flujos de trabajo comunes son la administración de archivos en un servidor local, el uso compartido de archivos por paquetes de correo electrónico o la utilización de una combinación de ambos métodos.

Estos flujos de trabajo asumen que tiene una plantilla básica de InDesign con geometrías de maquetación, estilos y texto de marcador de posición. Las geometrías de maquetación incluyen las dimensiones de la página, así como marcos de texto y gráficos. InCopy usa estos elementos para mostrar información de ajuste de texto adecuada.

Flujo de trabajo de servidor local

1. En InDesign, crear asignaciones y agregar contenido a ellas.

Este paso incorpora marcos de texto y gráficos exportados en el proceso administrado, donde quedan disponibles para los usuarios de InCopy para escribir y editar.

2. Poner los archivos de asignación a disposición de los usuarios de InCopy.

Guarde los archivos en un servidor al que todos los usuarios del flujo de trabajo tengan acceso.

3.En InCopy, abra el archivo de asignación, y extraiga y edite una historia o gráfico.

En InCopy, los archivos que contienen contenido asignado a usted aparecen en el panel Asignaciones. Siempre que guarde el archivo en un servidor local, los cambios se guardan en el sistema de archivos y cualquier persona que trabaje en ese documento (la maquetación de InDesign u otro archivo de contenido administrado en el documento) recibe una notificación de los cambios. Esos usuarios pueden actualizar el contenido para ver los cambios más recientes. El contenido permanece extraído para usted hasta que lo devuelva.

4. En InDesign, trabajar en la maquetación.

Independientemente de si los archivos de contenido se están editando en InCopy, los usuarios de InDesign pueden trabajar en la maquetación del documento; no tienen que extraer el documento. Siempre que el usuario de InCopy guarde el contenido extraído, el usuario de InDesign puede actualizar ese contenido dentro de la maquetación para ver las revisiones más recientes.

5. En InCopy, continuar trabajando.

Cuando termine con sus ediciones, devuelva el contenido. Otros usuarios podrán entonces extraer el contenido y trabajar en él. Si un usuario está modificando la maquetación en InDesign de forma simultánea, puede actualizar y ver la geometría de la maquetación mientras trabaja.

6. En InDesign, asegurarse de que todo el contenido esté registrado.

El flujo de trabajo administrado permite saber quién ha desprotegido archivos.Después de que los archivos de contenido estén protegidos, los usuarios de InDesign pueden desproteger los archivos para finalizar la maquetación según sea necesario.

Flujo de trabajo de paquete de correo electrónico

1. En InDesign, crear y enviar paquetes de asignación.

Crear paquetes de asignación y asignar contenidos a los usuarios de InCopy correspondientes, y luego enviar los paquetes a los usuarios de InCopy.Los archivos empaquetados se desprotegen automáticamente para ayudar a evitar conflictos de edición.

2.En InCopy, abra el paquete de asignación, y desproteja y edite una historia o gráfico.

Si recibe un paquete de asignación por correo electrónico, haga doble clic en el paquete para abrirlo en InCopy. Los cambios que realice en el archivo se guardan solo de forma local.No se notifica a otros usuarios cuando realiza cambios.

3.En InDesign, trabaje en la maquetación.

Independientemente de si los archivos de contenido están empaquetados, los usuarios de InDesign pueden trabajar en la maquetación del documento; no tienen que desproteger el documento.Si necesita actualizar la maquetación o las asignaciones, puede enviar un paquete actualizado a los usuarios de InCopy.

4.En InCopy, devuelva el paquete editado.

Cuando termine con sus ediciones, proteja el contenido y devuelva el paquete modificado.Otros usuarios podrán entonces desproteger el contenido, ver las últimas revisiones y trabajar en el archivo.

5.En InDesign, asegúrese de que todo el contenido esté protegido.

El flujo de trabajo administrado permite saber quién ha desprotegido archivos.Después de que los paquetes de asignación sean devueltos, las historias en los paquetes de asignación están protegidas.Los usuarios de InDesign pueden desproteger los archivos para finalizar la maquetación según sea necesario.

Introducir la identificación de usuario

Todos los usuarios en el flujo de trabajo deben tener un nombre de usuario.Esta identificación revela quién ha desprotegido un archivo concreto y hace que esta información esté disponible para otros usuarios.También es necesaria para desproteger un archivo para su edición.

Si ya ha especificado un nombre de usuario y desea cambiarlo, debe proteger cualquier contenido que haya desprotegido.De lo contrario, cambiar la identificación de Usuario durante una sesión de edición haría que perdiera la capacidad de editar contenido que hubiera extraído, ya que estaría extraído a su nombre con un identificador diferente.

La identificación del usuario es específica de la aplicación; ningún usuario puede tener varias identificaciones de usuario por aplicación.

Si olvida especificar un nombre de Usuario con este método, se le pedirá que introduzca uno cuando intente su primera acción de flujo de trabajo.

Iconos de flujo de trabajo

Los iconos pueden aparecer en marcos de texto y gráficos, el panel Asignaciones y en la barra de artículo (solo InCopy).Los iconos de estado de edición aparecen junto al archivo administrado en el panel Vínculos y el panel Asignaciones, e indican el estado del contenido. Los iconos aparecen en marcos que contienen una historia vinculada de InCopy (en la vista Maquetación tanto en InDesign como en InCopy).Estos iconos también indican el estado del contenido y se pueden usar para diferenciar entre contenido administrado y no administrado. La información sobre herramientas asociada indica el estado de edición y la propiedad. Para ver los iconos de marco, asegúrese de que los bordes de marco se muestren en InDesign e InCopy (Ver > Extras > Mostrar bordes de marco).

Temas similares

• Exportar contenido como archivos InCopy independientes (InDesign)
• Trabajo con documentos independientes
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• Seguimiento y revisión de cambios
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