Guía de configuración rápida de cuenta

Preferencias de firma

Esta configuración ofrece muchas opciones, así que veámoslas en detalle.

Vaya a Cuenta > Preferencias de firma.

Las dos primeras opciones controlan el formato automatizado de la línea en la que se encuentra la firma y los datos de firma que se insertan debajo de la línea:

• Utilizar firmas e iniciales que tengan el formato correcto
  • Si habilita esta opción, se coloca la línea y el contenido de la firma debajo de ella.
  • Si desactiva esta opción, solo se coloca la firma sin las marcas que indican que la firma es electrónica.
• Ajustar dinámicamente la línea que aparece debajo de la firma y de las iniciales 
  • Habilite esta opción a fin de ajustar de forma dinámica la línea que aparece debajo de la firma para que sea unos pocos píxeles más larga que la firma y las iniciales.
  • Si la deshabilita, se mostrará la línea completa con la longitud del campo de firma original.

Permitir que los destinatarios firmen y coloquen sus iniciales

La siguiente sección controla cómo los destinatarios pueden aplicar su firma. En general, a menos que exista algún motivo empresarial específico para restringir las opciones, se recomienda permitir a los destinatarios aplicar su firma del modo que prefieran.

Hay tres opciones:

• Escribir su nombre y sus iniciales: escribir el nombre representa el proceso más sencillo para la mayoría de los firmantes, ya que no tienen que hacer nada más. El destinatario escribe su nombre y se aplica una fuente similar a script.
  • Elegir dinámicamente la fuente de firma: hay varias fuentes manuscritas disponibles en el sistema de Acrobat Sign. De forma predeterminada, se aplican en un orden fijo.  Si se habilita esta opción, el punto de partida de la fuente utilizada se selecciona al azar.
• Dibujar una firma manuscrita y las iniciales en la pantalla usando el ratón, el lápiz táctil o el dedo: Si esta opción está habilitada, los destinatarios tendrán la opción de dibujar físicamente su firma.
• Cargar una imagen de su firma y de sus iniciales: si se habilita esta opción, los destinatarios podrán cargar una imagen de su firma de su sistema local.

Permitir que los destinatarios utilicen su firma guardada

Esta sección de opciones rige si sus destinatarios pueden usar una firma guardada existente (las firmas basadas en imágenes y biométricas se guardan).  Si opta por prohibir el uso de firmas guardadas, el destinatario tendrá que escribir, dibujar o cargar su firma de forma explícita, en función de los tipos de firma que estén permitidos.

Estas son las opciones:

• Todos los destinatarios: Si se selecciona, se permitirá que todos los destinatarios usen sus firmas guardadas.
• Destinatarios internos: esta opción solo permitirá a los destinatarios que también figuren como usuarios en su cuenta de Acrobat Sign usar sus firmas guardadas.
• Nadie: prohíbe el uso de una firma guardada por parte de todos los destinatarios.

En esta sección se encuentra una casilla de verificación adicional:

• Permitir que los usuarios de mi cuenta carguen una imagen y la guarden en su perfil como su firma y sus iniciales: si habilita esta opción, los usuarios de su cuenta de Acrobat Sign podrán cargar una imagen de su firma en la sección Preferencias personales.

Añadir la marca de su empresa es una forma excelente de personalizar Acrobat Sign para los usuarios de su cuenta y para sus firmantes.

Nombre de la empresa y URL de Nombre de host

En esta sección, definirá el nombre de empresa y un nombre de host para su cuenta. Pueden parecer unos pasos básicos, pero sirven para personalizar su cuenta. 

Estas dos opciones se aplican a toda la cuenta y no se pueden ajustar en el nivel de grupo.

Inicie sesión como administrador de la cuenta y vaya a: Cuenta > Configuración de la cuenta > Configuración de cuenta.

Nombre de la empresa

El valor introducido en este campo se rellena automáticamente en el campo Nombre de la compañía para los nuevos usuarios cuando se crean en la cuenta.

De forma predeterminada, Acrobat Sign permite a los usuarios editar su configuración personal, y esto incluye el valor Nombre de la compañía de los usuarios individuales.

