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Panoramica e configurazione per flussi di lavoro di invio personalizzati

Guida di Adobe Acrobat Sign

Novità

  1. Note sulla pre-release
  2. Note sulla versione
  3. Notifiche importanti

Introduzione

  1. Guida introduttiva per gli amministratori
  2. Guida introduttiva per gli utenti
  3. Per gli sviluppatori
  4. Libreria tutorial video
  5. Domande frequenti

Amministrazione

  1. Panoramica su Admin Console
  2. Gestione degli utenti
    1. Aggiungere un utente
    2. Aggiungere più utenti alla volta
    3. Aggiungere utenti dalla directory
    4. Aggiungere utenti da Microsoft Azure Active Directory
    5. Creare utenti con funzioni specifiche
      1. Account tecnici: basati su API
      2. Account di servizio: gestiti manualmente
    6. Verificare la presenza di utenti con errori di provisioning
    7. Modificare il nome/l’indirizzo e-mail
    8. Modificare l’iscrizione a un gruppo di un utente
    9. Modificare l’iscrizione a un gruppo di un utente tramite l’interfaccia del gruppo
    10. Promuovere un utente a un ruolo di amministratore
    11. Tipi di identità utente e SSO
    12. Cambiare l’identità utente
    13. Autenticare gli utenti con Microsoft Azure
    14. Autenticare gli utenti con la Federazione Google
    15. Profili di prodotti
    16. Esperienza di accesso
  3. Impostazioni account/gruppo
    1. Panoramica delle impostazioni
    2. Impostazioni generali
      1. Livello e ID account
      2. Flussi di lavoro per firma autonoma
      3. Invia in modalità collettiva
      4. Moduli Web
      5. Flussi di lavoro di invio personalizzati
      6. Flussi di lavoro Power Automate
      7. Documenti libreria
      8. Raccogliere i dati modulo con gli accordi
      9. Visibilità limitata dei documenti
      10. Allegare una copia PDF dell’accordo firmato 
      11. Includere un collegamento nell’e-mail
      12. Includere un’immagine nell’e-mail
      13. Denominazione dei file allegati alle e-mail
      14. Allegare report di audit ai documenti
      15. Unire più documenti in uno solo
      16. Caricare un documento firmato
      17. Delega per utenti nel mio account
      18. Consentire la delega ai destinatari esterni
      19. Autorizzazione a firmare
      20. Autorizzazione a inviare
      21. Autorizzazione all’aggiunta di sigilli elettronici
      22. Impostare un fuso orario predefinito
      23. Impostare un formato data predefinito
      24. Utenti in più gruppi
        1. Aggiornare per utilizzare la funzione Utenti in più gruppi
      25. Autorizzazioni amministratore gruppo
      26. Sostituzione del destinatario
      27. Report di audit
        1. Panoramica
        2. Consentire l’accesso non autenticato alla pagina di verifica delle transazioni
        3. Includere promemoria
        4. Includere eventi di visualizzazione
        5. Includere numero di pagine/allegati dell’accordo
      28. Messaggi e assistenza nel prodotto
      29. PDF accessibili
      30. Nuova esperienza di creazione
      31. Cliente nel settore sanitario
    3. Configurazione dell’account
      1. Aggiungere un logo
      2. Personalizzare nome host/URL dell’azienda    
      3. Aggiungere il nome dell’azienda
    4. Preferenze firma
      1. Firme formattate correttamente
      2. Consentire ai destinatari di firmare
      3. I firmatari possono cambiare il nome
      4. Consentire ai destinatari di usare la propria firma salvata
      5. Personalizzare le Condizioni d'uso e l’Informativa cliente
      6. Guida per i destinatari ai campi del modulo
      7. Rifiuto di firmare
      8. Consentire flussi di lavoro con timbri
      9. Chiedere ai firmatari di fornire il proprio Titolo o Azienda
      10. Consentire ai firmatari di stampare e apporre una firma manuale
      11. Mostrare i messaggi durante la firma elettronica
      12. Chiedere ai firmatari di creare la firma con un dispositivo mobile
      13. Richiedere indirizzo IP dei destinatari
      14. Escludere il nome dell’azienda e il titolo dai timbri di partecipazione
    5. Firme digitali
      1. Panoramica
      2. Scaricare e firmare con Acrobat
      3. Firmare con le firme cloud
      4. Provider per la firma cloud con restrizioni
    6. Sigilli elettronici
    7. Identità digitale
    8. Impostazioni report
