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Información general y configuración de flujos de trabajo de envío personalizados

 

Guía de Adobe Acrobat Sign

Novedades

  1. Notas previas a la versión
  2. Notas de la versión
  3. Notificaciones importantes

Introducción

  1. Guía de inicio rápido para administradores
  2. Guía de inicio rápido para usuarios
  3. Para desarrolladores
  4. Biblioteca de tutoriales de vídeo
  5. Preguntas frecuentes

Administrar

  1. Información general sobre Admin Console
  2. Administración de usuarios
    1. Agregar un usuario
    2. Añadir usuarios en bloque
    3. Añadir usuarios desde el directorio
    4. Añadir usuarios desde MS Azure Active Directory
    5. Crear usuarios centrados en funciones
      1. Cuentas técnicas - basadas en API
      2. Cuentas de servicio - Manejadas manualmente
    6. Buscar usuarios con errores de aprovisionamiento
    7. Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
    8. Editar los miembros del grupo de un usuario
    9. Editar los miembros del grupo de un usuario a través de la interfaz de grupo
    10. Promover un usuario a una función de administrador
    11. Tipos de identidad de usuario y SSO
    12. Cambiar identidad de usuario
    13. Autenticar usuarios con MS Azure
    14. Autenticar usuarios con la federación de Google
    15. Perfiles de productos
    16. Experiencia de inicio de sesión 
  3. Configuración de cuenta/grupo
    1. Descripción general de configuración
    2. Configuración global
      1. Nivel de cuenta e ID
      2. Flujos de trabajo de firma automática
      3. Enviar en bloque
      4. Formularios web
      5. Flujos de trabajo de envío personalizado
      6. Flujos de trabajo de Power Automate
      7. Documentos de la biblioteca
      8. Recopilar los datos de formularios con acuerdos
      9. Visibilidad limitada de los documentos
      10. Adjuntar una copia de PDF del acuerdo firmado
      11. Incluir un vínculo en el correo electrónico
      12. Incluir una imagen en el correo electrónico
      13. Los archivos adjuntos a correos electrónicos recibirán el nombre
      14. Adjuntar informe de auditoría a documentos
      15. Combinar varios documentos en uno solo
      16. Carga de un documento firmado
      17. Delegación para usuarios de mi cuenta
      18. Permitir delegar a destinatarios externos
      19. Autoridad para firmar
      20. Autoridad para enviar
      21. Potestad para añadir sellos electrónicos
      22. Establecer la zona horaria predeterminada
      23. Establecer un formato de fecha predeterminado
      24. Usuarios en varios grupos (UMG)
        1. Actualizar para usar UMG
      25. Permisos de administrador de grupos
      26. Reemplazar destinatario
      27. Informe de auditoría
        1. Información general
        2. Permitir acceso no autenticado en la página de verificación de la transacción
        3. Incluir recordatorios
        4. Incluir eventos de vista
        5. Incluir recuento de páginas del acuerdo/archivos adjuntos
      28. Mensajería en el producto y guías
      29. PDF accesibles
      30. Nueva experiencia de creación
      31. Cliente sanitario
    3. Configuración de cuenta
      1. Añadir logotipo
      2. Personalizar el nombre de host/URL de la empresa   
      3. Agregar el nombre de empresa
    4. Preferencias de firma
      1. Firmas con el formato correcto
      2. Permitir a los destinatarios firmar mediante
      3. Los firmantes pueden cambiar su nombre
      4. Permitir que los destinatarios utilicen su firma guardada
      5. Condiciones de uso personalizadas y divulgación del cliente
      6. Desplazarse por los destinatarios en los campos del formulario
      7. Rechazo de la firma
      8. Permitir flujos de trabajo de Stamps
      9. Solicitar a los firmantes que proporcionen su Título o Empresa
      10. Permitir a los firmantes imprimir y colocar una firma escrita
      11. Mostrar mensajes al firmar electrónicamente
      12. Requerir a los firmantes usar un dispositivo móvil para crear su firma
      13. Solicitar la dirección IP de los firmantes
      14. Excluir el nombre y cargo de la empresa de los sellos de participación
    5. Firmas digitales
      1. Información general
      2. Descargar y firmar con Acrobat
      3. Firmar con firmas en la nube
      4. Incluir metadatos para proveedores de identidad
      5. Proveedores de firma en la nube restringidos
    6. Sellos electrónicos
    7. Identidad digital
      1. Puerta de enlace de identidad digital
      2. Política de comprobación de identidad
    8. Configuración de informes
      1. Nueva experiencia de informes
      2. Configuración de informes clásica
