Administrar activos mediante Adobe Asset Link

Usa el panel Adobe Asset Link de la aplicación para acceder a recursos almacenados en AEM Assets sin salir de tu aplicación de Creative Cloud. Examina, busca, extrae e ingresa recursos desde Photoshop, Illustrator e InDesign.

Use Adobe Asset Link para mejorar el sistema de colaboración entre creativos y profesionales de marketing como parte del proceso de creación de contenidos. Conecta con Adobe Experience Manager Assets a través del panel Adobe Asset Link en las aplicaciones de escritorio de Creative Cloud InDesign, Photoshop e Illustrator, y accede al contenido almacenado en Experience Manager Assets sin salir de tu aplicación de Creative Cloud. Puedes examinar, buscar, extraer e ingresar recursos desde el panel.

Acerca del panel Adobe Asset Link

Adobe Asset Link se instala a modo de extensión en las aplicaciones de Creative Cloud. En InDesign e Illustrator, ábrelo desde Ventana > Extensiones > Adobe Asset Link. En Photoshop, vaya a Ventana > Extensiones (heredada) > Adobe Asset Link.

También puede configurar su espacio de trabajo para incluir el panel Adobe Asset Link. Consulta Administrar ventanas y paneles.

(A) Muestra la ubicación del archivo. Puede hacer clic en la flecha desplegable para volver a la carpeta principal.

(B) Permite ordenar los activos o resultados de búsqueda alfabéticamente, por tamaño y por última fecha de modificación.

(C) Permite buscar activos, escribir una palabra clave en el campo de búsqueda y presionar Intro.

(D) Permite orientar la búsqueda en una ubicación particular, por ejemplo, una carpeta, una colección o el repositorio entero de Experience Manager.

(E) Muestra las acciones que puede realizar en el panel, como configurar la ubicación de retirada de activos y gestionar entornos de Experience Manager.

(F) Permite filtrar los resultados de búsqueda en Experience Manager, Creative Cloud y dentro de carpetas y colecciones específicas, por tipo de archivo y fecha de modificación del activo.

(G) Permite cambiar entre vista de lista, vista de cuadrícula, vista de galería y vista de pila.

(H) Le permite anclar carpetas a las que acceda con frecuencia y acceder a ellas rápidamente en la pantalla de inicio de Asset Link.

(I) Muestra todos los activos que se hayan retirado de Experience Manager Assets.

(J) Muestra, en una miniatura del activo, si el activo se ha retirado. Indica que el activo está bloqueado y solo la persona que lo ha retirado puede modificarlo.

(K) Muestra las acciones que puede realizar en el activo. Según el estado del activo, las acciones disponibles pueden ser Retirar/Devolver, Cancelar retirada, Abrir, Descargar, Colocar, Encontrar similar y Detalles de archivo. Cada activo tiene un menú contextual.

(L) Permite volver a cargar los activos o resultados de búsqueda en el panel. Puede ser útil a la hora de cargar un nuevo activo o cuando varios usuarios trabajan a la vez en la misma carpeta. Si en el panel aparece un mensaje de error y lo resuelve, haga clic en el botón para cerrarlo y ver el contexto en cuestión. No es necesario reiniciar el panel.

Usar Adobe Asset Link

Usa Adobe Asset Link para trabajar con y modificar recursos almacenados en el sistema de administración de recursos digitales de tu organización, Adobe Experience Manager Assets. Con el panel de la aplicación, no necesitas un explorador para descargar o cargar recursos, y no necesitas iniciar sesión en Experience Manager Assets por separado. Al iniciar sesión en la aplicación de Creative Cloud, se le autentica automáticamente en Experience Manager en segundo plano a través del sistema de administración de identidades (IMS) de Adobe.

Usa el panel para examinar o buscar recursos. Para editar un recurso, extráelo desde tu aplicación de Creative Cloud, e ingrésalo después de editar, sin salir de la aplicación. También puedes examinar recursos de solo lectura en Experience Manager Assets, como logotipos, diseños estándar o plantillas, y descargarlos e incluirlos en tu trabajo, aunque no puedes modificarlos. Adobe Asset Link también previene conflictos indicando cuándo los recursos ya están extraídos, para que otros usuarios no los sobrescriban.