      1. Nuova esperienza per i report
      2. Impostazioni per report Classic
    9. Impostazioni di protezione
      1. Impostazioni Single Sign-on
      2. Impostazioni Ricordami
      3. Criterio password di accesso
      4. Forza password di accesso
      5. Durata sessione Web
      6. Tipo cifratura PDF
      7. API
      8. Accesso a informazioni su utenti e gruppi
      9. Intervalli IP consentiti
      10. Condivisione account
      11. Permessi di condivisione account
      12. Controlli di condivisione accordi
      13. Verifica identità firmatario
      14. Password per firma accordo
      15. Forza password del documento
      16. Blocca firmatari tramite geolocalizzazione
      17. Autenticazione tramite telefono
      18. Autenticazione basata su conoscenza (KBA)
      19. Consentire estrazione pagina
      20. Scadenza del link del documento
      21. Caricare un certificato client per webhook/richiamata
      22. Marca temporale
    10. Impostazioni di invio
      1. Mostrare la pagina Invia dopo l’accesso
      2. Richiedere il nome del destinatario all’invio
      3. Bloccare i valori dei nomi per gli utenti noti
      4. Ruoli destinatario consentiti
      5. Gruppi di destinatari
      6. Campi obbligatori
      7. Creazione di documenti allegati
      8. Modificare gli accordi
      9. Nome dell’accordo
      10. Lingue
      11. Messaggi privati
      12. Tipi di firma consentiti
      13. Promemoria
      14. Protezione con password di documenti firmati
      15. Opzioni di identificazione firmatari
        1. Panoramica
        2. Password per firma
        3. Password monouso tramite e-mail
        4. Autenticazione Acrobat Sign
        5. Autenticazione tramite telefono
        6. Firma digitale basata su cloud
        7. Autenticazione basata su conoscenza
        8. Documento di identità
        9. Report identità firmatario
      16. Protezione contenuti
      17. Abilitare transazioni Notarize
      18. Scadenza documento
      19. Mostrare l’anteprima, posizionare le firme e aggiungere campi
      20. Ordine di firma
      21. Liquid Mode
      22. Controlli per flusso di lavoro personalizzato
      23. Opzioni di caricamento per la pagina di firma elettronica
      24. Reindirizzamento URL di conferma post-firma
    11. Modelli messaggio
    12. Impostazioni Bio-Pharma
      1. Panoramica
      2. Richiedere l’autenticazione dell’identità
      3. Motivi di firma
    13. Integrazione flusso di lavoro
    14. Impostazioni autenticazione
    15. Integrazione per pagamenti
    16. Messaggi per firmatari
    17. Impostazioni SAML
      1. Configurazione SAML
      2. Installare Microsoft Active Directory Federation Service
      3. Installare Okta
      4. Installare OneLogin
      5. Installare Oracle Identity Federation
    18. Governance dei dati
    19. Impostazioni marca temporale
    20. Archivio esterno
    21. Lingue account
    22. Impostazioni e-mail
      1. Immagini di intestazione/piè di pagina e-mail
      2. Consentire piè di pagina e-mail per singoli utenti
      3. Personalizzare l’e-mail Richiesta di firma
      4. Personalizzare i campi A e Cc
      5. Modelli e-mail personalizzati
      6. Abilita notifiche senza collegamento
    23. Migrazione da echosign.com ad adobesign.com
    24. Configurare le opzioni per i destinatari
  4. Linee guida per i requisiti normativi
    1. Accessibilità
      1. Conformità alle norme di accessibilità
      2. Creare moduli accessibili con Acrobat desktop
      3. Creare moduli AcroForm accessibili
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. Panoramica sul GDPR
      2. Redigere un utente
      3. Redigere gli accordi di un utente    
    4. 21 CFR parte 11 ed EudraLex Annex 11
      1. Pacchetto di convalida 21 CRF parte 11
      2. Manuale 21 CFR ed EudraLex Annex 11
      3. Analisi delle responsabilità condivise
    5. Clientela del settore sanitario
    6. Supporto IVES
    7. eOriginal vaulting for chattel paper
    8. Considerazioni UE/Regno Unito
      1. Operazioni transfrontaliere UE/Regno Unito e eIDAS
      2. Requisiti HMLR per atti firmati elettronicamente
      3. L’impatto della Brexit sulle leggi relative alla firma elettronica nel Regno Unito
  5. Download di accordi in modalità collettiva
  6. Richiedere il proprio dominio 