    9. Configuración de seguridad
      1. Configuración de inicio de sesión único
      2. Configuración de recordar usuario
      3. Política de contraseña para inicio de sesión
      4. Seguridad de la contraseña del inicio de sesión
      5. Duración de la sesión web
      6. Tipo de encriptación del PDF
      7. API
      8. Acceso a la información de usuarios y grupos
      9. Rangos de IP permitidos
      10. Uso compartido de cuenta
      11. Permisos de cuenta compartida
      12. Controles de uso compartido de acuerdos
      13. Verificación de la identidad del firmante
      14. Contraseña de firma de acuerdo
      15. Seguridad de la contraseña del documento
      16. Bloqueo de firmantes por geolocalización
      17. Autenticación telefónica
      18. Autenticación basada en conocimientos (KBA)
      19. Permitir la extracción de página
      20. Expiración del vínculo a documentos
      21. Cargar un certificado de cliente para webhooks/devoluciones de llamada
      22. Marca de hora
    10. Configuración de envío
      1. Mostrar página Enviar después de iniciar sesión
      2. Requerir el nombre del destinatario al enviar
      3. Bloquear valores de nombre para usuarios conocidos
      4. Funciones de destinatarios permitidos
      5. Grupos de destinatarios
      6. Campos obligatorios
      7. Adjuntar documentos
      8. Integración de campos
      9. Modificar acuerdos
      10. Nombre del acuerdo
      11. Idiomas
      12. Mensajes privados
      13. Tipos de firma permitidos
      14. Recordatorios
      15. Protección con contraseña de documentos firmados
      16. Opciones de identificación del firmante
        1. Información general
        2. Contraseña de firma
        3. Contraseña de un solo uso por correo electrónico
        4. Autenticación de Acrobat Sign
        5. Autenticación telefónica
        6. Firma digital basada en la nube
        7. Autenticación basada en conocimientos
        8. ID gubernamental
        9. Informes de identidad del firmante
      17. Protección de contenidos
      18. Habilitar transacciones de Notarize
      19. Caducidad del documento
      20. Vista previa, colocar firmas y añadir campos
      21. Orden de las firmas
      22. Liquid Mode
      23. Controles de flujo de trabajo personalizado
      24. Opciones de carga para la página de firma electrónica
      25. Redirección de la URL de confirmación tras la firma
    11. Plantillas de mensajes
    12. Configuración biofarmacéutica
      1. Información general
      2. Obligatoriedad de la autenticación de la identidad
      3. Motivos de firma
    13. Integración del flujo de trabajo
    14. Configuración de notarización
    15. Integración de pagos
    16. Mensajería de los firmantes
    17. Configuración de SAML
      1. Configuración de SAML
      2. Instalar el Servicio de federación de Microsoft Active Directory
      3. Instalar Okta
      4. Instalar OneLogin
      5. Instalar federación de identidades de Oracle
    18. Gobernanza de datos
    19. Configuración de marca de tiempo
    20. Archivo externo
    21. Idiomas de la cuenta
    22. Configuración de correo electrónico
      1. Imágenes de encabezado y pie de página del correo electrónico
      2. Permitir pies de página de correo electrónico de usuarios individuales
      3. Personalizar el correo electrónico de Firma solicitada
      4. Personalizar los campos “Para” y “CC”
      5. Plantillas de correo electrónico personalizadas
      6. Habilitar notificaciones sin enlaces
    23. Migración de echosign.com a adobesign.com
    24. Configuración de las opciones para los destinatarios
  4. Orientación para los requisitos reglamentarios
    1. Accesibilidad
      1. Cumplimiento de accesibilidad
      2. Crear formularios accesibles con Acrobat para escritorio
      3. Crear AcroForms accesibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Información general sobre el RGPD
      2. Redactar a un usuario
      3. Redactar los acuerdos de un usuario    
    4. Título 21 del CFR, Parte 11, y EudraLex, anexo 11
      1. Paquete de validación del Título 21 del CFR, Parte 11
      2. Manual del Título 21 del CFR y EudraLex Anexo 11
      3. Análisis de las responsabilidades compartidas
    5. Clientes del sector sanitario
    6. Compatibilidad con IVES
    7. eOriginal protección para papel mobiliario electrónico
    8. Consideraciones de la UE y el Reino Unido
      1. Transacciones transfronterizas de la UE y el Reino Unido e IDAS
      2. Requisitos de HMLR para los títulos firmados electrónicamente
      3. El impacto del Brexit en las leyes de firma electrónica en el Reino Unido
  5. Descargar acuerdos en bloque
  6. Reivindicar un dominio 

