Descripción de la función

La función Sustituir receptor está diseñada para ayudar a los remitentes a redirigir un acuerdo cuando el destinatario actual no está disponible para participar o cuando se ha introducido un valor incorrecto para el correo electrónico.

La función está disponible para todos los niveles de servicio, con algunas opciones de configuración para las cuentas multilicencia.

Cómo se utiliza

Reemplazar al destinatario actual comienza en la página Gestionar y solo puede hacerlo el remitente original del acuerdo.

1. En la ficha Gestionar, haga un solo clic en el acuerdo “Enviado para firmar” que desee editar.

  • El registro del acuerdo se resalta en azul cuando está seleccionado.

2. Haga clic en la ficha Historial en la parte inferior derecha de la ventana.

  • El panel derecho se actualiza para mostrar la lista de eventos del acuerdo seleccionado.

3. Busque al destinatario actual para el acuerdo. Justo debajo de la dirección de correo electrónico puede encontrar el vínculo Reemplazar firmante. Haga clic en el vínculo Reemplazar firmante.

1. Manage page - History tab - marked

Se carga la página Reemplazar firmante actual. A la derecha se muestra una descripción de la configuración predeterminada definida (ya sea para sustituir completamente al destinatario actual o para incluir al nuevo destinatario como una alternativa viable).

2. Replace Signer page - Sender Options

Si el administrador de Adobe Sign lo habilita para ello, existe una opción para que el remitente cambie la acción respecto a la predeterminada (resaltada arriba). Si esta opción no está visible, solo se puede tomar la acción predeterminada definida.

4. Introduzca la dirección de correo electrónico del nuevo destinatario que desea asignar al acuerdo.

5. Escriba un mensaje para el nuevo destinatario.

  • El campo del mensaje es obligatorio, de modo que debe introducir algo en él.

6. Cuando esté satisfecho con el mensaje, haga clic en el botón Reemplazar firmante.

7. Volverá a la página Tablero y en la parte superior de la página se mostrará un mensaje que indica que la operación se ha realizado correctamente.

3. Success Banner

 

La ficha Historial muestra la delegación de un destinatario a otro.

4. Replace Recipient - History tab post-replace

 

 

El informe de auditoría también refleja correctamente la sustitución del destinatario.

5. Replace Signer - Audit Report

Cómo configurar el ajuste

La configuración predeterminada para la característica Sustituir receptor es que se reemplaza por completo el destinatario actual con el nuevo.

Los usuarios en el plan Individual no pueden cambiar esta configuración predeterminada.

Para las cuentas multilicencia existe la opción de cambiar el comportamiento predeterminado en el nivel de cuenta o de grupo y, opcionalmente, de conceder al remitente de un acuerdo la capacidad de elegir qué opción se adapta mejor a su situación actual.

Vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración global > Sustituir receptor.

6. Nav to setting

Los administradores tienen que responder dos preguntas:

¿Cuál debería ser el comportamiento predeterminado de la cuenta/grupo?

  • Solo podrá participar el receptor nuevo: esta es la acción predeterminada de Sustituir.
    • Si la principal preocupación es que se envíe un acuerdo a la dirección de correo equivocada, esta es la mejor opción.
  • Podrán participar el receptor original y el receptor nuevo: esta es la acción Incluir.
    • Si la principal preocupación es que el proceso de firma quede paralizado por destinatarios que no están en el despacho o con los que es difícil contactar, esta es la mejor opción.

¿Debe permitirse al remitente del acuerdo cambiar la configuración predeterminada?

  • Al marcar la opción Los usuarios de mi cuenta pueden seleccionar si el receptor original puede participar una vez se haya sustituido, en la página Reemplazar firmante actual aparece una casilla que permite al remitente optar por una u otra acción.
    • El valor en el nivel de cuenta/grupo se refleja en el estado de la casilla cuando se carga la página. 

Cosas a tener en cuenta

Solo se puede reemplazar al destinatario actual.

No se puede reemplazar a un destinatario con alguien que ya es parte del acuerdo.

No se puede devolver a un destinatario reemplazado al valor original.

Los acuerdos enviados mediante Mega Sign no pueden utilizar la función Sustituir receptor.

Se puede reemplazar el mismo índice de destinatario (p. ej., Firmante n.º 2) múltiples veces con distintos valores.

  • Cada vez que se utiliza la opción Incluir, el número de destinatarios potenciales aumenta.
  • Si se utiliza en cualquier momento la opción Sustituir, la lista completa de destinatarios potenciales se reemplaza con la nueva dirección indicada.

Los destinatarios en un grupo de destinatarios no se pueden sustituir separadamente.

  • Si se utiliza la acción Sustituir, todo el grupo se reemplaza con la única dirección de correo electrónico indicada.
  • Si utiliza la acción Incluir, el grupo de destinatarios crece con un nuevo destinatario.

Los destinatarios en un orden de participación paralelo se pueden reemplazar separadamente.

Los destinatarios definidos dentro de un orden de enrutamiento híbrido se pueden sustituir separadamente.

 

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