Creación y administración de seminarios

Utilice Adobe Connect Seminars para crear un tipo especial de reunión. Los seminarios hacen que los asistentes entren en la sala de reunión en un día concreto entre las horas de inicio y finalización definidas. El seminario se prolonga únicamente en ese espacio de tiempo. (Por el contrario, la sala de reuniones donde tiene lugar el seminario existe antes, durante y después del seminario).

Al contrario de lo que sucede en una reunión, a la cual asisten pocas personas y puede repetirse, un seminario tiene hasta 1500 participantes y, por lo general, se trata de un evento único o poco frecuente, y que conlleva poca participación por parte de la audiencia. En la sala debe haber un presentador o anfitrión del seminario para que otros usuarios puedan entrar, incluso si el seminario es público. La sala predeterminada para seminarios tiene un aspecto diferente de la sala predeterminada para reuniones. Asimismo los seminarios se pueden crear únicamente en una sala de seminarios, mientras que las reuniones se pueden crear en una carpeta compartida o en la carpeta de un usuario.

Adobe recomienda

Seminarios grandes y pequeños

Un seminario que admite más de 600 participantes se considera un seminario grande. Un seminario que admite menos de 600 participantes se considera un seminario pequeño. solo es posible programar un seminario grande para un período de tiempo determinado, pero se pueden programar varios eventos utilizando un solo seminario ordinario.

Puede comprar una licencia para seminarios pequeños, que funcionan como reuniones ordinarias, o para seminarios grandes, que funcionan como reuniones grandes. Se crea una sesión de seminario que será grande o pequeña en función de su licencia y sin tener en cuenta la cantidad de asistentes. 

Sala de seminarios y sesión de seminario

En Adobe Connect, hay una licencia de seminario disponible en la ficha Seminarios > Seminarios compartidos. Todas las licencias que compre se muestran como una carpeta en la ficha Seminarios compartidos. Para programar un seminario, cree una instancia de un seminario compartido a partir de una sala de seminarios. Estas diferentes instancias de seminarios compartidos se denominan Sesiones de seminario. Cada sesión es un seminario Web independiente al que los participantes asisten.

Si usa la licencia de seminario web designado, tendrá disponibles las fichas Seminarios de usuarios y Mis seminarios, que le permitirán administrar sus seminarios web. 

Los diferentes seminarios web que dirija son instancias individuales de los seminarios compartidos disponibles. Estas instancias se denominan Sesiones de seminario y están disponibles en la ficha Seminarios > Sesiones de seminario.

Tareas previas al seminario

Una planificación meticulosa previa al seminario ayuda a que este se desarrolle sin problemas y hace más eficientes las actividades de seguimiento.

Determine el número de participantes esperado para sus seminarios

Si su empresa adquirió Seminars, obtuvo una cantidad específica de licencias para seminario. El número de asistentes al seminario no puede exceder la cantidad de usuarios simultáneos que permita la licencia. El administrador de seminarios tiene información sobre cuántas licencias adquirió su organización y cuántos seminarios simultáneos puede tener a la vez. Si cree que necesita más licencias, comuníqueselo al administrador con antelación. En Calendario del seminario se muestra la programación de todas las licencias de seminarios que posea. Puede ver el espacio de tiempo para determinar si una licencia de seminario está disponible para dicho espacio.

En el caso de las cuentas con licencia de seminario para reuniones grandes, realice una de las selecciones siguientes en Número previsto de participantes:

• Ordinaria si se esperan 600 asistentes o menos

• Grande si se esperan más de 600 asistentes

Acceso a la biblioteca de seminarios

Los archivos y carpetas de seminarios se guardan en la biblioteca de seminarios. Los usuarios que cuenten con los permisos adecuados podrán administrar y organizar estos archivos y carpetas. Puede acceder a la biblioteca de seminarios a través de la ficha Seminarios.

Establecimiento de permisos

Los permisos de asistencia definen las funciones de los asistentes a un seminario, como, por ejemplo, participante, presentador y anfitrión. Estos permisos se asignan cuando se crea un seminario. Los administradores de seminarios también pueden modificarlos durante el seminario y tras su finalización editando la lista de participantes.