Enviar, firmar y administrar acuerdos

  1. Opciones de destinatario
    1. Cancelar un recordatorio por correo electrónico
    2. Opciones de la página de firma electrónica
      1. Información general de la página de firma electrónica
      2. Abrir para leer el acuerdo sin campos
      3. Rechazar la firma de un acuerdo
      4. Delegar autorización de firma
      5. Reiniciar el acuerdo
      6. Descargar un PDF del acuerdo
      7. Ver el historial del acuerdo
      8. Ver los mensajes del acuerdo
      9. Conversión de una firma electrónica a una escrita
      10. Conversión de una firma escrita a una electrónica 
      11. Navegar por los campos de formulario
      12. Borrar los datos de los campos de formulario
      13. Ampliación y navegación por la página de firma electrónica
      14. Cambiar el idioma utilizado en las herramientas y la información del acuerdo
      15. Revisar los avisos legales
      16. Ajuste de las preferencias de cookies de Acrobat Sign
  2. Enviar acuerdos  
    1. Información general de la página Enviar
    2. Envía un acuerdo solo a ti
    3. Enviar un acuerdo a otros usuarios
    4. Firmas escritas
    5. Orden de firma de los destinatarios
    6. Enviar en bloque
      1. Descripción general de la función Enviar en bloque
      2. Enviar en lote: destinatarios manuales
      3. Enviar en lote: carga de CSV
      4. Cancelación de una transacción Enviar en lote
      5. Añadir recordatorios a Enviar en lote
      6. Creación de informes para Enviar en lote
  3. Creación de campos en documentos
    1. Entorno de creación en la aplicación
      1. Detección automática de campos
      2. Arrastra y suelta campos con el entorno de creación
      3. Asignación de los campos de formulario a los destinatarios
      4. La función Rellenar previamente
      5. Aplicar campos con una plantilla de campos reutilizable
      6. Transferir campos a una nueva plantilla de biblioteca
      7. Entorno de creación actualizada al enviar acuerdos
    2. Creación de formularios y etiquetas de texto
    3. Creación de formularios con Acrobat (AcroForms)
      1. Creación de AcroForm
      2. Crear documentos PDF accesibles
    4. Campos
      1. Tipos de campo
        1. Tipos de campo comunes
        2. Imágenes en línea
        3. Imágenes de sello
      2. Aspecto del contenido del campo
      3. Validaciones de campo
      4. Valores de campos enmascarados
      5. Configuración de condiciones de mostrar/ocultar
      6. Campos calculados 
    5. Preguntas frecuentes sobre creación
  4. Firmar acuerdos
    1. Firmar los acuerdos que te envíen
    2. Rellenar y firmar
    3. Firma automática
  5. Gestionar acuerdos
    1. Información general de la página Administrar
    2. Acuerdos delegados
    3. Reemplazar destinatarios
    4. Limitar la visibilidad del documento 
    5. Cancelar un acuerdo 
    6. Crear nuevos recordatorios
    7. Revisar recordatorios
    8. Cancelación de un recordatorio
    9. Más acciones…
      1. Cómo funciona la búsqueda
      2. Ver un acuerdo
      3. Creación de una plantilla a partir de un acuerdo
      4. Ocultar/Mostrar acuerdos de la vista
      5. Cargar un documento firmado
      6. Modificar los archivos y campos de un acuerdo enviado
      7. Editar el método de autenticación de un destinatario
      8. Añadir o modificar una fecha de caducidad
      9. Añadir una nota al acuerdo
      10. Uso compartido de un acuerdo individual
      11. Anular uso compartido de un acuerdo
      12. Descargar un acuerdo individual
      13. Descarga de los archivos individuales de un acuerdo
      14. Descargar el informe de auditoría de un acuerdo
      15. Descargar el contenido del campo de un acuerdo
  6. Informe de auditoría
  7. Exportaciones de creación de informes y datos
    1. Información general
    2. Conceder a los usuarios acceso a la creación de informes
    3. Gráficos de informes
      1. Crear un informe nuevo
      2. Informes del acuerdo
      3. Informes de transacciones
      4. Informe de actividad de la configuración
      5. Editar un informe
    4. Exportaciones de datos 
      1. Para crear una nueva exportación de datos
      2. Edición de una exportación de datos
      3. Actualizar el contenido de exportación de datos
      4. Descargar la exportación de datos
    5. Cambio de nombre de un gráfico/exportación
    6. Duplicar un informe/exportación
    7. Programar un informe/exportación
    8. Eliminar un informe/exportación
    9. Comprobar uso de transacciones

Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados

  1. Formularios web 
    1. Crear un formulario web
    2. Editar un formulario web
    3. Deshabilitación/habilitación de un formulario web
    4. Ocultación/descubrimiento de un formulario web
    5. Buscar la dirección URL o el código de script 
    6. Rellenar previamente los campos del formulario web con parámetros de URL
    7. Guardar un formulario web para completarlo más tarde
    8. Cambiar el tamaño de un formulario web
  2. Plantillas reutilizables (plantillas de la biblioteca) 
    1. Formularios del Gobierno de los EE. UU. en la biblioteca de Acrobat Sign
    2. Crear una plantilla de biblioteca
    3. Cambiar el nombre de una plantilla de biblioteca
    4. Cambiar el tipo de una plantilla de biblioteca
    5. Cambio del nivel de permisos de una plantilla de biblioteca
    6. Copiar, editar y guardar una plantilla compartida
    7. Descargar los datos de campos agregados para una plantilla de biblioteca
  3. Transferencia de la propiedad de formularios web y plantillas de biblioteca
  4. Flujos de trabajo de Power Automate 
    1. Información general sobre la integración de Power Automate y los derechos incluidos
    2. Habilitar la integración de Power Automate
    3. Seguimiento del uso de Power Automate
    4. Crear un nuevo flujo (Ejemplos)
    5. Desencadenadores utilizados para flujos
    6. Importación de flujos desde fuera de Acrobat Sign
    7. Administrar flujos
    8. Editar flujos
    9. Compartir flujos
    10. Deshabilitar o habilitar flujos
    11. Eliminar flujos
    12. Plantillas útiles
      1. Solo administrador
        1. Guardar todos los documentos completados en SharePoint
        2. Guardar todos los documentos completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar todos los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
        5. Guardar todos los documentos completados en Box
      2. Archivo de acuerdos
        1. Guarde los documentos completados en SharePoint
        2. Guardar los documentos completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
        5. Guardar los documentos completados en Box
      3. Archivo de acuerdos del formulario web
        1. Guardar documentos de formulario web completados en la biblioteca de SharePoint
        2. Guardar documentos de formularios web completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar los documentos de formularios web completados en Box
      4. Extracción de datos del acuerdo
        1. Extraer datos de campos de formulario del documento firmado y actualizar la hoja de Excel
      5. Notificaciones del acuerdo
        1. Enviar notificaciones por correo electrónico personalizadas con el contenido del acuerdo y el acuerdo firmado
        2. Obtener notificaciones de Adobe Acrobat Sign en un canal de Teams
        3. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Slack
        4. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Webex
      6. Generación de acuerdos
        1. Generar el documento a partir del formulario de Power App y la plantilla de Word; enviar para firmar
        2. Generar un acuerdo a partir de una plantilla de Word en OneDrive y obtener la firma
        3. Generar un acuerdo para la fila de Excel seleccionada, enviar para revisión y firmar
  5. Flujos de trabajo de envío personalizado
    1. Información general del flujo de trabajo de envío personalizado
    2. Creación de un nuevo flujo de trabajo de envío
    3. Edición de un flujo de trabajo de envío
    4. Activar o desactivar un flujo de trabajo de envío
    5. Enviar un acuerdo con un flujo de trabajo de envío
  6. Compartir usuarios y acuerdos
    1. Compartir un usuario
    2. Compartir acuerdos

Integrar con otros productos

  1.  Introducción a las integraciones de Acrobat Sign 
  2. Acrobat Sign para Salesforce
  3. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
    2. Acrobat Sign para Outlook
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign para Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps y Power Automate
    6. Conector de Acrobat Sign para Microsoft Search
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
  4. Otras integraciones
    1. Acrobat Sign para ServiceNow
    2. Acrobat Sign para HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign para SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign para Workday
    5. Acrobat Sign para NetSuite
    6. Acrobat Sign para VeevaVault
    7. Acrobat Sign para Coupa BSM Suite
  5. Integraciones gestionadas por socios
  6. Cómo se crea una clave de integración

Acrobat Sign Desarrolladores

  1. API REST 
    1. Documentación de métodos
    2. Guía de desarrollo/SDK
    3. Preguntas frecuentes sobre API    
  2. Webhooks 
    1. Introducción a Webhook
    2. Configurar un webhook nuevo
    3. Ver o editar un webhook
    4. Desactivar o reactivar un webhook
    5. Eliminar un webhook
    6. Certificados SSL bidireccionales
    7. Webhooks en la API

Soporte y solución de problemas

  1. Recursos de asistencia al cliente
  2. Recursos de éxito de los clientes de empresa 

Información general de flujos de trabajo personalizados

El diseñador de flujos de trabajo personalizados se utiliza para crear plantillas de flujo de trabajo que predefinen la composición del acuerdo y los procesos de firma para que se ajusten a requisitos empresariales específicos. Los usuarios pueden diseñar plantillas de flujo de trabajo mediante una interfaz intuitiva que facilita la especificación de las características de los participantes, incluidos los nombres, funciones y rutas predefinidos; los documentos que deben incluirse en un acuerdo; los campos de formulario que el remitente debe rellenar previamente; la distribución por correo electrónico para los participantes; las opciones de caducidad del acuerdo o la contraseña, y mucho más.