Las organizaciones pueden almacenar activos digitales en múltiples implementaciones de Experience Manager, incluyendo Experience Manager Assets as a Cloud Service, Experience Manager Assets Essentials e implementaciones que no están en la nube. Cada implementación distinta es un entorno de Experience Manager dentro de Adobe Asset Link. Cuando inicias Adobe Asset Link, te conectas automáticamente al entorno al que tienes derecho de acceder. Si tienes derecho a múltiples entornos, Adobe Asset Link los enumera todos en la vista Administrar entornos, y puedes alternar entre ellos, modificar las propiedades del entorno activo y agregar o quitar entornos.

Cómo abrir la vista Gestionar entornos

Para mostrar la vista Administrar entornos, selecciona Administrar entornos del menú del panel Adobe Asset Link. La vista enumera los entornos agregados a Adobe Asset Link y si tienes autorización para acceder a cada uno. Aparece una marca de verificación junto al entorno al que accedes actualmente.

Cambiar de entorno

Para cambiar a un entorno diferente, abre el menú contextual del entorno de destino, selecciona Cambiar entorno, luego selecciona Cambiar para confirmar. Aparece una marca de verificación junto al nuevo entorno principal.

Modificar un entorno

Puedes modificar el nombre y la URL de cualquier entorno añadido a Adobe Asset Link. Abre el menú contextual del entorno de destino, selecciona Modificar, edita el nombre y la URL y, a continuación, selecciona Guardar.El cambio aparece en la vista Administrar entornos.

Añadir un entorno

Puedes añadir un entorno que tu administrador haya configurado para ti en el archivo de configuración de Adobe Asset Link.Selecciona + en la vista Administrar entornos. En el diálogo Añadir entorno, especifica un nombre y la URL del entorno de Experience Manager y, a continuación, selecciona Guardar.El nuevo entorno aparece en la vista.

Eliminar un entorno

Puedes eliminar un entorno que ya no necesites. Abre su menú contextual, selecciona Eliminar y, a continuación, selecciona Eliminar para confirmar. El entorno se elimina de la vista.

Buscar y examinar activos

Una vez abierto el panel, muestra todos los archivos y carpetas para los que tienes permiso de lectura. Puede buscar y examinar activos digitales almacenados en Experience Manager Assets.

• Para buscar activos, carpetas o colecciones, escriba una palabra clave en el campo de búsqueda y pulse Intro. De forma predeterminada, el ámbito de búsqueda es Todo, una búsqueda global que devuelve todos los activos, carpetas y colecciones relevantes de Experience Manager Assets, no solo los de tu ubicación actual.
• Para obtener resultados más rápidos y específicos, navega hasta la carpeta o colección de nivel más bajo que contenga lo que buscas y, a continuación, cambia la opción de la lista desplegable situada a la izquierda del campo de búsqueda a En carpeta o En colección. Las opciones cambian dinámicamente en función de tu ubicación.
• Para cerrar los resultados de búsqueda, selecciona el icono Cerrar en el campo de búsqueda para volver a tu ubicación anterior o elimina el texto manualmente y pulsa Intro.
• Para volver a subir en la jerarquía de contenido, usa la ruta situada junto a Dentro de.En el panel, coloca el enfoque en la lista desplegable con el método abreviado de teclado Mayús + B, navega con las teclas de dirección y pulsa Intro para seleccionar una ubicación.
• La opción de búsqueda seleccionada se restablece a Todo después de cerrar los resultados de búsqueda o de navegar a una nueva carpeta o colección.
• Cuando realizas una búsqueda dentro de una carpeta, se devuelven todos los activos coincidentes y las carpetas secundarias de la carpeta actual. Cuando realizas una búsqueda dentro de una colección, solo se devuelven los activos, carpetas y colecciones coincidentes que son miembros directos de la colección.
• Si buscas colecciones desde el nivel superior, solo se devuelven las colecciones individuales; se excluyen los activos y las carpetas dentro de las colecciones. En todos los demás casos, se devuelven todos los activos, carpetas y colecciones relevantes.