Los permisos de biblioteca de seminarios determinan quién puede administrar las carpetas de la biblioteca. De los seis grupos incorporados, solamente los administradores poseen permisos de gestión para la carpeta Seminario compartido. Los autores, responsables de formación, anfitriones de reuniones, administradores de seminarios, responsables de seminarios web y responsables de eventos tienen asignado el permiso Denegado de forma predeterminada. El administrador puede anular esos permisos predeterminados y permitir que otras personas accedan a la carpeta Seminario compartido. (No existen los tipos de permisos de Publicación o de Vista como ocurre en la biblioteca de contenido). Para administrar carpetas que no sean la carpeta Seminario compartido, debe tener permisos de Gestión para esas carpetas en la biblioteca de seminarios.

Registro y aprobación de los asistentes

Es posible que, según el tipo y objetivo de un seminario en concreto, el administrador de seminarios considere relevante que los invitados se registren. De ser así, la aplicación Adobe Connect Events del anfitrión debe formar parte de la aplicación Adobe Connect Central, porque el registro para cualquier reunión, formación, presentación o seminario solo se puede realizar a través de la ficha Administración de eventos. Si el anfitrión tiene esta ficha, debe crear, en primer lugar, el seminario en la ficha Seminarios con el Asistente para seminarios. Posteriormente, se puede crear un evento y seleccionar el seminario que se ha creado como evento.

Creación de un seminario

Tras obtener los permisos correctos, cree seminarios con el Asistente para seminarios.

Inicio del Asistente para seminarios

Cree o busque un seminario compartido en la biblioteca de seminarios para alojar su seminario (debe contar con permiso de acceso a la carpeta). Cuando determine una ubicación, haga clic en el botón Nueva sesión de seminario para abrir el asistente.

Introducción de información acerca del seminario

En la primera página del Asistente para seminarios, escriba los datos contextuales del seminario, como el nombre y el resumen y seleccione una plantilla. (Sólo se requieren el nombre y el idioma del seminario; el resto de campos son opcionales.) Puede modificar esta información una vez se haya creado el seminario. Puede programar distintas sesiones mediante una sola sala de seminario y reutilizar la URL del seminario.

Programe sesiones de seminario

Un seminario compartido es un marcador de posición para todas las sesiones futuras. Después de crear una nueva sala de seminarios, programe las distintas instancias del seminario como sesiones de seminario. La URL del seminario seguirá siendo la misma, ya que la sala de seminarios base no cambia. Sin embargo, la programación y la duración de un seminario pueden ser diferentes en cada sesión. Su licencia de seminario determina el número máximo de participantes.

Selección de los participantes en el seminario

Si el seminario se ha restringido solamente a los asistentes invitados, el siguiente paso es seleccionar a los participantes en el seminario. En los seminarios que se limitan a invitados registrados y usuarios admitidos, puede seleccionar usuarios y grupos para que sean participantes o presentadores en el seminario. Estos usuarios pueden iniciar sesión en el seminario directamente. Los usuarios que no hayan sido invitados y que tengan la URL que les dirige a la sala de reuniones pueden intentar iniciar sesión como invitados. En este caso, como anfitrión, puede admitir a los invitados a título individual.

Envío de invitaciones

El paso final es enviar invitaciones a los participantes por correo electrónico donde se indiquen la fecha, hora, duración y ubicación del seminario. Envíe invitaciones a medida que crea el seminario, o bien cree las invitaciones y envíelas más tarde.

Programar un seminario

Puede programar una sesión de seminario utilizando una sala de seminario como base. La URL del seminario, que procede de la sala de seminario, sigue siendo la misma, mientras la programación y la duración cambian en función de cada sesión de seminario.

Las sesiones de seminario específicas se crean por adelantado antes del inicio de cada sesión. Las URL base de las respectivas salas de seminarios se utilizan como las direcciones URL de las sesiones. La grabación y los informes de cada sesión están disponibles al abrir una sesión finalizada en la ficha Sesiones de seminario.

Si desea crear una sesión de seminario instantánea desde una sala de seminarios, haga clic en Nueva sesión instantánea en la ventana emergente de notificación disponible en la esquina superior derecha.

Resolución de conflictos en la programación de seminarios

Adobe Connect no permite crear seminarios nuevos con el mismo horario que un seminario ya existente. Para evitar el conflicto y solucionarlo, sugiere que se consulte el calendario de seminarios. Para consultar el calendario de seminarios:

1. Vaya a Seminarios > Calendario del seminario. Todas las licencias de seminario tienen una entrada exclusiva en la barra lateral izquierda.