Mediante instrucciones y campos personalizados se guiará en el proceso de creación del acuerdo a los remitentes que usen una plantilla de flujo de trabajo, de modo que todo resulte más sencillo y menos propenso a errores.

Según la configuración de la cuenta o del grupo, todos los usuarios pueden tener acceso a crear flujos de trabajo para su uso personal o para compartirlos con sus grupos.

  • Los administradores pueden crear y compartir plantillas en el nivel de grupo.
    • Los administradores de nivel de cuenta pueden compartir un flujo de trabajo en toda la organización.
  • Los usuarios no administrativos pueden desarrollar sus propios flujos de trabajo y, opcionalmente, compartirlos con los grupos a los que pertenecen.

Se puede acceder al historial y al informe de auditoría del acuerdo creado por el flujo de trabajo desde la página Administrar.

Mientras el acuerdo esté en curso, puede añadir recordatorios y llevar a cabo otras tareas relacionadas.

 Una vez que haya iniciado sesión, seleccione Flujos de trabajo en el menú superior de la pantalla de inicio.

Firma/aprobación y administración de un acuerdo generado por un flujo de trabajo

El acuerdo generado por el proceso de flujo de trabajo es exactamente el mismo que cualquier otro enviado a través del mismo grupo.

Los firmantes y aprobadores pueden firmar mediante el vínculo incluido en el correo electrónico Firme/Apruebe o desde sus páginas Administrar, si son usuarios registrados de Acrobat Sign en cuentas de confianza.

Los remitentes disponen de las mismas opciones para administrar el acuerdo desde su página Administrar.

Los informes y las exportaciones de datos tratan el acuerdo igual que cualquier otro creado manualmente.

Configuración

Disponibilidad:

El entorno de flujo de trabajo de envío personalizado solo está disponible para planes de licencias de empresa.

Ámbito de configuración:

Se puede acceder a los controles que afectan a los Flujos de trabajo de envío personalizados en los niveles de cuenta y grupo.

La habilitación de la nueva experiencia de los flujos de trabajo estos a la funcionalidad del proceso de envío manual.

Funciones habilitadas con esta opción:

  • Diseño de página reajustable
  • Utilizar firmas digitales para uno o más de los destinatarios
  • Configuración de destinatarios para que utilicen la verificación de identidad prémium
  • Configurar grupos de destinatarios durante el proceso de envío
  • Adjuntar documentos de todos los orígenes habilitados durante el proceso de envío

Para habilitar la nueva experiencia, vaya a Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Controles de flujos de trabajo personalizados

Configurar los flujos de trabajo para que utilicen la nueva experiencia

Verificación de identidad prémium

En el Diseñador de flujos de trabajo, todos los métodos de autenticación activados se muestran en el objeto de destinatario.

Los métodos de autenticación se muestran como casillas, lo que permite que el diseño del flujo de trabajo ofrezca opciones al emisor. 

Si se marcan diversas opciones en el diseñador, estas mismas opciones estarán disponibles para el emisor durante el proceso de envío.

Pestaña Destinatario con las propiedades del firmante expuestas y las opciones de autenticación resaltadas

Grupos de destinatarios

Los objetos de destinatario en el diseñador se pueden marcar como grupos de destinatarios.  Esto permite que el remitente utilice un grupo de destinatarios reutilizable de su libreta de direcciones o un grupo de destinatarios ad hoc para identificar un conjunto de direcciones de correo electrónico que pueden actuar para ese paso de firma.

Por ejemplo, si necesitas que uno de los tres administradores refrende la firma, puedes añadir un grupo de destinatarios que contenga los cinco correos electrónicos. Cuando el ciclo de firma llega al grupo de destinatarios, se notifica a los tres administradores, pero solo uno debe completar su acción. 

Cuando se utiliza un grupo de destinatarios reutilizable en un flujo de trabajo, el destinatario debe crearse primero y debe estar disponible para el usuario dentro del ámbito utilizable del flujo de trabajo. Es decir, si el flujo de trabajo está disponible para toda la organización, el grupo de destinatarios también debe estar disponible para toda la organización.

Para añadir un grupo de destinatarios reutilizable, seleccione el botón Añadir grupo de destinatarios para abrir el selector de grupo. 

