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Configurar la opción para reemplazar a un destinatario en un acuerdo

 

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La función Reemplazar destinatario está diseñada para actualizar cualquier destinatario (dirección de correo electrónico) que aún no haya completado su acción para el acuerdo.

Información general

Es posible que los remitentes tengan que actualizar una dirección de correo electrónico de un destinatario por varias razones, desde valores mal escritos durante la composición hasta cambios en los requisitos de firma del destinatario. Mientras el destinatario no haya completado sus acciones en el acuerdo, su acción en el acuerdo se puede reasignar a una nueva dirección de correo electrónico.

El destinatario recién identificado puede reemplazar completamente al destinatario original, eliminándolo del acuerdo, o agregarse como destinatario alternativo, donde cualquiera de las partes puede completar la acción sobre el acuerdo.

Disponibilidad:

  • Los planes de licencias para equipos y empresas tienen controles para configurar la actividad Reemplazar destinatario .
  • Los planes de licencias individuales no tienen acceso a los controles configurables. Solo la actividad Reemplazar está disponible.

Ámbito de configuración:

Cómo reemplazar un destinatario

Solo el remitente original puede reemplazar a un destinatario a través de su página Gestionar .

  1. En la pestaña Administrar, selecciona el acuerdo que deseas editar.
    Abre el menú contextual situado a la derecha de la lista de acuerdos.

  2. En la sección Destinatarios del menú contextual, pasa el ratón sobre el destinatario que se va a editar.

    • Aparece una burbuja de información a la izquierda que muestra los valores del destinatario.
  3. En función de los ajustes activados, se muestran uno o más ajustes en la burbuja.
    Selecciona la opción que mejor se adapta a tus necesidades de firma:

    • Reemplazar destinatario: sta opción reemplaza al destinatario original, negándole más acceso al acuerdo. Solo el destinatario recién asignado puede completar la participación en el acuerdo.
    • Añadir destinatario alternativo: ñadir un destinatario alternativo incluye al nuevo destinatario como participante viable y deja al destinatario original en su lugar, aún capaz de completar el acuerdo.
    La página Administrar resalta la IU de Reemplazar destinatario

  4. La burbuja de información se actualiza y solicita la dirección de correo electrónico del nuevo destinatario.

    • Introduzca la nueva dirección de correo electrónico y un mensaje opcional para el nuevo destinatario.
    • Selecciona Reemplazar (o Añadir si se añade un destinatario alternativo).
    La interfaz Reemplazar destinatario en la página Administrar

    Se muestra un banner de operación completada en la parte superior de la página después de la actualización, en el que se indican los valores de dirección de correo electrónico antiguos y nuevos:

    El mensaje Correcto después de reemplazar a un destinatario.

    Se envía un correo electrónico al nuevo destinatario inmediatamente después de que se agregue al acuerdo.

    Nota:

    Cuando se agrega un destinatario como destinatario alternativo, el registro del destinatario en la página Gestionar cambia para mostrar al destinatario como un Grupo con todos los participantes enumerados.

     

    Se ha ampliado un grupo de destinatarios para mostrar a ambos participantes.

Configuración

Para evaluar los controles de esta función, ve a Configuración global > Reemplazar destinatario

La configuración predeterminada para la función Reemplazar destinatario es la siguiente:

  • Reemplazar destinatario para cuentas con licencia individual.
    • Solo podrá participar el nuevo destinatario.
    • Usuarios con un el plan de servicio individual no pueden acceder a la Configuración global y no pueden cambiar esta configuración predeterminada.
  • Añadir destinatario alternativo para cuentas de equipo y de empresa.
    • Podrán participar tanto los destinatarios nuevos como los originales.
    • Los planes de servicio Team y Enterprise pueden cambiar el comportamiento predeterminado en el nivel de cuenta o de grupo.
Controles de reemplazar destinatario en la IU del administrador

Estas son las opciones configurables:

Informe de auditoría y lista de actividad

La lista de Actividad muestra claramente los eventos cuando se reemplaza un destinatario y cuando se ha agregado otro destinatario.

Cada tipo de evento va seguido inmediatamente de un evento "Enviado fuera" que identifica que se están entregando correos electrónicos.

La lista Actividad del acuerdo resalta los eventos Reemplazar y Agregar destinatario.

El Informe de auditoría refleja correctamente los eventos cuando se sustituye o se añade un destinatario como participante alternativo:

El informe de auditoría que resalta el destinatario Reemplazado y un destinatario alternativo Agregado.

Cosas que debes saber

  • Solo puede reemplazar a los destinatarios que aún no hayan completado su acción en el acuerdo.
  • No se puede reemplazar un destinatario por un correo electrónico idéntico a una dirección de correo electrónico utilizada anteriormente. Esto significa que no se puede reemplazar el Destinatario A por el Destinatario B y, a continuación, Reemplazar el Destinatario B por el Destinatario A. Una vez que se elimina a un destinatario de un acuerdo mediante la acción de sustitución, no se puede volver a añadir.
  • Los destinatarios que tengan asignada una función de Delegador no pueden ser sustituidos.
  • Los acuerdos enviados a través del clásico Enviar en bloque no pueden utilizar la función Reemplazar destinatario. El nuevo entorno Enviar en bloque admite ambas opciones de Reemplazar y Agregar alternativa.
  • Puedes reemplazar el mismo índice de destinatarios varias veces.
    • Cuando se utiliza la opción incluir, aumenta el número de destinatarios potenciales en el grupo de destinatarios.
    • Si se utiliza la acción reemplazar en cualquier momento, la lista de destinatarios actuales se sustituye por la única dirección recién nominada.
  • Los destinatarios de un grupo de destinatarios pueden sustituirse individualmente y pueden añadirse nuevos destinatarios.
    • No hay ninguna opción para simplemente quitar un destinatario sin reemplazarlo.
  • Los destinatarios en un orden de participación paralelo se pueden reemplazar separadamente.
  • Los destinatarios definidos dentro de una Orden de enrutamiento híbrida pueden sustituirse individualmente.

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