Inviare, firmare e gestire gli accordi

  1. Inviare gli accordi  
    1. Panoramica sulla pagina Invia
    2. Inviare un accordo solo a se stessi
    3. Inviare un accordo agli altri
    4. Firme manuali
    5. Ordine di firma del destinatario
    6. Invia in modalità collettiva
      1. Panoramica della funzione Invia in modalità collettiva
      2. Invia in modalità collettiva - Destinatari manuali
      3. Invia in modalità collettiva - Caricamento CSV
      4. Annullare una transazione per l’invio in modalità collettiva
      5. Aggiungere promemoria all’invio in modalità collettiva
      6. Reporting per Invia in modalità collettiva
  2. Authoring dei campi nei documenti
    1. Ambiente di authoring in-app
      1. Rilevamento automatico dei campi
      2. Trascinare i campi utilizzando l’ambiente di authoring
      3. Assegnare i campi modulo ai destinatari
      4. Ruolo di precompilazione
      5. Applicare campi con un modello per campi riutilizzabili
      6. Trasferire i campi in un nuovo modello libreria
      7. Ambiente di authoring aggiornato durante l’invio degli accordi
    2. Creare moduli e tag di testo
    3. Creare moduli con Acrobat (AcroForms)
      1. Creazione di AcroForm
      2. Creazione di file PDF accessibili
    4. Campi
      1. Tipi di campi
        1. Tipi di campi comuni
        2. Immagini in linea
        3. Immagini del timbro
      2. Aspetto del contenuto dei campi
      3. Convalide dei campi
      4. Valori dei campi nascosti
      5. Impostazione delle condizioni Mostra/Nascondi
      6. Campi calcolati
  1. Domande frequenti sull’authoring
  2. Firmare gli accordi
    1. Firmare gli accordi ricevuti
    2. Compila e firma
    3. Firma autonoma
  3. Gestire gli accordi 
    1. Panoramica della pagina Gestisci
    2. Delegare gli accordi
    3. Sostituire i destinatari
    4. Limitare la visibilità del documento
    5. Annullare un accordo
    6. Creare nuovi promemoria
    7. Revisione dei promemoria
    8. Annullare un promemoria
    9. Altre azioni...
      1. Come funziona la ricerca
      2. Visualizzare un accordo
      3. Creare un modello da un accordo
      4. Nascondere/Mostrare gli accordi nella visualizzazione
      5. Caricare un accordo firmato
      6. Modificare i file e i campi di un accordo inviato
      7. Modificare il metodo di autenticazione di un destinatario
      8. Aggiungere o modificare una data di scadenza
      9. Aggiungere una nota a un accordo
      10. Condividere un singolo accordo
      11. Annullare la condivisione di un accordo
      12. Scaricare un singolo accordo
      13. Scaricare i singoli file di un accordo
      14. Scaricare il report di audit di un accordo
      15. Scaricare il contenuto dei campi di un accordo
  4. Report di audit
  5. Rapporti ed esportazioni di dati
    1. Panoramica
    2. Concedere agli utenti l’accesso al reporting
    3. Grafici del report
      1. Creare un nuovo report
      2. Report degli accordi
      3. Report sulle transazioni
      4. Impostazioni report di attività
      5. Modificare un report
    4. Esportazioni di dati
      1. Creare una nuova esportazione di dati
      2. Modificare un’esportazione di dati
      3. Aggiornare il contenuto dell’esportazione di dati
      4. Scaricare l’esportazione di dati
    5. Rinominare un report o un’esportazione
    6. Duplicare un report o un’esportazione
    7. Pianificare un report o un’esportazione
    8. Eliminare un report o un’esportazione
    9. Verificare l’utilizzo delle transazioni