Si desea actualizar el valor Nombre de empresa en el perfil de todos los usuarios de su cuenta:

• Marque la casilla Establecer el nombre de la empresa para todos los usuarios de la cuenta.
• Haga clic en Guardar

Todos los perfiles de usuario adoptarán el valor del campo Nombre de la compañía como el valor de Compañía en sus perfiles de usuario.

Nombre de host

Al establecer el nombre de host de su cuenta, se cambiará la URL en la que inician sesión sus usuarios y aquella en la que se alojan los acuerdos para los firmantes.

El resultado es una URL personalizada con su nombre de host.

La sección Configuración global de la ficha Cuenta es una de las secciones que incluye más opciones, y todas ellas son específicas para determinados casos de uso.

A continuación, se describe brevemente cada opción y se explica nuestra recomendación, pero es totalmente probable que su caso sea distinto del “uso más extendido”.

Vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración global.

• Adjuntar un archivo CSV con datos del formulario a los correos electrónicos de acuerdo firmados por el remitente
  Marque esta casilla si utiliza formularios y desea obtener un archivo CSV de los datos de campos para cada documento firmado. Sin embargo, los CSV individuales para cada transacción pueden ser un poco difíciles de manejar.
  
  Si necesitas recopilar datos o enviar datos de vuelta a tu CRM, entonces podría ser mejor que te tomes el tiempo para desarrollar una solución API.
  


• Visibilidad limitada de documentos:
  Esta función permite mostrar los archivos que indique de la transacción únicamente a los distintos firmantes. Sacar el máximo provecho de la Visibilidad limitada de documentos requiere que tengas un sólido entendimiento de tu flujo de firma en relación con los documentos que envías y cómo adjuntas esos documentos.
  
  Si estás pensando en enviar una transacción grande de varios archivos a múltiples firmantes y quieres ocultar partes de ese documento de uno o más firmantes, ¡entonces esta configuración es para ti! Aquí le mostramos un breve vídeo por si aún sigue indeciso.

• Adjuntar una copia en PDF del documento firmado en los emails enviados a:
  cuando haya completado la transacción, todos los participantes recibirán una copia de manera predeterminada. Esta configuración te permite cambiar eso para que las copias se envíen solo a internos, solo a externos, a ambos o a ninguno.
  
  Cómo configures esta opción probablemente dependerá de la naturaleza de tus documentos. Si está recopilando información confidencial, puede ser útil no enviar por correo electrónico las copias firmadas. Esta es la mejor opción para garantizar la seguridad, pero añade la posibilidad de que los clientes se pongan en contacto con usted para solicitarle una copia del documento. En estos casos, se recomienda que el firmante se registre en Acrobat Sign para crear una cuenta gratuita y obtener una copia directamente de Acrobat Sign.
  


• Adjuntar informe de auditoría a documentos completos:
  si necesita adjuntar informes de auditoría asociados a la copia del documento firmado que le enviamos por correo electrónico, habilite esta opción al menos para el remitente.
  


• Combinar varios documentos en un documento después de firmar
  Cuando cargas varios archivos para una transacción, Acrobat Sign combina estos archivos en un PDF antes de enviarlo para su firma.
  
  Esta configuración determina si tus correos electrónicos de Firmado y archivado contienen ese PDF grande, o si el documento se divide de nuevo en varios archivos.
  

• Envío de una copia adicional de cada acuerdo firmado a estas direcciones de email

Se trata del Archivo externo otra vez, pero esta opción se puede configurar en el nivel de grupo (para clientes de los niveles para negocios y para empresas), lo que le permite remitir contratos de ventas completados al departamento de contabilidad, o acuerdos de confidencialidad completados al equipo jurídico (por ejemplo).

• Cargar documento firmado:
  habilite esta opción si desea permitir que los firmantes impriman el documento, lo firmen y lo devuelvan por fax. Algún día, alguien imprimirá un documento y se lo enviará por correo. Si esta opción no está habilitada, no podrá cerrar la transacción en Acrobat Sign.
  
• Delegación para usuarios de mi cuenta:
  en este caso, delegar significa permitir que otro firmante (dirección de correo electrónico) firme el documento en su nombre. Delegar no quita el acceso de la parte original, solo otorga a otro usuario autoridad para firmar.
  
  En general, defendemos hacer que el proceso de firma sea lo más fácil posible, y eso significa permitir la delegación.Sin embargo, en algunos casos es muy importante que la persona que firme sea únicamente el participante designado.
  

