Las empresas que usan Income Verification Express Services (IVES), y particularmente los formularios del IRS 4506-T y 4506T-EZ, necesitan configurar explícitamente los ajustes de grupo o cuenta de Adobe Acrobat Sign para asegurar el cumplimiento.
Información general
El documento principal del IRS sobre el cumplimiento de IVES se puede encontrar aquí: https://www.irs.gov/individuals/income-verification-express-services-ives-electronic-signature-requirements
Adobe Acrobat Sign es una solución que cumple plenamente con la Ley ESIGN.Todas las definiciones del IRS y los requisitos de la ley ESIGN se cumplen con la solución principal para todos los acuerdos enviados a través del servicio.
IVES tiene requisitos adicionales que deben seguirse para asegurar el cumplimiento y la participación en el uso de los formularios 4506-T y 4506T-EZ.
A continuación encontrarás los requisitos establecidos por el documento de requisitos del IRS y las configuraciones de aplicación de Acrobat Sign relacionadas que aseguran el cumplimiento.
El acceso a la configuración que aparece a continuación requiere un nivel de servicio Empresa o empresa de Acrobat Sign.
Autenticación
El cumplimiento de IVES requiere autenticación de doble factor al firmar documentos.Acrobat Sign entrega todas las solicitudes de firma como un enlace único por firmante a una dirección de correo electrónico.La URL de firma única y el acceso a la bandeja de entrada del correo electrónico constituyen la autenticación de primer factor.Para cumplir con el requisito de autenticación de segundo factor, la cuenta de Acrobat Sign se puede configurar para requerir que el firmante proporcione el segundo nivel de autenticación antes de poder firmar el documento.Acrobat Sign admite tres opciones para el segundo factor:
- Autenticación telefónica (SMS)
- Autenticación basada en conocimientos (KBA)
- ID gubernamental
Se recomienda que el grupo o cuenta que envía un documento que requiere cumplimiento de IVES configure las siguientes opciones:
- Identificar métodos de autenticación: seleccionar uno de los métodos de verificación de segundo factor identificados anteriormente y establecerlo como predeterminado.
- Para reducir la posibilidad de error humano, puedes deshabilitar la opción para que los remitentes cambien el método de verificación predeterminado.
- Si tienes transacciones que no requieren una contrafirma compatible con IVES, habilita diferentes métodos de autenticación de identidad para destinatarios internos.
- Habilita diferentes métodos para firmantes internos y establece el valor predeterminado en un estándar internamente aceptable.
Consentimiento
IVES requiere que los firmantes consientan explícitamente hacer negocios electrónicamente.
- El consentimiento explícito se puede configurar con revisión forzada de las Condiciones de uso y Divulgación del consumidor. Ver aquí todos los detalles
- Los detalles del consentimiento se capturan en el registro de auditoría para el acuerdo de firma.
Firma electrónica
Los documentos IVES requieren que una firma electrónica se valide contra el nombre en el formulario.
- Todas las firmas aplicadas por el sistema Acrobat Sign cumplen completamente con las firmas de la Ley ESIGN.
- El texto explícito que sugiere que la firma se compare con el nombre en el formulario sugiere que usar una firma basada en fuente es superior a un tipo de firma más estilizada (p. ej.: firmas biométricas o de Sello Hanko). Por lo tanto, se recomienda que el tipo de firma se restrinja a Escribir su nombre e iniciales
Sello a prueba de manipulación
Los documentos IVES deben hacerse a prueba de manipulación después de que se apliquen las firmas.
- Acrobat Sign aplica protección contra manipulación en todos los documentos completados
- El sello a prueba de manipulación es evidente cuando se abre el PDF con Adobe Acrobat o Adobe Reader y aparece como una barra azul en la parte superior de la ventana.
No repudio / Registro de auditoría
Un registro de auditoría de todo el proceso de firma debe acompañar el documento. El registro de auditoría debe contener toda la información del ciclo de vida del documento.
- Cada transacción en Adobe Acrobat Sign tiene un registro de auditoría totalmente conforme que puede descargarse del registro de transacción (en la página Administrar).
- Se recomienda que el grupo o cuenta que necesite ser conforme con IVES tenga su configuración establecida en:
i. Adjuntar informe de auditoría a documentos completados → Siempre
ii. Enviar una copia adicional de cada acuerdo firmado a estas direcciones de correo electrónico → Una dirección de correo electrónico de archivo interno
El registro de auditoría en sí contiene todos los elementos requeridos por IVES:
A. Fecha y hora de creación
B. Dirección IP del firmante
C. Notificaciones del ciclo de vida del documento
D. Resultado de la autenticación
E. Resultado del consentimiento
F. Resultado de cada firma electrónica
Retención de documentos
Todos los formularios 4506-T y 4506T-EZ, incluidos sus informes de auditoría, deben conservarse durante dos años.
- Acrobat Sign conserva todos los documentos firmados y registros de auditoría en nuestros servidores durante toda la vida del servicio proporcionado. Solo mediante una acción directa del cliente se podría eliminar un documento, e incluso en ese caso, el registro de auditoría persistirá.
- Se recomienda que cualquier grupo o cuenta que busque cumplir la normativa establezca una copia automática a una dirección de correo electrónico de archivo (p. ej.: AcrobatSignContracts@myDomain.dom)
Revisión de calidad
Todos los participantes que usen una solución de firma electrónica deben utilizar una parte independiente para auditar las firmas anualmente.
- Este requisito queda fuera del ámbito de lo que Acrobat Sign puede proporcionar, ya que el requisito específicamente exige que una parte independiente realice la auditoría.
Flujos de trabajo personalizados
Los clientes de nivel empresa pueden crear flujos de trabajo discretos utilizando el diseñador de flujos de trabajo.
Esta opción permite un flujo de trabajo específico del documento, incluyendo métodos de verificación de Usuario y procesos de notificación, sin tener que emplear configuración a nivel de grupo o cuenta.
Dado que los requisitos de IVES son bastante estrictos e implacables con el error humano, esta opción se recomienda encarecidamente.
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