Funzionalità e flussi di lavoro avanzati per gli accordi

  1. Moduli web
    1. Creare un modulo web
    2. Modificare un modulo web
    3. Abilitare/Disabilitare un modulo web
    4. Nascondere/Mostrare un modulo Web
    5. Trovare l’URL o il codice script
    6. Precompilare i campi dei moduli web con i parametri URL
    7. Salvare un modulo Web da completare in un secondo momento
    8. Ridimensionare un modulo web
  2. Modelli riutilizzabili (Modelli libreria) 
    1. Moduli per la Pubblica amministrazione degli Stati Uniti nella libreria Acrobat Sign
    2. Creare un modello libreria
    3. Modificare il nome di un modello libreria
    4. Modificare il tipo di un modello libreria
    5. Modificare il livello di autorizzazione di un modello libreria
    6. Copiare, modificare e salvare un modello condiviso
    7. Scaricare i dati dei campi aggregati per un modello libreria
  3. Trasferire la proprietà dei moduli web e dei modelli libreria
  4. Flussi di lavoro Power Automate
    1. Panoramica dell’integrazione Power Automate e diritti inclusi
    2. Abilitare l’integrazione di Power Automate
    3. Tracciare l’utilizzo di Power Automate
    4. Creare un nuovo flusso (esempi)
    5. Trigger utilizzati per i flussi
    6. Importazione di flussi dall’esterno di Acrobat Sign
    7. Gestire i flussi
    8. Modificare i flussi
    9. Condividere i flussi
    10. Disabilitare o abilitare i flussi
    11. Eliminare i flussi
    12. Modelli utili
      1. Solo per l’amministratore
        1. Salvare tutti i documenti completati in SharePoint
        2. Salvare tutti i documenti completati in OneDrive for Business
        3. Salvare tutti i documenti completati in Google Drive
        4. Salvare tutti i documenti completati in DropBox
        5. Salvare tutti i documenti completati in Box
      2. Archiviazione dell’accordo
        1. Salvare i documenti completati in SharePoint
        2. Salvare i documenti completati in One Drive for Business
        3. Salvare i documenti completati in Google Drive
        4. Salvare i documenti completati in Dropbox
        5. Salvare i documenti completati in Box
      3. Archiviazione del modulo web dell’accordo
        1. Salvare i documenti dei moduli web completati nella libreria di SharePoint
        2. Salvare i documenti dei moduli web completati in OneDrive for Business
        3. Salvare i documenti completati in Google Drive
        4. Salvare i documenti dei moduli web completati in Box
      4. Estrazione dati dall’accordo
        1. Estrarre i dati del campo modulo dal documento firmato e aggiornare un foglio Excel
      5. Notifiche per l’accordo
        1. Inviare notifiche e-mail personalizzate con i contenuti dell’accordo e l’accordo firmato
        2. Ricevere le notifiche di Adobe Acrobat Sign in un canale Teams
        3. Ricevere le notifiche di Adobe Acrobat Sign in Slack
        4. Ricevere le notifiche di Adobe Acrobat Sign in Webex
      6. Generazione degli accordi
        1. Generare un documento da modulo Power App e modello Word e inviarlo per la firma
        2. Generare un accordo da un modello Word in OneDrive e ottenere la firma
        3. Generare un accordo per la riga Excel selezionata, inviarlo per revisione e firma
  5. Flussi di lavoro di invio personalizzati
    1. Panoramica del flusso di lavoro di invio personalizzato
    2. Creazione di un nuovo flusso di lavoro di invio
    3. Modificare un flusso di lavoro di invio
    4. Attivare o disattivare un flusso di lavoro di invio
    5. Inviare un accordo con un flusso di lavoro di invio
  6. Condividere utenti e accordi
    1. Condividere un utente
    2. Condividere gli accordi

Integrazione con altri prodotti

  1. Panoramica delle integrazioni di Acrobat Sign 
  2. Acrobat Sign per Salesforce
  3. Acrobat Sign per Microsoft
    1. Acrobat Sign per Microsoft 365
    2. Acrobat Sign per Outlook
    3. Acrobat Sign per Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign per Teams
    5. Acrobat Sign per Microsoft PowerApps e Power Automate
    6. Connettore Acrobat Sign per Microsoft Search
    7. Acrobat Sign per Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign per Microsoft SharePoint
  4. Altre integrazioni
    1. Acrobat Sign per ServiceNow
    2. Acrobat Sign per HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign per SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign per Workday
    5. Acrobat Sign per NetSuite
    6. Acrobat Sign per VeevaVault
    7. Acrobat Sign per Coupa BSM Suite
  5. Integrazioni gestite dai partner
  6. Come ottenere una chiave di integrazione

Acrobat Sign per sviluppatori

  1. API REST 
    1. Documentazione sui metodi
    2. SDK/Guida per gli sviluppatori
    3. Domande frequenti sulle API
  2. Webhook
    1. Panoramica del webhook
    2. Configurare un nuovo webhook
    3. Visualizzare o modificare un webhook
    4. Disattivare o riattivare un webhook
    5. Eliminare un webhook
    6. Certificati SSL bidirezionali
    7. Webhook nell’API