• Delegación para usuarios fuera de mi cuenta:
  esta opción es similar a la anterior, pero es específica para usuarios que no se encuentran en su cuenta de Acrobat Sign.
• Autoridad para firmar
  Esta configuración determina cuál es el acceso predeterminado para firmar un documento para los usuarios de tu cuenta de Acrobat Sign.
  En general, recomendamos permitir que todos firmen de forma predeterminada. Si tienes la intención de usar Acrobat Sign para cualquier propósito de tipo RRHH, definitivamente necesitas permitir que todos firmen.
  Si eliges denegar los privilegios de firma a todos de forma predeterminada, necesitarás habilitar explícitamente a los firmantes que sí necesitan firmar.
  Sugerencia: Como administrador, no tienes derechos adquiridos como firmante. Así que si necesita firmar documentos y ha impedido la firma de manera predeterminada, deberá ir a Usuarios y grupos, hacer clic en su dirección de correo electrónico y habilitar su privilegio de firma.
• Establecer una zona horaria predeterminada para usar en los acuerdos creados por usuarios en esta cuenta
  Esto establece la zona horaria para las marcas de fecha/hora en tus transacciones.
  
• Configuración relacionada con el administrador del grupo
  Los clientes de Nivel de servicio empresarial y de empresa pueden tener grupos, y si tienes grupos, es posible que quieras tener administradores solo para esos grupos.
  Esta configuración permitirá a los administradores de grupo agregar nuevos usuarios o cambiar la configuración de nivel de grupo para personalizar cómo los usuarios de sus grupos pueden configurar acuerdos.
  

Las opciones de Configuración de envío son las funciones que se presentan a los agentes de envío en la ficha Enviar. En esta sección se explican todas las opciones que están disponibles en esa página.

Al igual que con la Configuración global, estas opciones son muy específicas para cada caso de uso.

La sección también es un poco larga, así que respire profundamente y vaya a: Cuenta > Configuración de cuenta > Opciones de envío.

• Mostrar página Enviar después de iniciar sesión
  Esta configuración dirigirá a tus usuarios a la pestaña Enviar después de que inicien sesión en Acrobat Sign (en lugar de la pestaña Inicio).
  Si experimentas una molesta lentitud al iniciar sesión por primera vez, es probable que se deba a los Scripts que se ejecutan en la pestaña Inicio para que esos interesantes diales de informes reflejen datos precisos. Esta opción resulta ideal si sus usuarios tienden a ir directamente al proceso de envío sin revisar los datos de su pestaña Inicio.
  
• Funciones de destinatarios
  ¿Tu flujo de trabajo requiere la aprobación de una o más personas, o tienes un destinatario que debe rellenar el contenido del formulario sin necesidad de aplicar una firma? Habilitar funciones de destinatarios te permite generar flujos de trabajo complejos con funciones especializadas definidas.
  

• Adjuntar documentos:
  esta opción habilita los distintos canales que permiten que un usuario adjunte un documento. Si tienes una gran necesidad de control de versiones en tus documentos, entonces probablemente querrás deshabilitar todo excepto la biblioteca donde están las versiones actuales de tus formularios.
  
• Idiomas:
  esta configuración permite a los usuarios configurar el idioma de firma de los firmantes externos en la página de envío.
  

• Plantillas de mensaje:
  esta opción permite ahorrar mucho tiempo a los agentes que trabajan con grandes volúmenes. Las plantillas de mensaje permiten definir un nuevo mensaje predeterminado y, a partir de este, definir una gran variedad de plantillas de mensajes personalizados. Si descubres que envías los mismos documentos con el mismo mensaje varias veces al día, tómate un tiempo para configurar esto.
  
• Mensajes privados a los destinatarios:
  permite incluir un mensaje privado para enviar a cada uno de los destinatarios.
  
• Tipos de firma permitidos:
  de manera predeterminada, solo está habilitada la firma electrónica. Sin embargo, aún existe un gran un número de personas que prefieren imprimir los documentos y devolverlos por fax. Si tienes clientes que se sienten así, habilita la opción Firma de fax.
  