La búsqueda de Experience Manager analiza los metadatos de activos, el nombre del activo y la ruta de activos, carpetas y colecciones. Para obtener mejores resultados, sigue estas pautas:

• Los caracteres especiales (puntos, guiones bajos y guiones) dividen la búsqueda en términos individuales, cada uno indexado por separado. Por ejemplo, un activo llamado blue-running-shoe-12.jpg se indexa como blue, running, shoe, 12 y jpg. Las frases introducidas con caracteres especiales se dividen en elementos separados, cada uno utilizado en la búsqueda.
• Usa comillas dobles para buscar una frase específica en lugar de elementos individuales. Por ejemplo, "blue running shoe" requiere la frase completa, y "shoe 12" devuelve resultados con shoe seguido de 12, separados por un espacio o un carácter especial. Dado que la búsqueda analiza campos de metadatos, una búsqueda numérica genérica como 12 puede devolver muchos resultados, por lo que se debe encerrar la frase entre comillas o mantener el número contiguo con una palabra, por ejemplo shoe12.
• Utiliza un asterisco antes o después de una palabra como comodín.Las palabras individuales devuelven solo coincidencias exactas. Por ejemplo, run* devuelve running, *run devuelve outrun y *run* devuelve todas las combinaciones.
• Usa un guion antes de una palabra para excluirla. Por ejemplo, running -shoe devuelve resultados que contienen running pero no shoe.
• Utiliza un signo más para quitar etiquetas de activos de la búsqueda y limitar las coincidencias a nombres de archivo, títulos y metadatos.Por ejemplo, +shoe devuelve solo activos con shoe en sus metadatos y excluye activos simplemente etiquetados con shoe.

Recursos de Adobe Stock

Las imágenes de Adobe Stock que residen en Experience Manager Assets, con licencia o sin ella, aparecen mientras buscas y navegas, en la misma ubicación de carpeta que tus activos propios. Las imágenes de Adobe Stock sin licencia conservan la marca de agua oficial de Adobe Stock; las imágenes con licencia no.Todas las imágenes de Adobe Stock incluyen una referencia a Adobe Stock en el nombre del archivo y un icono de Adobe Stock marcado como "St."

Buscar similares

Puedes usar un activo para buscar resultados visualmente similares en Experience Manager Assets. Con tecnología de aprendizaje automático de Adobe Sensei, la búsqueda visual devuelve resultados con características estéticas relacionadas con tu imagen de referencia.Abre el menú contextual del activo y selecciona Buscar similares. El campo de búsqueda se convierte en un campo Similar que muestra la miniatura y el nombre del recurso, y los recursos similares aparecen en los resultados.Para cerrar los resultados, selecciona el icono Cerrar en el campo Similar.

Cuando encuentres activos similares, los resultados ya están ordenados por relevancia y no hay otra opción de ordenación disponible.

Acceder a colecciones y colecciones inteligentes

Puedes acceder a las colecciones de Experience Manager Assets desde el panel Asset Link.El panel muestra Colecciones estáticas y Colecciones inteligentes según tus permisos. En el panel Asset Link, ve a Experience Manager Assets > Colecciones. A continuación, seleccione una colección para ver sus carpetas y archivos.

Estas colecciones no se aplican a Experience Manager Assets Essentials.

Cargar activos

Puedes añadir nuevos activos a Experience Manager Assets desde tu aplicación creativa. Crea activos en Photoshop, Illustrator o InDesign y cárgalos en Experience Manager Assets. Con el activo abierto en tu aplicación creativa, en el panel Asset Link, ve a Experience Manager Assets > Archivos y selecciona una carpeta donde cargar el activo. A continuación, selecciona Cargar activo > Cargar.

Si existe un activo con el mismo nombre en la carpeta, aparece el cuadro de diálogo Conflicto de nombres. Selecciona Crear versión para guardar el activo como una nueva versión del activo existente, o selecciona Mantener ambos para conservar el activo existente y cargar el nuevo con 1 añadido al nombre. Por ejemplo, si el activo existente es summer_brochure.jpeg, el nuevo activo se llama summer_brochure1.jpeg. Para ver el nuevo activo, selecciona Actualizar, o sal de la carpeta y regresa.