Panoramica dei flussi di lavoro personalizzati

La progettazione dei flussi di lavoro personalizzati viene utilizzata per creare modelli di flusso di lavoro che predefiniscono la composizione dell’accordo e i processi di firma in base alle specifiche esigenze aziendali. Gli utenti possono progettare modelli di flusso di lavoro utilizzando un’interfaccia intuitiva che consente di specificare facilmente le caratteristiche dei partecipanti, inclusi i nomi, i ruoli e i percorsi predefiniti; i documenti da includere in un accordo; i campi modulo che devono essere precompilati dal mittente; la distribuzione delle e-mail per i partecipanti; le opzioni di scadenza o password dell’accordo; e altro ancora.

I mittenti che utilizzano un modello di flusso di lavoro vengono guidati nel processo di creazione dell’accordo con istruzioni e campi personalizzati, rendendo il processo di invio più semplice da utilizzare e meno soggetto a errori.

A seconda delle impostazioni di account/gruppo, tutti gli utenti possono accedere alla creazione di flussi di lavoro per uso personale o per condividerli con i loro gruppi.

  • Gli amministratori possono creare e condividere modelli a livello di gruppo.
    • Gli amministratori a livello di account possono condividere un flusso di lavoro nell’intera organizzazione.
  • Gli utenti non amministratori possono essere autorizzati a sviluppare i propri flussi di lavoro e, facoltativamente, a condividerli con i gruppi di cui sono membri.

È possibile accedere alla cronologia e al report di audit dell’accordo creato dal flusso di lavoro dalla pagina Gestisci.

Mentre l’accordo è in corso, puoi aggiungere promemoria ed eseguire altre operazioni ad esso correlate.

Una volta effettuato l’accesso, seleziona Flussi di lavoro nel menu superiore della schermata Home.

Firma/approvazione e gestione di un accordo generato da un flusso di lavoro

L’accordo generato dal processo del flusso di lavoro è esattamente uguale a qualsiasi altro accordo inviato tramite lo stesso gruppo.

I firmatari e gli approvatori possono firmare mediante il collegamento nell’e-mail di richiesta di firma/approvazione o dalle pagine Gestisci se sono utenti registrati di Acrobat Sign in account affidabili.

I mittenti dispongono delle stesse opzioni per gestire l’accordo dalla propria pagina Gestisci.

I report e le esportazioni di dati trattano l’accordo come qualsiasi altro accordo creato manualmente.

Configurazione

Disponibilità:

L’Ambiente del flusso di lavoro di invio personalizzato è disponibile solo per piani di licenza Enterprise

Ambito di configurazione:

I controlli che influiscono sui Flussi di lavoro di invio personalizzato sono accessibili a livello di account e di gruppo.

Abilitando la nuova esperienza di flusso di lavoro, i flussi di lavoro si avvicinano alla funzionalità del processo di invio manuale.

Funzionalità abilitate con questa opzione:

  • Layout di pagina con scorrimento del testo
  • Usare firme digitali per uno o più destinatari
  • Configurare i destinatari per la verifica dell’identità premium
  • Configurare gruppi di destinatari durante il processo di invio
  • Allegare documenti da tutte le origini abilitate durante il processo di invio

Per abilitare l’esperienza più recente, passa a: Impostazioni account > Impostazioni di invio > Controlli per flusso di lavoro personalizzato

Configurare i flussi di lavoro per utilizzare la nuova esperienza

Verifica dell’identità premium

In Progettazione flusso di lavoro, tutti i metodi di autenticazione attivati vengono visualizzati nell’oggetto destinatario.

I metodi di autenticazione sono stati aggiornati per essere disponibili sotto forma di caselle di controllo, in modo che sia possibile attivare le opzioni per il mittente.

Se nel componente di progettazione vengono selezionate più opzioni, queste saranno disponibili per il mittente durante il processo di invio.

Scheda Destinatario con le proprietà del firmatario visualizzate

Gruppi di destinatari

Gli oggetti destinatario nella Progettazione possono essere assegnati come gruppi destinatari. Questo consente al mittente di utilizzare un gruppo destinatari riutilizzabile dalla propria rubrica per identificare un insieme di indirizzi e-mail autorizzati ad agire per quella fase di firma.