• Configuración de firmas de remitente:
  estas opciones están diseñadas para casos en los que el remitente será el segundo firmante del documento. Y si permites que los remitentes firmen conjuntamente, vale la pena configurar los valores por defecto según tu flujo de trabajo solo para minimizar la cantidad que los remitentes tienen que ajustar en cada transacción.
  
• Recordatorios
  Si tu proceso requiere que configures recordatorios, esta configuración te permite configurar la iteración y el mensaje de recordatorio por defecto, reduciendo aún más el tiempo de ciclo para tus remitentes.
  
• Protección con contraseña del documento firmado
  Con esto habilitado, el usuario tendría que introducir una contraseña antes de poder abrir el PDF firmado o verlo en línea.
  Supone un poco de fricción, pero ofrece buena seguridad.
  
• Opciones de identificación del firmante
  Adobe Acrobat Sign permite varios métodos de autenticación de segundo factor para los firmantes.En función de su caso de uso, puede preferir permitir una o varias de estas opciones o puede preferir permitir (o no) a los remitentes escoger su propio método.
  

• Caducidad del documento
  Si tu caso de uso incluye "ventanas de oportunidad", como un precio especial que solo está disponible durante los próximos XX días, entonces puedes definir esa ventana y forzar que el documento caduque si no se firma en el tiempo requerido.
  Si habilitas esta opción, se recomienda que consideres habilitar la opción Permitir modificación de la configuración de caducidad después de que se envíe el documento. No tiene que ampliar el plazo, pero es bueno que tenga la opción de hacerlo.
  
• Previsualización, firmas de posición o añadir campos de formulario:
  si se da cuenta de que puede agregar campos a los documentos sobre la marcha, es preferible que habilite la herramienta de creación mediante arrastrar y soltar de manera predeterminada. Sin embargo, si trabajas con documentos con Control de versiones, probablemente querrás eliminar la opción para que los usuarios ajusten campos.
  
• Orden de firma:
  la mayoría de los documentos (que están visibles) se firman en orden secuencial, ya que este es el valor predeterminado. Sin embargo, si descubres que tu flujo de trabajo más común utiliza un proceso de firma paralelo donde se pide a todos que firmen al mismo tiempo, puedes configurar eso aquí.
  También tienes la opción de permitir que el remitente elija qué flujo de trabajo es mejor para sus transacciones si tienes un pie en ambos mundos.

La configuración de seguridad de Acrobat Sign suele coincidir con la opción general de seguridad mediante contraseña que encontrará en cualquier aplicación que haya administrado, con un par de opciones peculiares para los documentos.

Para configurar la seguridad, vaya a: Cuenta > Configuración de la cuenta > Configuración de seguridad.

• Configuración de inicio de sesión único:
  si sus usuarios se autentican desde un usuario de Adobe o de Google, debe habilitar la opción adecuada y deshabilitar todas aquellas que no tenga previsto utilizar.
  
• Configuración de recordar usuario:
  permite recuperar los datos de inicio de sesión del usuario durante un período de tiempo especificado. Seleccione el período de tiempo en la lista desplegable.
  
• Política de contraseñas de inicio de sesión - Para usuarios que se autentican en el sistema de identidad heredado de Acrobat Sign
  Esta configuración establece los parámetros para la frecuencia con la que la contraseña tiene que restablecerse, y para cuántas contraseñas históricas Acrobat Sign recordará para prevenir que se instalen contraseñas recurrentes.
  
• Fortaleza de contraseña de inicio de sesión - Para usuarios que se autentican en el sistema de identidad heredado de Acrobat Sign
  La fortaleza requerida de tus contraseñas es clave para asegurar la seguridad de tu cuenta, y recomendamos establecer este valor tan alto como tus usuarios toleren.
  
• Tipo de cifrado de PDF:
  la clave para los niveles de cifrado de PDF consiste en conocer bien qué versión de Reader tendrán instalada los firmantes. Los cifrados más avanzados requieren versiones más modernas de Reader.
  En términos generales, si tu firmante objetivo tiene conocimientos técnicos marginales, entonces puedes establecer este Valor de manera bastante segura a AES de 128 bits. Acrobat 7 se lanzó a principios de 2005 y la mayoría de los usuarios han actualizado a una versión posterior desde entonces.
  
• API:
  permite activar aplicaciones sin certificados de socios para acceder a los datos de esta cuenta. Además, permite a los usuarios que no sean administradores de cuenta desarrollar aplicaciones que usen la API de Acrobat Sign.
  