2. Seleccione una fecha concreta. La vista se actualiza para mostrar las instancias de seminarios programadas para la fecha seleccionada en la vista de calendario.

3. Haga clic en una sesión específica. Se mostrará un cuadro de diálogo emergente Detalles del evento con la información de la sesión.

Si lo desea, también puede ver la lista de todas las sesiones de seminario programadas para un período de tiempo más largo. Siga estos pasos para verla:

1. Vaya a Seminarios > Sesiones de seminario.

2. Ajuste las fechas de los campos Desde y Hasta. Se mostrará una lista con todas las sesiones de seminario programadas en todos los seminarios compartidos donde se utilicen sus licencias.

3. Compruebe la hora de inicio y la duración de todas las instancias para localizar el conflicto.

Prolongar la duración de seminarios más allá del horario programado

Una sesión de seminario que continúa más allá del horario programado se extiende automáticamente dos veces, durante 30 minutos cada vez. Una sesión de seminario se extiende únicamente si al hacerlo no se solapa con otra sesión programada. Si una sesión programada previamente está en conflicto con la prolongación del seminario en curso, el seminario actual finaliza al cabo de 10 minutos. Los anfitriones recibirán una notificación durante la reunión indicando que la sesión actual no puede prolongarse y terminará al cabo de 10 minutos.

Si la duración de un seminario se alarga más de lo previsto, este se prolongará automáticamente dos veces, durante 30 minutos cada una de ellas. A continuación, el anfitrión recibe una notificación durante la reunión para que prolongue manualmente el seminario durante 30 minutos cada vez. La sesión de seminario en curso se prolonga si no hay conflictos con una sesión de seminario programada previamente. El administrador del seminario recibe una notificación con cada prolongación.

Modo en espera y programación de una sesión de seminario ad-hoc

Al abrir una sala de seminarios fuera de una sesión de seminario programada, la sala se abre en un modo de espera. El modo de espera permite a los anfitriones preparar la sala para los seminarios, realizar pruebas de la sala, y familiarizarse con entorno de seminario de Adobe Connect. En una sala de seminarios solo se admiten diez participantes, en este orden: creador de la sesión, anfitriones en orden alfabético y presentadores en orden alfabético.

El administrador de seminarios recibe una notificación emergente con el número de usuarios cuya participación en el seminario activo se ha rechazado por limitaciones de cuotas. Una vez que el propietario de la sala de seminarios crea una sesión instantánea, los participantes pueden incorporarse volviendo a abrir la sesión del seminario.

Siga estos pasos para crear una sesión seminario ad-hoc.

Envío de invitaciones a un seminario

Cuando cree una sesión de seminario, puede enviar invitaciones por correo electrónico. Tras iniciar un seminario, puede ponerse en contacto con los invitados enviándoles un correo electrónico desde la ficha Información de sesión de seminarios o desde la sala de reuniones. Para obtener más información sobre la última opción, consulte “Contacto con los invitados de una reunión” en Invitar a los asistentes y permitir o denegar el acceso. Para más información sobre la primera opción, realice estos pasos:

Visualización de información acerca del seminario

Para ver o modificar un seminario existente, debe contar con los dos tipos de permiso siguientes:

Debe contar con permisos de gestión para la carpeta o el archivo del seminario, ya que cuando realiza modificaciones en un seminario que ha creado, modifica, de hecho, el archivo o la carpeta en la biblioteca de seminarios.

Debe ser el anfitrión del seminario, ya que también está cambiando los parámetros del propio seminario.

Visualización del perfil de un seminario

Visualizar la lista de participantes en un seminario

Si tiene permisos de Gestión para un seminario, puede ver una lista de los participantes invitados de cada sala de seminario.

Visualización de una lista de contenido cargado desde un seminario

Si tiene permisos de Gestión para una carpeta de un seminario, puede ver una lista de todo el contenido que se ha cargado en el servidor desde una sala de seminario en esa carpeta.

Visualizar la lista de grabaciones del seminario

Puede ver una lista de seminarios grabados.

