Rimuovi destinatari da accordi in corso - Nuova versione

Rimuovi i destinatari dagli accordi già in corso senza annullare o ricreare l'accordo, risparmiando tempo ed evitando transazioni duplicate.

Gli accordi già "in corso" possono avere uno o più destinatari completamente rimossi dal ciclo di firma.

• È possibile rimuovere qualsiasi destinatario che non ha ancora partecipato all'accordo.
• I destinatari individuali nei gruppi di destinatari possono essere rimossi, lasciando intatti gli altri membri del gruppo.
• Se il destinatario è uno dei tanti che non hanno ancora completato la loro azione, viene rimosso silenziosamente e i campi a lui assegnati (se presenti) vengono eliminati.
• Se il destinatario rimosso è l'ultima parte che l'accordo sta attendendo, l'accordo viene aggiornato allo stato Completato e qualsiasi trigger di automazione post-completamento si attiva normalmente.

L'opzione per consentire ai mittenti di rimuovere un utente fa parte dei controlli Modifica accordi ed è abilitata in modo discreto dall'opzione per modificare i file dell'accordo.

Vantaggi

• Evita di annullare e ricreare accordi per apportare modifiche ai destinatari.
• Mantieni l'integrità dell'audit durante la rimozione dei destinatari non più necessari.
• Migliora l'efficienza del mittente e riduci l'utilizzo delle transazioni.
• Mantieni coerenti le informazioni sui destinatari e le assegnazioni dei campi modulo tra le revisioni.

Configurazione

Disponibilità:

• Acrobat Standard e Acrobat Pro: not supportati
• Acrobat Sign Solutions: supportato
• Acrobat Sign per la Pubblica amministrazione: non supportata

Ambito di configurazione:

Questa funzionalità può essere configurata a livello di account e di gruppo. Scopri di più sui controlli di accesso amministratore.

Accedi a questa funzione navigando nel menu di configurazione dell'amministratore su Impostazioni di invio > Modifica accordi

Come funziona

Quando selezioni Modifica Accordo nella pagina Gestisci , l'accordo passa allo stato In Revisione.
Durante questo stato:

• Il mittente può eliminare i destinatari nella pagina Componi selezionando l'icona di eliminazione.
  • I destinatari che hanno già firmato rimangono bloccati e non possono essere rimossi.
  • I destinatari che non hanno ancora firmato possono essere eliminati, a condizione che la modifica non alteri il flusso di lavoro principale (sequenziale, parallelo o ibrido).
• I destinatari rimossi perdono immediatamente l'accesso all'accordo.
• Tutti i campi assegnati al destinatario rimosso vengono eliminati dall'accordo.
• I destinatari aggiornati vedono riprendere l'accordo una volta completata la revisione.

L'accordo torna allo stato In Corso dopo il salvataggio della revisione.

Comportamento dell'accordo

• Stato In Revisione: Indica che il mittente sta modificando attivamente un accordo in corso.
• Vincoli del flusso di lavoro principale: Le modifiche che alterano il tipo di flusso di lavoro (ad esempio, da sequenziale a parallelo) sono bloccate per motivi legali e tecnici.
• Notifiche:
  • I destinatari che hanno già firmato non ricevono nuove notifiche.
  • I destinatari che hanno ricevuto la loro e-mail "Si prega di firmare" e successivamente sono stati rimossi ricevono una notifica via e-mail che il loro accesso all'accordo è terminato.
  • I destinatari ricevono notifiche se l'ordine di firma cambia e sono i "prossimi a firmare".
  • Se l'ultimo destinatario viene rimosso e l'accordo passa allo stato completato, viene inviata una notifica di completamento al mittente.

Registro di controllo e notifiche

Per garantire trasparenza e conformità, ogni azione di gestione dei destinatari viene registrata nel Rapporto di controllo dell'accordo e è visibile nell'elenco Attività.

Voci del registro di controllo

Quando i destinatari vengono rimossi, il registro di controllo registra chi ha apportato la modifica, quando è avvenuta e quali destinatari sono stati interessati (ad esempio, Il destinatario John Doe (john.doe@example.com) è stato rimosso da Jane Smith.)

Il registro di controllo conserva l'intera cronologia di tutti i partecipanti, inclusi quelli rimossi, per mantenere una registrazione completa dell'attività dell'accordo.

Visibilità elenco attività

La sezione Attività nei dettagli dell'accordo mostra in tempo reale gli stessi eventi di gestione dei destinatari, fornendo sia ai mittenti che agli amministratori una conferma immediata dell'applicazione delle modifiche.

Limitazioni

La gestione dei destinatari per gli accordi attivi si applica solo ai flussi di lavoro Richiesta firma. Le seguenti funzionalità non sono supportate:

• Accordi con due o meno destinatari
• Accordi che utilizzano Firmatari con notaio.
• Accordi creati tramite i processi Invio in blocco e Flusso di lavoro personalizzato.
• Compila e firma, Firma autonoma strutturata, moduli web e flussi di lavoro con Firma scritta.
• Accordi con Visibilità limitata dei documenti.
• I seguenti tipi di campo non sono supportati: Caselle di controllo, Gruppi di caselle di controllo, Pulsanti di opzione, Menu a discesa e Blocchi firma.
  •  Questa limitazione si applica solo quando questi campi sono assegnati a un destinatario che non ha ancora completato la propria azione. Una volta che il destinatario completa la propria azione, i campi vengono appiattiti e non vengono più conteggiati come oggetti campo non supportati.   
• Le versioni client Salesforce precedenti alla v25.5 non sono compatibili. Le integrazioni che utilizzano versioni di Salesforce precedenti alla 25.5 non si interromperanno, ma non potranno utilizzare questa funzionalità.
  • I clienti sono invitati ad aggiornare alla versione più recente.

Problemi noti e risoluzione di errori

Errore di modifica del flusso di lavoro principale
Durante la rimozione dei destinatari, Acrobat Sign verifica se la modifica altererebbe il flusso di lavoro dell'accordo (ad esempio, riducendo un flusso sequenziale a un singolo destinatario). In tal caso, l'operazione viene bloccata e appare un messaggio informativo. Per procedere, annulla l'accordo e creane uno nuovo con l'instradamento corretto.

In fase di revisione
Mentre un accordo è in fase di revisione:

• I mittenti e i destinatari precedenti lo vedono sotto il In corso Filtro sulla gestire pagina con lo stato In revisione.
• I destinatari in attesa di firma lo vedono sotto In attesa con lo stesso stato.
• I destinatari rimossi non possono più accedere o scaricare l'accordo.

Conflitti di visibilità dei documenti
Gli accordi con Visibilità documento limitata (LDV) o restrizioni per destinatario potrebbero non riuscire quando i destinatari vengono rimossi. Se la rimozione non riesce, controlla le impostazioni di visibilità del documento o disabilita LDV prima di riprovare.

Bloccato nello stato In revisione
Se il browser si chiude durante la modifica, l'accordo potrebbe rimanere In revisione. Per riprendere, trova l'accordo sotto Bozze o In corso e seleziona Modifica accordo per continuare la modifica o finalizzare l'aggiornamento.