Remarque :

Si le bouton Store n’est pas visible dans les options du ruban, il est probable que votre administrateur Office ait rejeté l’accès individuel au store.

Contactez votre administrateur Office ou votre équipe informatique pour autoriser l’accès, ou déployez le complément au sein de votre organisation.

Présentation

Le complément Adobe Sign permet aux utilisateurs d’ouvrir n’importe quel fichier Word ou PowerPoint et de l’utiliser comme base pour un nouvel accord.

Ce document est divisé en trois parties :

  • Installation/Activation du complément dans votre compte Office – Processus unique permettant d’activer le complément à partir du Store Office 365. Tous les utilisateurs doivent être en mesure d’effectuer cette opération sans autorisations élevées du système.
  • Établissement de la connexion authentifiée entre Office et Adobe Sign – Une fois le complément activé, une relation d’approbation doit être créée entre Microsoft et Adobe Sign. Pour ce faire, authentifiez-vous dans les deux environnements. Cette relation n’a besoin d’être établie qu’une seule fois.
  • Utilisation du complément – Cette section explore les fonctionnalités du complément et explique comment l’utiliser pour intégrer Adobe Sign à votre client Word ou PowerPoint.

Les administrateurs Office 365 peuvent installer le complément au niveau du client de manière centralisée et contrôler l’accès au niveau de l’utilisateur s’ils le souhaitent. Cela permet d’autoriser l’accès à Word et à PowerPoint à tous les utilisateurs du client.

Les utilisateurs individuels qui installent le complément de manière indépendante doivent l’installer pour Word et/ou PowerPoint séparément.

Remarque : Au cours de l’authentification et de l’utilisation du complément, Office 365 affichera un panneau d’autorisation lors de la tentative d’ouverture d’une nouvelle fenêtre. Cliquez alors sur Autoriser.

4. Allow Window

Conditions préalables

Pour garantir le fonctionnement du complément, les cookies doivent être activés dans le navigateur.

Plates-formes prises en charge :

  • Word ou PowerPoint 2013 (Windows v15 ou version ultérieure)
  • Word ou PowerPoint 2016 (Windows v16 ou version ultérieure)
  • Word ou PowerPoint Online (365) – Avec :
    • Chrome v59 ou version ultérieure
    • Firefox 53 ou version ultérieure
    • Safari 9 ou version ultérieure
    • Edge 38 ou version ultérieure
    • IE 11 ou version ultérieure
  • Word ou PowerPoint 2016 (Mac v15.34 ou version ultérieure)

Vous devez également respecter les exigences de base de Microsoft pour utiliser Office.

Les utilisateurs de l’application pour postes de travail doivent s’assurer que les cookies sont activés dans Internet Explorer.


Navigateurs IE/Edge

Afin que le complément fonctionne parfaitement dans les navigateurs Internet Explorer et Edge, vous devez approuver les sites ci-dessous dans la configuration de sécurité de votre navigateur :

  • https://*.echocdn.com
  • https://*.echosign.com
  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.office.com
  • https://*.office365.com
  • https://*.live.com (si vous utilisez un compte Live)
  • https://*.sharepoint.com
  • Si vous utilisez un système de gestion des identités tiers, cette URL doit également être ajoutée.


Mac OS High Sierra

Les utilisateurs de High Sierra peuvent rencontrer un problème lorsqu’ils tentent d’accéder au complément à partir des applications pour postes de travail Word/PowerPoint (versions 16.11 et supérieures) qui renvoie un message d’erreur générique d’Adobe Sign indiquant que les cookies ne sont pas autorisés. 

 

Dans ce cas :

  • Ouvrez les Paramètres du complément et cliquez sur Se déconnecter
  • Authentifiez-vous à nouveau au service en cliquant sur Mise en route

Si l’authentification ne permet pas de résoudre le problème, contactez le service clientèle.

Installation du complément

1. Connectez-vous à votre compte Office 365 et sélectionnez l’option Word ou PowerPoint.

2. Ouvrez un fichier Word ou PowerPoint.

3. Accédez à l’onglet Insertion dans le ruban puis, dans la section Compléments du ruban, sélectionnez l’option Compléments Office.