  • Solo están disponibles los grupos de destinatarios que tienen permisos de usuario compatibles:
    • Un flujo de trabajo personalizado accesible para toda una cuenta solo puede utilizar grupos de destinatarios administrados por cuenta
    • Un flujo de trabajo personalizado al que tenga acceso todo un grupo puede utilizar grupos de destinatarios administrados por grupos y cuentas
    • Un flujo de trabajo personalizado al que tenga acceso un usuario individual puede utilizar grupos de destinatarios administrados por usuarios, grupos y cuentas
  • El nombre del grupo de destinatarios reutilizable se inserta automáticamente como nombre del grupo al utilizar la plantilla para enviar un acuerdo.
  • Si el destinatario está configurado como un grupo de destinatarios, ya no será Editable al utilizar la plantilla para enviar un acuerdo.
  • Los miembros del grupo de destinatarios reutilizable no se pueden editar, eliminar ni agregar.
  • Es posible que el destinatario no se elimine del flujo de firmas cuando se configura un grupo de destinatarios, incluso si el destinatario no está marcado como necesario.
El panel de configuración de destinatarios con el botón Agregar grupo de destinatarios resaltado. Incluida la ventana de selección del grupo de destinatarios y la página Enviar resultante

Los grupos de destinatarios ad hoc se crean en la definición de destinatario de flujo de trabajo personalizado, que existe exclusivamente para describir a un destinatario en un flujo de trabajo. No existe la opción de guardarlos o reutilizarlos en cualquier otro proceso.

Para configurar un grupo de destinatarios ad hoc:

  • Introduce las direcciones de correo electrónico de los miembros del grupo de destinatarios en el campo Destinatario mediante comas para delimitarlas.
  • Comprueba la casilla de verificación Marcar como grupo de destinatarios.
    • El sistema inserta automáticamente un nombre para el grupo cuando un remitente inicia un acuerdo mediante el flujo de trabajo. El nombre del grupo contiene un prefijo que identifica el nombre como generado automáticamente y, a continuación, la cadena "Grupo de destinatarios X", donde X es un número incremental que empieza en 1 y aumenta en función del número de grupos de destinatarios agregados. 
    • Si el destinatario está configurado para ser Editable, el remitente puede editar el nombre del grupo, eliminar cualquiera o todos los miembros rellenados previamente y añadir nuevos miembros según sea necesario.
El diseñador del flujo de trabajo con la opción Marcar como grupo de destinatarios seleccionada y la página Enviar resultante con los miembros del grupo de destinatarios enumerados

Archivos adjuntos

Durante el proceso de envío, los documentos pueden adjuntarse de cualquiera de los orígenes habilitados de Acrobat Sign.

Añadir un archivo

Nota:

Al adjuntar una plantilla de Acrobat Sign a un Flujo de trabajo, los usuarios solo verán las Plantillas que se asignan al mismo grupo que el Flujo de trabajo y las Plantillas asignadas a la Organización (plantillas de nivel de cuenta). Esto se debe a la relación del flujo de trabajo (uno a uno) con los grupos. (Y el hecho de que todos los grupos heredan las plantillas de nivel de cuenta).

Es una experiencia diferente a la que se produce cuando un usuario que tiene un abono en varios grupos (uno a varios) ve su biblioteca de Plantillas. Dado que el usuario tiene acceso a varios grupos, puede ver todas las plantillas relacionadas con todos los grupos.
Este no es el caso de un Flujo de trabajo cuyo ámbito de aplicación se limita a un solo grupo.

La experiencia de usuario de la “nueva” configuración se ha actualizado a un diseño reajustable, como la página Enviar.

Las instrucciones en el lado derecho de la lista de destinatarios de la experiencia heredada se han colocado en la parte superior de la página, en una ventana que puede contraerse.

Acuerdo configurado de flujo de trabajo

Asignación de campos definida por plantilla

Las asignaciones de campos definidas por plantilla crean una fuerte relación entre la lista de destinatarios, tal y como se define en el Diseñador de flujos de trabajo, y las asignaciones de campo apropiadas en sus formularios creados.

Un caso de ejemplo:

  • El firmante A (cliente) firma primero
    • De forma opcional, un cosignatario puede firmar en segundo lugar
  • Un representante de ventas aplica una contrafirma interna

Tradicionalmente, esto requeriría dos formularios debido al modo en que los destinatarios se indexaban en la página Enviar:

  • Uno para el escenario de un solo firmante, asignando la contrafirma interna como segundo índice de firmante
  • Uno para el escenario con cosignatario, donde el cosignatario es el segundo índice de firmante y la contrafirma es el tercero

Con la estructura de regla “plantilla definida”, se construye un formulario plenamente habilitado, con todos los campos de posibles destinatarios definidos.

Se impone el índice de firmante del destinatario (tal y como se define en el Diseñador de flujos de trabajo), ignorándose cualquier campo asignado a destinatarios omitidos (opcionales) al enviarse el acuerdo.