Ordenar y filtrar activos

Para ordenar activos, selecciona la lista desplegable Ordenar y elige relevancia, alfabético, tamaño o última modificación. De forma predeterminada, Adobe Asset Link ordena alfabéticamente y ordena los resultados de búsqueda por relevancia.

Para filtrar activos, selecciona el icono de filtros, elige una opción (tipo de archivo o última modificación) y selecciona Aplicar. También puedes filtrar los resultados de una búsqueda. Cuando se aplican filtros, aparece un punto azul junto al icono Filtros y permanecen activos mientras examinas hasta que los elimines.Para borrar filtros, selecciona el icono de Filtros, selecciona Borrar todo y, a continuación, selecciona Aplicar.

Usar un activo

Adobe Asset Link proporciona varias formas de usar un activo en tu trabajo:

• Para añadir un activo al documento en el que estás trabajando, arrástralo a la mesa de trabajo.Esto incrusta el activo en el documento.
• Abre el menú contextual del activo y selecciona Colocar.
• Selecciona un marco de InDesign y, a continuación, arrastra el activo o colócalo desde el menú contextual. Esto incrusta el activo en el documento.
• Para descargar una copia, abre el menú contextual del activo y selecciona Descargar. El archivo se descarga en tu carpeta de descargas predeterminada.

Colocar vinculado

Cuando trabajas en InDesign, puedes vincular directamente a activos en Experience Manager Assets con la opción Colocar vinculado del menú contextual. Si el activo original se modifica en Experience Manager Assets, actualiza el vínculo para que tu documento de InDesign incluya la versión más reciente. Para incrustar activos directamente en su lugar, usa la opción Colocar copia.

Colocar vinculado (con opciones)

En InDesign versión 18.4 y posteriores, puedes vincular a activos con el menú Colocar vinculado con opciones, que admite formatos de archivo como PDF, AI, PSD y PNG. Según el formato importado, aparece el panel Opciones de importación correspondiente. Aprende cómo copiar e insertar diferentes formatos de archivo. Si el activo original se modifica en Experience Manager Assets, actualiza el vínculo. Para incorporar activos directamente, usa Copiar al colocar.

Colocar copia

Copiar al colocar incorpora una copia del activo en tu maquetación de InDesign después de descargar los binarios en tu sistema local. Adobe Asset Link no mantiene un vínculo entre la copia incorporada y el original. Si el original se modifica en Experience Manager Assets, elimina el activo incorporado del archivo de InDesign y vuelve a incorporarlo desde Experience Manager Assets.

Estado del activo referenciado en el panel Vínculos

Cuando referencias un activo, Adobe Asset Link mantiene un vínculo al original en Experience Manager Assets. Comprueba si el original ha cambiado revisando la columna Estado en el panel Vínculos de InDesign (Ventana > Vínculos). Se aplican los siguientes estados:

Actualizar vínculos

Puedes actualizar manualmente los vínculos en un documento de InDesign extraído mediante el panel Adobe Asset Link. InDesign actualiza los vínculos automáticamente a intervalos regulares, y el menú Actualizar vínculos te permite actualizar en cualquier momento. Para actualizar, selecciona Actualizar vínculos en el menú contextual del panel Asset Link. Una vez completado, el estado actualizado del vínculo aparece en el panel Vínculos.

Volver a vincular desde Adobe Asset Link

Puedes volver a vincular cualquier archivo extraído desde el panel Asset Link. Cuando abres un documento de InDesign desde el panel, es posible que se te soliciten los vínculos que faltan. Selecciona Volver a vincular desde Adobe Asset Link usando uno de estos métodos:

• Selecciona el icono Volver a vincular desde Adobe Asset Link en la barra de herramientas del panel.
• Haz clic con el botón derecho en el activo que falta y selecciona Volver a vincular desde Adobe Asset Link.

En el cuadro de diálogo Volver a vincular, selecciona el activo requerido y elige las opciones: Con opciones, aplica la configuración de revinculación basada en tu selección, y Volver a vincular otros vínculos que faltan vuelve a vincular automáticamente otros activos que faltan de la misma carpeta de Experience Manager que coincidan por nombre de archivo. Selecciona Volver a vincular para completar. Después de volver a vincular, las entradas de recursos que faltan en el panel Vínculos se actualizan para reflejar los vínculos resueltos.