Ad esempio, se un documento deve essere controfirmato da uno di cinque responsabili, puoi aggiungere un gruppo destinatari contenente tutti e cinque i messaggi e-mail. Quando il ciclo di firma viene inviato al gruppo destinatari, tutti e cinque i responsabili ricevono una notifica, ma solo uno di essi deve completare l’azione. 

Per aggiungere un gruppo destinatari riutilizzabile, seleziona il pulsante Aggiungi gruppo destinatari per aprire il selettore di gruppo.

  • È necessario creare il gruppo destinatari prima di aggiungerlo al flusso di lavoro. Non è disponibile alcun metodo per creare un gruppo destinatari ad hoc nella progettazione del flusso di lavoro.
  • Sono disponibili solo i gruppi di destinatari che dispongono delle autorizzazioni utente compatibili:
    • Un flusso di lavoro personalizzato accessibile a un intero account può utilizzare solo i gruppi di destinatari gestiti dall’account
    • Un flusso di lavoro personalizzato accessibile a un intero gruppo può utilizzare i gruppi di destinatari gestiti dall’account e dal gruppo
    • Un flusso di lavoro personalizzato accessibile a un singolo utente può utilizzare i gruppi di destinatari gestiti dall’utente, dal gruppo e dall’account
  • Quando si utilizza il modello per inviare un accordo, il nome del gruppo destinatari riutilizzabile viene inserito automaticamente come nome del gruppo.
  • Se il destinatario è configurato come gruppo destinatari, non potrà più essere modificabile quando si utilizza il modello per inviare un accordo.
  • I membri del gruppo di destinatari riutilizzabili non possono essere modificati, eliminati o aggiunti.
  • Quando viene configurato un gruppo destinatari, il destinatario non può essere rimosso dal flusso di firma, anche se non presenta i contrassegni necessari.
Il pannello di configurazione dei destinatari con il pulsante Aggiungi gruppo di destinatari evidenziato. Inclusa la finestra del selettore gruppo di destinatari e della pagina Invia risultante

File allegati

Durante il processo di invio, i documenti ora possono essere allegati a una delle origini abilitate per Acrobat Sign.

Aggiungi un file

 

L’esperienza utente sotto la “nuova” impostazione è stata aggiornata a un design moderno con scorrimento del testo, come la pagina Invia.

Le istruzioni che in precedenza erano a destra dell’elenco dei destinatari si trovano ora nella parte superiore della pagina, in una finestra che può essere espansa o compressa.

Accordo configurato per il flusso di lavoro

Assegnazione dei campi definita dal modello

L’Assegnazione dei campi definita dal modello collega l’elenco dei destinatari, come definito in Progettazione flussi di lavoro, alle assegnazioni di campi appropriate nei moduli creati.

Esempio di caso d’uso:

  • Un firmatario (cliente) deve firmare per primo
    • Facoltativamente un cofirmatario può firmare per secondo
  • Un commerciale interno deve controfirmare

Precedentemente questo avrebbe richiesto due moduli a causa di come i destinatari venivano indicizzati nella pagina Invio:

  • Un modulo per lo scenario con firmatario singolo, in cui la controfirma interna viene assegnata come indice del secondo firmatario
  • Un altro modulo per lo scenario con cofirmatario, in cui il cofirmatario corrisponde al secondo firmatario e chi appone la controfirma al terzo

Con la struttura di regole “Definito dal modello” puoi creare un modulo completamente abilitato in cui sono definiti tutti i campi dei possibili destinatari.

L’indice dei firmatari destinatari (come definito in Progettazione flussi di lavoro) viene rigorosamente applicato, ignorando i campi assegnati a eventuali destinatari omessi (facoltativi) quando l’accordo viene inviato.

Nel caso d’uso precedente, il cofirmatario è sempre il secondo firmatario; tuttavia se non viene incluso quando l’accordo viene inviato, i campi del secondo firmatario vengono ignorati e il controfirmatario (firmatario 3) avrà comunque accesso soltanto ai campi riservati al firmatario 3.

Abilita questa nuova funzionalità passando a Impostazioni account > Impostazioni di invio > Controlli per flusso di lavoro personalizzato > Abilita posizionamento firma definito dal modello

Configurare i flussi di lavoro per utilizzare il posizionamento della firma definito nel modello

Nota:

Se attivi la funzione di posizionamento firma definito dal modello, viene disabilitata l’opzione di creazione dell’accordo durante il processo di invio.