4. La page Compléments Office s’ouvre. Sélectionnez l’option Store.

5. Saisissez Adobe dans le champ de recherche, puis cliquez sur l’icône de recherche.

6. Une fois que vous avez trouvé le complément Adobe Sign pour Word/PowerPoint, cliquez sur le bouton Ajouter situé à droite.

1. OWA Get From Store

7. Lorsque l’add -in installé, les icônes sont ajoutées au ruban de l’onglet accueil. Trois options sont disponibles :

  • Le fond et signez - des documents que vous devez remplir et signer
  • Envoyer pour signature - documents au moins une personne autre que vous-même les besoins de signer
  • État de licence - une liste des dix documents récemment mis à jour.

 

3_adobe_sign_iconsaddedtotheribbon

Remarque :

Les utilisateurs individuels ont besoin d’installer le complément dans une seule application uniquement, Word ou PowerPoint. Le package s’installe automatiquement dans les deux.

Si les boutons du ruban ne sont pas visibles, rendez-vous dans la section Mes compléments pour activer le complément.

Établissement de la relation authentifiée

Une fois le complément activé, vous devez créer une relation entre votre compte Microsoft et votre compte Adobe Sign. Vous êtes ainsi la seule personne capable d’envoyer des accords par le biais de votre compte utilisateur Adobe Sign.

Le processus de configuration est rapide ; il vous suffit de savoir comment vous authentifier dans les deux systèmes.

  • Si vous ne possédez pas de compte Adobe Sign, une version d’essai gratuite est disponible. (Voir l’étape 3 ci-dessous)

Une fois que vous avez établi cette relation, vous n’avez pas besoin de vous authentifier à nouveau dans Adobe Sign. La relation authentifiée est permanente, sauf si vous la supprimez explicitement en vous déconnectant du complément.

Remarque : Office invitera à nouveau l’utilisateur à s’authentifier après une heure d’inactivité, ou au bout de 24 heures.

 

Procédez comme suit pour établir la relation d’approbation :

1. Ouvrez un fichier dans Word ou PowerPoint (l’application dans laquelle le complément est activé).

2. Recherchez les icônes Adobe Sign dans le ruban, puis cliquez sur Envoyer pour signature.

  • Le volet du complément s’ouvre dans la partie droite de la fenêtre.

3. Cliquez sur le bouton Mise en route dans le volet du complément.

  • Le lien Obtenir une version d’essai gratuite permet d’ouvrir la page Enregistrement pour la version d’essai gratuite de 30 jours d’Adobe Sign dans une nouvelle fenêtre. Si vous ne possédez pas encore de compte Adobe Sign, inscrivez-vous pour bénéficier de la version d’essai gratuite avant de poursuivre. Aucune information de facturation n’est collectée et vous ne vous engagez à aucun paiement durant ou après la version d’essai.
3. Get Started

4. Il est possible que vous soyez invité à vous authentifier dans l’environnement Office 365. Cliquez sur l’utilisateur que vous souhaitez utiliser. (L’utilisateur avec lequel vous êtes authentifié apparaîtra en haut de la liste.)

5. Authenticate to 365 pdfd

5. Office vous invite ensuite à autoriser l’accès au complément. Cliquez sur Accepter.

6 Grant 365 Access PDF

Une nouvelle fenêtre s’ouvre pour capturer l’authentification pour Adobe Sign.

6. Connectez-vous à l’aide de vos identifiants Adobe Sign

7. OWA Auth to AdobeSign - Rebranded

7. Une fois authentifié dans Adobe Sign, vous êtes invité à confirmer l’accès.  Cliquez sur Autoriser l’accès.

8. Grant Adobe Access - rebranded

Une fois l’authentification Adobe Sign réussie, le volet du complément situé à droite s’actualise pour afficher la page de démarrage du complément.  Cliquez sur OK pour ouvrir le panneau de configuration.

9. Splash page

Utilisation du complément

Une fois le complément activé, vous pouvez ouvrir n’importe quel fichier Word ou PowerPoint et entamer un processus de signature, comme vous le feriez en vous connectant à Adobe Sign et en chargeant le fichier.