• Rangos de IP permitidos:
  si le preocupa el modo en que los participantes externos intentan acceder a los usuarios, una excelente medida de seguridad consiste en restringir el rango de IP. Solo asegúrate de que nadie tiene que trabajar desde casa o en un dispositivo móvil fuera de las redes de tu propiedad.
  
• Cuenta compartida:
  esta es una excelente función para administrar los agentes que reportan ante usted, pero le recomendamos que controle con quién comparten sus cuentas. Muchos administradores optan por crear cuentas compartidas únicamente cuando crean nuevos usuarios y deshabilitan la opción en toda la cuenta.
  
• Verificación de la identidad del firmante:
  ¿cree que sus usuarios deben iniciar sesión antes de firmar un documento? Según el caso, esta podría ser una buena comprobación de seguridad.
  
• Contraseña de firma de acuerdo:
  permite aplicar una directiva de contraseña al proteger la firma o la visualización del documento.
  
• Fortaleza de contraseña del documento
  Especifica una fortaleza de contraseña para la contraseña de firma del acuerdo.
  

¿Ha decidido si va a utilizar la API? Si cuenta con los servicios de un desarrollador y desea integrar Acrobat Sign en su sistema CRM actual (o cualquier otro sistema compatible con la API), puede considerar esta opción.

Acrobat Sign admite una API REST:

Vaya a Cuenta > API de Acrobat Sign.

Si desea usar la API de Adobe Document Cloud para acceder a los datos de usuarios, se necesitan tokens de OAuth.

Puede crear una clave de integración siempre que disponga de una aplicación heredada que no sea compatible con OAuth.

Si no encuentra el vínculo para crear una clave de integración, póngase en contacto con el Soporte.

En esta página, también encontrará

• el vínculo a WSDL
• el vínculo a los tokens de OAuth
• el vínculo a la documentación del método
• Y un vínculo a las muestras de la API de REST

Además, una vez que la API esté habilitada, verá un nuevo vínculo a la izquierda de Registro de solicitudes de API. Este registro le mostrará el XML entrante de las llamadas de la API y puede resultar muy valioso para resolver problemas relacionados con el código.

La API de REST está disponible a través de la opción Aplicaciones API.

Una vez en la página, haga clic en el vínculo Crear una aplicación nueva, asigne un nombre a la aplicación y haga clic en el botón Crear aplicación.

Inmediatamente se generará y se mostrará el nuevo secreto e ID de la aplicación.

Dividir a sus usuarios en grupos funcionales puede resultarle muy útil, particularmente si tiene distintos requisitos de firma o jerarquías de usuarios que debe respetar.

Afortunadamente, crear un grupo en Acrobat Sign es realmente sencillo. Solo navega a
Cuenta > Grupos.

Una vez en la página del grupo, haga clic en el botón + situado en la esquina superior derecha de la página y escriba el nuevo nombre de grupo en el campo.

También hay un vínculo para configurar la configuración para el grupo. Haga clic en la fila para ver el vínculo a la configuración de grupo. Esta configuración es casi idéntica a la Configuración global que definió en el nivel de cuenta, pero dado que los grupos son objetos secundarios de la cuenta, la configuración de los grupos anulará la configuración de la cuenta.

También se dará cuenta de que el nombre del grupo siempre se puede actualizar, así que si tiene que cambiar los nombres de los grupos, no hay ningún problema.

¡Por fin ha llegado el momento de añadir usuarios!

La administración moderna de usuarios se gestiona en Adobe Admin Console, y existen múltiples métodos para agregar usuarios a su organización y concederles licencias para usar Acrobat Sign.

El Admin Console está documentado en la documentación más amplia de administración de usuarios de Adobe. A continuación se muestran varias de las páginas más relevantes en función de cómo tengas previsto configurar tu organización

• Agregar un usuario
• Añadir usuarios en bloque
• Añadir usuarios desde el directorio
• Añadir usuarios desde MS Azure Active Directory
• Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
• Promover a un usuario a una función de administrador
• Tipos de identidad de usuario y SSO
• Autenticar usuarios con MS Azure
• Autenticar usuarios con la federación de Google
• Cambiar identidad de usuario
• Perfiles de producto