Relazione tra destinatari e campi

A ogni destinatario di un accordo è assegnato un numero di indice dei firmatari. Questo numero è richiesto per associare il destinatario ai campi in cui possono aggiungere contenuti (ad esempio, un campo firma).

I destinatari acquisiscono il proprio numero indice in base all’ordine in cui sono elencati nella pagina Invio. Il primo destinatario è il numero 1, il destinatario seguente è il numero 2 e così via. Il numero indice può essere visto quando l’accordo è configurato per “Completa in ordine”, ma è presente anche nel flusso di lavoro “Completa in qualsiasi ordine”.

Lista dei destinatari

 

Quando in Progettazione flussi di lavoro si crea una sequenza di destinatari, il numero di indice dei firmatari viene assegnato secondo queste regole:

  • Dall’alto al basso
    • Da sinistra a destra

Nell’esempio qui sotto, il firmatario e il controfirmatario sono in alto, all’inizio dell’elenco.

  • Il Firmatario è il destinatario più sinistra e quindi gli viene assegnato il numero 1
  • Il Cofirmatario è a destra del Firmatario e quindi gli viene assegnato il numero 2

In questo caso, non importa chi firma fisicamente per primo, e vengono quindi inseriti in un flusso di firma in parallelo. Tuttavia, il numero indice delle firme viene rigorosamente applicato affinché il firmatario possa inserire la sua firma nei campi riservati al firmatario e il cofirmatario possa accedere solo ai campi assegnati ai cofirmatari.

Il commerciale firmerà per terzo, dopo che avranno firmato sia il firmatario che il cofirmatario.

L’approvazione del dirigente potrà essere apposta per quarta, dopo la controfirma del commerciale.

Nota:

I nomi dei destinatari “Firmatario”, “Cofirmatario”, “Commerciale” ecc. non incidono sull’assegnazione dei campi. Sono semplicemente delle etichette definite dall’amministratore per chiarezza, per guidare l’utente nell’uso del modello di flusso di lavoro.

 

Il flusso di destinatari progettato qui sopra produrrà un modello di pagina Invio simile a quello raffigurato di seguito.

(Nella pagina Invio, l’ordine della sequenza di firme è più evidente, anche se i numeri di indice non sono esposti.)

 

Quando si crea un modulo con dei campi, ogni campo è assegnato esplicitamente a un indice di firma (trascurando per il momento i campi assegnati a Chiunque).

Nell’ambiente di creazione di Acrobat Sign, si esegue selezionando un Partecipante e inserendo i campi per quel partecipante.

Ogni partecipante è contraddistinto da un particolare colore, per distinguere visivamente i campi assegnati a ciascun partecipante.

 

Se usi delle etichette di testo, l’etichetta stessa fornisce un argomento (per esempio :signer1) che associa il campo all’indice dei firmatari.

Per poter configurare i flussi di lavoro, la funzione deve essere abilitata.

Passa a Impostazioni account > Impostazioni globali > Flussi di lavoro di invio personalizzati e abilita Abilita progettazione flussi di lavoro per gli amministratori.

Una volta attivata, tutti gli amministratori a livello di account e di gruppo avranno accesso alla progettazione dei flussi di lavoro nel menu amministratore.

  • Gli amministratori a livello di gruppo possono creare flussi di lavoro per i gruppi sui quali hanno autorità amministrativa.
  • Gli amministratori a livello di account possono creare un flusso di lavoro per qualsiasi gruppo, nonché flussi di lavoro a livello di organizzazione.
Configurare i flussi di lavoro da esporre per l’account

  • Quando l’impostazione è abilitata, l’opzione per Flussi di lavoro personalizzati è disponibile dopo aver selezionato la scheda Flussi di lavoro.
  • Quando l'impostazione è disabilitata, l’opzione Flussi di lavoro personalizzati non è disponibile.
Accesso abilitato rispetto a disabilitato

Per abilitare l’opzione per creare flussi di lavoro con un ambito di utilizzo “Solo io”, la progettazione del flusso di lavoro deve essere abilitata per tutti gli utenti. Se non sono abilitati tutti gli utenti, i flussi di lavoro possono essere associati solo ai gruppi o all’intera organizzazione.

Passa a Impostazioni account > Impostazioni globali > Flussi di lavoro di invio personalizzati e abilita Abilita l’accesso alla progettazione del flusso di lavoro per tutti gli utenti.

