Información general
La opción que permite a un destinatario rechazar un acuerdo puede configurarse a nivel de cuenta o de grupo. Cuando se activa, hay herramientas que ayudan a cerrar el bucle de comentarios sobre el motivo por el que se ha rechazado el acuerdo.
La capacidad que permite rechazar un acuerdo e indicar el motivo está disponible en todos los niveles de servicio.
Las opciones que permiten crear su propia lista de motivos de rechazo y mostrar el botón de rechazo en el banner del pie de página solo están disponibles en el nivel Enterprise.
Uso
Cuando el grupo o la cuenta habilitan el conjunto de funciones para rechazar acuerdos, la opción Rechazar firma se inserta en el menú Opciones de la página de firma electrónica:
Si un destinatario opta por rechazar el acuerdo, se le mostrará una lista de motivos predefinidos y/o una opción para introducir su motivo personalizado del rechazo (en función de cómo esté configurado el conjunto de funciones):
Una vez rechazado el acuerdo, este se cancela y se notifica al creador del mismo.
Entradas Actividad e Informe de auditoría
El rechazo de un acuerdo se recoge en dos lugares del registro de transacción:
- El registro Actividad del acuerdo.
- El Informe de auditoría resultante de la transacción.
El comentario que indica el motivo del rechazo solo se muestra en la lista Actividad, no en el Informe de auditoría.
Recuperación de los motivos para rechazar
Se pueden revisar los motivos para rechazar un acuerdo en la sección Actividad del propio acuerdo (como se describe anteriormente) o al ejecutar un informe que contenga el acuerdo.
Las columnas Motivo de rechazo del destinatario aparecen después de los datos de cada destinatario:
Opciones de configuración
Los clientes individuales, empresariales y de pequeñas empresas pueden incluir la opción de rechazo y solicitar que se proporcione un motivo personalizado.
- Dado que en estos niveles de servicio no se puede integrar ninguna lista de motivos, solo se registra el motivo personalizado.
En el nivel Enterprise, el conjunto de funciones de motivos de rechazo incluye cinco opciones configurables.
- Permitir que los firmantes rechacen es el botón de alternancia principal sobre la habilitación; debe estar habilitado para poder acceder a las otras cuatro opciones.
Permitir a los firmantes rechazar la firma
Al habilitar esta configuración de nivel superior, se inserta la opción que permite a la mayoría de las funciones de los destinatarios rechazar el acuerdo y, por lo tanto, cancelarlo.
- Esta opción excluye a los destinatarios que tienen asignada la función Destinatario certificado. Para que dichos usuarios puedan utilizarla, debe ponerse en contacto con el Administrador de clientes o el Servicio de asistencia.
Aceptantes: habilitación del botón Rechazar
Cuando se habilita, los destinatarios con la función de Aceptante ven el botón Rechazar/Aceptar en el pie de la página de firma electrónica.
- La opción Rechazar firma sigue apareciendo en el menú Opciones.
Solicitar a los firmantes que proporcionen un motivo
Cuando se activa la opción Solicitar a los firmantes que proporcionen un motivo, se ofrece a los destinatarios que rechazan un acuerdo una lista de los motivos del rechazo:
El administrador de la cuenta/grupo configura los motivos de rechazo y debe establecerse al menos un motivo o se generará un error:
Para crear un nuevo motivo de rechazo, haga clic en el icono del signo más para que se muestre la superposición Crear:
Se requieren tres elementos para definir el motivo de rechazo:
- Nombre del motivo para rechazar la firma: el nombre del registro de motivo.
- Se proporciona para facilitar la ordenación de motivos, que pueden estar en varios idiomas
- Texto del motivo para rechazar la firma: se trata del texto que se inserta en el campo del informe y del registro Actividad.
- El texto del motivo no debe superar los 1000 caracteres.
- El destinatario verá el texto completo en la ventana de selección.
- Idioma: solo se presentarán como opciones los motivos cuyo valor Idioma coincida con el entorno del firmante. Si envía acuerdos empleando la configuración regional Francés, solo se podrán seleccionar los motivos marcados para el idioma francés
- Si la configuración regional del firmante no coincide con ninguno de los motivos predefinidos, se aceptará un motivo predeterminado
Una vez que el motivo se haya configurado correctamente, haga clic en Guardar.
Está disponible inmediatamente para todos los firmantes.
Para editar o eliminar un motivo de la lista, haga clic en el motivo para seleccionarlo.
Las opciones Editar y Eliminar aparecen en la parte superior izquierda de la sección:
Permitir a los firmantes que proporcionen un motivo personalizado
Al activar la función motivo personalizado, el destinatario tiene la opción de describir el motivo con sus propias palabras.
Mostrar una lista conjunta de motivos de rechazo de la cuenta y del grupo
La opción para reunir los motivos de rechazo de los niveles de cuenta y de grupo solo está disponible al configurar los controles de nivel de grupo.
Esta opción permite crear un conjunto básico de motivos de rechazo universales en el nivel de cuenta y, a continuación, añadir motivos especializados en el nivel de grupo, diseñados específicamente para el contenido generado a partir de ese grupo.
Cosas que hay que saber...
La función Destinatario certificado se omite explícitamente del conjunto de controles de Motivos del rechazo. Los clientes que necesiten permitir que los Destinatarios certificados rechacen un acuerdo deben solicitar a sus contactos de Éxito o Asistencia que habiliten la opción.
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