Visualización de grabaciones de sesiones de seminario específicas

Las sesiones de seminario específicas se crean con una sala de seminarios como base. Las grabaciones de todas las salas de seminarios están disponibles tal como se describe más arriba. También es posible acceder a las grabaciones de sesiones de seminario específicas por separado.

Visualización de la información sobre licencias de una carpeta de seminario

Puede ver información sobre la cantidad de licencias que ha adquirido su empresa. Esto puede servir de ayuda al programar el número de personas que se van a invitar a un seminario.

Edición de seminarios

Si es administrador o tiene permisos de Gestión para una carpeta de seminario, puede agregar participantes, quitarlos y cambiar las tareas de los permisos de los participantes (anfitrión, presentador o participante). Los administradores pueden acceder a las salas de seminarios y el contenido, las grabaciones y los informes relacionados, así como mover cualquier contenido o una sala de seminarios en sí. 

Sin embargo, los administradores no pueden programar sesiones ni crear salas de seminarios en carpetas de usuario. Este comportamiento es similar al de los administradores de cuentas con las reuniones: pueden acceder a carpetas de reuniones de usuario, reuniones y su contenido, pero no pueden crear reuniones.

Mover seminarios

Puede mover seminarios entre las licencias del seminario. Si bien puede mover varias salas de seminarios de una sola vez, no puede mover:

• Carpetas
• Una sala de seminario que tenga una sesión de seminario en curso
• Una sala de seminario que tenga programada una sesión de seminario grande que empieza en menos de 45 minutos (búfer de sesión de seminario grande).
• Una sala de seminario que tenga programada una sesión de seminario que empieza en menos de 45 minutos (búfer de sesión de seminario grande) en una licencia de seminario pequeño.

Si hay un conflicto en la sesión existente de la sala y la licencia que se mueve, Adobe Connect emite una advertencia con una lista de las sesiones conflictivas. Mover un seminario en esta situación elimina las sesiones conflictivas de la licencia del seminario de origen.  

Editar la información del seminario

Agregar o retirar participantes en un seminario

Puede agregar participantes a un seminario o quitarlos en cualquier momento.

Cambio de la función de un participante en un seminario

Se pueden asignar las siguientes funciones a los participantes en un seminario: presentador, participante o anfitrión.

Visualización de información acerca de los seminarios

El panel Seminario proporciona una representación gráfica de los datos estadísticos sobre los eventos. Haga clic en el vínculo Panel del seminario debajo de la barra de la ficha, en la parte superior de la ventana del seminario.

Los datos, que reflejan todos los seminarios que ha creado, aparecen en tres gráficos de barras; haga clic en cualquiera de ellos para ver el informe de resumen correspondiente a este seminario.

Se determina por el número de sesiones.

Se determina por el número de participantes.

Se determina por el número de visualizaciones (la cantidad de veces que se ha visto cada seminario archivado).

Puede hacer clic en un seminario específico en cualquier de los tres gráficos de barras para ver información más detallada sobre el seminario.

Informes sobre seminarios

Utilice la función Informes de Adobe Connect Central para crear informes que resuman la información del seminario desde perspectivas diferentes. Los informes se crean desde el vínculo Informes de la página Información del seminario.

Los informes de las salas de seminarios están accesibles desde las salas, a través del botón Informes. Los informes de las salas contienen datos de usuario agregados sobre las sesiones y los invitados. Los informes de las salas de seminarios están disponibles en forma de resumen general y de informes por asistentes, sesiones y preguntas.

Las sesiones de seminario específicas se crean con salas de seminarios como base. Los informes de las sesiones específicas también están disponibles por separado. Acceda a una sesión de la ficha Sesiones de seminario de Seminarios y haga clic en Informes. Se mostrarán informes sobre los asistentes y preguntas relacionadas con encuestas.

Participación en un seminario desde Adobe Connect Central

Si tiene previsto asistir a un seminario, el nombre de este aparecerá en la lista Mis reuniones en la ficha Inicio de la ventana de Adobe Connect Central. Además, si tiene Outlook y ha aceptado la invitación al seminario, éste aparecerá en su calendario de Outlook. (Los seminarios que cree se enumeran en la ficha Seminarios).

Para determinar si el seminario en el que va a participar ya está en curso, compruebe su fecha y hora. Si la fecha ya ha pasado, el seminario aparecerá en la lista de reuniones como una reunión vencida, pero aun así, podrá entrar en la sala para ver el contenido.