Versiones solo para ubicación (FPO) en InDesign

Si el servidor de Experience Manager está configurado para generar FPO, se colocan versiones de baja resolución en tu documento de InDesign cuando usas la opción Colocar vinculado. Las versiones FPO son sustitutos ligeros con la misma relación de aspecto pero un tamaño menor. InDesign admite la importación de versiones FPO solo para estos tipos de imagen: JPEG, GIF, PNG, TIFF, PSD y BMP. Si una representación FPO no está disponible para un recurso, se hace referencia al recurso original de alta resolución en su lugar.Para imágenes FPO, el estado FPO aparece en el panel Vínculos de InDesign.

Para reemplazar una imagen FPO por la original, elija Descargar original del menú emergente.Después de que se descargue el original, elige Reemplazar FPO con original, o haz doble clic en el icono FPO. Para reemplazar múltiples imágenes FPO con sus originales, elige Descargar todos los originales, luego elige Reemplazar todos los FPO con originales.

Importar imágenes de alta resolución (300 ppp) con Colocar copia o Colocar vinculado puede hacer que la aplicación parezca bloquearse, porque cada archivo se descarga localmente, y una red lenta hacia el servidor de Experience Manager puede causar largas esperas.Si los FPO están disponibles, puedes hacer referencia a múltiples imágenes FPO de una vez y trabajar por fases, luego descargar los activos originales de alta resolución una vez que el diseño esté finalizado. Puedes soltar FPO en cualquier lugar de la página de InDesign, o hacer referencia a ellos dentro de un marco para colocar el FPO dentro del marco.

Si creas un paquete para un documento de InDesign 2020 que tiene vínculos rotos, el panel Vínculos e imágenes aparece en lugar del panel Adobe Asset Link (en modo Volver a vincular). Cuando intentas volver a vincular desde el cuadro de diálogo, se abre el directorio local.

Retirar un activo

Para modificar un activo, desprotégelo de Experience Manager Assets y comienza a editarlo. Selecciona Más opciones > Desproteger. El activo se desprotege de Experience Manager Assets, su miniatura muestra un icono de estado desprotegido, y se guarda en una carpeta local de tu dispositivo.

Devolver un activo

Después de editar un activo en tu aplicación de Creative Cloud, vuelve a registrarlo con versiones y comentarios. Selecciona Más opciones > Proteger. Añade tus comentarios y selecciona Check In. Los comentarios aparecen en Experience Manager Assets junto con la versión del activo.

Anclar y desanclar carpetas

Puedes anclar carpetas visitadas frecuentemente y acceder a ellas desde la pantalla de inicio de Adobe Asset Link. Navega a la carpeta que quieres anclar. A continuación, selecciona el icono junto a la carpeta y, después, selecciona Anclar al acceso rápido.La carpeta se añade a los elementos anclados.

Para desanclar una carpeta, ve a la pestaña Mis elementos anclados, selecciona el icono junto a la carpeta y selecciona Desanclar del acceso rápido.

Cancelar un check-out

Para descartar los cambios realizados a un activo registrado, cancela el check-out. Esto libera y desbloquea el activo para otros usuarios, y los cambios se pierden. Selecciona Más opciones> Cancelar Check Out. Después selecciona Continuar.El activo se libera y se elimina de la ubicación de registro de salida, y la miniatura ya no muestra un icono de estado de registro de salida.

Ver detalles del archivo

Puedes acceder a los detalles del archivo para activos en Experience Manager Assets, como la miniatura, metadatos básicos y versiones, desde el panel. Abre el menú contextual y selecciona Detalles del archivo, o selecciona la miniatura o nombre del activo en el panel. Para ver todas las versiones de un activo, selecciona la lista Versiones.

Habilitar acceso de agencia

Con Adobe Asset Link, las marcas pueden otorgar a sus agencias acceso a los activos de proyectos agregando las agencias como dominio de confianza en su entorno. Para ver las instrucciones paso a paso, consulte Dominios autorizados. Si la confianza del dominio no cumple con la directiva de la compañía, esta debe proporcionar una licencia de Creative Cloud para empresas a la agencia para que sus activos le pertenezcan.