Dans le cas des deux fonctions de signature, document actif ouvert dans Word ou PowerPoint est automatiquement raccordé, il existe une option pour ajouter des fichiers supplémentaires.

La fonction de l’état de licence vous propose des licences et des liens utiles pour interagir avec elles ont en fonction de leur état actuel.

Remarques :

  • Lorsque vous utilisez l’application pour postes de travail (et non l’application en ligne), les fichiers doivent être enregistrés au moins une fois avant de pouvoir être signés/envoyés
  • L’utilisateur sera invité à s’authentifier à nouveau s’il est inactif pendant une heure, ou au bout de 24 heures d’utilisation continue.


Remplir et signer

Le fond et le conseil est conçue pour que vous, utilisateur, pour remplir un document et d’appliquer une signature. Aucun autre destinataire peut ne pas faire partie de la transaction.

Une fois que vous avez appliqué votre signature, le document existe dans votre compte de connexion à Adobe, et peut être affiché, ce dernier est enregistré comme PDF ou a envoyé (via le partage de conseil Adobe) à une adresse électronique à votre gré.

Lorsque le fond et le signe du premier lancement, vous avez uniquement option d’ajouter ou supprimer les fichiers joints, puis cliquez sur continuer. Aucune autre configuration n’est tout nécessaire qu’il n’y a aucun processus emitter utilisée par défaut.

fill_and_sign_launchpanel

Après avoir cliqué sur continuer, l’arrière -plan et la page de connexion s’ouvre, affichant le fichier joint.

L’interface permet d’insérer un texte de caractère et de trois icônes des cases à cocher (croisé, vérification et point plein). Un menu de dimensionnement intuitif survole le champ de saisie et d’ajuster le saisie de texte.

Le texte saisi n’est pas automatiquement la raye habillage, mais tient compte des lignes dans le même champ.

Outre les champs de saisie, il existe deux formules champ de signature, le champ de signature et des initiales de mettre en place. Au moins un champ de signature doit être défini.

Des détails plus loin sur l’interface du fond et signer, cliquez ici.

fill_and_sign_interface

Une fois le document complété et la signature apposée, cliquez sur Terminé dans l’angle supérieur droit de la fenêtre.

La page de l’arrière -plan et de connexion se ferme et le panneau signer Adobe des modifications dans l’interface Word/PowerPoint afin d’indiquer que le processus de signature a été rempli avec succès.

Le panneau réussite propose trois options :

  • PDF SIGNÉ - ouvre un nouvel onglet, affichant le document signé
  • Enregistrer une copie - ouvre le pdf signé sur votre système local, d’où vous pouvez enregistrer une copie
  • Menu contextuel Adobe - actualise le panneau add-in pour afficher les trois fonctions 

 

fill_and_sign_completepanel


Envoyer pour signature

La fonction envoyer pour signature implique () et nécessite que la licence sera envoyée à au moins un destinataire autre que l’expéditeur.

Une fois le fichier ouvert, cliquez sur l’icône Envoyer pour signature dans le ruban pour ouvrir le volet du complément dans la partie droite de la fenêtre.

10_send_for_signatureiconintheribbon


Configuration de l’accord

Lorsque vous créez un accord à partir d’un fichier ouvert, en haut du volet s’affiche la liste des fichiers (Documents) actuellement « joints ».

1. Par défaut, le fichier ouvert lorsque vous cliquez sur le bouton Envoyer pour signature est automatiquement joint. Vous pouvez tout à fait supprimer le fichier par défaut.

11. RHP Docs

 

À droite du titre Documents, le lien + Ajouter des fichiers permet d’ajouter d’autres fichiers à l’accord. L’ajout d’accords fonctionne de la même manière que dans l’application web. Les documents sont présentés aux destinataires dans l’ordre dans lequel ils apparaissent dans le volet du complément.