Abilita tutti gli utenti

  • Quando l'impostazione è abilitata, l'opzione per Flussi di lavoro personalizzati è disponibile dopo aver selezionato la scheda Flussi di lavoro.
  • Quando l'impostazione è disabilitata, l'opzione Flussi di lavoro personalizzati non è disponibile.

 

Accesso abilitato rispetto a disabilitato

Per impostazione predefinita, gli utenti non amministratori possono creare flussi di lavoro solo per se stessi, ma non dispongono delle autorizzazioni per condividere un flusso di lavoro con il proprio gruppo.

Tuttavia, le autorizzazioni degli utenti per condividere i flussi di lavoro con i propri gruppi possono essere abilitate a livello di account o di gruppo.

Passa a Impostazioni account > Impostazioni globali > Flussi di lavoro di invio personalizzati e abilita Consenti la condivisione dei flussi di lavoro creati dagli utenti a uno dei loro gruppi.

Consenti agli utenti di condividere flussi di lavoro con il proprio gruppo

  • Quando l’impostazione è abilitata, gli utenti visualizzano la casella a discesa del selettore di gruppi come opzione per chi può utilizzare il flusso di lavoro.
  • Quando l’impostazione è disattivata, l’opzione a discesa del selettore di gruppi non è esposta nell’interfaccia.
Consenti condivisione

Gli account che desiderano applicare con forza flussi di lavoro specifici per tutti i documenti e semplificare il processo di invio alla quantità minima di input da parte dell’utente possono definire completamente tutti i flussi di lavoro basati su documenti e limitare completamente l’invio ad hoc da parte degli utenti.

Gli account che sfruttano Utenti in più gruppi possono estendere le opzioni configurabili a livello di gruppo, garantendo in tal modo che le opzioni di firma e i processi di notifica corretti vengano applicati in modo rigido.

Per limitare gli utenti a inviare solo flussi di lavoro approvati, passa a Impostazioni account > Impostazioni globali > Flussi di lavoro di invio personalizzati e seleziona Abilita l’invio degli accordi utilizzando solo i flussi di lavoro.

Configurare i flussi di lavoro come unico metodo per inviare accordi

Segnalazione degli errori per problemi comuni

Alcuni elementi della precedente esperienza di flusso di lavoro generano errori nella nuova interfaccia in seguito ai miglioramenti apportati al controllo e alla sicurezza della nuova esperienza. Sono stati aggiunti elementi di gestione degli errori per migliorare il modo in cui vengono esposti e spiegati tali errori qualora si verifichino.

Se l’account è configurato per la nuova esperienza di invio e viene avviato un flusso di lavoro problematico, l’utente riceve un banner rosso che segnala l’errore:

Se l’account è ancora configurato con l’esperienza classica per impostazione predefinita, il flusso di lavoro può continuare a funzionare secondo quelle regole.

L’esperienza moderna visualizza gli errori rilevati.

Qualora vengano rilevati più errori, saranno elencati tutti.

Per rendere il flusso di lavoro valido anche per il set di regole della nuova interfaccia, un amministratore deve modificare il flusso di lavoro e correggere i problemi rilevati:

Secondo il set di regole dell’interfaccia classica, le stringhe e-mail potevano essere formate in modo errato o contenere delimitatori errati (ad esempio, spazi invece di virgole).

Se si verifica questo errore, l’amministratore deve controllare:

  • Se gli indirizzi e-mail in Cc sono delimitati correttamente

  • Che la stringa e-mail di ogni destinatario sia nel formato corretto
    • (ad esempio, nome@dominio.tld)
  •  
    • La nuova esperienza accetta virgole o punti e virgola

La nuova esperienza richiede valori univoci per tutti i titoli di documento nella pagina Documenti di Progettazione flussi di lavoro.

Per ulteriori dettagli su questo errore fai clic qui

Quando progetta un flusso di lavoro, l’amministratore può allegare un modello di documenti con ambito di accesso limitato.

Se un utente esterno a tale ambito tenta di caricare il flusso di lavoro, il documento non può essere allegato e viene attivata una violazione di sicurezza.

Ad esempio un amministratore può creare un nuovo modello di documenti le cui proprietà ne limitano l’accesso al solo proprietario.  L’amministratore può quindi allegare quel documento al flusso di lavoro, perché ne è il proprietario.

Tutti gli altri utenti del sistema, non proprietari, saranno esterni all’ambito del documento.

Quando si verifica questo errore, l’amministratore dovrà regolare le proprietà del modello del documento allegato.

Passaggi per esaminare e regolare le proprietà di un modello

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