Por tanto, en el caso anterior, el cosignatario siempre es el índice de firmante 2, pero si no se le incluye en el momento de enviar el acuerdo, estos campos signer2 se ignoran y el contrafirmante (tercer índice de firmante) seguirá teniendo acceso únicamente a los campos signer3.

Habilite esta nueva funcionalidad yendo a: Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Controles de flujo de trabajo personalizado > Habilitar la colocación de firmas definidas por plantillas

Configurar los flujos de trabajo para que utilicen la colocación de la firma definida de la plantilla

Nota:

Si se habilita la colocación de la firma definida de la plantilla, se deshabilitará la opción que permite asignar o editar el autor del acuerdo durante el proceso de envío.

Explicación de la relación entre los destinatarios y los campos

A cada destinatario implicado en un acuerdo se le asigna un número de índice de firmante. Este número de índice es necesario para asociar al destinatario los campos a los que tiene permiso para añadir contenido (por ejemplo, un campo de firma).

Los destinatarios obtienen su número de índice en función del orden de pila establecido en la página Enviar. El destinatario en lo alto de la pila es el n.º 1, el siguiente es el n.º 2 y así sucesivamente. Este número de índice puede verse cuando para un acuerdo se configura la opción "Completar en orden", aunque sigue presente cuando el flujo de trabajo es "Completar en cualquier orden".

Pila de destinatarios

 

Cuando se crea un flujo de destinatarios en el Diseñador de flujos de trabajo, el índice de firmante se asigna siguiendo estas reglas:

  • De arriba abajo
    • De izquierda a derecha

En el ejemplo de abajo, Firmante y Cosignatario están en lo alto de la pila.

  • “Firmante” es el destinatario más a la izquierda en la parte superior, por lo que se le asigna el índice 1
  • “Cosignatario” también está arriba, pero a la derecha del Firmante, por lo que se le asigna el índice 2

En este caso no importa quién firme físicamente el primero, por lo que se les inserta en un flujo de firma en paralelo. Sin embargo, el índice de firma se impone de forma rígida para garantizar que el Firmante aplique su contenido a los campos “Firmante” correctos y que el Cosignatario solo tenga acceso a sus campos “Cosignatario” asignados.

“Representante de ventas” firma el tercero, una vez que hayan terminado el Firmante y el Cosignatario.

En cuarto lugar se solicita la “Aprobación ejecutiva”, una vez completada la contrafirma del Representante de ventas.

Nota:

Los nombres de los destinatarios, "Firmante", "Cosignatario", "Representante de ventas", etcétera, no afectan a la asignación de campos. No son más que etiquetas definidas por el administrador y que se emplean en la plantilla del flujo de trabajo para clarificar el papel de cada usuario. 

 

El anterior flujo de destinatarios del Diseñador generará una plantilla de página Enviar con un aspecto similar al siguiente.

(En la página Enviar el orden de la pila es más evidente, aunque no se muestran los números de índice).

 

Al crear un formulario con campos, cada campo se asigna explícitamente a un índice de firma (ignorándose de momento los campos “Cualquiera”).

En el entorno de creación de Acrobat Sign, se hace seleccionando un participante y colocando campos para él.

Cada participante tiene un color propio, lo que permite distinguir visualmente qué campos tiene asignados cada uno.

 

Si utiliza etiquetas de texto, la etiqueta en sí proporciona un argumento (p. ej., :signer1) que asigna el campo al índice de firmante.

Para tener la opción de configurar los flujos de trabajo, esta funcionalidad debe estar habilitada.

Vaya a Configuración de la cuenta > Configuración global > Flujos de trabajo de envío personalizados y active Habilitar el diseñador de flujos de trabajo para administradores.

Una vez habilitado, todos los administradores de nivel de cuenta y de grupo tendrán acceso al diseñador de flujos de trabajo en su menú de administración.

  • Los administradores de nivel de grupo pueden crear flujos de trabajo para los grupos sobre los que tienen control administrativo.
  • Los administradores de nivel de cuenta pueden crear un flujo de trabajo para cualquier grupo, así como flujos de trabajo para toda la organización.
Configurar la visualización de los flujos de trabajo para la cuenta

  • Cuando la configuración está activada, la opción para Flujos de trabajo personalizados está disponible después de seleccionar la pestaña Flujos de trabajo.
  • Cuando la configuración está desactivada, la opción Flujos de trabajo personalizados no está disponible.
Acceso habilitado frente a deshabilitado

Para habilitar la opción de crear flujos de trabajo con un ámbito de uso “Solo yo”, el diseñador de flujos de trabajo debe estar habilitado para todos los usuarios. Si no están habilitados todos los usuarios, los flujos de trabajo solo se pueden asociar a grupos o a toda la organización.