12. Add File

Formats de fichiers pris en charge :

  • Word (.doc, .docx)
  • PowerPoint (.ppt, .pptx)
  • Excel (.xls, .xlsx)
  • PDF
  • HTML
  • RTF

 

  • TIF/TIFF
  • JPG/JPEG
  • BMP
  • GIF
  • PNG

2. Les destinataires sont répertoriés juste en dessous de la section Documents.

Cliquez dans le champ blanc sous le titre Destinataires et commencez à saisir un nom ou une adresse électronique. Le complément affiche les contacts de votre liste de contacts Office 365 qui correspondent à la chaîne que vous avez saisie, ce qui vous aide à trouver le destinataire que vous cherchez.

L’ordre dans lequel les destinataires sont saisis définit l’ordre de signature de l’accord (dans un processus de signature séquentiel).

Remarque : Si vous êtes habitué à définir des rôles de destinataire, sachez que tous les destinataires sont considérés comme des signataires lorsqu’ils sont configurés dans le complément. Si d’autres rôles sont requis, cliquez sur le lien Autres options en dessous du bouton Envoyer / Continuer.

En outre, l’ensemble de la vérification se fait par courrier électronique uniquement. Si une vérification à deux facteurs est nécessaire, cliquez sur Autres options.

 

3. La section Message, comportant deux champs, se trouve sous la liste Destinataires.

Le premier champ correspond au nom de l’accord. Par défaut, ce champ est renseigné avec la valeur du nom de fichier du document ouvert. Elle peut être remplacée manuellement par la valeur de votre choix.

Le second champ correspond au texte du message qui apparaît dans le corps du courrier électronique lorsque le destinataire est invité à signer l’accord. Une valeur générique est insérée et peut être modifiée librement.

Le champ Message est limité à 1 000 caractères.

13. Exploded panel

Dans l’angle supérieur droit de la section Message, le lien Effacer le message permet de supprimer tout le contenu de la fenêtre Message.

Des modèles de messages ou des messages privés peuvent être inclus en cliquant sur le lien Autres options.

 

4. La case à cocher Aperçu et envoi se trouve juste en dessous du champ Message. Si vous cochez cette case, la page de création s’ouvre en mode fenêtré et présente tous les champs et outils standard pour la création de formulaires.

La page de création s’ouvrira uniquement lorsque vous aurez cliqué sur le bouton Continuer.

 

5. Le bouton Envoyer/Continuer envoie l’accord tel qu’il est configuré actuellement.  Si la case Aperçu et envoi est cochée, la page de création s’ouvre et des champs peuvent être placés sur le document.  Une fois tous les champs placés, cliquez sur le bouton Envoyer situé en bas à droite de la page de création.

 

6. Le lien Autres options se trouve en dessous du bouton Envoyer/Continuer. Si vous cliquez sur ce lien, la page Envoyer s’ouvre en mode fenêtré dans l’application web, avec toutes les options standard disponibles dans l’application. Toute configuration effectuée dans le volet du complément est remplie automatiquement dans la fenêtre Envoyer et peut être modifiée.

Tous les champs et options sont disponibles comme sur la page Envoyer de l’application web. Toute modification apportée à la liste des destinataires ou des fichiers est incluse dans l’accord.

Faites défiler jusqu’au bas de la fenêtre et cliquez sur Suivant pour entrer dans l’environnement de création, ou décochez la case Prévisualiser et ajouter des champs de signature et cliquez sur Envoyer.

 

L’accord est envoyé et le volet du complément affiche une notification de réussite.

Deux options sont disponibles dans le volet après envoi :

  • Afficher l’accord : ouvre une vue fenêtrée de l’accord venant d’être envoyé.
  • Menu Adobe Sign : cette option modifie le volet de sorte à afficher les options des fonctionnalités du complément (Envoyer pour signature).


État de l’accord

L’option État de l’accord affiche les dix derniers accords (en fonction de la date de dernière modification) toujours ouverts et en attente d’une intervention. Cela comprend les brouillons en attente de création, les accords en attente de votre signature et les accords en attente d’un autre destinataire.

Chaque accord répertorié peut être développé pour afficher l’événement le plus récent publié pour cet accord, indiquant où en est l’accord dans le processus de signature.

  • Les trois événements les plus récents consignés pour l’accord sont répertoriés (Créé, Affiché, Signé, etc.), avec le plus récent en haut.
  • Cliquez sur le lien Afficher l’accord dans les informations sur l’accord pour ouvrir une nouvelle fenêtre affichant le document dans son état actuel.
  • Documents en attente de votre signature affiche un lien de licence de conseil qui ouvre une nouvelle fenêtre contenant le document prêt à archiver

En bas de la liste des événements se trouve un lien Suivre tous les accords permettant d’ouvrir une instance fenêtrée de la page Gérer à partir de l’application. L’historique complet du compte est disponible sur la page Gérer.

36_agreement_status

Paramètres du complément

Tout en bas du volet du complément, à droite d’Adobe Document Cloud, une icône d’engrenage permet d’ouvrir les paramètres du complément :

15Settings Panel

Mettre à niveau - Comptes d’essai uniquement

Ce lien ouvre une nouvelle fenêtre pour le processus de mise à niveau Adobe Sign, où vous pouvez acheter l’accès à Adobe Sign sous forme d’un abonnement mensuel.

Se déconnecter – Met fin à la relation authentifiée

Le complément « se souvient » de la relation entre vos comptes utilisateur Outlook et Adobe Sign. C’est pourquoi vous n’avez pas besoin de vous authentifier à chaque utilisation du complément.

Toutefois, il n’est pas rare pour certains utilisateurs d’envoyer des accords à partir de plusieurs comptes Adobe Sign.  Cela nécessite que l’utilisateur utilise la fonction Se déconnecter pour mettre fin à la relation d’approbation existante, puis qu’il établisse une nouvelle relation à l’aide du nouveau compte utilisateur Adobe Sign.

Pour mettre fin à la relation, cliquez sur l’icône d’engrenage située en bas à droite du volet du complément. Un menu contextuel apparaît. L’option Se déconnecter se trouve en haut de ce menu.

Aide

Lien vers ce guide et tout contenu supplémentaire concernant le complément

À propos

Lien permettant d’ouvrir une petite fenêtre contextuelle comportant des informations concernant le complément que vous utilisez.

Politique de confidentialité

Administrateur - Autoriser les utilisateurs à accepter des applications

L’administrateur Office 365 doit autoriser les utilisateurs à accepter d’utiliser des applications.

Pour ce faire, procédez comme suit :

    1. Connectez-vous en tant qu’administrateur Office 365.

    2. Cliquez sur le portail d’administration.

    3. Cliquez sur Centres d’administration > Azure AD.

        ○ Le centre d’administration Azure Active Directory s’ouvre.

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    4. Accédez à Utilisateurs et groupes > Paramètres utilisateur.

    5. Vérifiez que l’option Les utilisateurs peuvent autoriser les applications à accéder aux données de l’entreprise en leur nom est définie sur Oui.

azure_ad_admin

Administrateur - Installation au niveau du client

L’installation au niveau du client permet à l’administrateur d’afficher le complément par défaut, en évitant aux utilisateurs de suivre les étapes d’installation et en s’assurant que tous les utilisateurs ont accès au complément sans problème.

Simple et rapide, l’activation dure 5 minutes environ :

1. Connectez-vous en tant qu’administrateur du client et accédez au panneau Administration.

2. Cliquez sur Services et compléments dans le menu de gauche.

3. Cliquez sur + Télécharger le complément.

  • Le panneau Nouveau complément s’ouvre.

4. Cliquez sur Suivant.

  • Le panneau Nouveau complément s’actualise pour vous proposer des options de chargement du fichier de complément.

5. Sélectionnez Je souhaite ajouter un complément à partir de l’Office Store.

6. Recherchez Adobe Sign et sélectionnez-le.

7. Dans le volet du complément Adobe Sign, cliquez sur Suivant.

8. Le volet Adobe Sign s’actualise et affiche les options d’accès au complément :

  • Tout le monde : active le complément pour tous les utilisateurs de votre entreprise
  • Utilisateurs/Groupes spécifiques : vous permet de sélectionner les groupes de votre entreprise pour lesquels vous souhaitez activer le complément
  • Seulement moi : permet d’activer le complément uniquement pour votre utilisateur
Word Tenant panel

 

9. Cliquez sur Enregistrer une fois que vous avez sélectionné une option d’activation.

10. Cliquez sur Fermer sur la dernière page qui s’affiche.

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