Vaya a Configuración de la cuenta > Configuración global > Flujos de trabajo de envío personalizados y active Habilitar el acceso al diseñador de flujos de trabajo para todos los usuarios.

Habilitación de todos los usuarios

  • Cuando la configuración está activada, la opción para Flujos de trabajo personalizados está disponible después de seleccionar la pestaña Flujos de trabajo.
  • Cuando la configuración está desactivada, la opción Flujos de trabajo personalizados no está disponible.

 

Acceso habilitado frente a deshabilitado

De forma predeterminada, los usuarios que no sean administradores solo pueden crear flujos de trabajo para sí mismos, no tienen autoridad para compartir ninguno con su grupo.

Sin embargo, la autoridad para que los usuarios compartan sus flujos de trabajo con sus grupos puede habilitarse en el nivel de cuenta o de grupo.

Vaya a Configuración de la cuenta > Configuración global > Flujos de trabajo de envío personalizados y active Permitir compartir flujos de trabajo creados por el usuario con cualquiera de sus grupos.

Permitir a los usuarios compartir flujos de trabajo con su grupo

  • Cuando la configuración está activada, los usuarios ven el cuadro desplegable del selector de grupos como una opción para saber quién puede utilizar el flujo de trabajo.
  • Cuando la configuración está desactivada, la opción desplegable del selector de grupo no se muestra en la interfaz.
Permitir el uso compartido

Las cuentas que desean aplicar de forma estricta flujos de trabajo específicos para todos sus documentos y agilizar el proceso de envío minimizando la participación del usuario pueden definir por completo todos sus flujos de trabajo de documentos e impedir a los usuarios el envío ad hoc.

Las cuentas que utilizan Usuarios en varios grupos pueden ampliar las opciones configurables en la configuración de nivel de grupo, lo que garantiza que se apliquen de forma estricta las opciones de firma y los procesos de notificación correctos.

Para limitar a los usuarios de modo que solo puedan enviar mediante flujos de trabajo aprobados, vaya a Configuración de la cuenta > Configuración global > Flujos de trabajo de envío personalizados y marque la opción Habilitar el envío de acuerdos solo mediante flujos de trabajo. 

Configurar los flujos de trabajo para que sean el único método de envío de acuerdos

Informe de errores para problemas comunes

Algunos elementos de la experiencia de flujo de trabajo heredada producirán errores en la nueva interfaz como resultado de la mejora del control y la seguridad en la nueva experiencia. Se ha implementado una captura de errores adicional para mostrar y explicar mejor estos errores cuando se producen.

Si la cuenta está configurada para que utilice la experiencia moderna de Enviar y se inicia un flujo de trabajo problemático, se muestra al usuario un cartel rojo que indica el error:

Si la cuenta sigue configurada para que utilice la experiencia clásica de forma predeterminada, el flujo de trabajo puede seguir funcionando con las reglas indicadas. 

La experiencia moderna muestra los errores como detectados. 

En caso de que se encuentre más de un problema, se mostrarán todos los errores detectados.

Para que el flujo de trabajo sea válido con el nuevo conjunto de reglas de la interfaz, un administrador debe editar el flujo de trabajo y corregir los problemas detectados:

Con el conjunto de reglas clásico, las cadenas de correo electrónico pueden estar mal formadas o delimitadas de forma incorrecta (con espacios en vez de comas, por ejemplo).

Cuando se produce este error, el administrador debe comprobar lo siguiente:

  • Si las direcciones Cc están correctamente delimitadas

  • Cualquier cadena definida de correo electrónico de destinatario para garantizar su correcta construcción
    • (p. ej., name@domain.tld)
  •  
    • La experiencia moderna acepta la coma y el punto y coma

La experiencia moderna requiere valores exclusivos para todos los títulos de documento en la página Documentos del Diseñador de flujos de trabajo.

Aquí puede encontrar información adicional sobre este error

Al diseñar un flujo de trabajo, un administrador puede adjuntar una plantilla de documento con un ámbito de acceso limitado.

Si un usuario fuera de dicho ámbito intenta cargar el flujo de trabajo, el documento no se podrá adjuntar y se activará una violación de seguridad.

Por ejemplo, un administrador puede crear una nueva plantilla de documento con propiedades que limiten el acceso al propietario.  El administrador podrá adjuntar este documento al flujo de trabajo ya que es el propietario. 

Los demás usuarios del sistema no serán propietarios, por lo que estarán todos fuera del ámbito del documento.

Cuando se produzca este error, el administrador deberá ajustar las propiedades de la plantilla de documento adjunta.

Aquí tiene los pasos para revisar y ajustar las propiedades de una plantilla

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